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Remote-Arbeit ist in der Arbeitswelt inzwischen fest verankert.
Die Corona-Pandemie sorgte für zusätzlichen Schub und verlieh dem Homeoffice in den Jahren 2020 und 2021 neuen Auftrieb. Doch der Trend hätte sich auch ohne das Virus durchgesetzt. Dank der Pandemie wissen Unternehmen (und die Menschen) jetzt, dass Remote-Arbeit nicht nur möglich, sondern sogar ein echter Vorteil ist. Denn wenn die Arbeit nicht mehr ortsgebunden ist, können Unternehmen sich die besten Talente rund um den Globus suchen und die Menschen können für Unternehmen überall auf der Welt arbeiten.
Laut Gartner planen 74 % aller Unternehmen, Remote-Arbeit zumindest teilweise dauerhaft bei sich zu etablieren. Die Daten dazu stammen von McKinsey. Das Unternehmen fand heraus, dass ca. 20-25 % aller Arbeitnehmer:innen in Ländern mit hoch entwickelten Wirtschaftssystemen drei bis fünf Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten könnten. Das ist mindestens 400 % mehr Remote-Arbeit als vor Corona. Unsere eigenen Recherchen stützen diese Zahlen und ergaben zudem, dass 81 % der Beschäftigten gerne umziehen würden, wenn das nicht ihrer Karriere abträglich wäre.
So führte beispielsweise Siemens im vergangenen Jahr eine flexible Arbeitszeitregelung ein, die es Tausenden von Mitarbeiter:innen ermöglicht, zu Hause oder woanders zu arbeiten.
„Mobiles Arbeiten gibt es bei Siemens schon immer. Jetzt haben wir die Sache aber auf ein vollkommen neues Niveau gehoben“, so Roland Busch, stellv. CEO und Arbeitsdirektor der Siemens AG. „Die Änderungen werden eine neue Führungskultur nach sich ziehen, in der Ergebnisse wichtiger sind als die abgeleistete Arbeitszeit im Büro.“
Dass Ergebnisse Vorrang vor der geleisteten Arbeitszeit haben, gehört zu den Vorteilen der Remote-Arbeit. Die Vorgesetzten müssen nicht mehr kontrollieren, wie viel Zeit ihnen unterstellte Mitarbeiter:innen im Büro verbringen. Stattdessen können sie sich ganz auf die Resultate konzentrieren, da den Beschäftigten zugetraut wird, eigenverantwortlich zu arbeiten.
Doch die Abkehr vom Büro hat noch viel weitreichendere Folgen. Denn mit Remote-Teams können Unternehmen rund um den Globus auf Personalsuche gehen und überall die besten Kandidat:innen finden. Wenn man ohne Büro auskommt, braucht man sich schließlich auch bei der Talentsuche nicht mehr auf einen bestimmten Ort zu beschränken.
Bisher waren Unternehmen bei der Mitarbeitersuche stets geografische Grenzen gesetzt.
Sie mussten sich auf das Arbeitskräfteangebot in der Nähe ihrer Standorte beschränken oder darauf hoffen, dass ihre Stellenangebote so attraktiv waren, dass geeignete Kandidat:innen dafür umziehen. Allein in den USA zogen zwischen 2019 und 2020 3,4 Mio. Menschen aus beruflichen Gründen um, wie Zahlen der US-Statistikbehörde belegen.
Durch Remote-Arbeit steht dir plötzlich die ganze Welt offen. Wo auch immer die besten Kandidat:innen leben − du findest sie.
Die bisherigen Gepflogenheiten waren in mehrerlei Hinsicht eine Einschränkung. Denn wer nur im eigenen Umfeld nach Mitarbeiter:innen sucht, verpasst auch die Chance auf mehr Vielfalt im Team. Remote-Arbeit ist dagegen per se auf Inklusion ausgelegt, da Unternehmen auf der ganzen Welt aktiv auf Talentsuche gehen können.
