フォーム1096：米国雇用主向けガイド

米国の税法に従う必要のある契約社員と仕事をしていますか？もしそうなら、IRS（米国内国歳入庁）に非賃金収入を報告するために使用されるフォーム1099に馴染みがあるかもしれません。

しかし、フォーム1099などの提出書類のカバーレターとして機能する、フォーム1096については知らないかもしれません。

このガイドでは、フォーム1096の目的、提出が必要な企業、これを提出しなかった場合の影響、そしてフォーム1096を無料で入手できる場所について説明します。

それでは、早速始めましょう。

フォーム1096とは？ 

フォーム1096は、米国の情報申告書の年間要約および送付表であり、米国内国歳入庁（IRS）によって発行されています。 

事業主は、このフォームを使用してIRSに情報申告書を提出します。1099、1098、W-2Gなどのフォームの合計を報告するカバーレターとして機能し、従業員以外の収入、控除、標準的なW-2フォームに含まれない各種の財務取引を詳細に記載します。

フォーム1096の目的は、これらの個別のフォーム全体の集計情報を1つのパッケージとしてまとめて報告することであり、これによりIRSが提出された情報を処理し、確認しやすくなります。 

要するに、このタイプのフォームは、CFOや財務マネージャーにとって、米国の税法を遵守し、正確な財務取引の報告を行うために不可欠なものです。

フォーム1096を提出する必要があるのは誰か？ 

フォーム1096は、法人、パートナーシップ、個人、遺産、信託などの事業体によって提出されなければなりません。これらの事業体は、特定の種類の情報申告をIRSに提出する義務があります。

特に、以下のフォームを郵送でIRSに提出する場合にフォーム1096が必要です：1099（雑所得）、1098（住宅ローン利息明細書）、3921（インセンティブストックオプションの行使）、3922（従業員株式購入プランを通じて取得した株式の譲渡）、5498（IRA拠出情報）、およびW-2G（ギャンブルの賞金）。  

つまり、事業がこれらのフォームのいずれかを紙形式で発行し、税法に基づいて取引や財務活動を報告する場合、その書類の一式にフォーム1096を添付して、それらをまとめてIRSに送信する必要があります。

電子申告をする場合、フォーム1096は必要ですか？

いいえ。電子申告システムが自動的にサマリー情報をまとめ、IRSに送信するため、すべてを電子申告するのであれば、フォーム1096を提出する必要はありません。

フォーム1096は、書類を郵送で提出する場合にのみ必要です。

契約社員用フォーム1096の提出方法

1099フォームとは異なり、フォーム1096を契約社員に送る必要はありません。契約社員を雇用する事業者として、フォーム1096をIRSに提出するのはあなたの責任です。契約社員は税金を申告する際にフォーム1096を使用する必要はありません。

例えば、あなたのビジネスが米国拠点の契約社員を雇ってウェブサイトを作成した場合、その契約社員にフォーム1099を発行し、そのコピーをIRSに送付する必要があります。もし郵送で提出する場合、IRSにフォーム1096も送る必要があります。

なお、米国税が課税されない契約社員に対しては、フォーム1099や1096を提出する必要はありません。しかし、米国税の対象となる契約社員（国外に住む米国契約者も含む）に対しては、フォーム1099（および紙ベースで提出する場合はフォーム1096）が必須です。

1096フォームを無料で入手できますか？ 

はい、フォーム1096はIRSのウェブサイトから無料でダウンロードできます。 

ただし、フォーム1096を情報提供や準備目的でダウンロード・印刷することは可能ですが、IRSは紙で提出する際にオリジナルのスキャン可能なフォームを提出することを求めています。 

つまり、公式な提出には、IRSがスキャン用に承認したバージョンのフォーム1096を使用する必要があります。IRSのウェブサイトからダウンロードできるバージョンはスキャンできない場合があり、紙での提出としては受理されない可能性があります。

フォーム1096を入手するには、IRSのウェブサイトから申し込むか、1-800-829-3676に電話して申し込むことができます。フォームは10日以内に届くことが期待されます。

