¿Dónde pagan impuestos los trabajadores remotos?

Al trabajar a distancia, los empleados tienen la oportunidad de trabajar para empresas que están a cientos de kilómetros de donde viven y sin moverse de casa. Aparte, se amplía la oferta de candidatos potenciales para las empresas. 

Pero, como pasa con la mayoría de las ventajas, esa libertad conlleva responsabilidades.

Aunque los impuestos de los trabajadores remotos no suelen entrañar más complicaciones que los de los empleados de oficina de toda la vida, la mayoría de los recursos formativos sobre fiscalidad van dirigidos a gente que trabaja de forma tradicional. 

Las personas que trabajan desde casa (o de forma nómada) no siempre tienen acceso a la información que necesitan. 

Este artículo te ayudará a comprender las implicaciones fiscales de trabajar a distancia desde otro estado de Estados Unidos, como a qué personas afectan estas leyes y tus responsabilidades como empresa.

Vamos allá. 

¿Cómo funcionan los impuestos cuando se trabaja a distancia en Estados Unidos?

Conocer bien las implicaciones fiscales de trabajar a distancia puede ser una tarea compleja. Con el aumento de la popularidad del trabajo remoto, es importante que los trabajadores y las empresas sepan cómo les afecta.

Las implicaciones fiscales de trabajar a distancia dependen de varios factores, como:

• El lugar de residencia del trabajador.

• La ubicación de la empresa.

• El tiempo que pasa el empleado trabajando en cada lugar.

Las obligaciones fiscales de los trabajadores a distancia varían de un estado a otro. Como afirma el responsable principal de AICPA : «Hay 50 estados y 50 ideas diferentes. De momento, no tenemos una política federal unificada. Cada estado funciona a su manera».

Al igual que los empleados tradicionales, los trabajadores remotos que trabajan en el mismo estado que su empresa suelen estar obligados a pagar el impuesto sobre la renta de las personas físicas de ese estado. 

Sin embargo, a diferencia de los empleados tradicionales, que solo suelen tener que preocuparse de las obligaciones fiscales en un estado, puede que los trabajadores a distancia que eligen trabajar en un lugar distinto al de su empresa tengan que pagar impuestos en varios estados o países. 

Algunos trabajadores remotos deciden trasladarse a un estado donde se paguen menos impuestos, como Alaska, para ahorrar dinero, pero al final les acaba tocando pagar el doble de impuestos. 

Diferentes tipos de trabajo a distancia

Aunque lo más habitual a la hora de trabajar a distancia es hacerlo desde casa, también hay otras opciones. 

Teletrabajo

En el teletrabajo, el empleado trabaja desde casa u otro lugar remoto en lugar de ir a la oficina. En este caso, la empresa puede estar obligada a retener impuestos tanto en el estado en el que vive el trabajador como en el estado en el que trabaja. 

Trabajar fuera del estado temporalmente

Un empleado puede tener que desplazarse unas semanas a otro estado por un viaje de negocios o para trabajar en un proyecto. En función de lo que dure el viaje, el trabajador quizá tenga que pagar impuestos en el estado donde trabaja y en el estado donde tiene su sede la empresa. 

Aunque se suele hablar de «trabajo a distancia» de forma genérica, la forma de trabajar de un empleado a distancia puede tener algunas implicaciones fiscales importantes. 

Implicaciones fiscales de trabajar a distancia desde otro estado de EE. UU.

Los trabajadores de Estados Unidos suelen pagar dos tipos de impuestos: estatales y federales. A título federal, los trabajadores estadounidenses pagan impuestos en función de dónde trabajan físicamente, no de dónde está la sede de su empresa.

Los impuestos estatales son más complicados. 

Alguien que vive y trabaja a distancia en Washington, por ejemplo, puede realizar trabajos para una empresa con sede en California sin tener que pagar impuestos estatales de allí. 

No obstante, es posible que los trabajadores a distancia que viajan a otros estados y trabajan desde allí tengan que presentar una declaración de impuestos estatales de no residente. 

Los trabajadores remotos no tienen que presentar declaraciones de impuestos estatales de no residente a menos que se desplacen a otro estado y lleven a cabo un trabajo mientras están allí. 

En determinados casos, un acuerdo de reciprocidad podría eximir a los trabajadores a distancia de la retención de impuestos en el estado en el que trabajan (donde se encuentra su empresa) si viven en otro estado.

