従業員と契約社員の誤分類: 専門ガイド

従業員の誤分類を防ぐには、意図よりも行動が重要です。ある人材を従業員のように扱えば、やがて規制当局もその人材を従業員とみなすようになります。たとえ企業側がそのような関係を築くつもりはなかったとしてもです。

もちろん、企業の意図は重要です。多くの国では、故意に法律に違反した企業に対して重いペナルティを科しています。しかし、コンプライアンスを確保したいのであれば、正しい意図に従って行動する必要があります。

従業員と契約社員の誤分類ガイド

契約社員の活用に価値を認める企業が増加しています。 近隣地域の人材に縛られることもなくなり、契約社員の方が採用や報酬の支払いも簡単です。双方に得策ですよね。

しかし残念ながら、契約社員の採用には誤分類のリスクが伴います。 では、海外人材を管理しながら誤分類リスクを最小限に抑えるには、どうすればいいでしょうか。 続きを読んでいきましょう。本ガイドは、従業員の誤分類防止を目的として作成しました。また、無料の従業員誤分類リスク判定ツールを使用して、自社のリスクレベルと、その対策について確認することもできます。

誤分類とは

誤分類とは、企業が誤って、あるいは故意に、ある人材に対して不適切な分類を付与することです。意図的な誤分類に対しては厳罰化する傾向にありますが、悪意のない単なる間違いであっても、企業にはペナルティが科されることになります。

残念なことですが、多くの雇用主は、意図的に誤分類することでメリットを得ようとしています。企業は、契約社員については、税金や保険料を支払う必要はありません。雇用契約も企業側に有利な形で融通を利かせることができます。契約社員は解雇がかなり簡単になるほか、報酬についても、福利厚生や社会保険料を計算する必要がないため、はるかに処理しやすくなります。

さらに、人材を適切に分類しようとしても、難しい場合もあります。たとえば、自社の小さな仕事を、ある契約社員に依頼したとします。 すると、その契約社員の仕事は質が高かったので、さらに仕事を依頼したとします。時間の経過とともに、両者の関係は変化する可能性があります。分類の見直しを定期的に行っている場合を除いて、以前は契約社員だったものが、厳密には従業員になっているという状況は見過ごされがちです。

必ずしも単純に分類できるわけではありません。現地の法律にはさまざまなものがあり、時代とともに改正されます。たとえば、2021年、オランダは誤分類に関する規則を改正し、その施行を強化しました。 つまり、コンプライアンスの確保にあたっては、最新の情報が必要なのです。

誤分類は、労働者が福利厚生や保護を受けられなくなるだけでなく、州政府や連邦政府の歳入までも奪うことになります。 その結果、特にギグエコノミーの成長に伴い、誤分類行為を取り締まる国が増加しています。各国政府は取り締りを強化し、厳罰化を進め、法規制を厳格化しています。

従業員および労働者の分類とは

従業員および労働者の分類とは、現地の政府から見た場合の労働者のステータスを指します。ほとんどの場合、労働者は、従業員（企業が負う責任は大きくなります）か、自営業者（契約社員）に該当します。

国によって、雇用法や税制上の従業員と契約社員の定義は異なります。企業が労働者を雇用する場合、その企業は適切な書類を用いてその労働者を適切に分類し、適用されるすべての法律に従う必要があります。

従業員は契約社員よりも多くの手当や保護を受ける権利があります。国にもよりますが、こうした福利厚生には次のようなものが含まれます。

• 最低賃金

• 時間外労働手当

• 休暇

• 家族・医療休暇

• 社会保険または年金

• 失業保険

• 健康保険

• 安全な職場環境

• 解雇保護

また、従業員と契約社員では、給与の支給や報告の方法も異なります。 従業員については、雇用主が給与拠出の源泉徴収（場合によっては同額を拠出）、給与税の納付を行い、保険料を負担します。

従業員と契約社員: 両者の相違点

ある人材は従業員に該当し、別の人材は契約社員に該当する理由は何でしょうか。それは、働く時間、就労場所、設備、報酬体系、他の仕事に就く自由など、さまざまな条件によって決まります。

一般的に、従業員と契約社員は、企業がその人材をどの程度管理しているかによって区別されます。業務の遂行方法や報酬の支払い方法について、企業の管理の程度が大きいほど、その人材は従業員として分類される可能性が高くなります。

各国にはそれぞれガイドラインが存在します。たとえば、米国の場合、国税庁（IRS）規則でこのように定義されています。「あなたに代わりサービスを実施する人であり、その業務内容と方法を制御できる場合、その人はあなたの従業員です。