Die Datenplattform Tealbook etwa konnte ihren Personalstand dank der Suche nach Remote-Mitarbeiter:innen zwischen 2020 und 2021 mehr als verdoppeln. Tealbook wollte seine Belegschaft vielfältiger machen und erreichte dieses Ziel durch die Einstellung von Menschen überall auf der Welt.
„Wir möchten mehr Vielfalt in der Community. Doch in Forschung und Entwicklung arbeiten meist eher Männer. Wenn sich daher Menschen mit derselben Qualifikation bei uns bewerben, überlegen wir deshalb immer, ob wir die Stelle nicht der Frau anbieten können“, so Gründerin und CEO Stephany Lapierre im Chief Learning Officer Magazine. „Inzwischen ist unsere F&E-Abteilung zu 40 % mit Frauen besetzt. Und das ist für ein Technologieunternehmen eine echte Ausnahme.“
Remote-Arbeit macht es auch Menschen leichter, die ansonsten nur unter großen Schwierigkeiten zur Arbeit kommen könnten. So haben vor allem Menschen mit körperlichen Behinderungen seit jeher ihre Schwierigkeiten mit der herkömmlichen Arbeitswelt. Sie bemühen sich daher schon seit Langem, auch von zu Hause aus arbeiten zu können. Remote-first-Arbeitsplätze sind ein wichtiger Schritt, um gut bezahlte Arbeitsplätze zugänglicher zu machen – vor allem für Menschen, die ansonsten von der Arbeitswelt ausgeschlossen würden. Dazu gehören auch Eltern und Pflegende, die aufgrund familiärer Verpflichtungen oft nicht zur Arbeit kommen können.
Vor diesem Hintergrund wundert es kaum, dass Remote-Arbeit und flexible Arbeitszeiten schon lange auf der Wunschliste vieler Mitarbeiter:innen stehen. Schon 2017, also lange vor Corona, nannten 88 % aller Mitarbeiter:innen flexible Arbeitszeiten als größten Anreiz, für ein Unternehmen zu arbeiten. Und 80 % gaben sogar an, dass die Arbeit im Homeoffice das wichtigste Argument für oder gegen ein Stellenangebot sei.
Wer also Remote-Arbeit anbietet, verbessert damit unmittelbar die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter:innen und ihre Bindung an sein Unternehmen. Doch selbst die schönsten Dinge haben auch ihre Schattenseiten.
So einfach es ist, Menschen zu finden, die im Homeoffice arbeiten möchten, ist die Umstellung des Arbeitsplatzes etwa aufwändiger. Auch Landesgrenzen haben ihre Bedeutung noch lange nicht verloren. Sie spielen eine Rolle bei der Auszahlung von Gehältern und sie bringen unterschiedliche arbeitsrechtliche Bestimmungen und Steuerregelungen mit sich.
Die folgenden Faktoren können die Einstellung von Mitarbeiter:innen im Ausland erschweren. Das gilt insbesondere dann, wenn du zum ersten Mal nach Remote-Fachkräften suchst.
Die Lohnbuchhaltung kann selbst in ihrer einfachsten Ausführung eine echte Tortur sein. Das gilt insbesondere für Kleinunternehmen mit geringen HR-Ressourcen. Wer auf dem internationalen Parkett nach Mitarbeiter:innen suchen und sich selbst um die Gehälter kümmern will, riskiert Gesetzesverstöße und juristische Probleme.
Sofern die Gründung einer ausländischen Niederlassung keine Option ist, ist die Auslagerung der internationalen Lohnbuchhaltung an einen Employer of Record (wie Remote!) daher ein kluger Schachzug.
Sollten Remote-Arbeitskräfte genauso bezahlt werden wie ihre lokalen Pendants? Was ist im Zielland angemessen? Wie hoch sind dort die Lebenshaltungskosten? Welche Zusatzleistungen werden erwartet? Wie sieht eine wettbewerbsfähige Vergütung aus? Auf die Frage nach der Bezahlung von Remote-Mitarbeiter:innen gibt es keine pauschale Antwort. Es kommt vor allem auf das richtige Gleichgewicht an.
