Comment embaucher des employés à distance ?

Le télétravail fait partie intégrante de la façon dont nous travaillons actuellement et dont nous travaillerons à l'avenir.

Bien entendu, la pandémie a accéléré le processus en renvoyant une grande partie des effectifs à leur domicile pour travailler à distance pendant presque toute l'année 2020 et une partie de l'année 2021, mais la tendance du télétravail était quoi qu'il en soit amorcée. Désormais, les entreprises ont compris que non seulement le télétravail est possible, mais qu'il présente aussi des avantages. Dissocier l'emploi et le lieu de travail permet aux entreprises de s'ouvrir au monde et de bénéficier de talents du monde entier.

L'avenir des talents est à distance

Une étude menée par Gartner révèle que 74 % des entreprises prévoient de passer définitivement au travail à distance (remote work), dans une certaine mesure. Ce chiffre est corroboré par les données de McKinsey, selon lesquelles environ 20 à 25 % des effectifs des pays à économie avancée pourrait travailler à domicile trois à cinq jours par semaine. Cela correspond à une augmentation d'au moins 400 % du télétravail par rapport aux chiffres pré-pandémie. Selon les recherches menées par Remote, 81 % des collaborateurs seraient prêts à déménager dans une nouvelle région, un nouvel État ou un nouveau pays s'ils pouvaient le faire sans sacrifier leur carrière.

À titre d'exemple, l'année dernière, le conglomérat allemand Siemens a définitivement adopté un régime de travail flexible, permettant à ses milliers d'employés de travailler à distance.

« Chez Siemens, nous avons toujours travaillé de façon mobile, mais aujourd'hui, nous franchissons une nouvelle étape », a déclaré Roland Busch, Deputy CEO et Labor Director de Siemens AG, dans un communiqué. « Ces évolutions seront également associées à un nouveau style de leadership, axé sur les résultats plutôt que sur le temps passé au bureau ».

Cette idée de privilégier les résultats plutôt que le temps passé à un bureau spécifique dans un bâtiment particulier est l'un des avantages du télétravail. Les superviseurs, au lieu de gérer le temps que les collaborateurs passent à leur bureau, peuvent plutôt gérer les résultats, en faisant confiance aux employés pour accomplir le travail par eux-mêmes.

Ne pas avoir rester coincé au bureau signifie également être libre de se trouver à n'importe quel endroit. Embaucher une équipe à distance permet aux entreprises d'accéder aux ressources du monde entier afin d'y sélectionner les meilleurs talents pour leurs postes vacants. En l'absence de bureau, pourquoi limiter votre vivier de talents à des candidats locaux uniquement ?

Les avantages de l'embauche à distance

Depuis toujours, les entreprises étaient limitées par la géographie lorsqu'il s'agissait de pourvoir des postes vacants.

Elles étaient obligées d'embaucher des personnes vivant à proximité de leurs locaux ou d'espérer que leurs emplois soient suffisamment attrayants pour convaincre les meilleurs candidats de déménager. De 2019 à 2020, 3,4 millions de personnes ont déménagé aux États-Unis uniquement pour se rapprocher d'un nouvel emploi, selon le Bureau du recensement des États-Unis.

Faire de l'embauche à distance élargit votre vivier de talents au-delà de votre région proche pour vous donner accès à toutes les régions. Peu importe où se trouvent les meilleurs candidats, ils peuvent désormais travailler pour vous.

L'ancienne approche était limitative à plus d'un titre : en restreignant le recrutement aux seuls candidats locaux, vos possibilités de diversité étaient également limitées. En revanche, le télétravail est intentionnellement inclusif et permet aux organisations de recruter de manière proactive des candidats diversifiés dans le monde entier.

Prenons l'exemple de Tealbook, une plateforme de données sur les fournisseurs, qui a plus que doublé son personnel grâce à des embauches à distance en 2020 et 2021. Selon Stephany Lapierre, fondatrice et CEO, Tealbook voulait de la diversité, l'une de ses valeurs fondamentales, et l'embauche à distance a permis à l'organisation de respecter ce critère.

