Remote medewerkers werven

Remote werken is een vast onderdeel geworden van hoe we werken en dat zal ook zo blijven.

Met de pandemie is remote werken in een stroomversnelling geraakt: medewerkers werden in grote getale naar huis gestuurd en werkten in 2020 en 2021 grotendeels remote. Maar die verandering zat er eigenlijk sowieso al aan te komen. Organisaties hebben gezien dat remote werken niet alleen mogelijk is, maar ook voordelen biedt. Door banen los te koppelen van geografische locaties, ontstaan er wereldwijd mogelijkheden voor bedrijven die willen profiteren van internationaal talent.

Waarom de toekomst van talent remote is

Volgens Gartner is 74% van de bedrijven van plan om permanent over te stappen op een bepaalde vorm van remote werken. Dit percentage wordt ondersteund door gegevens van McKinsey, waaruit blijkt dat ongeveer 20-25% van het personeelsbestand in landen met een geavanceerde economie 3 tot 5 dagen per week thuis zou kunnen werken. Dat is minstens 400% meer dan vóór de pandemie. Eigen onderzoek van Remote heeft dezelfde resultaten opgeleverd en laat zien dat 81% van de medewerkers naar een andere regio of een ander land zou verhuizen als ze daarmee niet hun carrière zouden opofferen.

Vorig jaar is het Duitse conglomeraat Siemens permanent overgestapt op een flexibel werkmodel dat de duizenden medewerkers van het bedrijf toestaat remote te werken.

"Bij Siemens werd altijd al mobiel gewerkt, maar we zijn nu een stap verdergegaan", zegt Roland Busch, plaatsvervangend CEO en Labor Director van Siemens AG, in een verklaring. "Deze veranderingen gaan ook gepaard met een nieuwe stijl van leidinggeven, een die gericht is op resultaten en minder op de tijd die op kantoor wordt doorgebracht."

Het idee dat resultaten belangrijker zijn dan de tijd die iemand in een bepaald gebouw achter een bepaald bureau zit, is een van de voordelen van remote werken. In plaats van zich bezig te houden met roosters en urenregistraties, kunnen supervisors zich bezighouden met de resultaten, met het vertrouwen dat werknemers hun werk zelfstandig uitvoeren.

Werken zonder kantoren betekent echter ook dat er nergens een kantoor is. Door een remote team te werven, kunnen organisaties overal ter wereld talent zoeken en de beste kandidaten uitkiezen voor hun openstaande functies. Als er toch geen kantoor is, waarom zou je je dan beperken tot alleen de pool met lokale kandidaten?

De voordelen van remote werven

Van oudsher werden bedrijven bij het vervullen van vacatures beperkt door geografische factoren.

Organisaties moesten mensen werven die in de buurt van de vestigingen woonden of hopen dat de baan aantrekkelijk genoeg was om een goede kandidaat over te halen om te verhuizen. Van 2019 tot begin 2020 verhuisden alleen al in de VS 3,4 miljoen mensen om dichter bij hun nieuwe werk te zijn, blijkt uit gegevens van het U.S. Census Bureau.

Als je remote medewerkers gaat werven, wordt de pool van talenten uitgebreid van je onmiddellijke omgeving naar zowat elk gebied. De beste kandidaten kunnen nu voor je werken, waar ze zich ook bevinden.

De oude aanpak was ook in andere opzichten belemmerend: door alleen lokaal kandidaten te werven waren ook de mogelijkheden voor diversiteit beperkt. Remote werken is daarentegen per definitie inclusief, omdat organisaties proactief overal ter wereld kandidaten met een diverse achtergrond kunnen werven.

Kijk bijvoorbeeld naar Tealbook, een dataplatform voor leveranciers, dat zijn personeel meer dan verdubbelde door in 2020 en 2021 remote te gaan werven. Volgens oprichter en CEO Stephany Lapierre wilde Tealbook meer diversiteit in het personeelsbestand, een van de kernwaarden van het bedrijf. Door remote te gaan werven konden ze dat realiseren.

"We willen bijvoorbeeld een diverse community, maar onderzoeks- en ontwikkelingsteams bestaan toch vaak overwegend uit mannen. Dus als we gelijke kandidaten hebben, maken we even pas op de plaats en kijken we of dit een kans is om de baan aan een vrouw aan te bieden", zegt Lapierre in een artikel voor Chief Learning Officer Magazine. "Ons O&O-team bestaat nu voor 40% uit vrouwen, wat zeldzaam is voor een technologiebedrijf.”

