Stellenbeschreibung Executive Assistant

Eine leitende Mitarbeiterin spielt eine wichtige Rolle in administrativer Unterstützung und operativen Abläufen und hilft Unternehmen, hochrangige Aktivitäten zu koordinieren, Zeitpläne zu verwalten und die reibungslose Ausführung von Führungsaufgaben sicherzustellen. Unternehmen stellen Führungskräfte ein, um effizient zu arbeiten, ihre Führung zu stärken und einen produktiven Organisationsfluss aufrechtzuerhalten.

• Du stellst eine:n leitende:n Assistent:in ein? Poste diese Rolle noch heute!
• Du suchst eine Stelle als Assistent:in? Finde jetzt deinen Traumjob.

Mit unserer anpassbaren Vorlage für Stellenbeschreibungen als Assistent:in kannst du sofort loslegen. Perfekt für Jobbörsen oder Karriereseiten. Dieser Leitfaden hilft dir, die Kernaufgaben und gewünschten Qualifikationen klar zu definieren. Passe es an die Unternehmenskultur, die Tools und die Projektabläufe an und zeihe globale Top-Talente für dein Team.

Jobvorlage: Executive Assistant

[Unternehmen] ist eine dynamische [Branchen-]Organisation, die sich für [Mission/Ziele] einsetzt. Wir bauen ein globales Team auf, das von [Werten] lebt, und suchen eine:n Assistent:in, der unsere Führungskraft unterstützt. Gestalte gemeinsam mit uns eine Bürokultur, die effizient, einladend und auf Erfolg ausgerichtet ist.

Zur Rolle

Als leitender Assistent bei [Company] bist du für die administrative Unterstützung von Führungskräften verantwortlich, einschließlich Kalenderverwaltung, Meetingkoordination und Kommunikationsabwicklung. Du arbeitest mit internen Teams zusammen, um die operativen Abläufe zu optimieren und sicherzustellen, dass die Prioritäten des Unternehmens erfüllt werden. Sie ist ideal für Bewerber:innen, die proaktiv, detailorientiert, organisiert und diskret sind.

Aufgaben der Exekutivassistentin

Zu deinen wichtigsten Aufgaben gehören:

• Kalender, Meetings und Reisevorbereitungen für Führungskräfte verwalten  
• Erstellung und Korrekturlesen interner und externer Kommunikation
• Koordinierung virtueller Meetings, Tagesordnungen und Follow-ups
• Ordnung und Pflege vertraulicher Dateien und Aufzeichnungen
• Verbindung zwischen Führungskräften und internen/externen Interessengruppen
• Unterstützung von Projektmanagement und betrieblichen Initiativen 
  
  

Qualifikationen als Executive Assistant

Für diese Rolle verfügt der ideale Bewerber über:

• Bachelorabschluss oder gleichwertige Erfahrung in Büroverwaltung oder betriebswirtschaftlicher Unterstützung
• Nachgewiesene Erfahrung mit der Unterstützung von Führungskräften in einem schnelllebigen Umfeld
• Kenntnisse mit Tools wie Google Workspace, Microsoft Office und Zoom
• Exzellente Kommunikations-, Organisations- und Multitaskingfähigkeiten  
• Ein hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit 
  
  

Assistentenfähigkeiten

Zu den häufig erforderlichen Fähigkeiten für diese Rolle gehören: 

• Kalender- und Zeitmanagement
• Schriftliche und mündliche Kommunikation
• Koordination von Remote-Treffen
• Dokumentenorganisation und -handhabung
• Stakeholder Management  
• Vertraulichkeit und Professionalität
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten

Der Weg zur Assistentin

Erfolgreiche Bewerber:innen starten oft in Funktionen wie Verwaltungsassistent:in oder Bürokoordinator:in. Ein Hintergrund im Büromanagement oder in der Projektkoordination sowie Erfahrungen mit Produktivitätstools sind von Vorteil. Remote- und/oder globale Berufserfahrung ist ein Vorteil.

Typische Karriereperspektive für eine leitende Angestellte

Führungskräfte können oft in eine oder mehrere der folgenden Rollen aufsteigen:

• Senior Executive Assistant
• Stabschef
• Manager:in
• Amts- oder Verwaltungsdirektor:in
  
  

Weitere mögliche Titel für diese Rolle

• Executive coordinator
• Senior a-dministrative asistant
• Virtuelle Führungskraftxecutivessistant  
• pecialistSpezialist:in für Executive Operationsperations