« Nous tenons, par exemple, à avoir une communauté diversifiée, mais les équipes de recherche et de développement sont souvent constituées d'hommes. Alors en présence de candidatures équivalentes, nous prenons le temps de réfléchir et de nous demander si ce ne serait pas l'occasion d'offrir le poste à une femme », a déclaré Mme Lapierre, dans le magazine Chief Learning Officer. « Aujourd'hui, 40 % des membres de notre équipe de R&D sont des femmes, ce qui est rare pour une entreprise technologique ».

En outre, le télétravail permet de créer des environnements de travail plus équitables pour les employés qui ont du mal à se rendre dans un bureau. Les collaborateurs handicapés sont depuis longtemps confrontés à des difficultés dans les lieux de travail traditionnels et se sont battus pour obtenir des aménagements qui leur permettent de travailler à domicile. Les emplois entièrement à distance constituent une étape importante pour rendre les postes bien rémunérés plus accessibles à ceux qui pourraient être écartés à cause des limites du lieu de travail. Il s'agit notamment des parents et des aidants familiaux qui s'inquiètent souvent de pouvoir prendre des congés pour obligations familiales.

Il n'est pas étonnant que les modalités de travail à distance et flexible soient depuis longtemps considérées comme un avantage par les employés. De retour en 2017, en période de pré-pandémie, 88 % des employés considéraient la flexibilité du temps de travail comme l'avantage le plus important et 80 % affirmaient que le travail à domicile était l'avantage le plus important qu'un emploi pouvait offrir, un facteur qui influencerait leur décision d'accepter ou de refuser une offre d'emploi.

Embaucher à distance donne un coup de pouce immédiat et évident à la satisfaction et à la fidélisation des employés. Cependant, même les transitions les plus positives s'accompagnent de leur lot de défis équitable.

Points à prendre en considération lors de l'embauche de travailleurs à distance

L'embauche à distance peut être facile, mais la transition vers un environnement de travail accueillant pour les travailleurs à distance demande quelques efforts. Les frontières internationales ont encore beaucoup d'importance lorsque vous gérez les paies dans plus d'un pays, que vous essayez de vous conformer à de multiples lois sur l'emploi et que vous vous occupez des impôts.

Chacun des aspects suivants de l'embauche d'employés au niveau international peut ajouter des éléments de complexité, surtout s'il s'agit de votre première expérience d'embauche à distance.

Gestion de la paie

Les services de paie peuvent être un casse-tête pour les scénarios les plus simples, surtout pour les petites entreprises dont les ressources comptables sont limitées. Lorsque vous embauchez à l'étranger dans de nouveaux endroits, essayer de gérer vous-même la paie sans enfreindre les lois locales peut constituer un risque juridique.

À moins que vous ne prévoyiez d'ouvrir une entité à l'étranger, sous-traiter la gestion de la paie internationale à un employer of record (comme Remote !) est la meilleure solution.

Service de paie internationale —

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Comment payer les employés internationaux ?

Le choix de la bonne méthode de gestion des salaires pour les employés internationaux vous permet de gagner du temps, de garantir votre conformité avec les lois locales et de satisfaire vos employés.

Calcul de la rémunération

Devriez-vous payer un travailleur à distance au même prix que vous payeriez un collaborateur local ? Quel est le tarif moyen dans son pays ? Quel est le coût de la vie là-bas ? Quels sont les avantages escomptés ? Qu'est-ce qui est considéré comme un salaire compétitif ? Bien que vous disposiez de quelques options pour calculer la rémunération des employés à distance, il peut être difficile de trouver votre propre équilibre.