これは、従業員に行動の自由を与えた場合でも同様です。重要なのは、サービスの実施方法の詳細を制御する権利が雇用主にあるという点です。」グローバル契約社員を使用する各国のガイドラインを必ず確認してください。

規則は国によって異なりますが、以下の質問に対する答えから、従業員が誤分類されているかどうかを推測することは可能です。

仕事をいつ行うかは誰が決めるのか？

従業員は通常、企業側が勤務時間と勤務日数を指定し、スケジュールに従って勤務します。多くの従業員は月曜日から金曜日の午前9時から午後5時まで勤務します。これに対して、契約社員は、納期までに製品やサービスを提供しさえすれば、自分の都合に合わせて働き、何度でも休憩を取れます。

どこで働くのか？

従業員は企業の社内など所定の場所で勤務しますが、契約社員は場所を選ばずに働くことができます。ただし、従業員のリモートワークは、コロナ禍以前から増加傾向にありました。

現在では、従業員が自宅や自分で選択した別の場所で働くことが一般的になっています。このような場合、社内で勤務していれば従業員である可能性が高くなりますが、社外で働いているからといって契約社員であるとは限りません。

機材は誰が提供するのか？

雇用主は通常、従業員に業務用の資材を提供します。こうした資材には、PC、携帯電話、専用ソフトウェアやサブスクリプション、その他必要なツールが含まれます。 一方、契約社員は、自費で購入した機材やサブスクリプションを使用します。

誰が業務を行うのか？

雇用主が従業員を雇用する場合、その製品やサービスは従業員自身によって行われることが期待されます。その業務を行うべき人材がいれば、その人材は従業員です。これに対して、契約社員は必要に応じて業務を委託できる場合があります。

給与はどのように支給されるのか？

ほとんどの従業員は、給与システムを通じて定期的に給与を支給されています。給与の一環として、企業は従業員に代わって必要な税金を控除し、社会保険料を負担します。

しかし、契約社員には源泉徴収がなく、多くの場合、請求書に基づいて報酬が支払われます。一方、従業員は定期的な給与の請求書を提出する必要はありません。その代わり、定期的に給与が支給されるか、時間給システムを使って出退勤を記録します。

その業務はどの程度重要なのか？

難しくなってくるのはここからです。多くの国では、ある人材がビジネスに不可欠なサービスを提供している場合、その人材は従業員である可能性があります。これに対し、契約社員は多くの場合、マーケティング計画やウェブサイトの構築など、補助的なサービスの提供に従事しています。しかし、これは解釈に左右されることがあります。

次の例を考えてみましょう。もし企業がクライアントのためにウェブサイトを制作し、そのウェブサイトの一部を制作するために人材を雇うのであれば、その人材はおそらく従業員です。電球メーカーが、自営業のウェブサイト制作者に企業のウェブサイト制作を依頼した場合、その制作者はおそらく契約社員です。

取引や雇用関係の長さは？

永続性の問題は、従業員と契約社員の違いになり得ます。国によっては、一旦契約社員に分類されたとしても、企業との雇用関係が一定期間以上継続すれば、従業員扱いになる場合もあります。

有期契約が一般的な国では、多くの場合、働く側は同じ雇用主と複数の有期契約を結ぶことはできません。その代わり、雇用主は期間満了時に雇用関係を解消するか、従業員に無期雇用を提示する必要があります。

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公正労働基準法（FLSA）における誤分類

FLSAとは、最低賃金、時間外労働手当、その他の労務関連事項に関する規則を定め、米国の労働者を保護する連邦法です。適正な賃金と安全な労働条件を保証することで、従業員を保護する制度です。職場の合法性と倫理を維持し、法的問題を避けるには、FLSAの要件を理解し、遵守する必要があります。

実際には従業員である人材を契約社員としたり、非適用除外従業員ではなく適用除外従業員としたりして、人材を誤分類する場合があります。

従業員を適切に分類しなかった雇用主は、FLSAに規定されているように、厳しい罰金、ペナルティ、未払賃金返還義務の対象となる可能性があります。労働省（DOL）は調査を実施し、コンプライアンス規制を課す権限があります。

また、従業員が、公正な報酬と保護を受けられるよう、FLSAに基づく権利と分類を理解することも重要です。

契約社員に関する一般的な誤解

契約社員に関する一般的な誤解の例は次のとおりです。

Form 1099によって契約社員と見なされると考えている。雇用主が、人材を連邦税法上の契約社員に分類した場合、その人材は1099納税申告書を受け取ることになります。しかし、この書類を受け取ったからといって、連邦税法上の契約社員として正しく分類されたことにはなりません。

