Visas de travail au Japon : Guide de l’employeur

Rester à jour de la complexe réglementation en matière de visas et d'autorisations de travail au Japon est une tâche qui peut sembler titanesque. Afin d ' embaucher un collaborateur étranger pour tout type de travail rémunéré au Japon, le droit japonais exige en effet que les employeurs obtiennent en amont une autorisation de travail adaptée.

Cela peut être compliqué et prendre beaucoup de temps, de sorte que les entreprises doivent bien comprendre leurs obligations légales à l'avance. En cas d ' échec avec le droit de l ' immigration japonais, l ' employeur s ' expose à des amendes, des pénalités ou des litiges.

C'est pourquoi il est utile de pouvoir compter sur un partenaire expert pour gérer à vos côtés les demandes de visa et d'autorisation de travail Japon de vos employés internationaux . Un service de RH à l'international comme Remote vous aide à embaucher des employés au Japon, ou à les faire déménager dans ce pays, de manière rapide et conforme.

Dans ce guide, nous vous expliquons les informations fondamentales sur les visas et autorisations de travail au Japon, avec les différentes étapes à suivre pour obtenir un visa de travail au Japon. Nous vous expliquons aussi comment faire appel à un EOR pour faciliter le processus.

Visas de travail au Japon : pourquoi c’est important

Au Japon en particulier, travailler sur des visas touristiques peut souvent être illégal — les gouvernements commencent à appliquer cette législation de plus en plus à mesure que le travail à distance devient de plus en plus populaire auprès des nomades numériques . Si vous travaillez à distance au Japon, vous pourrez avoir besoin de documents complémentaires apportant la preuve que vous avez le droit de travailler dans le pays, par exemple une carte de résident.

Un employeur n'ayant pas respecté la législation en vigueur en matière d'emploi et d'autorisations de travail s'expose à de lourdes amendes voire, dans certaines juridictions japonaises, à des peines de prison.

En tant qu'employeur, vous devez donc faire preuve de vigilance et veiller en continu à votre conformité avec les lois et réglementations de l'immigration au Japon.

Quels sont les critères d'éligibilité pour un visa de travail au Japon ?

Les travailleurs étrangers doivent obtenir un certificat d'admissibilité du ministère de la Justice du Japon pour obtenir un visa de travail valide. Ce document vous permettra d ' obtenir un visa de travail, car il constitue la preuve de votre capacité légale à résider au Japon pour des motifs liés à l ' embauche ou la famille, ou pour toute autre raison légitime.

Vous aurez besoin de ce document pour réaliser votre demande de visa. Vous devez donc vous le procurer avant de commencer la procédure de visa. La procédure de demande peut varier selon le type de permis à obtenir.

Pour obtenir un certificat d'admissibilité, vous devrez soumettre une demande à l'Agence des services d'immigration du Japon au nom de l'employé.

Une fois le certificat d ' admissibilité obtenu, vous devez l ' envoyer à votre employé, qui pourra alors entamer la procédure de demande de visa de travail.

Quels sont les types de visa de long séjour au Japon ?

Au Japon, certains visas de long séjour sont conçus pour autoriser des séjours longs.

L'éligibilité à chaque type de visa varie selon les critères applicables, notamment les fonctions exercées par l'employé, son expérience et son origine.

• Visa de travail : Ce type de visa de longue durée est ouvert aux personnes se rendant au Japon dans le cadre d'un travail pour lequel une autorisation d'embauche est normalement nécessaire. Japon offre plusieurs catégories de visas de travail selon le type d'embauche. Les catégories courantes comprennent les visas pour les professionnels hautement qualifiés, les ingénieurs, les chercheurs, les gestionnaires d'entreprise et les professeurs de langues. Chaque catégorie a ses propres critères d'admissibilité et conditions de renouvellement. Choisir la catégorie de visa appropriée est la première étape pour travailler et résider légalement au Japon.
• Visa général : Ce visa est destiné aux personnes souhaitant séjourner au Japon sur une moyenne ou longue période (plus de 90 jours) et nécessite d'être parrainé ou d'indiquer clairement la raison de son séjour (études, formation ou mobilité culturelle).
• Visa professionnel hautement qualifié: Ce type de visa est destiné aux personnes possédant des compétences et des qualifications pour lesquelles la demande est importante. Il a une durée de cinq ans. Pour ce visa, les conditions dépendent de divers facteurs tels que le salaire, l'expérience et la nationalité de votre collaborateur.
• Visa spécifié : Visa spécifique : ouvert pour les résidences de long séjour à des fins spécifiques, ce visa est applicable uniquement dans le cadre de certaines activités telles que la recherche et les programmes d'étude à l'étranger. Si la demande est acceptée et avant de vous installer dans ce pays avec ce visa, vous devrez accomplir des démarches complémentaires auprès des entités concernées dans votre secteur ou domaine de spécialisation.
• Visa start-up : Il s'agit d'une incitation intéressante, surtout pour ceux qui veulent créer leur propre entreprise au Japon. Il permet un accès généralisé à n'importe quel espace industriel au lieu d'un seul secteur spécifié dans d'autres types de visa. Il permet également d'avoir accès aux bourses, aux subventions, aux garanties d'atouts et à des opportunités d’évolution de carrière pendant votre séjour sur le territoire japonais.
• Visa de cessionnaire intra-entreprise: Ce visa concerne les employés initialement basés à l'étranger et mutés dans la filiale japonaise de votre entreprise. C'est l'idéal si vous envisagez d'envoyer au Japon l'un de vos employés actuels pour qu'il y emménage.
  
