非同期な働き方（アシンクロナス・ワーキング）のすすめ

貴社のグローバルなワークフォースのポテンシャルを最大限に活用しようとすれば、そこには課題がつきまといます。時差、スケジュールの不一致、会議疲れ。これらはすべて、非効率と機会喪失の原因になりえます。 非同期な働き方は、これらの問題を解決に導きます。非同期な働き方を取り入れることにより、従業員は、固定されたスケジュールの制約を受けることなく、自立して柔軟に仕事に‌取り組めるようになります。

この記事では、非同期な働き方のメリットを掘り下げ、この画期的アプローチの導入を成功させるためのベストプラクティスを探ります。

非同期な働き方（アシンクロナス・ワーキング）とは

リモートワークモデルを導入する意思決定者が増えています。実際に、雇用主の60%では、ワークフォース分散化体制を導入してから応募者の質が上がっています。それだけではありません。55％の雇用主は、従業員が異なる国に住んでいたとしても、最高の人材を採用することを優先しています。

しかし、時代遅れのシステムでは、タイムゾーンを超えたコラボレーションは維持できません。

柔軟性に欠けるスケジュール、リアルタイムへの依存、限られたコラボレーションの機会といった課題を、非同期な働き方（アシンクロナス・ワーキング）が解決してくれるとなれば、これは朗報です。

非同期な働き方とは、メンバー全員が同時にオンラインである必要がない、チームでの働き方のことを言います。チームが非同期で働けば、メンバーは他のメンバーがタスクを完了するのを待たずに、自分の生産性を最大限に高めることができます。

非同期な働き方の鍵は、従業員が自律的に働けるようなプロセスを考案し、そのために必要な信頼を従業員に与えることです。

均質かつ迅速でアジャイルなパイプラインは、その要件を十分に満たす量のアウトプットを生み出します。どの‌段階も、効率とスピードの点でバランスがとれていて、時間やリソースに無駄がありません。これは、トヨタ生産方式の3M削減法にヒントを得たシステムです。詳しくはこちらをご覧ください。

非同期な働き方なら、ワーカーは自分のスケジュールに合わせてタスクの実行順序を編成することができます。非同期な働き方では、コミュニケーションを今すぐ取る必要がありません。ワーカーは仕事を微調整することによって、自分自身や同僚のプレッシャーを軽減することができます。

70カ国に1,000名以上の従業員を擁するRemoteは、非同期の原則に従って効率的な完全リモート組織を構築しました。グローバルに分散したチームが可能であるだけでなく、それが望ましいことを証明したのです。

非同期な働き方を支えるのは、多重化、コミュニケーション、アクションという3つの重要な原則です（詳しくは以下で説明します）。

非同期な働き方には、どのようなメリットとデメリットがあるでしょうか。

何でもそうであるように、非同期な働き方にもメリットとデメリットの両方があります。

メリット

1. 非同期な働き方は、仕事のスケジューリングの柔軟性を高め、従業員に権限を与えます。その結果、従業員は自分の生産性のピークと責任に合わせてタスクを調整できるようになります。例えば、子供を持つ従業員は、子供の通学時間に合わせて仕事をすることができます。こうした柔軟性は、ワークライフバランスの改善や仕事に対する満足度の向上につながります。

2. さらに、非同期な働き方は、タイムゾーンを超えてシームレスなコラボレーションを促進します。つまり、企業は地理的な制約を受けずに、グローバルな人材プールを活用できるということです。同時に、チームは勤務時間のずれを活用して24時間体制でプロジェクトを進め、効率を最大限に高めることができます。例えば、インドの開発者がタスクを完了させ、カナダにいる同僚に引き継げば、途切れることのなり進捗が保証されます。

デメリット

非同期な働き方の課題をいくつか挙げてみましょう:

1. リアルタイムのコミュニケーションがないので、フィードバックループの遅延が発生する可能性があります。その結果、反応性が下がり、意思決定プロセスが遅延することがありえます。

2. タスク間の相互依存関係の管理がますます複雑になります。

3. 従来型のオフィス構造やリアルタイムでの説明責任がないため、先延ばしにしたり、気が散ったりする可能性があります。例えば、リモートで働く従業員は、勤務時間中に家事を片づけたり、気晴らしをしたりしたいとう誘惑と闘うのが大変かもしれません。非同期な働き方では、従業員の高度な自己管理能力と時間管理能力が求められます。

