Visas de travail en Pologne : Guide de l'employeur

Si vous souhaitez embaucher un employé en Pologne ou transférer un membre de votre équipe dans ce pays, vous devez vous assurer que cette personne possède le statut juridique approprié.

Le droit polonais de l'immigration peut être complexe, surtout si vous n'avez pas toutes les connaissances nécessaires en matière de recrutement international. Lorsque vous embauchez à l'étranger, vous devez respecter le droit du travail et le droit fiscal du pays, tout en garantissant votre conformité légale lorsque vous payez et gérez vos employés.

Dans cet article, nous vous expliquons la procédure de demande de visa en Pologne, les critères d'éligibilité et les procédures de parrainage des employés pour l'obtention d'un visa de travail. Nous ajouterons aussi quelques mots sur la façon dont un Employer of record comme Remote peut faciliter vos embauches en Pologne.

Qui est éligible pour travailler en Pologne ?

Les étrangers peuvent légalement travailler en Pologne s'ils détiennent une Autorisation de travail valide ou une carte de séjour qui accorde explicitement « l'accès au Marché du travail ». Les citoyens de l'UE, EEE et Suisse n'ont pas besoin d'Autorisation de travail, tandis que les ressortissants de pays comme Ukraine, Bélarus et Moldavie peuvent travailler de courte durée sans visa.

Pour une embauche plus longue, un employeur polonais doit toutefois soumettre une déclaration à l'Office du travail, ou le collaborateur étranger doit sécurisé une autorisation saisonnière ou demander une carte de séjour à jour.

Les voyageurs éligibles à l'exemption de visa peuvent franchir la frontière munis uniquement d'un passeport (ou d'une carte d'identité nationale de l'UE), mais cette autorisation de travail est limitée à 90 jours sur une période de 180 jours. Toute personne souhaitant séjourner et travailler au-delà de cette limite doit demander un permis de séjour, une procédure que les citoyens de l'UE sont en droit d'effectuer sur demande.

Quand la carte bleue européenne est-elle applicable ?

La carte bleue européenne est un titre de séjour temporaire spécial, accordé aux personnes qui souhaitent entrer dans l'UE pour y occuper un « emploi hautement qualifié ». Elle est accordée aux étrangers dont les compétences sont particulièrement recherchées dans le pays où ils souhaitent s'installer.  Pour demander une carte bleue européenne, le demandeur doit remplir au moins l'un des critères suivants :

• être titulaire d'un diplôme de l'enseignement supérieur en rapport avec le type de travail à exercer ;
• justifier d'une expérience professionnelle d'au moins cinq ans dans le domaine concerné (considérée comme l'équivalent des années consacrées à l'éducation formelle).

Quelles sont les conditions d ' éligibilité à un visa de travail en Pologne

• Le type de visa compte : L ' éligibilité dépend du type de visa ou Autorisation de travail demandée en Pologne et de l ' entrée du ressortissant étranger dans le pays pour un employeur spécifique ou pour la recherche d ' un emploi.
• Buts de l'entreprise : Les étrangers qui prévoient d'exercer une activité commerciale pour leur propre entreprise (sans chercher d'embauche) peuvent demander un visa d'affaires Schengen.
• Travailleurs qualifiés : Les demandeurs invités par un employeur pour des compétences spécialisées ou de haut niveau peuvent être éligibles à des permis tels que la carte bleue européenne.
• Ressortissants UE/EEE/Suisse : Les citoyens de l'UE, de l'EEE et de Suisse peuvent travailler en Pologne sans Autorisation de travail, mais doivent s'inscrire en tant que résidents.
• Parrainage employeur : Dans la plupart des cas, l ' employeur polonais doit présenter les documents nécessaires à la demande au bureau du travail compétent.

Quels sont les types de visa de long séjour en Pologne ?

En Pologne, les visas de long séjour sont connus sous le nom de visa national de type D. Les étrangers originaires de pays non membres de l ' UE ou de l ' EEE doivent solliciter ce document s ' ils souhaitent résider dans le pays entre 91 et 365 jours par an.

