Questions à se poser avant de sous-traiter les services de paie

La paie est un trop gros casse-tête ? Vous souhaitez que quelqu'un d'autre s'occupe des détails ?

Vous n'êtes pas la seule personne dans cette situation. Dans le rapport de Remote « Les effectifs internationaux, une véritable révolution », les décideurs des petites et moyennes entreprises ont exprimé leur inquiétude quant à leur capacité à assurer la conformité de leurs finances dans un monde où le travail entièrement à distance est prépondérant. Les entreprises sous-traitent la paie plus que tout autre service, et près de la moitié des entreprises américaines font confiance à une aide extérieure pour gérer leurs finances.

La sous-traitance du service de paie peut s'avérer judicieuse aussi bien pour les entreprises de deux employés que pour celles qui en comptent des dizaines de milliers, mais le passage à la sous-traitance n'a rien d'automatique. Pour que la transition se fasse en douceur, et pour protéger votre entreprise et vos employés, vous devez d'abord comprendre la réalité de votre situation financière.

Êtes-vous sûr de vouloir sous-traiter ?

Avant d'apprendre comment, vous devez d'abord comprendre pourquoi. Est-il certain que votre entreprise bénéficierait de la sous-traitance du service de paie ? De nombreuses entreprises en tirent des avantages immédiats, mais il est tout de même important d'identifier les signes indiquant que vous devriez sous-traiter la gestion de la paie.

Par exemple, si les chiffres ne vous passionnent pas du tout, vous devriez probablement sous-traiter ce service le plus tôt possible. Vos employés comptent sur vous pour les payer à temps et sans erreur. Si vous n'y parvenez pas, ils risquent de se mettre en quête d'un employeur plus fiable.

Si vous avez une petite équipe et que vous vous sentez à l'aise pour gérer vous-même la paie (ou la confier à un membre de l'équipe en qui vous avez confiance), vous n'avez peut-être pas besoin de sous-traiter ce service. Toutefois, si vous conservez cette fonction en interne, c'est à vous qu'incombe toute la responsabilité de la conformité. Cela peut exposer votre entreprise à des risques si elle n'est pas gérée avec soin par quelqu'un qui apprécie tout le poids de cette responsabilité.

Si l'équipe comporte des membres du monde entier, la sous-traitance n'est plus un simple avantage : elle devient une nécessité. Votre entreprise doit travailler avec une société offrant des services d'Employer of record pour recruter légalement des employés à temps plein dans d'autres pays. Si vous essayez de payer vos employés internationaux comme des freelances, vous risquez de vous exposer à des amendes et à des pénalités considérables. À moins que vous ne souhaitiez perdre du temps et de l'argent dans une longue bataille judiciaire dans un pays situé à des milliers de kilomètres, vous avez tout intérêt à travailler avec une société offrant des services d'Employer of record.

Si vous vous demandez si vous avez besoin d'aide, c'est très probablement le cas. En effet, quand vous commencez à lire des articles intitulés « Que faire avant de sous-traiter le service de paie ? », c'est certainement le cas. Poursuivez la lecture pour savoir comment vous lancer.

Comment sous-traiter le service paie de manière responsable ?

Commencez votre processus de sous-traitance du service de paie en faisant l'inventaire non seulement de vos documents financiers, mais aussi de vos besoins. Quels sont les employés que vous devrez rémunérer par l'intermédiaire de votre nouveau fournisseur de services de paie ? Certains d'entre eux sont-ils dans une situation particulière ?

Les fournisseurs de services de paie n'ont pas tous les mêmes types de clients. Si vous ne connaissez pas la différence entre un PEO et un EOR, par exemple, vous risquez d'entamer des négociations avec un fournisseur seulement parce qu'il vous plait avant de vous rendre compte qu'il n'offre pas un service qui vous est essentiel.

Examinez votre liste d'employés et posez-vous quelques questions pour déterminer le type de partenaire dont vous avez besoin.

1. Où travaillent mes employés ? Si tout le monde travaille dans la même zone, vos besoins seront différents de ceux d'une entreprise dont l'équipe est entièrement distribuée. Notez toutefois que, dans un monde désormais centré sur le travail entièrement à distance, il est conseillé de commencer à recruter des ressources à distance pour pouvoir vous développer. Les entreprises qui emploient des collaborateurs internationaux devraient contacter une société offrant des services d'EOR tel que Remote pour discuter des options spécifiques à chaque pays.

2. Quels types d'avantages dois-je offrir ? Certains fournisseurs de services de paie s'occupent purement et uniquement de la paie. La plupart proposent toutefois une gamme plus large de services, notamment la gestion des avantages sociaux. Il se peut que vous soyez tenu d'offrir certains avantages dans le pays de résidence de vos employés pour que votre activité reste conforme.

3. Est-ce que je paie des employés, des freelances ou les deux ? De nombreux fournisseurs de services de paie spécialisés dans le paiement des freelances n'offrent pas d'option aussi complète pour les employés à temps plein. Réfléchissez non seulement à ce que vous offrez à vos employés, mais aussi à la manière dont vous le faites. Privilégiez les options de sous-traitance du service de paie qui peuvent vous aider à offrir une excellente expérience à vos employés, et non une expérience qui donne aux travailleurs à distance ou aux freelances l'impression d'être défavorisés.

4. En quoi les avantages sociaux changeraient-ils si je changeais de fournisseur ? Vos employés peuvent se sentir lésés si vous commencez à travailler avec un fournisseur de services de paie qui offre un ensemble d'avantages différent. Aux États-Unis, les employés comptent sur leur employeur pour bénéficier de l'assurance maladie. Le fait de passer à une société proposant un ensemble de régimes différents pourrait donc être mal reçu au sein de votre équipe.

5. Que vais-je faire de mon temps supplémentaire ? Les entreprises font appel à des fournisseurs de services de paie pour pouvoir consacrer moins de temps aux processus chronophages liés à la paie et à l'administration des avantages sociaux. Que comptez-vous faire de ce temps supplémentaire ? Réfléchissez aux domaines de votre entreprise qui bénéficieront de ce changement et planifiez cet avantage à l'avance pour en tirer le meilleur parti.

Vous ne connaissez pas les réponses à toutes ces questions ? Ne vous inquiétez pas. En discutant de vos besoins avec des fournisseurs de services de paie sous-traités, vous en apprendrez davantage sur les exigences propres à chaque lieu de travail et sur la façon dont un partenaire comme Remote peut vous aider à éviter des erreurs de conformité coûteuses, peu importe la région où vous recrutez.