非同期な働き方とフロー

（下の画像のように）人間は、タスクAに完全に集中している状態から、集中力を全く切らすことなくタスクBに完全に集中することが上手ではありません。例えば、読書に没頭しているときに邪魔が入れば、もう一度読書に集中するまでには少し時間がかかります。

例5を見てみましょう。これは時間の経過を示すグラフで、時間と生産性を軸に取っっています。この例は、2回にわたって作業を中断させられたバックエンド開発者のタイムラインを表しています。 1回目はAPIリクエストのペイロードについてフロントエンド開発者からの連絡、2回目はプロジェクトのデータベースをローカルにセットアップすることについて新しいチームメンバーからの連絡です。

このバックエンド開発者は、目の前のタスクに集中するまで少し時間がかかりましたが(1)、その後集中状態に入りました(2)。この(2)こそが、私たちが一番延ばしたい時間であり、超クリエイティブでパワフルな頭脳を最大限に引き出せる時間です。そして、作業を中断させられた開発者は、フロントエンド開発者からの質問への対応に時間を取られ(3)、その後自分のタスクに戻ります(1)。残念なことに、開発者がもう一度集中し始めたときに(2)、新たな中断が起きます(3)。

ここまで読んだ皆さんは、きっと身の回りでよく起きる事例だと思われることでしょう。

ここでもう一つ付け加えたいのが「フロー」という概念です(2)。ウィキペディアに定義があります（詳しくはこちら）:

ポジティブ心理学で、フロー状態は、俗に「ゾーンに入った」とも呼ばれ、ある活動をしている人が、その活動に完全に没頭している心理状態を指します。その人は、やる気にあふれた集中力、完全な没頭、そして活動の過程での楽しさを経験します。自分のしていることに完全に没頭することがフローの特徴です。その結果、その人は空間と時間の感覚を失います。

完全に集中することが難しい場合、フローに入ることはさらに難しくなります。集中する時間が長くなるほど、フローに入る確率は高まります。しかし、集中力を維持することが難しいのであれば、フローに入ることは諦めてください。

非同期型コミュニケーションは、ここで大きな力を発揮します。無意味な時間の無駄を減らしながら、全員の時間と集中力を守るからです。非同期型コミュニケーションでは、この種の中断はあまり起こりません。そして、ディープワークに没頭できる総時間が長くなるほど、フローに入る確率はどんどん高まっていきます。

非同期な働き方と同期な働き方の違い

非同期な働き方は、作業を同期のコミュニケーションから切り離すことによって生産性を最大化します。同期な働き方では、進行がコミュニケーションに縛られるため、チームメンバーの1人が勤務時間のずれや休暇で不在の場合、チームはプロジェクトの進行を停止せざるをえません。

• 一方、非同期な働き方では、従業員が同時にオンラインである必要はありません。

• 非同期な働き方は、文書化と透明性への依存度が高くなります。

• 非同期な働き方は、従業員とその能力に強い信頼を置きます。

• 同期な働き方は、生産性に人為的な障壁を作ってしまうことによりプロジェクトを遅延させます。

• 同期な働き方は、リモートワークよりオフィス環境でよく見られますが、オフィス環境下でも最適とは言えません。

非同期な働き方を取り入れる企業は、競合他社よりはるかにハイペースでプロジェクトを進めることができます。さらに、非同期型ワークフローを導入した企業では、信頼、コミュニケーションの活発化、文書化の徹底を通じて、従業員の士気が高まる傾向があります。

非同期な働き方とリモートワークは違うのか

非同期な働き方とリモートワークは関係がありますが、異なる概念です。

非同期な働き方とは、リアルタイムの交流なしで作業を進めることです。代わりに、電子メールやドキュメント共有のような方法で協働します。

これに対し、リモートワークはチームメンバーが別々の場所で仕事をすることを意味しますが、リアルタイムのミーティングや交流は可能です。チームは、同じ場所にいても非同期な働き方を実践できます。一方、リモートチームは同期型ワークフローを取り入れることができます。