Les visas nationaux de type D sont le plus souvent accordés à des fins de regroupement familial, de travail et d ' accès à l ' enseignement supérieur. Il est également délivré à toute personne ayant des origines polonaises, sur présentation d ' une Carte de Polonais.

Certains visas de type D autorisent des entrées multiples dans le pays, tandis que d ' autres ne permettent d ' entrer en Pologne qu ' une ou deux fois. Passons désormais en revue les principaux types de visas nationaux permettant de travailler. Pour obtenir la liste complète des visas de type D, y compris ceux qui ne nécessitent pas d'Autorisation de travail, nous vous invitons à consulter le service Migrant.

Comment demander une autorisation de travail en Pologne ?

Si vous souhaitez employer un étranger, vous devez demander une Autorisation de travail en son nom auprès de la voïvodie locale. Pour ce faire, vous devrez présenter les documents suivants :

• Formulaire de demande
• Justificatif de paiement des frais de candidature
• Preuve du statut juridique de l'employeur, délivrée par le registre national des sociétés (Krajowy Rejestr Sądowy)
• Justificatifs de l'activité économique de l'employeur
• Numérisation du passeport/documents de voyage de l'employé
• Justificatif d'assurance maladie
• Acte de société
• Compte de résultat de l ' employeur
• Copie du contrat d'embauche
  
  

Bon à savoir : les employeurs qui embauchent des étrangers par le biais d ' une Autorisation de travail ont les mêmes devoirs envers ces employés qu ' envers leurs employés polonais. Par conséquent, avant d'intégrer un citoyen non européen à votre équipe, vous devez :

• Vérifier qu'il dispose d'un titre de séjour valide
• Faire une copie du titre de séjour et la conserver jusqu'à la fin de l'emploi
• Préparer et signer un contrat écrit, conforme aux conditions de l'autorisation de travail
• Partager une copie de l'autorisation de travail avec votre employé international
• Informer votre employé étranger de la marche à suivre pour obtenir ou prolonger son Autorisation de travail.
• Informer la voïvodie sous sept jours si l'étranger :
• • ne commence pas à travailler dans les trois mois suivant la délivrance de l'Autorisation de travail ;
  • cesse de travailler pendant plus de trois mois ;
  • met fin à l'embauche trois mois avant l'expiration de l'autorisation. 
    
    

Heureusement, si vous travaillez avec un partenaire RH à l'international comme Remote, vous pouvez accélérer ce processus. Nous menons en votre nom toutes les vérifications légales d'éligibilité. Vous devez uniquement demander à votre employé d'importer les documents nécessaires sur notre plateforme.  Notre équipe d'experts en mobilité effectuera un contrôle de son éligibilité au travail pour vérifier la validité de l'autorisation fournie. Si elle s ' avère invalide ou n ' a pas été soumise, nous vous aiderons à en obtenir une dès que possible.

En savoir plus sur nos services de déménagement dans un autre pays. 

Comment obtenir un visa de travail pour la Pologne ?

Pour obtenir un visa de travail en Pologne, l'employé doit présenter les documents suivants :

• Passeport en cours de validité, valide au moins pour les six prochains mois.
• Formulaire de demande de visa, rempli via le système e-Konsulat imprimé et signé.
• Photos en couleur au format portrait. de mêmes dimensions que pour le visa Schengen.
• Itinéraire de vol
• Assurance santé de voyage avec une couverture de 30 000 € minimum Après son arrivée en Pologne, l'employé devra solliciter une assurance santé longue durée, soit auprès du Fonds national de santé polonais, soit auprès d'un assureur privé.
• Preuve d'hébergement
• Autorisation de travail (original et copie), fournie par l'employeur
• Lettre d'embauche signée par l'employeur et mentionnant le poste occupé, le salaire et toute autre information relative à l'embauche.
• Certificat d'embauche ou CV. ainsi que tout document renforçant la crédibilité de l'employé et démontrant son aptitude à occuper le poste.
• Extrait de casier judiciaire prouvant l ' absence d ' antécédents criminels 
  
  

Après avoir reçu l'autorisation de travail, ou une déclaration, l'employé présenter sa demande de visa de travail auprès du consulat de la Pologne de son pays de résidence.