一部の従業員は、リモートワークやフレックスタイム制を理由に、自分は契約社員だと考えている。社外で勤務しているからといって、契約社員であるとは限りません。契約社員も従業員もテレワーク、在宅勤務、出社勤務が可能です。

契約社員用契約書があれば、FLSAに準拠した契約社員と見なされると考えている。自分自身や雇用主が雇用関係をどのように分類しているかは、たとえそれが自分の署名した契約書に記載されているとしても、関係ありません。重要な点は、自分の現在の状況が、（従業員として）給与のために雇用主に依存しているか、（契約社員として）自分のために働いているかです。

従業員識別番号（EIN）や、LLCや他の法人のために働いていることを示す書類があれば、契約社員と見なされると考えている。EINや、自分がLLCや個人事業主、または他の事業者であることを示す書類があっても、契約社員とは見なされません。特に、雇用主が業務を受けるためや報酬を得るために、ビジネス関連の書類を提出したり、ビジネス名を考え出すよう求めている場合には、なおさらです。自分の業務が法律の定める雇用の定義に該当する場合、書類上の関係にかかわらず、あなたは従業員となります。

正しい分類は、職場の公平性と平等を保ち、労働者の権利と雇用主の法的・経済的安定を守ることにつながります。

従業員の誤分類のリスク

従業員の誤分類のリスクは、深刻な事態を招きかねません。以下は、その一例です。

ペナルティと罰金

DOLとIRSが従業員の誤分類を発見した場合、企業は重い罰金やペナルティを科されるおそれがあります。多数の従業員を誤分類している場合や、誤分類が長期にわたって続いている場合には、罰金が急増して、かなりの経済的負担となる可能性があります。

未払い給与および福利厚生

人材を誤分類すると、社会保険、健康保険、失業保険などの給与税が未納になる可能性があります。退職金や健康保険などの福利厚生を従業員に支給しなかった場合、企業は法的責任を問われる可能性があります。こうした税金の源泉徴収と納付を怠ると、IRSからペナルティを科される可能性があります。誤分類に起因する給与や福利厚生の損失を労働者に補償する義務が生じる場合もあります。

法的問題

適切な労働者分類を認識して徹底することは、雇用主としての信用を維持するうえで極めて重要です。訴訟に巻き込まれたり、悪評、世間の厳しい目にさらされることになれば、従業員や顧客、取引先からの信頼を失いかねません。また、マイナスな情報で注目されると企業のイメージを損ない、優秀な人材の採用や定着が難しくなる可能性もあります。

さらに、誤分類された従業員が適正な給与や福利厚生を得られていないと考えた場合には、離職率が高くなり、経営陣に対する不信感が生じる可能性もあります。

事業運営の混乱

従業員の誤分類は、通常の業務に支障をきたす可能性があります。法的手続き、監査、コンプライアンス対策などは、基幹事業の活動を大きく妨げる可能性があります。 

また、監督官庁が人材の誤分類を発見した場合、監督官庁は企業の内部業務をさらに精査するために、さらなる調査や監査に踏み切る可能性があります。こうした混乱は、生産性や企業全体の業績に悪影響を及ぼすおそれがあります。

風評被害

従業員の誤分類がもたらす一般的な影響は、FLSAが定める各種労働法の侵害です。誤分類された従業員は、連邦法および州法が規定する最低賃金や 時間外労働手当を得られない場合があります。そのため、雇用主は、コンプライアンス違反に対する調査や強制措置など、深刻な法的リスクに直面する可能性があります。

誤分類された従業員は、未払い給与や 時間外労働手当の補償を求めて雇用主を訴えることができます。こうした訴訟で争うには多額の費用がかかり、多額の和解金を支払わなければならないこともあります。また、誤分類の問題は集団訴訟に発展することも多く、すでに発生している経済的・評判的損害をさらに拡大するおそれがあります。

従業員を誤分類すると、見えないコストが発生する場合もあります。契約社員ではなく従業員であるべきだったと気づいた従業員は、その企業に悪印象を抱く可能性があります。中には、その企業を退職し、周囲にその企業は避けた方がいいと伝える従業員もいるでしょう。

従業員や契約社員を誤分類した場合のペナルティは国によって異なりますが、ほとんどの国では同様の規定が適用されます。その企業には、罰金、ペナルティ、未払い税金、未払い福利厚生を従業員と政府の両方に支払う責任があります。

無料の従業員誤分類リスク判定ツールを利用して、自社のリスクレベルをチェックしましょう。

雇用主として従業員の誤分類を避けるには 

従業員や契約社員がいる場合、それぞれが居住する国のコンプライアンスに関する法律を理解することで、誤分類を防ぐことができます。たとえば、米国の1099の誤分類に関する規則は、英国のIR35に関する規則とは異なります。