No todos los estados cobran un impuesto sobre la renta estatal. En el momento de escribir este artículo, los siguientes estados no tienen impuesto sobre la renta:

• Alaska.

• Florida.

• Nevada.

• Nuevo Hampshire.

• Dakota del Sur.

• Tennessee.

• Texas.

• Washington.

• Wyoming.

La Constitución del estado de Texas prohíbe rotundamente que su Gobierno imponga un impuesto sobre la renta estatal. Los trabajadores a distancia de estos estados que no trabajen en otros estados solo tienen que presentar la declaración de la renta federal.

Los trabajadores de Nuevo Hampshire y Tennessee pueden estar sujetos a impuestos estatales sobre las inversiones y otros ingresos, pero estos estados no cobran impuestos estatales sobre los salarios. A diferencia de los empleados a tiempo completo o parcial, los trabajadores por cuenta propia y autónomos de Nuevo Hampshire pueden estar sujetos a impuestos estatales sobre sus ingresos en determinados casos.

En el caso de los trabajadores a distancia en EE. UU., su ubicación física sigue siendo lo que determina los impuestos que pagan. 

Los empresarios que contratan a empleados fuera de sus estados de origen deben cumplir su obligación de retener los impuestos estatales en cada estado.

¿Qué es la regla de la «conveniencia de la empresa»?

La regla de la «conveniencia de la empresa» es una ley fiscal que se aplica a las personas que trabajan a distancia para una empresa de otro estado. 

Según esta norma, si un empleado vive en un estado y trabaja a distancia para una empresa con sede en otro estado, solo está sujeto a impuestos en el estado en el que vive. 

Eso sí, deben cumplirse ciertas condiciones para que se aplique. 

La prueba de la «conveniencia de la empresa» consiste en una serie de preguntas que determinan si una persona trabaja a distancia por conveniencia de la empresa o por la suya propia. 

Para cumplir esta prueba, debe ser la empresa quien exija al empleado que trabaje a distancia, no que decida hacerlo por su propia conveniencia. 

Además, no puede realizar ningún trabajo en el estado en el que tiene su sede la empresa. 

Esta norma no es obligatoria en todo Estados Unidos. De hecho, solo unos pocos estados la aplican, entre ellos:

• Connecticut.

• Nueva York.

• Nebraska.

• Pensilvania.

• Delaware.

• Arkansas.

• Massachusetts.

Impuestos de los trabajadores a distancia fuera de Estados Unidos

Las empresas pueden contratar a trabajadores remotos de todo el mundo, por lo que es importante conocer las implicaciones fiscales de contratar a un trabajador a distancia extranjero. 

Cada país del mundo tiene su propio régimen fiscal. 

Intentar resumir las leyes fiscales internacionales en unos pocos párrafos sería igual de inútil que contar los granos de arena de una playa.

Por lo pronto, vamos a ceñirnos a las obligaciones fiscales de los trabajadores a distancia que viven fuera de Estados Unidos y trabajan para empresas con sede en ese país.

Estados Unidos no cobra impuestos a los ciudadanos no estadounidenses que viven fuera del país y trabajan para empresas con sede allí. 

Si tienes la ciudadanía estadounidense y trabajas a distancia desde otro país, puede que tengas que rellenar algunos formularios, pero normalmente solo debes pagar impuestos en el país en el que vives y trabajas. 

Sin embargo, los ciudadanos estadounidenses con rentas altas (más de 100 000 USD al año) pueden tener que pagar impuestos en EE. UU. aunque trabajen en el extranjero. En cualquier caso, los ciudadanos estadounidenses que trabajen en el extranjero deberán presentar la declaración de la renta aunque no deban nada.

Las empresas de EE. UU. no pueden contratar directamente a trabajadores en otros países.

Para que una empresa estadounidense pueda contratar a alguien que vive en el extranjero, debe pasar por el largo y arduo proceso de abrir su propia entidad legal local, algo que puede durar meses y costar miles de dólares, o contratar a dicha persona con un empleador por cuenta ajena (EOR) como Remote.

Sin un EOR, la mayoría de las empresas estadounidenses optan por tratar a sus trabajadores internacionales como trabajadores por cuenta propia, lo cual puede causar multitud de problemas tanto a los trabajadores como a las empresas si no van con cuidado.

Por lo general, quienes trabajan por cuenta propia deben tener libertad absoluta para elegir cuándo trabajan, cómo reciben los pagos, fijar las tarifas que cobran y decidir si quieren trabajar para varias empresas. 

