What is Form W-3?

Was ist Formular W-3?

Das Formular W-3 (Transmittal of Income and Tax Statements) ist ein Steuerformular, das Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten bei der Social Security Association (SSA) und der IRS einreichen müssen. Er gibt die aggregierten Verdienste und Steuerabzüge von bis zu 50 einzelnen Beschäftigten an. Arbeitgeber reichen das Formular in der Regel jährlich zusammen mit einem oder mehreren Formularen W-2 (Wage and Tax Statement) ein. 

Arbeitgeber reichen Formular W-2 ein, um die Löhne von 600 US-Dollar oder mehr anzugeben, die an Mitarbeiter:innen gezahlt werden, von denen sie Steuern einbehalten haben. Jeder Arbeitgeber, der das Formular W-2 einreicht, muss auch das Formular W-3 einreichen. Während Formular W-2 die Verdienste einzelner Mitarbeiter:in anzeigt, fasst Formular W-3 alle Verdienste der Mitarbeiter:in an einem Ort zusammen. Auch wenn du nur eine W-2 einreichen musst, musst du eine W-3 einreichen. Ein W-3 kann bis zu 50 W-2s gleichzeitig übertragen.

Bevor du die Formulare einreichst, musst du überprüfen, dass die Zahlen auf deinem W-3 mit denen auf dem W-2 übereinstimmen. Eventuelle Abweichungen können dazu führen, dass der IRS und die SSA Sie kontaktieren.

Abschnitte des Formulars W-3

Formular W-3 besteht aus mehreren auszufüllenden Abschnitten. Der erste Teil enthält die Felder A bis H und der zweite Teil die Felder 1 bis 19. Die meisten Felder sind selbsterklärend, aber die Felder A und B können Verwirrung unter Arbeitgebern verursachen. 

Feld A 

Feld A bezieht sich auf eine Kontrollnummer. Das ist eine Zahl, die ein Arbeitgeber einzelnen W-2s zuweist, um verschiedene Mitarbeiter:innen zu unterscheiden. Diese Nummer ist optional.

Feld B 

In Feld B muss der Arbeitgeber "Art von Zahler" angeben. Wenn du deine vierteljährliche Bundessteuererklärung mit Formular 941 einreichst (wie die meisten privaten Unternehmen), wird wahrscheinlich das Feld 941 angekreuzt. Wenn du dir unsicher bist, solltest du dich mit der Buchhaltung beraten. In Feld B gibt es auch einen Abschnitt mit dem Titel „Art Arbeitgeber“. Mit Ausnahme von Non-Profit-Unternehmen sollten die meisten Arbeitgeber hier auf „keine Bewerbung“ klicken.

Formular W-3 ausfüllen

Es gibt mehrere Schritte, um Formular W-3 korrekt einzureichen. 

1. Aufrufen des Formulars W-3 – Laden Sie das Formular von der IRS-Website herunter oder melden Sie sich bei Business Services Online an (weitere Informationen finden Sie unten), um es elektronisch auszufüllen.
2. Arbeitgeberinformationen ausfüllen - Bereite die Formulare vor, einschließlich deiner Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN), Name, Adresse und anderen Identifikationsinformationen. 
3. Berechnung der W-2-Gehälter – Überprüfe alle W-2-Formularaggregate und berechne die Summe der einbehaltenen Gehälter, Trinkgelder und sonstigen Vergütungen sowie der einbehaltenen Steuern, Medicare-Gehälter und Medicare-Steuern.
4. Mitarbeiter:innen Verdienst- und Steuerinformationen – Dazu gehören detaillierte Mitarbeiter:innen Informationen wie Namen, Sozialversicherungsnummern, Verdienste und einbehaltene Steuern.
5. Formulare beim SSA einreichen – Formular W-3 kann elektronisch, per Post oder über eine globale HR-Plattform eingereicht werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die W-3 einzureichen, darunter:

• Elektronisch mit Business Services Online (BSO)
• Per Post 
• Payroll-Software

Online 

Um Formular W-3 elektronisch einzureichen, musst du ein Konto bei Business Services Online erstellen. Sobald du dich anmeldest, wähle „Lohnmeldung“ aus dem Menü und dann „Datei W-3/ W-2s Online“. Du musst deine EIN, deinen Namen und deine Adresse angeben und die W-2s mit den vorgeschriebenen Mitarbeiter:in ausfüllen. Der W-3 füllt sich dann automatisch mit den Daten Ihres W-2s vor. Überprüfen Sie die Informationen und befolgen Sie dann die Anweisungen, um das Formular online einzureichen.

Mail

Um die Formulare per Post einzureichen, sollten Sie eine physische Kopie des Formulars herunterladen, ausfüllen und per Post einreichen. Kopie A des W-2 jeder Mitarbeiter:in an Formular W-3 anhängen. Senden Sie die Formulare an die Sozialversicherungsbehörde, Direct Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001 (oder 18769-0002, wenn Sie beglaubigte Post verwenden ). Sobald die Formulare bei der SSA eingehen, werden sie an den IRS weitergeleitet.

Payroll-Software

Payroll Software kann Unternehmen helfen, Steuerformulare rechtskonform auszufüllen und einzureichen. Das ist besonders hilfreich, wenn du über 50 Formulare W-2 für Mitarbeiter:in hast, da das Maximum für ein Formular W-3 ist.

Formular W-3 einreichen

Arbeitgeber müssen die W-3 jedes Jahr vor dem 31. Januar zusammen mit den dazugehörigen W-2 einreichen. Kopien des Formulars W-2 müssen ebenfalls vor diesem Datum an die Mitarbeiter:innen gesendet werden. Es ist nicht erforderlich, Kopien des W-3 an Mitarbeiter:innen zu senden.

Unterschied zwischen W-3 und W-2

Die Formulare W-3 und W-2 melden ähnliche Informationen, sodass die Formulare leicht verwechselt werden können. Jeder Arbeitgeber, der eine W-2 einreicht, muss auch eine W-3 einreichen, um Informationen über den Verdienst und die Steuerabzüge seiner Mitarbeiter:innen zu übermitteln. 

Formular W-3 bestätigt die Angaben zur W-2. Während jede:r Mitarbeiter:in ein W-2 erhält, das ihren Verdienst und ihre Einbehaltungen dokumentiert, aggregiert das W-3 die Daten aller Mitarbeiter:in und stellt insgesamt ein einziges Formular zur Verfügung. 

Zu den Angaben in diesem Formular gehören Löhne für Mitarbeiter:in, Angaben zu Bundessteuern, Einkommensteuer, Medicare- und Sozialversicherungsbeiträgen, Arbeitgeberidentifikationsnummer und Kontaktdaten.

Berichtigungsformulare

Wenn Formular W-3 einen Fehler macht oder eine Abweichung zwischen den eingereichten Formularen W-3 und W-2 besteht, müssen Sie separate Berichtigungsformulare einreichen, nämlich Formular W-3c und Formular W-2c .