What is off-cycle payroll?

Was ist eine Off-Cycle-Gehaltsabrechnung?

Unter Off-Cycle-Gehaltsabrechnungen versteht man alle Gehaltsabrechnungen, die außerhalb der regulären, planmäßigen Gehaltsabrechnungen deines Unternehmens durchgeführt werden. Ihr Hauptzweck ist es, in Situationen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, wie z. B. dringende Zahlungen, Korrekturen oder einmalige Zahlungen, pünktliche Zahlungen zu leisten.

Gründe für eine Off-Cycle-Lohnabrechnung können sein:

• Abrechnungsfehler: Korrektur von Fehlern aus einer früheren Abrechnung, wie z. B. Unterzahlungen oder Überzahlungen.
• Abschließende Gehaltsschecks: Die Ausgabe von Abschlussgehältern an Beschäftigte, die das Unternehmen vor dem nächsten regulären Abrechnungstermin verlassen haben.
• Boni und Provisionen: Verteilung von Leistungsprämien, Provisionen oder anderen Anreizzahlungen außerhalb der regulären Gehaltsabrechnung.
• Rückerstattungen: Bearbeitung von Kostenerstattungen, die dringend gezahlt werden müssen.
• Anpassungen: Anpassungen für versäumte Stunden, rückwirkende Lohnerhöhungen oder andere Unstimmigkeiten.

Wie funktioniert die Off-Cycle-Lohnabrechnung normalerweise?

Das Verfahren kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, aber in der Regel läuft es in folgenden Schritten ab:

1. Initiierung. Der Prozess wird in der Regel von deiner Personal- oder Lohnbuchhaltung eingeleitet, wenn du feststellst, dass ein Off-Cycle-Lauf erforderlich ist.
2. Genehmigung. Für Off-Cycle-Läufe ist oft die Zustimmung des Managers erforderlich, um die Notwendigkeit der Zahlung sicherzustellen.
3. Kalkulation. Dein Lohnbuchhaltungsteam sollte den genauen zu zahlenden Betrag berechnen, einschließlich Steuern und Abzügen (ähnlich wie bei der regulären Lohnabrechnung).
4. Vertrieb. Du solltest die Zahlung über die von dir gewählte Methode ausgeben, z. B. über einen Lohnpartner, eine direkte Einzahlung, einen Scheck oder eine Lohnkarte.

Was sind die Vor- und Nachteile der Off-Cycle-Gehaltsabrechnung?

Für ein Unternehmen ist es nicht ideal, eine Abrechnung außerhalb des Zyklus zu starten. Wenn du nicht mit einem Partner für die Gehaltsabrechnung zusammenarbeitest, der dir Flexibilität bietet, kannst du mehrere Probleme verursachen, z. B:

• Erhöhte administrative Arbeitsbelastung (und Komplexität)
• Zusätzliche Bearbeitungsgebühren und mögliche Bankgebühren
• Potenzielle Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften, insbesondere wenn du Mitarbeiter an verschiedenen Standorten mit unterschiedlichen Arbeitsgesetzen hast

Aber die Vorteile können die Nachteile überwiegen. Wenn du Zahlungsprobleme zeitnah und korrekt löst, kannst du die Moral und das Vertrauen deiner betroffenen Mitarbeiter/innen erheblich stärken und mögliche Probleme mit deinem Team vermeiden.

Bewährte Praktiken für die Off-Cycle-Gehaltsabrechnung

Um sicherzustellen, dass du die Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus effektiv und effizient durchführst, solltest du Folgendes beachten:

• Dokumentieren. Führen detaillierter Aufzeichnungen über alle Off-Cycle-Gehaltsabrechnungen zu Prüfungs- und Compliance-Zwecken.
• Kommuniziere. Sprich mit den Beschäftigten offen über die Gründe und den Zeitpunkt von Off-Cycle-Zahlungen, um die Erwartungen zu steuern und Verwirrung zu vermeiden.

Klären. Lege klare Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit Off-Cycle-Gehaltsabrechnungen fest, um Konsistenz und Compliance zu gewährleisten.