Globale HR-Bibliothek
Checkliste für das Onboarding von Remote-Mitarbeiter:innen
In diesem Leitfaden listen wir einige der wichtigsten Punkte auf, die du beachten musst. Du kannst sie als Grundlage verwenden, um deine eigene Checkliste zu erstellen.
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In diesem Leitfaden listen wir einige der wichtigsten Punkte auf, die du beachten musst. Du kannst sie als Grundlage verwenden, um deine eigene Checkliste zu erstellen.
Wenn du ein neues Teammitglied einstellst, ist der Onboarding-Prozess entscheidend. Eine positive Erfahrung kann die Beziehung auf das richtige Fundament stellen und dafür sorgen, dass sich deine Mitarbeiter:innen in ihrer Entscheidung bestätigt fühlen. Eine negative Erfahrung kann genau das Gegenteil bewirken.
Für Remote-Personal ist ein positiver Onboarding-Prozess noch wichtiger. Da du neue Mitarbeiter:innen nicht persönlich treffen und in das Arbeitsumfeld einführen kannst, musst du besonders vorsichtig sein und bestimmte Dinge ein wenig anders machen.
Dafür ist eine Onboarding-Checkliste sehr hilfreich. Mit dieser Vorlage stellst du sicher, dass alle neu eingestellten Remote-Mitarbeiter:innen eine einheitliche Erfahrung machen, und kannst den Prozess skalieren, wenn dein Unternehmen wächst.
Ausgehend von unseren eigenen umfangreichen Erfahrungen mit dem Onboarding von Mitarbeiter:innen stellen wir dir hier einige der wichtigsten Aufgaben und Prozesse vor:
Plane Kennenlerngespräche
Remote Mitarbeiter:innen fühlen sich oft isolierter und abgeschotteter als Mitarbeiter:innen im Büro. Deshalb musst du dich mehr anstrengen, um ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Zusammenhalts zu schaffen.
Informelle Treffen, die sich auf den Aufbau sozialer Beziehungen konzentrieren, können sich in dieser Hinsicht wirklich auszahlen und zu einem höheren Engagement, gesteigerter Produktivität und einer stärkeren Mitarbeiter:innenbindung führen. Sie können auch dazu beitragen, dass sich deine neuen Mitarbeiter:innen willkommener fühlen und wissen, dass sie bei Bedarf um Hilfe bitten können.
To-do-Liste:
Vereinbare persönliche Videoanrufe mit Teamkolleg:innen und funktionsübergreifenden Partnern (oder ermutige deine neuen Mitarbeiter:innen dazu)
Organisiere informelle, virtuelle Kennenlerngespräche mit dem Team, z. B. Kaffeekränzchen, Happy Hours
oder Team-Mittagessen
Bestimme eine:n Onboarding-Mentor:in, der oder die deinen neuen Mitarbeiter:innen bei der Eingewöhnung hilft
Diskutiere online im Team über Persönlichkeitsbewertungen oder Umfragen zur Arbeitsweise
Ermutige neue Mitarbeiter:innen, ihren Kolleg:innen mehr von sich zu erzählen
Weise auf die wichtigsten Unternehmensrichtlinien hin
Gib neuen Mitarbeiter:innen nicht einfach ein Handbuch mit pathetischen Unternehmensgrundsätzen in die Hand. Weise sie auf jene Richtlinien hin, die für Remote-Beschäftigte besonders wichtig sind, darunter jene zu Urlaub, Spesen und Ausstattung.