Welche Steuern musst im betreffenden Land zahlen? Als „ständige Niederlassung“ wird in steuerlicher Hinsicht eine feste Präsenz in einem Land bezeichnet. Selbst wenn du deine ständige Niederlassung in deinem Heimatland unterhältst, musst du möglicherweise auch im Ausland eine Körperschaftssteuer zahlen. Und es kann sein, dass du noch weitere Rechtsvorschriften beachten musst. Weitere Infos dazu findest du in unserem Leitfaden zu ständigen Niederlassungen.
Die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen als selbständige Auftragnehmer:innen birgt ein hohes Risiko. Lass also die Finger davon! Du riskierst Geldbußen, Strafen, den Entzug deiner Betriebserlaubnis und Rechtsstreitigkeiten mit deinen Mitarbeiter:innen.
Augen auf bei der Stellenbeschreibung. Was genau sollen die Menschen für dich tun? In welcher Beziehung stehen sie zu deinem Unternehmen? Hast du bereits Auftragnehmer:innen in anderen Ländern? Es könnte sein, dass du Auftragnehmer:innen in Angestellte umwandeln musst (auch hier lauern einige Fallstricke).
Wenn dein ganzes Unternehmen in ein und demselben Büro arbeitet, ist das Thema geistiges Eigentum relativ unkompliziert – schon allein, weil sich ein Büro immer nur in einem Land befindet. Wer dagegen auch Beschäftigte in anderen Ländern hat, hat es etwas schwerer.
Remote-Mitarbeiter:innen sind nicht immer in deiner Betriebsstätte tätig und nutzen nicht zwangsläufig deine Arbeitsgeräte und dieselben Arbeitszeiten. Wer durch fehlende Kenntnisse des internationalen Rechts geistiges Eigentum verliert, kann in ernste Schwierigkeiten geraten – zu denken ist dabei etwa an Gerichtsverfahren, Rufschädigung und vieles mehr. In unserem Leitfaden zum geistigen Eigentum in Remote-Teams.
Wie funktioniert die Einkommensteuer, wenn dein Team rund um den Globus verteilt ist? Sind deine Beschäftigten in ihrem Wohnsitzland steuerpflichtig? Oder im Heimatland deines Unternehmens?
Aber keine Sorge. Steuern für Remote-Arbeitskräften sind nicht viel komplizierter als für traditionelle Beschäftigungsverhältnisse. Allerdings gibt es ein Problem: Die meisten Informationen zu Steuerfragen beziehen sich auf letztere. Du solltest wissen, wo deine Remote-Arbeitskräfte steuerpflichtig sind. Nur so kannst du sicherstellen, dass beide Seiten geltendes Recht einhalten.
Zum Glück gibt es Lösungen für diese Probleme, auch wenn es auf den ersten Blick kompliziert erscheinen mag. Du brauchst einen kompetenten Partner, der sich mit dem Arbeitsrecht vor Ort auskennt und dich in allen Fragen rund um Personalbeschaffung, Risikomanagement und Skalierung beraten kann.
In vielerlei Hinsicht unterscheidet sich das Einstellungsverfahren bei Remote-Mitarbeiter:innen im Ausland kaum von dem traditioneller Angestellter vor Ort. Trotzdem solltest du dir vor der Einstellung und dem Onboarding überlegen, wie genau die Arbeit aus der Distanz funktionieren soll.
Die Stellenausschreibung Du brauchst eine unmissverständliche Stellenbeschreibung und einen klaren Plan, wie die Remote-Arbeit ablaufen soll. Außerdem musst du bedenken, welche Arbeitsmittel und Kenntnisse für die Arbeit erforderlich sind. Bevor es losgeht, überlege dir genau, wo dein Stellenangebot veröffentlicht wird und welche Leistungen und Gehälter die jeweilige Zielgruppe erwartet.