Risque d'établissement permanent

Qu'en est-il des impôts que vous payez pour commercer dans un pays ? « L'établissement permanent » est un terme fiscal désignant les entreprises qui ont une présence continue dans un tel pays. Si l'établissement permanent, également appelé établissement stable, s'applique à votre pays, vous pouvez être soumis à l'impôt sur les sociétés à l'étranger. Vous pourriez également devoir respecter d'autres normes de conformité que les autres entreprises internationales n'ont pas à respecter. Consultez le guide de Remote relatif à l'établissement permanent pour en savoir plus.

Requalifications de contrats des employés en freelances

Vous pouvez être sanctionné en cas d'attribution erronée d'un statut de freelance au lieu d'un statut d'employé, ne vous y risquez donc pas. Vous pourriez être soumis à des amendes, des pénalités et des interdictions d'exercer en vertu de diverses lois locales, ainsi qu'à des litiges avec vos employés.

Soyez vigilant lorsque vous définissez les rôles des différents postes. Que feront exactement vos employés ? Quelle est la nature de leur relation avec votre entreprise ? Avez-vous déjà des freelances dans d'autres pays ? Vous devrez peut-être envisager de changer le statut de certains freelances pour qu'ils deviennent des employés (une situation potentiellement délicate).

Propriété intellectuelle et droits d'invention

Dans un cadre de travail traditionnel, les droits de propriété intellectuelle sont un peu plus simples, ne serait-ce que parce que les bureaux n'existent que dans un seul pays à la fois. Les recrutements au niveau international compliquent quelque peu la situation.

Les employés à distance n'effectuent pas toujours leur travail dans les locaux de l'entreprise, en utilisant les équipements de l'entreprise ou en respectant les horaires de l'entreprise. Si vous perdez vos droits de propriété intellectuelle par méconnaissance du droit international, vous risquez d'être confronté à plusieurs problèmes : batailles juridiques, perte de réputation, entre autres. Consultez notre guide relatif aux droits de propriété intellectuelle pour les équipes à distance pour en savoir plus.

Où les employés à distance paient-ils leurs impôts ?

Si vous êtes basé dans un pays et que votre équipe est répartie dans le monde entier, comment calculer les impôts sur le revenu ? Les membres de votre équipe payent-ils des impôts là où ils vivent ? Là où vous êtes basé ?

Heureusement, les impôts applicables aux travailleurs à distance ne sont pas plus compliqués que ceux applicables aux employés de bureau traditionnels. La mauvaise nouvelle, c'est que la plupart des ressources pédagogiques sur la fiscalité s'adressent aux personnes travaillant dans des environnements traditionnels. Il faut savoir dans quels pays les travailleurs à distance paient des impôts pour que vous, et eux, puissiez rester en conformité.

Heureusement, toutes les questions susmentionnées, aussi intimidantes qu'elles puissent paraître, ont une réponse. Ce dont vous avez besoin, c'est d'un partenaire spécialisé dans le droit du travail local, qui puisse vous guider dans le recrutement, la gestion des risques et le développement efficace de votre entreprise.

Conseils pour l'embauche d'employés à distance

À bien des égards, le processus d'embauche d'employés à distance au niveau international est très similaire au processus d'embauche de collaborateurs traditionnels sur site. Cela dit, tout au long du processus d'embauche et d'intégration, vous devrez vous concentrer sur la manière dont le travail sera effectué à distance.

• L'offre d'emploi. Il vous faut une description de poste claire et une bonne compréhension de la manière dont le travail sera effectué à distance, ainsi que des outils et des qualités dont les candidats potentiels auront besoin pour effectuer ce travail. Avant de commencer le processus, sachez où votre offre d'emploi sera vue et quels sont les avantages et le salaire attendus par les personnes qui la verront.

• L'entretien d'embauche. Sachez à l'avance comment vous allez mener votre entretien et quelle technologie vous utiliserez. À ce stade, la plupart des gens connaissent bien la technologie de vidéoconférence standard, mais il est important de choisir une technologie facilement accessible à toutes les parties.