Remote werken biedt ook de mogelijkheid om een redelijkere werkomgeving te bieden aan medewerkers voor wie het moeilijker is om naar een kantoor te gaan. Medewerkers met een beperking hebben lang te maken gehad met obstakels op traditionele werkplekken en gestreden voor regelingen waarbij ze thuis konden werken. Werkplekken op basis van remote-first zijn een belangrijke stap om goedbetaald werk toegankelijker te maken voor de mensen die worden tegengehouden door de beperkingen van een kantoor. Dit geldt ook voor ouders en verzorgers waarvoor het opnemen van verlof voor familieverplichtingen vaak lastig is.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat regelingen voor remote en flexibel werken door medewerkers lang als een extra voordeel werden gezien. In 2017, in de tijd vóór de pandemie, zag 88% van de medewerkers flexibele werktijden als de belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarde en 80% gaf aan dat thuiswerken het belangrijkste voordeel was dat een baan kon bieden en dat het een rol speelde bij het wel of niet accepteren van een baan.

Remote werven heeft meteen een impact er zorgt ervoor dat medewerkers tevredener en loyaler zijn. Maar zelfs de meest positieve transities gaan gepaard met een aantal uitdagingen.

Aandachtspunten bij het werven van remote medewerkers

Remote medewerkers werven hoeft niet moeilijk te zijn, maar er moet wel het een en ander gebeuren om te zorgen dat ze zich welkom voelen. Internationale grenzen zijn nog steeds van belang als je de payroll moet regelen in meer dan één land, je moet houden aan meerdere wetten en regels en je de belastingen moet regelen.

Elk van de onderstaande aspecten van het werven van internationale medewerkers kan voor nieuwe complicaties zorgen, vooral wanneer het de eerste keer is dat je remote werft.

Payroll

De payroll kan al kopzorgen geven in de meest eenvoudige situaties, voornamelijk voor kleine bedrijven met beperkte middelen. Als je internationaal op een nieuwe plek mensen werft en probeert om zelf conform de lokale wetgeving de payroll te regelen, kan dat juridische risico's met zich meebrengen.

Tenzij je van plan bent om in het buitenland een entiteit op te zetten, kun je het best je internationale payroll uitbesteden aan een employer of record zoals Remote.

Global Payroll —

22 min

Internationale werknemers betalen

Door de juiste manier voor het regelen van de payroll te kiezen voor internationale werknemers kun je tijd besparen, compliant blijven met de lokale wetgeving en je werknemers tevreden houden.

Berekenen van vergoedingen

Moet je een remote medewerker hetzelfde betalen als een lokale medewerker? Wat is redelijk in het betreffende land? Wat zijn de kosten van levensonderhoud? Welke secundaire arbeidsvoorwaarden verwacht de medewerker? Wat wordt beschouwd als een concurrerend salaris? Er zijn een paar mogelijkheden bij het berekenen van de vergoeding voor remote medewerkers, maar het is lastig om de juiste balans te vinden.

Het risico van permanent establishment

Hoe zit het met de belastingen die je betaalt om in een land zaken te doen? 'Permanent establishment' is een fiscale term voor bedrijven die permanent in een land aanwezig zijn. Permanent establishment geldt voor je eigen land, maar je bent misschien ook belastingplichtig in het buitenland. Ook kan het zijn dat je moet voldoen aan overige nalevingsnormen die voor andere internationale bedrijven niet gelden. Lees Remote's gids over permanent establishment voor meer informatie.

Werknemers verkeerd classificeren als zzp'ers

Er kunnen zeer negatieve consequenties zijn voor het verkeerd classificeren van werknemers als zzp'ers, dus probeer dat te voorkomen. In talloze lokale wetgevingen kun je te maken krijgen met boetes, staffen en bedrijfsverboden of juridische geschillen met je medewerkers.

Wees voorzichtig bij het opstellen van functieprofielen. Wat gaan je medewerkers precies doen? Wat is hun relatie tot het bedrijf? Heb je al zzp'ers in andere landen? Je kunt overwegen bepaalde zzp'ers om te zetten naar werknemers (maar dit kan alsnog een lastige situatie zijn).

Uitvindings- en intellectueel eigendomsrechten

In traditionele kantoormodellen zijn de intellectueel eigendomsrechten wat makkelijker te regelen, alleen al omdat een kantoor maar in één land tegelijk bestaat. Bij internationaal werven ligt dat wat ingewikkelder.

Remote medewerkers werken niet altijd in een bedrijfsgebouw, op apparatuur van het bedrijf of in de tijd van het bedrijf. Het verliezen van intellectueel eigendomsrechten doordat je de internationale wetgeving niet kent, kan tot verschillende problemen leiden, zoals juridische gevechten en reputatieschade. Lees onze gids over de intellectueel eigendomsrechten van een remote team voor meer informatie.