Puede que algunas jurisdicciones locales consideren empleados a quienes no se ajusten a la definición de «trabajador por cuenta propia».

La clasificación errónea de empleados de este tipo puede acarrear sanciones importantes para las empresas infractoras dentro y fuera de EE. UU. 

Ambas partes deben firmar un documento que exponga claramente la naturaleza de la relación y evaluarla periódicamente para asegurarse de que nada ha cambiado.

Las personas que viven fuera de EE. UU. y trabajan por cuenta propia deben acordarse de ahorrar dinero para pagar sus impuestos. Las empresas no suelen retener ningún impuesto a los trabajadores por cuenta propia ni efectuar pagos a entidades del Gobierno en su nombre. 

Los tipos impositivos para los trabajadores por cuenta propia varían de un país a otro, por lo que les conviene consultar las directrices locales para conocerlos y obtener consejos para ahorrar.

Buenas prácticas para trabajar a distancia desde otro estado

Los trabajadores a distancia, tanto dentro como fuera de EE. UU., tienen varias oportunidades de limitar su responsabilidad fiscal. 

Aquí van algunas sugerencias:

• Conoce tu condición de trabajador por cuenta propia o empleado. No presupongas la naturaleza de una relación laboral si no la has aclarado por escrito. Consulta las leyes locales sobre lo que distingue a los trabajadores por cuenta propia de los empleados y pregunta a tu empresa cómo te clasifica. Si una empresa ha clasificado erróneamente a un trabajador, debe actuar con rapidez para corregir el error.

• Familiarízate con las leyes fiscales locales. Todos los países, estados, regiones y ciudades tienen leyes y requisitos diferentes en materia de impuestos sobre la renta. Antes de mudarte a otra zona y declarar impuestos allí, infórmate sobre las leyes locales. A los empleados suele salirles más barato y serles más fácil trabajar con alguien que sepa de impuestos que agobiarse con detalles legislativos que no conocen. Las empresas con empleados y trabajadores por cuenta propia internacionales suelen necesitar la ayuda de una PEO o un EOR para cumplir la normativa.

• Pídele a tu empresa que te contrate a través de un EOR. La gente que trabaja por cuenta propia o ajena fuera de EE. UU. no siempre recibe la ayuda que necesita. Al externalizar la gestión de las nóminas, las prestaciones, los impuestos y el cumplimiento normativo a un EOR como Remote, las empresas pueden garantizar el cumplimiento de la normativa laboral y fiscal local, al tiempo que ofrecen una mejor experiencia a sus equipos internacionales.

Tus responsabilidades como empresa

Como empresa, es tu responsabilidad asegurarte de que tus trabajadores a distancia cumplen la normativa y los requisitos de la legislación fiscal local.

Si tienes un empleado remoto que trabaja en otro estado, es importante que revises los siguientes aspectos de la legislación de ese estado:

• Leyes fiscales.

• Leyes del día de pago.

• Deducciones.

• Remuneración.

• Impuestos sobre la nómina.

• Permisos retribuidos.

• Requisitos salariales y de horas extraordinarias.

También te conviene familiarizarte con las leyes fiscales de tu propio estado y con otras normativas que pueda exigir tu empresa.

Puede intimidar, pero, si aclaras tus obligaciones fiscales como toca desde el principio, el cumplimiento normativo y la declaración de impuestos se vuelven un paseo en barca.

Una forma sencilla de asegurarte de que se cumplen todas las obligaciones fiscales de los trabajadores a distancia es utilizar una guía de tramitación de nóminas internacionales.

Remote tiene una guía completa que se puede descargar y que explica cómo configurar las nóminas de los trabajadores a distancia, los servicios localizados y los servicios de pago a trabajadores por cuenta propia. 

Seguir estas directrices puede ayudarte a cumplir todas tus obligaciones fiscales como empresa y a evitar sanciones legales o económicas. 

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Por eso existe Remote: ayudamos a las empresas a contratar a trabajadores en todo el mundo al ocuparnos de las nóminas, las prestaciones, los impuestos y el cumplimiento de las normativas locales. 

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Contratar a trabajadores remotos de otro estado no tiene por qué ser complicado.

Aunque requiere un poco de trabajo extra inicial, una vez que le cojas el truco, gozarás de libertad absoluta para captar talentos vivan donde vivan. 

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