• Communication. Pour les équipes travaillant à distance, il est essentiel d'avoir une bonne communication et cela doit se faire dès le premier jour. Expliquez clairement vos attentes à l'égard des candidats, parlez avec eux et les personnes qu'ils ont indiquées comme références de leur expérience passée, et soyez conscient que les qualités professionnelles changent souvent d'un pays à l'autre. Expliquez clairement vos attentes à l'égard des tâches à accomplir, la manière dont vous envisagez de travailler avec votre équipe à distance et les exigences que vous leur imposerez. Il est possible que vos candidats aient l'impression de prendre un risque en acceptant un emploi chez un employeur international et à distance, alors assurez-vous d'avoir fait vos devoirs et de pouvoir répondre à leurs questions. Si vous ne parvenez pas à répondre à une question, soyez honnête et revenez vers eux dès que possible après avoir obtenu une réponse.

• Intégration. Lorsque vous travaillez dans différents fuseaux horaires et au-delà des frontières, il convient de veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde en ce qui concerne l'intégration. Cela implique la mise en place d'un programme de formation solide et les formalités administratives qui accompagnent l'embauche d'un employé. Vous aurez probablement besoin d'aide pour cette étape.

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Renseignez-vous sur les processus dont vous avez besoin pour trouver, recruter et intégrer des employés à distance (et profitez-en pour être en conformité avec la loi).

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Se développer en faisant appel à un employer of record (EOR)

Soyons francs : à moins que votre entreprise ne soit une multinationale disposant d'une entité juridique établie dans tous les pays du monde, vous aurez besoin de l'aide d'un employer of record (EOR) pour gérer vous-même la paie, les impôts et les formalités administratives. Si vous n'êtes pas un expert, il est très facile de transgresser les exigences internationales en matière de paie et les obligations fiscales, et les pénalités peuvent être lourdes.

À ce stade, il est extrêmement important de vous associer à une organisation qui peut vous aider à gérer ces éléments de votre processus de recrutement au niveau international. Le choix de votre partenaire est une décision importante : d'une part, vous devez vous assurer de trouver quelqu'un en qui vous pouvez avoir confiance pour le service de paie et les impôts. D'autre part, les fournisseurs ne fonctionnent pas tous de la même manière.

Employer of record avec entité propre ou dépendant d'un partenaire ?

Il existe deux types de fournisseurs de solutions d'emploi international. Certains possèdent leurs propres entités juridiques dans les pays où ils opèrent, tandis que d'autres s'appuient sur des réseaux de partenaires. De nombreux employers of record fournissent un mélange d'entités propres et de réseaux partenaires, selon le pays.

Un fournisseur disposant d'une entité propre possède une entité juridique dans le pays où vous embauchez. Cela signifie qu'il est réellement et légalement sur place. Il est déjà en conformité avec toutes les lois et peut donc tout faire pour votre organisation, des services de paie aux impôts en passant par la protection de la propriété intellectuelle, en interne.

Les fournisseurs dépendant de partenaires ne peuvent pas fournir tous leurs services directement. Un réseau de partenaires est exactement cela : un ensemble de sociétés tierces. Le risque est plus élevé et les temps de réponse peuvent être plus lents. En cas de problème, il peut y avoir plusieurs interlocuteurs. Les choses peuvent prendre plus de temps parce que votre interlocuteur doit contacter un fournisseur.

Les tiers peuvent également présenter des risques. Les entités détenues en propre sont plus rapides à se conformer aux lois locales et ne confient pas la protection de votre PI à une société que vous ne connaissez pas.

PEO ou EOR

Le choix ne se limite pas à opter pour un fournisseur avec entité propre ou pour un fournisseur dépendant d'un partenaire, même si vous devriez toujours essayer de travailler avec un fournisseur possédant ses propres entités dans tous les pays où vous prévoyez d'embaucher du personnel. En effet, vous devez également connaître deux termes courants : une PEO (professional employer organization) et un EOR (employer of record).