Regelen waar remote medewerkers belasting afdragen

Als je in het ene land bent gevestigd en je team bevindt zich overal ter wereld, hoe regel je dan de inkomstenbelasting? Betalen ze belasting in het land waar ze wonen? Of waar jij bent gevestigd?

Het goede nieuws is dat belastingen voor remote medewerkers niet heel veel ingewikkelder zijn dan de belastingen voor traditionele kantoormedewerkers. Het slechte nieuws is dat de meeste informatiebronnen over belastingen zijn gericht op mensen in traditionele omgevingen. Het is van belang om te weten waar remote medewerkers belasting betalen zodat zowel jij als zij compliant blijven.

Gelukkig zijn al deze problemen, die misschien enigszins intimiderend lijken, hanteerbaar. Wat je nodig hebt, is een deskundige partner die is gespecialiseerd in het lokale tewerkstellingsrecht en je kan begeleiden met effectieve werving, risicobeheersing en uitbreiding.

Tips voor het werven van remote medewerkers

In veel opzichten is de recruitmentprocedure voor remote internationale medewerkers vrijwel hetzelfde als de recruitmentprocedure bij traditionele medewerkers op locatie. Wel moet je tijdens het hele recruitment- en onboardingprocess aandacht besteden aan hoe het remote werk wordt uitgevoerd.

• De vacature. Je moet een duidelijke functiebeschrijving hebben en een goed begrip van hoe het werk remote kan worden gedaan. Ook moet je inzicht hebben in de tools en kwaliteiten die potentiële kandidaten nodig hebben om het werk te doen. Voordat je het proces start, moet je nadenken over waar de vacature te zien is en welke secundaire arbeidsvoorwaarden en tarief worden verwacht door de mensen die hem zien.

• Het sollicitatiegesprek. Bedenk van tevoren hoe je het sollicitatiegesprek gaat vormgeven en welke technologie je gaat gebruiken. De meeste mensen zijn bekend met tools voor videoconferenties, maar het is wel belangrijk dat je een technologie kiest die voor iedereen eenvoudig toegankelijk is.

• Communicatie. Een goede communicatie is essentieel voor remote teams, en dat moet je vanaf het begin goed aanpakken. Wees duidelijk over wat je verwacht van sollicitanten, praat met hen en hun referenties over hun werkervaring en bedenk dat kwalificaties vaak van land tot land verschillen. Wees duidelijk over wat er bij de baan wordt verwacht, hoe je wilt gaan werken met je remote team en wat je van de kandidaat vraagt. Je kandidaten kunnen het gevoel hebben dat ze een risico nemen door een baan bij een remote en internationale werkgever te accepteren, dus zorg ervoor dat je je huiswerk hebt gedaan en alle vragen kunt beantwoorden. Als je iets niet weet, zeg dat dan eerlijk en kom zo snel mogelijk bij de kandidaat terug zodra je wel een antwoord hebt.

• Onboarding. Wanneer je in verschillende tijdzones en regio's werkt, is het belangrijk dat iedereen op één lijn zit als het gaat om onboarden. Hierbij gaat het om zaken als een gedegen trainingsprogramma en alle juridische aspecten die gepaard gaat met het in dienst nemen van een medewerker. Dit is de stap waarbij je waarschijnlijk hulp nodig hebt.

Ontvang Remote's recruitmentgids voor inzichten van experts in remote onboarding

Ontdek welke processen je moet inrichten om remote medewerkers te vinden, werven en onboarden (en daarbij compliant te blijven)

Download de gids

Schalen met behulp van een employer of record

De harde waarheid is dat je hulp van een employer of record nodig zult hebben om zelf de payroll, de belastingen en het juridische papierwerk te regelen, tenzij je organisatie een multinationale onderneming is met in elk land ter wereld een gevestigde legale entiteit. Als je geen expert bent, is een fout in de vereisten voor de international payroll en belastingverplichtingen snel gemaakt en de straffen hiervoor kunnen behoorlijk zijn.

Op dit punt is het uiterst belangrijk dat je samenwerkt met een organisatie die je kan helpen met het regelen van dit deel van je internationale recruitmentproces. Het kiezen van je partner is een belangrijke beslissing. Aan de ene kant moet je ervoor zorgen dat je iemand vindt aan wie je je payroll en belastingen kunt toevertrouwen. Aan de andere kant werken niet alle leveranciers op dezelfde manier.