To-do-Liste:
Stelle Richtlinien, Verhaltenskodizes und Schulungsressourcen zusammen, die du neuen Mitarbeiter:innen übergeben willst
Erläutere spezifische Richtlinien für Remote-Beschäftigte (z. B. die Erstattung von Ausgaben für das Homeoffice) in virtuellen Gesprächen oder Loom-Videos
Stelle sicher, dass du alle relevanten Richtlinien zur Cybersicherheit und zu digitalen Assets erklärst
Erläutere die Regeln betreffend Datenschutz und Datensicherheit
Lasse Raum für asynchrone Diskussionen über die Auslegung der Richtlinien für verteilte Teams
Es ist auch eine gute Idee, Ressourcen frei zugänglich zu machen, damit sich neue Mitarbeiter:innen asynchron und in ihrem eigenen Tempo einarbeiten können. Wenn du das tust, solltest du eine Checkliste erstellen, die die Mitarbeiter:innen selbst abarbeiten können.
Erkläre Werkzeuge und Kommunikationsabläufe
Remote-Arbeitskräfte müssen sich stärker auf Software und Tools stützen, um zusammenzuarbeiten und Arbeitsabläufe zu steuern. Da sie Kolleg:innen nicht über die Schulter schauen und Fragen nicht mal eben persönlich klären können, müssen neue Mitarbeiter:innen schnell selbstständig werden.
Erkläre dazu den Zweck der einzelnen Werkzeuge, die sie benutzen werden. Auch hier sind frei verfügbare Materialien und Leitfäden für Mitarbeiter:innen in der Regel der richtige Weg.
To-do-Liste:
Erstelle Anleitungen für die Anmeldung bei wichtigen Systemen und Konten
Demonstriere (ggf. asynchron), wie verschiedene Tools integriert werden und zusammenarbeiten
Erläutere, wie Projektmanagement-Systeme im jeweiligen Team zum Einsatz kommen (falls zutreffend)
Erkläre auch, wie deine Kommunikationskanäle funktionieren, vor allem, wenn deine neuen Mitarbeiter:innen noch nie im Außendienst gearbeitet haben.
To-do-Liste:
Lege Erwartungen in Bezug auf Online-Zeiten und Verfügbarkeit fest
Informiere Mitarbeiter:innen über E-Mail-, Chat- und Meeting-Praktiken
Erkläre, welche Regelungen es in Bezug auf Reaktionszeiten und Videonutzung gibt
Erläutere Praktiken für das Kalendermanagement
Stelle klar, wer wofür zuständig ist
Neue Mitarbeiter:innen wollen wissen, welche Aufgaben sie übernehmen sollen, mit wem sie zusammenarbeiten werden und was genau sie zu tun haben werden. Eine eindeutige Abgrenzung ihrer Zuständigkeiten von jenen von Kolleg:innen schafft Klarheit.
Lege auch Erwartungen in Bezug auf Reaktionszeiten, Häufigkeit von Meetings und Verfügbarkeit fest. So beginnen Mitarbeiter:innen in den USA ihren Arbeitstag wahrscheinlich viel später als in Europa. Wenn deine Mitarbeiter:innen eng mit Menschen in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeiten, müssen sie wissen, wie das funktioniert.
To-do-Liste:
Skizziere regionale und zentrale Zuständigkeiten
Lege Erwartungen betreffend Reaktionszeiten und Meetings fest und füge sie in dein Handbuch und deine Begrüßungsmails ein
Gib Informationen über wichtige regionale Kontakte und Interessengruppen weiter
Vermittle deine Unternehmenskultur
Für Remote-Beschäftigte sind die Feinheiten der Unternehmenskultur – ungeschriebene Regeln, Insider-Witze und Rituale am Arbeitsplatz – oft schwieriger zu erfassen. Stelle sicher, dass neue Mitarbeiter:innen von Anfang an eingebunden sind.
To-do-Liste:
Schicke neuen Mitarbeiter:innen ein Handbuch, in dem die Unternehmenskultur, die Werte und das Arbeitsumfeld erläutert werden
Erkläre die Firmenterminologie, Akronyme und Traditionen
Schicke Remote-Mitarbeiter:innen Firmengeschenke wie T-Shirts mit Slogans oder Wertaussagen
Schau über den ersten Tag hinaus
Remote-Mitarbeiter:innen haben weniger Unterstützung durch die Umgebung und weniger natürliche Berührungspunkte als Mitarbeiter:innen im Büro. Deshalb erfordert ihr Onboarding einen strukturierteren Ansatz mit häufigeren Gesprächen.