簡単に言うと、大きな違いは、非同期な働き方が時間の柔軟性に重点を置くのに対し、リモートワークは場所の柔軟性に重点を置くという点です。

非同期型ワークフロー

非同期な働き方を支えるのは、多重化、コミュニケーション、アクションという3つの重要な原則です。

1. 多重化

「多重化」とは、リアルタイムの調整や同席を必要とせず、複数のタスクやワークストリームを効率的に切り替えられることを意味します。多重化により、チームメンバーは時間と生産性を最大限に活かすことができます。

多重化により、従業員は従来の9～5時のスケジュールや他人の都合に縛られることなく、自分の集中力とエネルギーレベルが最高潮に達したときに、さまざまなタスクに取り組むことができます。

このことをより深く理解するために、同期型と非同期型のワークプランニングの違いについて説明しましょう。

同期型ワークプランニング

典型的な（同期型）プランニングは、多数のタスクを一度に開始することを重視します。それ自体が悪いこととは言えませんが、システム全体の速度が、一番遅いエレメントに合わせて遅くなります。この場合、それぞれのステージは直前のステップに完全に依存しているため、すべての遅延がパイプラインを通じて伝播していきます。

この図は、同期型プランニングで編成された、3台の端末によるソフトウェア開発パイプラインを表しています。ある機能をデプロイするためには、タスクA、B、Cが完了していなければなりません。これらのタスクがどのようにプランニングされ、割り振られたかを考えると、1回のデプロイにつき9作業時間のサイクルが必要です。これはごく小さなタスクには最適ですが、そうでない場合は進行がかなり遅れます。そう頻繁にデプロイできるわけではないからです。

非同期型ワークプランニング

非同期型プランニングは、タスクをできるだけ小さく分割し、「最小限の変革（MVC）」をできるだけ頻繁に成し遂げることを重視します。

この手法は、出荷する個数を減らして出荷の頻度を増やせば、どれだけ順調かを測定し、否定的なフィードバックにできるだけ早く対処できるという仮説に基づいています。

同時に、（タスクのサイズが小さくなるので）同じ時間でより多くのタスクを実行できるようになり、リソースの割り振りをより細かくコントロールできるようになります。

この図の例では、タスクA、B、Cを（A1、A2、A3、B1などに）分割することによって、前の例（M1）の3倍ものデプロイが達成されます。

この例では、9時間が経過した時点で、最終的にデプロイされた機能の数は同じになってしまうかもしれませんが、タスクを非同期型タスク割り振りで多重化することにより、タスクのサブセットを完遂して、その影響を検証し、後ろに戻ったり、今後のステップを再評価したりすることができます。イテレーションの時間は当初の計画の3分の1に短縮されます。

この方法は、タスクを組み合わせて多重化し、より速やかに結果を出すことを可能にします。

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2. コミュニケーション

円滑なコミュニケーションは、（人間か機械かを問わず）システムを成功させるための鍵です。

Eメール、メッセージ、音声通話、ビデオ通話、あるいは 「コーヒーでもどうですか」など、コミュニケーションの種類はさまざまです。それぞれのチャネルが生産性に与える影響は多様です。プロダクション・パイプラインにおいて、適切なチャネルの選択は、私たちが遂行する他のすべてのタスクと同じくらい重要です。

同期型コミュニケーションとは

私たちは同期型コミュニケーションに心惹かれがちです。それは、簡単で快適だからです。

会話には2人以上が必要です。活発な会話には、次のように多くの形態があります:

• ミーティング

• ビデオ通話/音声通話

• 一緒にコーヒーを飲む

• 昼食をとりながらの会話

• 誰かにメッセージを送り、すぐに返信が来ることを期待する

これらは、非同期ではできないことの例です。

しかし、ほとんどのミーティングは、適正な文書化、吟味されたEメールやメッセージで代わりに済ませることができます。

例3では、2人の開発者がそれぞれのタスクに取り組んでいます。2人は、デプロイの前に特定のタスクセット（A、B、C）を完了する必要があります。

このような例はよくあることです。この事例では、技術的な要件に関するミーティングが、2人の開発者の作業を一定時間にわたって中断させます。その直後、誰かの次の作業について別の電話がかかってきます。

