Formular W-3

Das Formular W-3 (Transmittal of Income and Tax Statements) ist ein Steuerformular, das Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten bei der Social Security Association (SSA) und dem IRS einreichen müssen. Sie meldet die Gesamteinnahmen und Steuerabzüge von bis zu 50 einzelnen Arbeitnehmern. Arbeitgeber reichen das Formular in der Regel jährlich zusammen mit einem oder mehreren W-2-Formularen (Lohn- und Steuerbescheinigung) ein. 

Arbeitgeber reichen das Formular W-2 ein, um Löhne von mindestens 600 US-Dollar anzugeben, die an Arbeitnehmer gezahlt wurden und von denen sie Steuern einbehalten haben. Jeder Arbeitgeber, der ein Formular W-2 einreicht, muss auch ein Formular W-3 einreichen. Während das Formular W-2 den Verdienst eines einzelnen Arbeitnehmers ausweist, fasst das Formular W-3 den Verdienst aller Arbeitnehmer an einem Ort zusammen. Auch wenn du nur ein W-2 einreichen musst, ist es notwendig, ein W-3 einzureichen. Ein W-3 kann bis zu 50 W-2s auf einmal übermitteln.

Bevor du die Formulare einreichst, musst du überprüfen, ob die Zahlen auf deinem W-3 mit denen auf den W-2 übereinstimmen. Unstimmigkeiten können dazu führen, dass die IRS und die SSA dich kontaktieren.

Das Formular W-3 besteht aus mehreren Abschnitten, die du ausfüllen musst. Der erste Teil umfasst die Felder A bis H und der zweite Teil die Felder 1 bis 19. Die meisten Felder sind selbsterklärend, aber die Felder A und B können bei Arbeitgebern für Verwirrung sorgen. 

Box A

Feld A verweist auf eine Kontrollnummer. Dies ist eine Nummer, die ein Arbeitgeber den einzelnen W-2s zuweisen kann, um verschiedene Arbeitnehmer zu unterscheiden. Diese Nummer ist optional.

Box B

In Feld B müssen die Arbeitgeber die "Art des Zahlers" angeben Wenn du deine vierteljährliche Steuererklärung auf Bundesebene mit dem Formular 941 einreichst (wie die meisten Privatunternehmen), wirst du wahrscheinlich das Feld 941 ankreuzen. Sprich jedoch mit der Buchhaltung, wenn du dir unsicher bist. In Feld B gibt es auch einen Abschnitt mit der Überschrift "Art des Arbeitgebers" Außer bei gemeinnützigen Unternehmen sollten die meisten Arbeitgeber hier "keine Angabe" ankreuzen.

Es gibt mehrere Schritte, um das Formular W-3 korrekt auszufüllen. 

1. Zugriff auf das W-3-Formular - Lade das Formular von der IRS-Website herunter oder logge dich bei Business Services Online ein (weitere Informationen siehe unten), um es elektronisch auszufüllen.

2. Arbeitgeberinformationen aus füllen - Bereite die Formulare vor, einschließlich deiner Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN), deines Namens, deiner Adresse und anderer Identifikationsinformationen. 

3. W-2-Gesamtsummen berechnen - Überprüfe alle W-2, die das Formular zusammenfasst, und berechne die Gesamtsummen von Löhnen, Trinkgeldern und anderen Vergütungen sowie die einbehaltenen Steuern, Medicare-Löhne und einbehaltenen Medicare-Steuern.

4. Fülle die Verdienst- und Steuerinformationen deiner Mitarbeiter aus - Dazu gehören detaillierte Informationen zu den Mitarbeitern wie Namen, Sozialversicherungsnummern, Verdienst und einbehaltene Steuern.

5. Formulare bei der SSA einreichen - Du kannst das Formular W-3 elektronisch, per Post oder über eine globale HR-Plattform einreichen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, das W-3 einzureichen, darunter:

• Elektronisch mit Business Services Online (BSO)

• Per Post

• Lohnbuchhaltungssoftware verwenden

Online

Um das Formular W-3 elektronisch einzureichen, musst du ein Konto bei Business Services Online anlegen. Sobald du dich eingeloggt hast, wählst du im Menü "Lohnmeldung" und dann "W-3/ W-2 online einreichen" aus Du musst deine EIN, deinen Namen und deine Adresse angeben und die W-2s mit den erforderlichen Arbeitnehmerdaten ausfüllen. Das W-3 wird dann automatisch mit den Daten aus deinen W-2s vorausgefüllt. Überprüfe die Angaben und folge dann den Anweisungen, um das Formular online einzureichen.

Mail

Um die Formulare per Post einzureichen, solltest du eine physische Kopie des Formulars herunterladen und ausdrucken, es ausfüllen und per Post einreichen. Lege die Kopie A der W-2 jedes Arbeitnehmers dem Formular W-3 bei. Sende die Papierformulare an die Social Security Administration, Direct Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001 (oder 18769-0002, wenn du Einschreiben verwendest). Nachdem die Formulare bei der SSA eingegangen sind, leitet diese sie an die IRS weiter.

Software für die Gehaltsabrechnung

Lohnsoftware kann Unternehmen dabei helfen, Steuerformulare ordnungsgemäß auszufüllen und einzureichen. Das ist besonders hilfreich, wenn du mehr als 50 W-2-Formulare für Arbeitnehmer hast, denn das ist das Maximum für ein W-3.

Die Arbeitgeber müssen das W-3 vor dem 31. Januar eines jeden Jahres zusammen mit den dazugehörigen W-2 einreichen. Kopien des Formulars W-2 müssen ebenfalls vor diesem Datum an die Beschäftigten geschickt werden. Es ist nicht notwendig, Kopien des W-3 an die Arbeitnehmer zu senden.

Die Formulare W-3 und W-2 enthalten ähnliche Informationen, so dass die Formulare leicht verwechselt werden können. Jeder Arbeitgeber, der ein W-2 einreicht, muss auch ein W-3 einreichen, um Informationen über die Verdienste und Steuerabzüge seiner Arbeitnehmer zu übermitteln. 

Das Formular W-3 bestätigt die auf den W-2s gemachten Angaben. Während jeder Arbeitnehmer ein W-2 erhält, das seinen Verdienst und seine Einbehalte dokumentiert, fasst das W-3 die Daten für alle Arbeitnehmer zusammen und liefert eine Gesamtsumme auf einem einzigen Formular. 

Zu den Informationen auf dem Formular gehören die Löhne der Arbeitnehmer, Informationen über Bundessteuern, Angaben zur Einkommensteuer, Medicare- und Sozialversicherungsbeiträge, die Identifikationsnummer des Arbeitgebers und die Kontaktdaten.

Formulare für Korrekturen

Wenn dir auf dem Formular W-3 ein Fehler unterläuft oder eine Diskrepanz zwischen den eingereichten Formularen W-3 und W-2 besteht, musst du separate Korrekturformulare einreichen, nämlich das Formular W-3c und das Formular W-2c.