Organische Lernmöglichkeiten wie das Zuhören bei Gesprächen oder der spontane Austausch mit Kolleg:innen stehen Remote-Beschäftigten nicht zur Verfügung. Ein strukturierter Onboarding-Prozess gleicht das aus.
To-do-Liste:
Lege 30-, 60- und 90-Tage-Meilensteine und Leistungsziele fest, die neue Mitarbeiter:innen dazu befähigen, ihre Entwicklung selbst in die Hand zu nehmen
Vereinbare Gespräche, um über Fortschritte und Hindernisse zu sprechen
Biete Schulungen an, damit neue Mitarbeiter:innen alle nötigen Fähigkeiten und das nötige Wissen (darunter Produktkenntnisse) für ihre Rolle haben
Weise neuen Mitarbeiter:innen eine:n Mentor:in zu, mit dem oder der sie über Eingewöhnung, Stärken und Entwicklungsbereiche sprechen können
Führe regelmäßig Umfragen zur Zufriedenheit mit dem Engagement und dem Onboarding durch
Daten nutzen
Ohne direkte, persönliche Interaktion sind nichtverbale Signale und Stimmungen schwierig zu lesen. Das erschwert die Einschätzung, ob beim Onboarding die Chemie unter den Remote-Beschäftigten stimmt. Außerdem können Remote-Manager:innen sich eher irren, wenn sie keine verlässlichen Daten haben. Daten sind eine wertvolle Quelle von objektiven Informationen, die viel Klarheit schaffen können.
To-do-Liste:
Sende wöchentliche Umfragen zu Erfahrungen, Herausforderungen und Bedürfnissen
Verwende Lernmanagementsysteme (LMS), um nachzuverfolgen, wie viele Mitarbeiter:innen Schulungen abschließen
Sieh dir an, wie viel Zeit neu eingestellte Mitarbeiter:innen brauchen, um in ihrer Rolle voll produktiv zu sein
Sammle Feedback über die bevorzugten Kommunikationsmethoden neu eingestellter Mitarbeiter:innen
Daten füllen die Lücken, die durch Remote-Arbeit entstehen, und stellen sicher, dass dein Onboarding-Prozess die Bedürfnisse neuer Mitarbeiter:innen erfüllt, die du nicht persönlich kennenlernst.
Ein personalisierter und durchdachter Onboarding-Prozess kann neuen Mitarbeiter:innen in vielerlei Hinsicht das Gefühl geben, dazuzugehören.
Aber bei einem erfolgreichen Prozess geht es um mehr als nur ein Willkommenspaket oder ein paar Werbegeschenke. Ein effektives Onboarding-Programm kann:
persönliche Arbeitsbeziehungen fördern, die das Engagement steigern
bei neuen Mitarbeiter:innen ein starkes Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen erzeugen und ihnen dabei helfen, sich den Unternehmenszielen stärker verbunden zu fühlen
neue Mitarbeitern:innen für deine Mission und Vision begeistern und sie dazu ermutigen, die Initiative zu ergreifen, anstatt nur Befehle zu befolgen
Eine Möglichkeit, um ein einheitliches, positives Onboarding-Erlebnis sicherzustellen, ist die Zusammenarbeit mit einem bewährten, globalen HR-Partner wie Remote.
Wir kümmern uns um alle administrativen Elemente des Onboarding-Prozesses, und über unsere Self-Service-Plattform können deine Teammitglieder alles Nötige schnell und einfach abrufen und einreichen. So kannst du dich darauf konzentrieren, deine neuen Mitarbeiter:innen in die Unternehmenskultur einzuführen und sicherzustellen, dass sie sich schnell einarbeiten. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie wir den Onboarding-Prozess vereinfachen und dein Team verwalten und bezahlen können sprich noch heute mit unseren kompetenten Expert:innen.