状況はそれぞれ異なりますが、次のようなベストプラクティスに従うことで、従業員の誤分類を防ぐことができます。

• 現地の法律専門家に相談する。

• 政府の資料やセルフチェックサービスを活用する。

• すべての自営業者との契約を見直す。

• 適切な分類についてマネージャーに研修を行い、契約社員に仕事を依頼する際には慎重を期すよう指導する。

• 契約社員を誤分類していたことが判明した場合、契約社員を従業員に転換する。

従業員の誤分類を防ぐうえで有効な別の方法は、Employer of Record（EOR）の利用です。この第三者機関は、顧客企業に代わって人材を雇用する法的責任を負います。

EORは、労働法の改正に関する最新情報を常に把握し、企業が連邦法、州法、現地法を確実に遵守できるよう支援します。企業がグローバルリソースを抱える場合、EORは海外の労働規則や規制への準拠を保証します。その一環として、従業員が正しく分類され、現地の雇用法に従うようを徹底することで、誤分類の可能性を最小限に抑えることができます。

そのため、EORを利用すれば、企業は雇用法を遵守でき、従業員誤分類のリスクもなく、安⼼できます。雇用責任を委ねることで、基幹業務に集中できます。

パートナーを選択する際には、適用される現地の労働規制をすべて遵守している実績のあるEORと提携することが重要です。コンプライアンスを確保するには、EORは企業が従業員を雇用しようとしている国の労働法を理解している必要があります。

従業員の誤分類の判定方法

従業員の誤分類に対する補償額は、厳密に算出されるわけではありません。ある国では正確であっても、別の国では正確ではない場合があります。しかし、場所を問わず、通常、従業員が正しく分類されていれば受け取ることができたはずの福利厚生や社会保険料を、従業員に支給し直す準備をする必要があります。

従業員を誤分類していたことが判明した場合、次の要素を考慮することで、支給すべき金額を算定できます。

• 従業員を誤分類していた期間は？

• 従業員へのこれまでの支給額は？

• 社内で同じような職務を遂行するフルタイム従業員の年収は？

• その年功序列の階級の従業員に、通常どのような福利厚生を提供しているか？

• 従業員に代わって納付した税額は？

• 従業員が負担するはずだった税額は？

• 誤分類のペナルティに関する政府のガイドラインは？

上記の事項に加え、自ら誤分類を発見したかどうかも考慮する必要があります。そうであれば、最も厳しいペナルティや罰金は回避できる場合もあります。しかし、政府にこの問題を指摘されたり、従業員が苦情を申し立てたりした場合には、最高額を支払うことになる可能性があります。

従業員の誤分類の修正方法

人材を誤分類していたことが判明した場合、単に関係を解消すれば問題が解決するというわけではありません。企業には依然として、従業員（場合によっては政府）に福利厚生、税金、その他の特典を補償する責任があります。

従業員の誤分類は、従業員と政府に補償することでのみ、是正できます。つまり、この問題に関連する未払いの税金、福利厚生費、年金拠出金、罰金などを支払うということです。

従業員との関係を解消することで、問題が自然に解決してくれればと考えたくもなるでしょうが、その方法では逆効果になりかねません。政府は、誤分類に関する法律に故意に違反した企業に対して、より厳しい態度で臨みます。

主な従業員誤分類に関する訴訟

さまざまな訴訟事例を鑑みれば、企業は契約社員の誤分類を引き起こす前に十分に考える必要があります。

• Dynamex Operations W.対上級裁判所）: カリフォルニア州におけるこの判例は、当該労働者が従業員でないことを証明する責任を事業者に課しています。さらに、この判例では、労働者を契約社員とみなすうえで企業から十分に独立しているかどうかを判断する「ABC」テストについて説明がなされています。

• Uber BV他（控訴人）対Aslam他（被控訴人）: Uberが英国で敗訴したこの裁判では、同社のドライバーは実際には「労働者」であり、契約社員ではないと判断されました。英国には、正社員、労働者、契約社員のすべてが一定の権利を有する、3段階の労働関係階層が存在します。

• Van Dusenら対Swift Transportation: この裁判は9年以上続き、最終的にKnight-Swift Transportationは、オーナーオペレーターとして誤分類されたことが判明した約2万人の労働者に1億ドル以上の損害賠償金を支払いました。企業は、分類に関する問題を軽視する前に、10年に及ぶ裁判と9桁の和解金から生じる経済的損害を考慮すべきです。