En moyenne, le délai de traitement d'une demande de visa va jusqu'à 12 jours. Cependant, ce délai peut parfois atteindre six semaines. C ' est pourquoi il est fortement recommandé de réaliser la demande au moins deux mois avant l ' arrivée prévue en Pologne.

Quelle est la procédure à suivre pour parrainer le visa de travail d ' un employé en Pologne ?

La procédure de demande de parrainage d'un employé étranger en Pologne varie selon que le collaborateur est à l'étranger ou déjà dans le pays.

Les employeurs qui embauchent en dehors de la Pologne doivent soumettre une déclaration d'intention à l'Office régional du travail, que l'employé utilise ensuite pour demander un visa de travail à un consulat de Pologne. Pour les employés déjà en Pologne, l'employeur doit vérifier si leur permis de séjour permet d'accéder au Marché du travail; si ce n'est pas le cas, un nouveau visa ou autorisation de travail doit être obtenu.

Quelles sont les exigences en matière de visa pour les nomades digitaux en Pologne ?

Actuellement, la Pologne ne propose pas de visa spécial pour les nomades digitaux. Les personnes qui ne sont pas des citoyens de l ' UE doivent être employées par une entreprise polonaise afin de s ' installer dans le pays.

En guise d ' alternative au visa spécifique proposé par d ' autres pays, les nomades numériques peuvent demander les visas suivants :

Qu'est-ce que le visa de freelance en Pologne ?

Ce type de visa est valable pour une durée maximale de deux ans, renouvelable si nécessaire. Pour être éligibles, les nomades digitaux doivent compter des entreprises polonaises parmi leurs clients. Un portefeuille composé uniquement de clients internationaux n'est pas suffisant. Il existe trois types de contrats de freelance, qui peuvent être utilisés pour travailler à distance en Pologne.

• Umowa zlecenie : ce contrat d'embauche est le plus répandu. Il régit les relations entre l'entreprise et le freelance ou l'employé. Bénéficiant d'une fiscalité relativement favorable, il est plutôt facile à résilier en cas de besoin.
• Contrat B2B : ce type arrangement exige que le freelance crée une société et problème des factures destinées à l'entreprise faisant appel à ses services. Les freelances sont responsables du paiement de leurs propres impôts et ne bénéficient d ' aucun avantage social.
• Umowa o dzieło : les freelances sont payés à la mission et non à l'heure.

Qu'est-ce que le visa de type C en Pologne ?

Aussi appelé visa Schengen. Il permet aux étrangers de vivre en Pologne, ou dans tout autre pays faisant partie de l ' espace Schengen, pour une durée maximale de trois mois sur une période de 180 jours.

Qu'est-ce que le visa de type D en Pologne ?

Il s'agit d'un titre de séjour de longue durée. Les étrangers ont le droit de séjourner en Pologne pendant plus de trois mois, de manière continue ou en plusieurs séjours successifs. Toutefois, la durée totale de leur séjour avec le même visa ne peut excéder un an. À l'issue de cette période, le visa doit être renouvelé.

Les visas de travail en Pologne avec Remote

Nous savons que le déménagement dans un autre pays peut être une source de stress, pour les employés comme pour les employeurs. En plus de comprendre les exigences en matière de visa et de gérer les formalités administratives, vous devrez également vous assurer de votre conformité au droit du travail local lorsque vous embauchez et payez des employés internationaux.

Travailler avec un Employer of record comme Remote peut faire de l'embauche à l'international un processus simple et bien moins stressant. Remote peut vous aider à minimiser les risques juridiques tout en gérant les processus RH tels que l'intégration, Paie , et les avantages sociaux . Remote vous aide également à :

• Gérer le processus d'immigration
• Éviter le risque lié à l’établissement stable
• Comprendre la fiscalité internationale
• Rester conforme à la réglementation locale en matière d'embauche
  
  

Pour que le déménagement dans un autre pays se passe dans les meilleures conditions possibles, consultez notre guide sur le déménagement dans un autre pays. Vous pouvez également contacter l'un de nos experts en mobilité pour obtenir immédiatement des conseils sur la manière de transférer vos employés en Pologne !