これが同期型コミュニケーションに最適なユースケースではないことは間違いありません。中断によってすべての作業が遅れ、デプロイも行われません。パイプラインの効率を考えたなら、それは間違いなく不均一であり、決して迅速とは言えません。

そこで疑問が生じます。それは、非同期型コミュニケーションではなく同期型コミュニケーションを選ぶべきなのはどんな場面かという疑問です。

同期型の働き方を選択すべき場面

次のようなシナリオでは、同期型の働き方を選択します:

• ブレーンストーミングと戦略セッション: ここでは、迅速に意思決定を下し、自発的な意見交換を行い、創造的思考を促進することができます。

• 技術的問題のトラブルシューティング: 問題を診断し、解決策を速やかに特定するためには双方向の会話が必要です。

• プロジェクトの重要なマイルストーン: プロジェクトの重要なマイルストーンを決定するためには、ロックステップ型のコミュニケーションとステータスの頻繁なアップデートが必要です。

• 新入社員研修/マンツーマン指導: これらには、実地体験、対話による知識伝達、個別指導、疑問点の即時明確化、効果的な知識伝達が必要です。

• クライアントとのミーティング、プレゼンテーション、ワークショップ:ここでは、直接の対話、ボディランゲージ、リアルタイムの質疑応答が不可欠です。

• 合意に基づくタスク: 紛争解決、危機管理、一刻を争う交渉などが考えられます。

最善の結果を得るためにリアルタイムの協働、瞬時のフィードバック、直接的な対人交流が不可欠な場合は、同期型コミュニケーションを使用します。

非同期型コミュニケーションとは

非同期型コミュニケーションは自立を強めます。非同期型コミュニケーションでは、あるタスクとその効果が、そのタスクの計画者や実行者とは無関係であることが重視されます。

非同期型コミュニケーションでは、例えば、次のように長い間求められてきたベストプラクティスが実行されます:

• 確実な文書化

• 手順の文書化

• 電話よりメッセージングを優先

• 中断のない作業時間の尊重

例4でも、例3と同じ2人でタスクセットを開発しますが、ここでは非同期型コミュニケーションが用いられます。

この例では、コミュニケーションはメッセージングと吟味された文書によって行われます。これらの事例では、メッセージ交換の最終目標が時間全体に広がったとしても、ワークフローへの影響はごくわずかであり、多くの場合、より多くのことが実行されることを意味します。

3. アクション

これは、非同期な働き方の最後の原則です。これは手順ではなく姿勢です。プロフェッショナルとして自分自身を気に掛けることです。

タスクのプランニングができていなかったり、意思決定者がオンラインでなかったりなど、私たちが取り組むべき仕事の準備が整わないことは多々あります。このようなとき、成功するチームは、たとえ後でリファクタリングや修正が必要になったとしても実行に移します。「待つ」ことで時間を無駄にはしません。

「常にデフォルトでアクションを起こす」は、私たちがRemoteで繰り返し唱えている合言葉です。これは、自分が何かをしなければならないときに、助けてくれる人が誰もいなくても、次に何をすべきかを誰も指示してくれなくても、自分の常識で判断し、自分で何かを手に取ることを意味します。

3つのタスクがあり、すべて完全に説明されているタスクは2つだけだとします。すると、あなたは、プロダクトマネージャーの手が空くまで待って、何が必要かを正確に決定しなければなりません。

例6で、開発者1はデフォルトでアクションを起こす人、開発者2はデフォルトで待つ人です。

先ほど「常にデフォルトでアクションを起こす」と説明したように、開発者1は、そのタスクが自分の取り組みたかったタスクほど重要でないとしても、何か他のタスクを手に取ります。しかし、開発者2はプロジェクトマネージャーがタスクについて説明してくれるまで待つことにします。

この例はたとえ話です。誇張だと言いたいところですが、誇張ではありません。ごく当たり前のことなのです。

Remoteでは、次のタスクを手伝ってくれる人がどうしても必要で、どうしても他のタスクを手掛けられない場合は、そう、自分自身を気に掛けることにその時間を使ったほうがよいということになっています。（そうです。たとえ勤務時間中であっても）仕事の代わりにジムに行ったり、犬の散歩をしたり、好きな番組を見たりすればよいのです。