  

Vous retrouverez la liste complète des visas de travail en vigueur sur le site du ministère des Affaires étrangères.

Exigences en matière de carte de séjour au Japon

Lorsqu ' ils obtiennent un visa de travail, les ressortissants étrangers reçoivent également une carte de séjour à leur arrivée au Japon. Cette carte est une pièce d'identité officielle qui confirme le statut de visa, l'admissibilité au travail et la durée du séjour. Les employés doivent être munis de leur carte de séjour en tout temps et la mettre à jour lorsqu'ils changent d'adresse ou d'employeur. Il incombe aux employeurs de veiller à ce que le personnel étranger conserve une carte de séjour valide pour rester conforme aux lois japonaises sur l ' immigration.

Comment demander un visa de travail Japon ?

Une fois que vous avez identifié le type de visa à demander et obtenu le CoE, votre collaborateur peut commencer la procédure de demande de visa.

Pour ce faire, ils doivent s'adresser à l'ambassade ou au consulat du Japon dans leur pays de résidence actuel. La demande doit comporter les documents suivants :

• Le certificat d'admissibilité
• Formulaire de demande de visa dûment rempli
• le passeport et des photocopies du passeport ;
• Photos d'identité
• le contrat de travail (et tout autre justificatif) ;
• Tout certificat de qualification applicable
  
  

En fonction du poste envisagé au sein de l'entreprise, votre collaborateur devra éventuellement fournir des documents complémentaires.

Qui a besoin d'un permis de travail au Japon ?

Par défaut, les citoyens japonais ont le droit de travailler au Japon (même s'ils vivent actuellement à l'étranger). C'est aussi le cas pour :

• Résidents permanents
• les résidents de longue durée ;
• les partenaires ou les enfants des citoyens japonais ;
• Les conjoints ou les enfants des résidents permanents japonais
  
  

Si votre collaborateur n'appartient à aucune des catégories ci-dessus, il aura besoin d'une autorisation de travail.

Remote se consacre à rendre l'Autorisation de travail aussi simple et rapide que possible pour vos employés s'installant au Japon. Toutes les démarches administratives s'effectuent en ligne sur notre plateforme. La documentation peut être partagée en toute sécurité avec nos équipes RH ou, si nécessaire, avec des prestataires externes. Nous effectuons un examen complet des droits et des qualifications d'un employé, en lui délivrant une autorisation rapidement lorsqu'il répond aux critères établis par la réglementation locale.

Les non-ressortissants ont-ils besoin d'un visa de travail au Japon ?

Tout étranger souhaitant travailler au Japon doit accomplir les exigences des lois et réglementations locales en matière d ' immigration. La solution la plus courante consiste à obtenir un visa à points, ou solliciter un visa spécifique à la profession exercée.

Dans les deux cas, vous avez besoin d ' un employeur basé au Japon qui parraine et appuie votre demande d ' Autorisation de travail. C'est souvent difficile à obtenir s'il s'agit de votre première expérience sur le marché du travail japonais.

Le Japon propose-t-il un visa de nomade digital ?

En avril 2024, le Japon a ouvert un visa de nomade numérique destiné aux travailleurs Remote dont le chiffre d ' affaires annuel est égal ou supérieur à dix millions de yens. Ce visa permet aux actifs éligibles de travailler à distance depuis le Japon pendant six mois maximum. À l'issue de cette période, vous devrez attendre six mois avant de déposer une nouvelle demande. Pour ces professionnels, c ' est une excellente opportunité pour découvrir le Japon sans interrompre leur télétravail.

Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site des services d'immigration japonais (ISA).

Pour travailler au Japon, un parrainage est nécessaire. La personne qui parraine votre visa doit déposer une demande de certificat d'admissibilité en votre nom (comme expliqué ci-dessus) auprès du service local de l'immigration. Malheureusement, la validation du certificat peut prendre jusqu'à trois mois. Une fois délivré, il est valide pendant trois mois.

L'entreprise parrainant le visa doit préparer certains documents pour déposer la demande :

• Lettres de garantie (Letters of guarantee)
• Invitations délivrées spécialement à l'intention des employés potentiels
• Une liste des candidats ainsi que les informations essentielles sur les activités de l'entreprise au Japon
• Une liste exhaustive des dates du séjour au Japon de chaque candidat

Selon le type de visa demandé, les documents requis peuvent varier. Après avoir réuni tous les documents nécessaires, l'entreprise parrainant le visa peut déposer une demande officielle auprès des services d'immigration compétents, ou d'une ambassade à l'étranger.

Et si vous vous épargniez un peu de travail administratif ? Il vous suffit de confier le parrainage du visa de travail Japon de votre employé à Remote. Les services de déménagement dans d'autres pays de Remote simplifient la procédure de parrainage du visa de travail de vos employés.

Pourquoi faire appel à un Employer of record pour embaucher au Japon ?

Même si vos employés sont éligibles au Japon, votre entreprise doit être en mesure de les embaucher et les rémunérer en toute conformité avec le droit japonais. Par conséquent, vous devrez soit ouvrir votre propre entité juridique au Japon, soit faire appel à un EOR qui embauchera vos collaborateurs à votre place.

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Trier les autorisations de travail les mieux adaptées, ni de rester conforme au droit de l ' immigration japonais, lorsque vous embauchez dans le pays. Comme vous l'avez compris, une bonne dose de travail administratif vous attend. Sans parler des risques liés à la conformité et à l'établissement stable !

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