Ces abréviations sont souvent utilisées de manière interchangeable dans les milieux des RH. Bien que cela ne soit pas tout à fait faux, il y a quelques distinctions à faire. Pensez-y comme suit : dans une certaine mesure, tous les EOR sont des PEO, mais toutes les PEO ne sont pas des EOR.

Qu'est-ce que cela signifie ? Un employer of record (EOR) emploie légalement des collaborateurs dans d'autres pays en votre nom. La gestion quotidienne de votre employé vous incombe, mais sur le plan administratif local, l'EOR est techniquement l'employeur. Il s'agit de la structure qui vous permet d'employer légalement des personnes dans d'autres pays, et c'est l'une des raisons pour lesquelles il est si important de travailler avec un EOR qui ne sous-traite pas l'expérience de vos employés à un tiers.

Bien que certaines PEO offrent des services d'EOR, beaucoup ne le font pas. Une PEO agit comme une sorte de département externe des ressources humaines. Vous pouvez compter sur elle pour vous aider à gérer la paie, les avantages sociaux et d'autres tâches liées aux RH. Toutefois, à moins qu'elle ne propose explicitement des services d'employer of record (EOR), elle ne pourra pas vous aider dans vos projets d'embauche à l’internationale.

Pour être clair, Remote est un employer of record (EOR) qui offre des services RH internationaux complets dans tous les pays couverts. Nos services ne sont proposés que dans les pays où nous possédons une entité juridique à part entière. Ne faites pas les choses à moitié : en faisant appel à Remote, vous avez la garantie d'une expérience, d'une conformité et d'une sécurité optimales.

Pour en savoir plus sur les différences entre un EOR et une PEO consultez notre article à ce sujet.

Principales erreurs à éviter lors d'une embauche internationale

Il ne suffit pas d'embaucher quelques collaborateurs en ligne pour que vous puissiez vous considérer comme une entreprise sachant gérer le travail à distance.

Certes, les modèles de travail hybrides constituent une bonne base à court terme pour développer votre embauche à l'international, mais vous devez mettre à jour les systèmes et les processus qui permettent aux équipes distantes et réparties dans le monde entier de se sentir connectées, alignées et valorisées au même titre que les employés présents au bureau. Dans une perspective à long terme, les modèles hybrides peuvent donner aux employés le sentiment d'être déconnectés, surchargés de travail et inefficaces en raison des erreurs que les entreprises commettent souvent lorsqu'elles commencent à travailler à distance.

Faute d'instaurer consciemment une culture de travail entièrement à distance, vous risquez d'ostraciser vos employés à distance, qui peuvent se sentir comme des citoyens de seconde zone par rapport à leurs collègues en présentiel. Même si le télétravail constitue un avantage considérable, le fait de se sentir exclu des activités d'intégration ou des avantages sur place, comme les apéritifs après le travail, les déjeuners ou les réunions prévues en personne, n'est pas bon pour la culture d'entreprise.

Il est essentiel de communiquer clairement lorsque vous travaillez avec une équipe à distance. La communication numérique peut facilement être mal interprétée, surtout si vous travaillez au-delà des frontières linguistiques ou culturelles. Sachez que les meilleures équipes à distance documentent tout. Chacun ayant des horaires de travail différents, tous doivent en effet comprendre exactement ce qui s'est passé pendant qu'ils dormaient.

Anticiper les besoins des effectifs à distance permet d'harmoniser vos équipes, de créer un environnement de travail accueillant pour tous et de fidéliser les collaborateurs que vous avez embauchés aux quatre coins du monde. Voici ce que notre CTO, Marcelo Lebre, déclare à propos du travail asynchrone.