これは、少々優れた判断力が必要であることを暗に意味します。もちろん、タスクの中には慎重に扱うべきものもあります。ですから、判断に自信がない場合は、他のタスクを手に取ればよいのです。リスクを無視するという意味ではなく、コントロールされた方法で主導権を握るということです。

非同期な働き方の3つの大きな構成要素がわかったところで、非同期な働き方の原則を最適化するために取り入れることができるベストプラクティスをいくつか探っていくことにしましょう。

6 非同期な働き方のベストプラクティス

ここで、非同期な働き方の原則をすべて取り入れるためにお勧めしたいベストプラクティスをご紹介します:

1. レスポンスタイムの指針を設定する

チームメンバーがメッセージ、リクエスト、問い合わせにどれだけ素早く対応すべきかについて明確な期待値を設定します。これにより、円滑でタイムリーなコミュニケーションの流れが保証されます。

2. ツールを駆使して協働する

プロジェクトマネジメントツールや共有ドキュメントを活用して、進行中の作業、最新の進捗状況、依存関係を可視化します。このような透明性が説明責任への意識を育み、シームレスな調整を可能にします。

併せて、人事情報システム（HRIS）の利用もご検討ください。RemoteのHRISを導入すれば、オンボーディング、タイムトラッキング、休暇管理などの人事管理プロセスを自動化することができます。

3. 同期型ミーティングの手配は必要な場合に限る

リアルタイムで行うミーティングの回数を最小限に抑え、重要な討議、意思決定、複雑な問題解決が必要な場合に限定します。予定にない電話やミーティングよりも、文書でのコミュニケーションを促します。

4. 決定事項を文書化する

決定事項、討議内容、および組織に蓄積された知識の詳細な記録を、検索可能な中央のリポジトリに保存します。これにより、勤務時間や勤務場所に関係なく、チームメンバー全員が情報に簡単にアクセスできるようになります。

5. 信頼の文化を醸成する

チームメンバーが質の高い成果物を提供できると信じて、スケジュールやタスクを管理する権限を与えます。このように自主性を持たせることは、効果的な非同期型協働に不可欠です。

必要に応じて、非同期型トレーニングリソースを提供し、自己学習をサポートします。さらに、管理職を教育し、何よりもアウトプットを高く評価させます。

6. ポリシーの改善を継続する

非同期な働き方の効果を保証するためには、継続的な調整と改変が必要です。

チームメンバーからのフィードバックを定期的に収集して、メンバーが直面している問題を明らかにし、問題に応じてポリシーと実務を改善します。

非同期型のジョブ: 柔軟で生産的な職場の未来

非同期な働き方は、分散型企業の土台になります。全員のスケジュールが合う瞬間は滅多にありません。人員が複数のタイムゾーンにまたがるチームには、貴重な時間を費やしてその瞬間を待つ余裕はありません。非同期な働き方への切り替えは単なる賢明な選択ではありません。リモートワーカーを抱える企業にとって、これは必須事項です。

しかし、非同期な働き方はリモートチームだけのものではありません。オフィスを共有するワーカーが、不必要な障害物を作る必要があるでしょうか。全員が非同期で仕事をすれば、場所や時間に関係なく最高の効率で業務を遂行することができます。

以下に、この記事で取り上げた内容を簡単にまとめます:

• 非同期な働き方は、同期型の働き方よりも多用されるべきです。それは、非同期な働き方のほうがリソース管理を円滑に行えるだけでなく、無駄を減らし、生産性を最大限に高められるからです。

• タスクを多重化し、スコープを狭めることにより、短期間でのデリバリーと迅速な仮説検証が可能になり、強い自信をもって成功を収めることができます。

• コミュニケーションは基本的に非同期であるべきです。同期型のコミュニケーションは、ときどきそれが必要な場合に限ればよいのです。このルールを守ることによって、ワーカーはタスクにより長く集中することができるようになります。また、文書化や適切な手順の作成などのベストプラクティスに力を入れることが可能になります。

• （常識の範囲内で）アクションを起こすことを常にデフォルトにすれば、チーム全体の動きが速まり、時間の無駄が減り、当事者意識が高まります。

パフォーマンスの高いチームは、中断を減らし、効率と信頼を高めて、より多くのことを成し遂げています。その方法こそが非同期な働き方なのです。

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