このフォームを入手する他の方法としては、税金ソフトや専門の税務申告書作成サービスを利用する方法がある。

有料のフォーム1096

無料のフォーム1096に代わるものとして、これらのフォームを1枚ごとに少額の手数料で販売している企業や、電子ファイル作成プラットフォームのサブスクリプションサービスを利用する方法があります。これらの企業は、IRSがスキャン用に承認したバージョンを提供しており、提出時の法令遵守と受理が保証されます。

例えば、QuickBooksは、その会計ソフトウェアから直接入力できる有料のフォーム1096を提供しています。また、pdfFillerはサブスクリプションベースのバージョンを提供しており、オンラインで入力し、PDFとして保存、メールで送信、またはクラウドに保存することが可能です。 

プロバイダーからフォームを購入することには、いくつかの利点があります。これらのプラットフォームには、税務準備および申告プロセスを簡略化する統合されたソフトウェアソリューションが付属していることが多く、システム内の財務データに基づいてフォームを自動的に記入することで、手動入力のミスを減らし、時間を節約できます。

これらのシステムを利用するユーザーは、カスタマーサポートやガイダンス、リソースにもアクセスでき、正確にフォームを記入して提出するサポートを受けることができます。特に、専任の税務担当者がいない企業にとっては有益です。

プロバイダーからフォームを購入すると、IRSからの最新の更新情報や要件が含まれており、税務準備のためのワンストップソリューションとなる可能性があります。これにより、適切な税年度に対応した正しいフォームを使用していることが保証されます。

フォーム1096の記入方法

フォーム1096は比較的簡単に記入できます。以下にその手順を説明します。

ステップ1：事業情報を入力する

最初に、会社名、住所、提出する必要のある申告書の数を含むすべての事業情報を記入します。

ステップ 2: 個人情報を入力する

次に、以下の個人情報を入力します：

• 氏名

• 電話番号

• メールアドレス

• FAX番号

• 郵送先住所

• 市区町村

• 州

• 国

• 郵便番号

会社の会計士の連絡先情報を追加するための欄もあります。

ステップ3：Box 1にEINを入力する

EIN（雇用者識別番号）がある場合は、Box 1に記入します。EINを持っていない場合は、代わりにBox 2にソーシャルセキュリティ番号（SSN）を記入します。

ステップ4：Box 3に提出するフォームの数を入力する

IRSに提出予定のフォームの数を記入します。たとえば、5枚の1099-MISCフォームを提出する場合は、Box 3に「5」と記入します。

ステップ5：Box 4に源泉徴収された連邦所得税を計算して入力する

提出するすべてのフォームから源泉徴収された連邦所得税の合計を計算し、Box 4にその合計を記入します。

ステップ6：Box 6に提出するリターンの種類を指定する

フォーム1096を完成させる最後の手順の1つは、Box 6に提出する申告書の種類を指定することです。提出する申告書情報にXを付けてください。

以下は、フォーム1096を伴う必要があるフォーム（郵送提出の場合）です：

• フォームs W-2G

• フォーム 1098

• フォーム 1098-C

• フォーム 1098-E

• フォーム1099-B

• フォーム1099-C

• フォーム1099-CAP

ステップ7：フォーム1096をIRSに提出する

最後に、記入したフォーム1096をIRSに提出します。提出前にすべての情報が正しいことを確認し、会社の記録用にコピーを保管しておきましょう。

フォーム1096の提出期限は？

企業は、フォーム1096（および関連するすべてのフォーム）を、各税年度の翌年の2月28日までに提出しなければなりません。ただし、1099-MISCフォームを提出する義務がある場合は、フォーム1096と1099-MISCを1月31日までに提出する必要があります。

フォーム1096を提出しないとどうなりますか？

郵送で申告し、フォーム1096を提出しなかった場合、1フォームにつき$60の遅延提出ペナルティが課されます。30日経っても未提出の場合は、1フォームにつき120ドルに増額されます。さらに、8月1日以降になると、1フォームにつき$310のペナルティとなります。

故意に提出を怠った場合は、ペナルティが1フォームにつき$630に上昇します。

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常に法令遵守を維持（国内でも海外でも）

税務は複雑であり、米国内でも国際的な契約社員と協働する場合でも注意が必要です。

特に米国に拠点を置く企業が契約社員と協力し、郵送でフォーム1096を提出する際には、フォーム1096の要件を理解することが重要です。このガイドの情報を活用して、必要なフォームを期限内に提出し、高額なペナルティを回避しましょう。

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