Das Bewerbungsgespräch Überlege dir im Vorfeld, wie und mit welcher Technologie du das Bewerbungsgespräch führen wirst. Mittlerweile kennen sich die meisten Leute mit den gängigen Programmen für Videokonferenzen aus. Trotzdem solltest du dich für ein Verfahren entscheiden, das für alle Beteiligten leicht zugänglich ist.
Die Kommunikation Eine gute Kommunikation ist unglaublich wichtig für Remote-Teams – und zwar von Anfang an. Teile deinen Bewerber:innen klar verständlich mit, was du von ihnen erwartest. Frage sie nach Referenzen und relevanter Erfahrung und sei dir darüber im Klaren, dass Abschlüsse sich von Land zu Land unterscheiden. Kommuniziere klar die Erwartungen an die zu besetzende Stelle auf und wie du mit deinem Remote-Team zusammenarbeiten willst. Ansonsten könnten die Bewerber:innen denken, dass die Remote-Arbeit für ein ausländisches Unternehmen riskant ist. Achte also darauf, dass du gut vorbereitet bist und alle Fragen beantworten kannst. Und falls du doch mal keine Antwort hast, gib das ehrlich zu und melde dich wieder, sobald du sie weißt.
Das Onboarding Bei der Arbeit über Grenzen und Zeitzonen hinweg müssen alle Beteiligten wissen, wie das Onboarding abläuft. Baue ein solides Einarbeitungsprogramm auf und kümmere dich um die Unterlagen, Meldepflichten etc., die bei jeder Neueinstellung anfallen. In diesem Bereich besteht meist der größte Unterstützungsbedarf.
Sofern dein Unternehmen kein internationaler Großkonzern mit Niederlassungen in allen Ländern der Welt ist, brauchst du Unterstützung durch einen Employer of Record, der dir bei Gehaltsabrechnungen, Steuern und juristischen Fragen im Ausland unter die Arme greift. Ansonsten kann es leicht passieren, dass du ungewollt gegen Gehalts- und Steuervorschriften verstößt. Und das wird mit empfindlichen Strafen geahndet.
Du solltest dich mit einem kompetenten Partner zusammentun, der dir bei der internationalen Personalbeschaffung und -verwaltung zur Seite steht. Doch den richtigen Partner zu finden, ist gar nicht so einfach. Schließlich brauchst du jemanden, dem du deine Lohnbuchhaltung und Steuerangelegenheiten ohne Wenn und Aber anvertrauen kannst. Du solltest auch wissen, dass es mehrere Arten von Anbietern gibt.
Es gibt zwei Arten von Anbietern globaler Personaldienstleistungen: Einige verfügen über eigene Niederlassungen in den Ländern, in denen sie tätig sind, während andere sich auf Partnernetzwerke verlassen. Viele Employers of Record setzen auch auf ein zweigleisiges Modell und gehen je nach Land unterschiedlich vor.
Anbieter mit eigenen Niederlassungen haben eine eigene Niederlassung im jeweiligen Zielland. Sie sind dort also gesetzlich als juristische Person präsent. Sie erfüllen bereits selber alle Gesetze vor Ort und können dich daher in Dingen wie Lohnbuchhaltung, Steuern oder geistiges Eigentum direkt beraten.
Anbieter mit einem Partnernetzwerk erbringen ihre Leistungen dagegen meist nicht selber, sondern lagern sie an andere Unternehmen aus. Das bringt größere Risiken und mitunter längere Reaktionszeiten mit sich und bei Problemen kann es sein, dass die Zuständigkeiten nicht eindeutig geklärt sind. Alles dauert etwas länger, da dein Anbieter immer erst Rücksprache mit seinen Partnerunternehmen halten muss.
Zudem stellen diese Drittanbieter an sich auch ein gewisses Risiko für dein Unternehmen dar. Im Gegensatz dazu kennen Anbieter mit lokalen Niederlassungen die Gesetzeslage im jeweiligen Land genau und lagern sensible Angelegenheiten nicht an dir unbekannte Drittanbieter aus.