Employer of record met eigen entiteit versus partnerafhankelijke employer of record

Er zijn 2 soorten leveranciers die wereldwijde arbeidsbemiddeling aanbieden. Sommige hebben een juridische entiteit in de landen waar ze actief zijn en andere vertrouwen op partnernetwerken. Veel employers of record bieden een combinatie van eigen entiteiten en partnernetwerken, afhankelijk van het land.

Een leverancier met een eigen entiteit bezit een juridische entiteit in het land waarin je werft. Dat betekent dat ze juridisch gezien ook letterlijk daar gevestigd zijn. Ze voldoen al aan alle wetgeving, dus ze kunnen alles intern voor je organisatie uitvoeren, van de payroll en belastingen tot de bescherming van intellectueel eigendomsrechten.

Leveranciers die met partners werken, kunnen niet al hun diensten rechtstreeks leveren. Een partnernetwerk is precies wat het woord zegt: een verzameling bedrijven van derden. Dit brengt meer risico met zich mee en de responstijden kunnen langer zijn. Als je een probleem hebt, is er mogelijk meer dan één aanspreekpunt. Het kan langer duren omdat je aanspreekpunt contact moet opnemen met een leverancier.

Ook kunnen externe partijen risico's opleveren. Eigen entiteiten voldoen eerder aan de lokale wetgeving en besteden de bescherming van je intellectueel eigendomsrechten niet uit aan een bedrijf dat je niet kent.

PEO versus EOR

Hoewel je altijd moet proberen te werken met een leverancier met een eigen entiteit in alle landen waar je mensen wilt werven, zijn er meer mogelijkheden dan de eigen entiteit versus de partnerafhankelijke leveranciers. Hierbij is het handig om 2 veelgebruikte termen te kennen: de PEO (professional employer organization) en de EOR (employer of record).

Deze afkortingen worden in HR-kringen vaak door elkaar gebruikt. Hoewel dat niet echt fout is, zijn er wel enkele verschillen. In het kort komt het neer op het volgende: alle EOR's zijn tot op zekere hoogte PEO's, maar niet alle PEO's zijn EOR's.

Wat betekent dit? Wettelijk gezien neemt een employer of record namens jou werknemers in andere landen in dienst. Jij handelt alle dagelijkse zaken af met je werknemer, maar op de lokale papieren is de EOR technisch gezien de werkgever. Dit is de constructie waarmee je op een legale manier mensen in andere landen in dienst kunt nemen en het is een van de redenen waarom het zo belangrijk is dat je samenwerkt met een EOR die je HR-zaken niet uitbesteed aan een derde.

Sommige PEO's bieden EOR-services aan, maar een groot aantal doet dat niet. Een PEO fungeert als een soort externe afdeling voor personeelszaken. Ze kunnen je helpen met payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere taken op personeelsgebied. Tenzij ze uitdrukkelijk ook employer of record-services aanbieden, kunnen ze je echter niet helpen met je plannen voor wereldwijde recruitment.

Voor de duidelijkheid: Remote is een EOR die complete wereldwijde HR-diensten aanbiedt in alle landen waar we aanwezigheid hebben. We bieden alleen services aan in landen waar we beschikken over een volledige juridische entiteit. Hier geen halfslachtige maatregelen: als je met Remote werkt, krijg je gegarandeerd de beste ervaring, naleving en veiligheid in de sector.

Voor meer informatie over de verschillen tussen een EOR en een PEO, kun je ons handige artikel hierover lezen.

Veelvoorkomende fouten die je moet vermijdenn als je internationaal werft

Een remote werkomgeving creëren houdt meer in dan even een paar remote medewerkers werven.

Hoewel hybride werkmodellen op korte termijn een goede basis bieden om je internationale recruitment uit te breiden, moet je je systemen en processen updaten zo aanpassen dat remote en wereldwijd verspreide teams zich net zo verbonden, gelijk behandeld en gewaardeerd voelen als medewerkers op kantoor. Op de lange termijn kunnen mensen die in een hybride model werken zich niet betrokken, overwerkt en niet effectief gaan voelen door de fouten die bedrijven vaak maken als ze beginnen met remote werken.

Als je niet bewust een remote-first cultuur opbouwt, loop je het risico dat je je remote medewerkers van je vervreemdt, omdat ze zich als tweederangsburgers voelen ten opzichte van hun collega's op locatie. Hoeveel voordelen remote werken ook biedt, als medewerkers zich buitengesloten voelen bij teambuilding- of andere activiteiten, zoals borrels na het werk, lunches of fysieke vergaderingen, is dat niet goed voor de bedrijfscultuur.