Développer l'embauche à l'international pour assurer un succès durable

Un autre élément à prendre en compte est la manière dont vous allez développer votre recrutement au niveau international. Vous pouvez en effet commencer avec un seul employé dans un autre pays, puis vouloir développer votre activité après avoir trouvé d'autres talents dans la région.

Optez pour des outils qui évolueront avec votre entreprise. Le développement d'une culture de travail entièrement à distance s'accompagne forcément d'une évolution de cette culture.

Comment créer une culture de travail entièrement à distance ?

Il faut avoir une stratégie pour développer une culture, une décision consciente de fonder votre équipe sur les valeurs du travail entièrement à distance. Cela implique d'adopter une approche proactive pour favoriser la diversité et embaucher de manière inclusive. Il est également nécessaire de déterminer quelles sont les valeurs de votre entreprise et comment les membres de votre équipe doivent les incarner. Peu importe que vous embauchiez des designers, des spécialistes du marketing, des commerciaux ou des développeurs, vos valeurs doivent rester cohérentes et essentielles.

Faites preuve d'intention lors de la création de votre équipe internationale. Évitez de cloisonner les employés dans des territoires. Faites en sorte que les gens se rencontrent lors de réunions, sur des plateformes en ligne et lorsqu'ils travaillent sur des projets. Tout le monde n'aura pas les mêmes horaires de travail, mais il est important que chacun ait le sentiment de travailler en équipe. Lorsque la pandémie aura pris fin, les réunions en face à face seront un excellent moyen de favoriser l'esprit d'équipe.

Les employés ayant dépassé les limites du cloisonnement ont tendance à être plus performants. Par conséquent, ne limitez pas vos employés à un domaine de compétences, mais faites en sorte qu'ils soient le moins cloisonnés possible afin qu'ils puissent collaborer.

L'intégration est le point de départ de votre culture à distance.

Chaque fois que vous embauchez quelqu'un, la culture se construit, que vous en soyez conscient ou non. Votre plan d'intégration doit exprimer clairement vos pratiques de travail entièrement à distance et permettre à vos nouveaux embauchés de se lancer sans problème dans la collaboration.

L'intégration étant la première expérience de votre nouveau embauché avec votre organisation, profitez-en pour lui faire découvrir votre entreprise et votre culture. Renforcez les directives de communication par une démonstration du type de communication que vous attendez et par une démonstration personnelle. Comme la communication asynchrone se nourrit d'un nombre réduit de réunions et d'une documentation bien organisée, vous devez proposer aux nouveaux collaborateurs de nombreux documents à lire (à écouter et à regarder).

Par ailleurs, prévoyez d'attribuer à votre nouvel employé un parrain ou une marraine vivant dans le même fuseau horaire, afin qu'il se sente inclus et sache à qui s'adresser s'il a des questions.

Commencez à embaucher des travailleurs à distance dès maintenant

Il peut être intimidant d'embaucher vos premiers employés à distance, en particulier ceux qui vivent en dehors de votre pays. Bien entendu, les risques potentiels vous inquiètent. Certes, vous ne savez pas par où commencer. Et bien évidemment, la conformité, les taxes et les coûts sont autant de questions décourageantes. Pourtant, procéder à la première embauche au niveau international n'est pas seulement possible : avec Remote, c'est rapide et facile.

Nous possédons nos propres entités juridiques dans les pays où nous opérons et pouvons aider les entreprises de toutes tailles à employer des collaborateurs dans ces pays. Pour bénéficier des meilleures protections de la propriété intellectuelle, de la meilleure expérience pour vos employés internationaux et du partenaire le plus fiable pour votre expansion mondiale, nous nous tenons à votre disposition. Que vous ayez des questions ou que vous soyez prêt à vous inscrire, nous serions ravis de vous rencontrer !

Embauchez et payez votre équipe internationale avec rapidité et sécurité

Tirez parti des services d'Employer of record et des entités locales de Remote pour gagner du temps, de l'argent, et éviter les risques liés à la création de vos propres entités à l'étranger.

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