Am besten entscheidest du dich für einen Personaldienstleiter, der eigene Niederlassungen in den Ländern unterhält, in denen du aktiv werden willst. Doch auch die lassen sich wiederum in zwei Kategorien unterteilen: „Professional Employer Organizations“ (PEO) und „Employers of Record“ (EOR).
Diese Akronyme werden im Personalwesen gerne als Synonyme verwendet. Dagegen ist prinzipiell nichts einzuwenden, trotzdem gibt es aber einige Unterschiede. Grundsätzlich gilt, dass zwar alle EORs in gewisser Weise PEOs sind − nicht aber umgekehrt.
Was genau soll das heißen? Ein Employer of Record stellt für dich in einem anderen Land Mitarbeiter:innen bei seiner Niederlassung vor Ort ein. Die Personalführung bleibt deine Sache. Der EOR kümmert sich aber um die gesamte Personalverwaltung vor Ort und ist in juristischer Hinsicht der Arbeitgeber der Mitarbeiter:innen. Mit diesem Konstrukt kannst du Menschen in anderen Ländern gesetzeskonform beschäftigen. Achte aber unbedingt darauf, dass du einen EOR beauftragst, der seine Aufgaben nicht an Drittanbieter auslagert.
In seltenen Fällen bieten PEO ebenfalls EOR-Leistungen an. Ein PEO ist aber eher so etwas wie eine externe Personalabteilung. Er unterstützt dich bei der Gehaltsabrechnung, der Erbringung von Zusatzleistungen und anderen Personalaufgaben. Sofern er nicht ausdrücklich Employer of Record-Leistungen erbringt, kann er dir aber nicht mit Personalangelegenheiten in mehreren Ländern helfen.
Bei Remote bieten wir in unserem Tätigkeitsgebiet als Employer als Record das komplette Spektrum an HR-Dienstleistungen an. Wir arbeiten dabei aber nur in Ländern, in denen wir eigene Niederlassungen haben. Wir machen keine halben Sachen. Wenn du mit Remote zusammenarbeitest, sind ein ausgezeichnetes Servicelevel, Rechtskonformität und Sicherheit garantiert.
Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen EOR und PEO findest du in unserem Artikel zum Thema.
Remote-Arbeit bedeutet viel mehr als „online arbeiten“.
Hybride Arbeitsmodelle sind auf kurze Sicht eine gute Grundlage für die internationale Personalbeschaffung. Dennoch musst du kontinuierlich deine Systeme und Verfahren anpassen, damit sich deine Remote-Teams gut verbunden, zugehörig und genauso geschätzt fühlen wie deine Mitarbeiter:innen an physischen Standorten. Langfristig können hybride Arbeitsmodelle andernfalls dazu führen, dass einzelne Mitarbeiter:innen sich isoliert, überarbeitet und ohnmächtig fühlen. Dies liegt an den Fehlern, die viele Unternehmen bei der Sachen Remote-Arbeit begehen.
Wenn du deine Unternehmenskultur nicht bewusst vollständig auf Remote-Arbeit ausrichtest, könnten deine Remote-Mitarbeiter:innen sich irgendwann wie Menschen zweiter Klasse fühlen. So schön die Remote-Welt auch sein mag − wenn sich einige Mitarbeiter:innen von Annehmlichkeiten wie dem Feierabendbier, gemeinsamen Mittagessen und persönlichen Besprechungen ausgeschlossen fühlen, schadet das der Unternehmenskultur.
In Remote-Teams ist eine klare Kommunikation unverzichtbar. Im digitalen Raum kommt es häufig zu Missverständnissen, die durch unterschiedliche Sprachen und Kulturen sogar noch weiter verschärft werden können. Deshalb sollte wirklich alles dokumentiert werden. Da deine Mitarbeiter:innen in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, sollten immer alle wissen, was passiert ist, während sie nicht online waren.