Als je met een remote team werkt, is heldere communicatie van cruciaal belang. Digitale communicatie kan makkelijk verkeerd worden opgevat, vooral als je werkt met verschillende talen of culturen. In de beste remote teams wordt alles gedocumenteerd. Mensen werken op verschillende tijden en moeten precies weten wat er gebeurd is toen ze sliepen.

Door te anticiperen op de behoeften van je remote medewerkers, ben je al een heel eind op weg met het op één lijn brengen van je teams, het creëren van een uitnodigende werkomgeving voor iedereen en het behouden van de medewerkers die je overal ter wereld hebt aangenomen. Lees wat onze CTO Marcelo Lebre te zeggen heeft over asynchroon werken.

Meer internationaal werven voor blijvend succes

Iets anders waarover je moet nadenken is hoe je je internationale personeelsbestand gaat uitbreiden. Je begint misschien met één medewerker in een ander land, maar vervolgens vind je meer talent in de regio en wil je opschalen.

Je moet dus tools kiezen die meegroeien met je bedrijf. Bij het opbouwen van een remote-first cultuur, moet die cultuur ook worden opgeschaald.

Hoe bouw je een remote-first cultuur op?

Het bevorderen van een cultuur vereist strategie, een bewust besluit om je team op te zetten op basis van remote-first waarden. Dit betekent dat je een proactieve benadering moet hanteren om diversiteit te bevorderen en op een inclusieve manier te werven. Je moet ook bepalen welke waarden belangrijk zijn voor je bedrijf en hoe je teamleden die waarden moeten belichamen. Of je nu remote ontwerpers, marketeers, verkoopmedewerkers of developers wilt werven, je waarden dienen consistent en essentieel te zijn.

Werk doelbewust aan het opzetten van een wereldwijd team. Creëer geen silo's van mensen die zich in dezelfde regio bevinden. Stimuleer mensen om elkaar te ontmoeten bij vergaderingen, op productiviteitsplatforms en tijdens het werken aan projecten. Niet iedereen zal dezelfde werktijden hebben, maar iedereen moet het gevoel hebben dat er wordt samengewerkt. Persoonlijke bijeenkomsten zijn altijd een goede manier om de teamgeest te bevorderen.

Medewerkers die zich buiten hun eigen silo begeven bereiken in het algemeen meer. Dus zorg ervoor dat je medewerkers dit niet zelf hoeven te doen: zorg voor zo min mogelijk silovorming zodat ze kunnen samenwerken.

Je online cultuur begint bij de onboarding

De cultuur ontwikkelt zich met elke persoon die je werft, je je daarvan bewust bent of niet. In je onboardingsprogramma moet je duidelijk je remote-first practices communiceren en ervoor zorgen dat je nieuwe medewerkers makkelijk en zonder stress aan de samenwerking beginnen.

Voor je nieuwe medewerker is de onboarding de eerste kennismaking met je organisatie. Gebruik deze tijd om je bedrijf en bedrijfscultuur te introduceren. Bied duidelijke richtlijnen voor communicatie door zowel te laten zien welk soort communicatie je verwacht als deze zelf in praktijk te brengen. Asynchrone communicatie gedijt bij de gratie van minder bijeenkomsten en goed geordende documentatie, dus je moet ruim voldoende lees-, luister- en kijkmateriaal beschikbaar stellen dat nieuwe mensen kunnen gebruiken.

Overweeg om een buddy in dezelfde tijdszone toe te wijzen, zodat je nieuwe medewerker zich deel van het team voelt en weet waar hij of zij terecht kan met vragen.

Begin nu met het werven van remote medewerkers

Het is misschien spannend om je eerste remote medewerkers te werven, vooral als diegene niet in je land woont. Natuurlijk maak je je zorgen over de risico's. Natuurlijk weet je niet zo goed waar je moet beginnen. En natuurlijk zijn naleving, belastingen en kosten allemaal zaken die je afschrikken. Maar die eerste internationale medewerker werven is niet alleen mogelijk, met Remote gaat het ook nog eens snel en makkelijk.

We hebben volledige entiteiten in de landen waar we werkzaam zijn en kunnen bedrijven van alle grootten helpen bij het in dienst nemen van medewerkers in deze landen. Voor de beste bescherming van intellectueel eigendomsrechten, de beste ervaring voor je internationale medewerkers en de meest betrouwbare partner voor wereldwijde uitbreiding kun je bij ons terecht. We staan klaar om je te helpen. Of je nu vragen hebt of al zover bent dat je je wilt aanmelden, we horen graag van je.

Huur een wereldwijd team in en betaal je mensen snel en veilig

Gebruik de employer of record-services en lokale entiteiten van Remote en vermijd de tijd, kosten en risico's van het opzetten van een eigen entiteit.

Aan de slagEen demo plannen