こうした訴訟が別の国や州で起きたとしても、雇用主はその警告に注意を払う必要があります。法律はすぐに改正される可能性があり、違反が発覚した雇用主は、いったん規則が改正されれば、法律の範囲外の事業活動を続けることはできません。

契約社員の税金と書類の概要

米国では最近、契約社員税に関する提出書類が変更されました。以下は、企業が知っておくべき書類の例です。

• Form W-9: この書類は、氏名と納税者番号（TIN）を含む契約社員の情報を収集します。

• Form W8-BEN: この書類は、米国非居住者の課税上の外国人資格を決定します。

• Form 1096: この書類は、IRSに郵送する契約社員に関する書類のカバーシートとして使用します。電子申告の場合、Form 1096を提出する必要はありません。

• Form 1099: 米国の契約社員の雇用主は、以前はForm 1099-MISCを提出する必要がありましたが、現在では代わりにForm 1099-NECを提出します。Form 1099-NECは、「non-employee compensation 」の略で、企業に雇用されていない個人への報酬支払額を報告するものです。

どの国にも、契約社員の分類や税務申告書に関する独自の要件があります。契約社員が業務を行っている国の法律専門家に必ず相談して、すべての税金を適切に申告するようにしてください。

契約社員のグローバル管理における複雑性

自国の法律や法令を十分に把握していても、現地の労務専門家のサポートを受けずに複数の国でリスクを管理することは困難です。以下について検討する必要があります。

• 法律は国によって異なる。

• 法律は時とともに改正される。

• 法律は解釈に左右されることがある。

• 企業と労働者の関係は、時間の経過とともに変化する可能性がある。

グローバルな契約社員と提携すると、複雑な問題が生じます。たとえば、メキシコの従業員のように、承認された銀行から現地通貨で給与を支給することが求められる場合があります。

適切な納税申告書の提出も、正確な分類ができているかどうかに左右されます。米国では、企業は契約社員に支払った報酬額をForm 1099-NECで報告し、フルタイム従業員についてはForm W-2に記入して提出します。

誤分類に関連するペナルティに加え、書類を提出しない場合にもペナルティを受ける可能性があります。米国では、ペナルティは書類1通につき50ドルから始まり、経過時間や違反の重大度に応じて増額されます。

現地経済を十分に理解していないために魅力的な報酬パッケージを考案できない場合は、さらに複雑な問題が生じます。 こうした理解がなければ、企業はコンプライアンスの確保や現地の優秀な人材の獲得に苦戦することになります。

グローバル契約社員の管理に課題が生じる要因は非常に多いため、専門家に協力を仰ぐといいでしょう。

海外展開チームのコンプライアンスを管理する最善の方法

グローバルな契約社員と従業員のコンプライアンス管理には、主に2つの方法があります。

現地法人に投資し、現地パートナーのネットワークを構築する

資金と時間に余裕があれば、事業展開する各国に現地法人を設立し、人事部門を設置することができます。その場合、企業は、職業分類を理解し、労働者を雇用して給与を支給する法的権限を持ち、現地のあらゆる法律や規制に精通している現地の専門家を雇用できます。さらに、現地の弁護士、給与処理会社、福利厚生管理者と提携することも考えられます。

通常、この選択肢を検討するのは大企業に限られます。一つの国に積極的に進出するのでなければ、何万ドルもかけて、数か月（あるいはそれ以上）待って外国法人を設立するのは、あまり得策とは言えないでしょう。

EORと提携する

海外で従業員を雇用する企業の多くは、EORとの提携を選択します。EORは企業に代わって他国で人材を雇用し、企業の海外チームメンバーの給与、福利厚生、税金、コンプライアンスに処理します。

Remoteを利用して人材を正しく分類

業界トップレベルの信頼性の高いEORとして、Remoteはグローバルリソースの拡大に必要なセキュリティと専門知識を提供しています。当社は、現地法人を所有している国でのみサービスを提供しているため、企業がどの国で雇用を行っても、現地の専門知識を確実に提供できます。こうしたサービス保証は、他のEORでは実現できません。すべての現地法人が自社所有であるため、透明性の高い価格で追加料金の一切ないサービスを提供できます。

国内外での契約社員の分類ミスが懸念されても、疑心暗鬼にとらわれてビジネスの成長を止める必要はありません。今すぐRemoteにご登録ください。当社の雇用専門家が、契約社員の管理、従業員のオンボーディングなどをサポートし、企業に必要なグローバルHRサービスをご提供します。

当社の契約社員コンプライアンスチェックリストを使って誤分類を防ぎましょう。

このチェックリストに目を通し、新規採用が契約社員関係と社員関係のどちらに適しているかを判断してください。

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