Behalte immer die Bedürfnisse deines Remote-Teams im Blick. So schaffst du eine gemeinsame Grundlage und eine angenehme Arbeitsatmosphäre für alle und bindest deine internationalen Arbeitskräfte an dein Unternehmen. Hier erfährst du, was unser CTO Marcelo Lebre über asynchrones Arbeiten zu sagen hat.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Skalierung deiner internationalen Beschäftigungsstrategie. Möglicherweise fängst du mit einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin im Ausland an und findest dann weitere geeignete Kandidat:innen in der Region und willst dich weiter vergrößern.
Spätestens jetzt solltest du für dein Wachstum geeignete Mittel und Verfahren verwenden. Richte deine gesamte Unternehmenskultur auf Remote-Arbeit aus.
Eine Unternehmenskultur zu verändern, erfordert eine Strategie und die bewusste Entscheidung für Remote-Arbeit als Mittelpunkt. Du solltest bei der Personalsuche vor allem auf Vielfalt und Inklusion achten. Außerdem musst du die Werte deines Unternehmens kritisch überprüfen, sie auf Remote-Arbeit ausrichten und dann überlegen, wie deine Teams sie leben sollten. Egal wo du Designer:innen, Marketingexpert:innen, Vertriebsfachkräfte oder Entwickler:innen einstellst – deine Wertvorstellungen müssen immer gleich sein.
Gehe beim Aufbau deiner internationalen Teams mit Bedacht vor. Schotte deine Mitarbeiter:innen nicht per Region voneinander ab. Lade sie zu Besprechungen und auf Plattformen ein und rege den gegenseitigen Austausch bei der Arbeit an Projekten an. Auch wenn nicht alle zur gleichen Zeit arbeiten, schaffst du so ein Zugehörigkeitsgefühl zu deinem Unternehmen. Nach dem Ende der Corona-Pandemie sind gemeinsame Treffen eine gute Möglichkeit, den Teamgeist zu stärken.
Denn Mitarbeiter:innen, die nicht in Silos gefangen sind, erzielen meist bessere Ergebnisse. Achte darauf, Schubladendenken zu vermeiden und Barrieren einzureißen, damit alle zusammenarbeiten können.
Mit jeder Neueinstellung veränderst du auch deine Unternehmenskultur –bewusst oder unbewusst. Beim Onboarding solltest du deine Remote-Praktiken ganz klar kommunizieren und deinen neuen Mitarbeiter:innen die Zusammenarbeit so einfach wie möglich machen.
In dieser Phase sammeln sie die ersten Eindrücke von deinem Unternehmen. Nutze sie also, um sie mit deinem Unternehmen und seiner Kultur vertraut zu machen. Unterstreiche deine Kommunikationserwartungen, indem du dich selbst daran hältst. Die asynchrone Kommunikation funktioniert mit wenigen Besprechungen, erfordert aber im Gegenzug eine gut organisierte Dokumentation. Für Neueinstellungen solltest du also genügend Lesematerial (bzw. Hör- und Anschauungsmaterial) vorhalten.
Du kannst ihnen auch Mentoren in ihrer Zeitzone zuteilen, damit sie sich gut aufgenommen fühlen und jemanden haben, an den sie sich bei Fragen wenden können.
Die erste Einstellung von Remote-Mitarbeiter:innen kann erst einmal ungewohnt sein, besonders wenn sie sich in einem anderen Land befinden. Schließlich hast du die möglichen Risiken im Hinterkopf. Vielleicht weißt du erst einmal nicht, wo du anfangen sollst. Und vermutlich hast du zahlreiche offene Fragen zu Rechtskonformität, Steuern und Kosten. Trotzdem ist die Personalsuche im Ausland nicht nur machbar, sondern dank Remote auch schnell und unkompliziert.
Wir unterhalten eigene Niederlassungen in allen Ländern, in denen wir unsere Leistungen anbieten und betreuen Unternehmen jeder Größe in Personalangelegenheiten. Wir sind führend beim Schutz deines geistigen Eigentums und der Betreuung ausländischer Mitarbeiter:innen. Remote ist dein verlässlicher Partner für deine weltweiten Expansionspläne. Wenn du Fragen hast oder dich registrieren möchtest, freuen wir uns auf deine Nachricht!
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