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Gestión de trabajadores por cuenta propia — 0 min
Para evitar la clasificación errónea de los empleados hay que tomar ciertas medidas. Si tratas a un trabajador como a un empleado, con el tiempo, los inspectores lo considerarán un empleado, aunque tu intención nunca haya sido que la relación fuera esa.
La intención cuenta, cómo no. Muchos países imponen fuertes sanciones a las empresas que infringen la ley de forma intencionada. Sin embargo, si quieres cumplir las normas en todo momento, lo que cuentan son los hechos.
Cada vez más empresas reconocen el valor de contar con autónomos: permiten no tener que limitarte al talento de tu zona y puede ser más fácil contratarlos y pagarles. Todos salimos ganando, ¿verdad?
Lo que pasa es que, por desgracia, el riesgo de clasificación errónea es inherente al hecho de trabajar con autónomos. La pregunta es: ¿cómo se puede minimizar dicho riesgo al gestionar a trabajadores internacionales? Si quieres conocer la respuesta, léete esta guía que hemos elaborado para ayudarte a evitar que clasifiques erróneamente a los empleados. También puedes probar nuestra calculadora gratuita del riesgo de clasificación errónea de los empleados para conocer tu nivel de riesgo y lo que puedes hacer para corregirlo.
La clasificación errónea se produce cuando una empresa designa a un trabajador de forma incorrecta, ya sea por error o a propósito. Aunque las multas y sanciones suelen ser más duras en caso de que sea deliberada, también se pueden imponer si es por descuido.
Por desgracia, muchas empresas clasifican mal a los trabajadores a propósito para aprovecharse de lo mejor de ambas opciones. No tienes la obligación de pagar impuestos ni seguros por los trabajadores por cuenta propia, cuyo contrato de trabajo puede ser mucho más flexible y beneficioso para la empresa. Además, es mucho más fácil despedirlos y las nóminas son mucho más sencillas, ya que no hace falta calcular prestaciones ni cotizaciones sociales.
Aunque intentes clasificar correctamente a los trabajadores, es posible que surjan complicaciones. Por ejemplo, puede darse el caso de que un trabajador por cuenta propia haga un encargo para tu empresa. Si lo hace bien, es lógico que lo vuelvas a contratar para más encargos. Con el tiempo, la naturaleza de vuestra relación puede cambiar. A menos que revises la clasificación cada cierto tiempo, podrías pasar por alto el hecho de que dicho trabajador, que antes era autónomo, ya es empleado en la práctica.
La clasificación no siempre es sencilla. Cada sitio tiene sus leyes y, además, van cambiando con el tiempo. Por ejemplo, en 2021, los Países Bajos cambiaron las normas relativas a la clasificación errónea para hacerlas más estrictas, por lo que necesitas actualizar la información para cumplir la normativa.
La clasificación errónea no solo priva a los trabajadores de determinadas prestaciones y protecciones, sino que también les quita a las administraciones estatal y regional ingresos que les deberían corresponder. En consecuencia, cada vez más países están tomando medidas contundentes contra la clasificación errónea, especialmente ahora que la economía de pequeños encargos está en auge. Los gobiernos están aplicando la ley de forma más estricta, aumentando las sanciones y endureciendo la legislación.
La clasificación de empleado y trabajador hace referencia a la situación del trabajador a los ojos de la administración local. En la mayoría de los casos, los trabajadores son empleados (lo que significa que la empresa tiene más responsabilidad) o trabajadores por cuenta propia.
Cada país define a los empleados y a los trabajadores por cuenta propia de forma distinta a efectos de la legislación laboral y la fiscalidad. Cuando una empresa contrata a una persona, debe clasificarla adecuadamente, con la documentación apropiada, y cumplir todas las leyes pertinentes.
Los empleados tienen derecho a más prestaciones y protecciones que los trabajadores por cuenta propia. Dependiendo del país, algunas de estas prestaciones pueden ser:
Salario mínimo.
Cobrar horas extras.
Vacaciones.
Baja médica y permiso familiar.
Seguridad social o pensiones.
Prestaciones por desempleo.
Seguro médico.
Protocolos de seguridad en el lugar de trabajo.
Protección contra la rescisión.
Las nóminas y los informes de los empleados y los trabajadores por cuenta propia también se gestionan de forma diferente. En el caso de los empleados, las empresas son responsables de retener las cotizaciones de las nóminas (y, a veces, de igualarlas), pagar los impuestos de las mismas y cotizar a la seguridad social.
¿Qué hace que una persona sea empleada y otra sea trabajadora por cuenta propia? La respuesta depende de varias cuestiones, como el horario, el lugar de trabajo, el equipo, la estructura de los pagos y la libertad para buscar otros empleos.
En general, la distinción entre un empleado y un trabajador por cuenta propia depende de cuánto lo controle la empresa: cuanto más se controle cómo realiza el trabajo y cómo cobra el trabajador, más probable es que deba clasificarse como empleado.
Cada país tiene sus directrices. Por ejemplo, según la Hacienda (IRS, por sus siglas en inglés) de Estados Unidos, «cualquier persona que preste servicios para ti es tu empleado si puedes controlar lo que se va a hacer y cómo se va a hacer».
«Esto es así incluso cuando das libertad de acción al empleado. Lo que importa es que tengas derecho a controlar los detalles de cómo se prestan los servicios». Asegúrate de comprobar las directrices de cada país en el que tengas a trabajadores por cuenta propia.
Aunque las normas pueden variar según el país, normalmente puedes saber si un empleado está mal clasificado basándote en las respuestas a las siguientes preguntas:
Los empleados suelen tener un horario, y la empresa designa las horas y los días que deben trabajar. Muchos empleados trabajan de lunes a viernes, de 9 de la mañana a 5 de la tarde. En cambio, los trabajadores por cuenta propia pueden trabajar cuando quieran y tomarse tantos descansos como deseen, siempre que entreguen el producto o lleven a cabo el servicio en el plazo previsto.
Los empleados suelen trabajar en las oficinas de una empresa o en otro lugar definido, mientras que los trabajadores por cuenta propia pueden trabajar desde cualquier lugar. No obstante, la cantidad de empleados que trabajaban a distancia ya iba en aumento incluso antes de la pandemia mundial.
Ahora es habitual que los empleados trabajen desde casa o desde otro lugar que elijan. En estos casos, una persona que trabaja en una oficina de la empresa tiene más probabilidades de ser un empleado, pero alguien que trabaja fuera de la oficina no tiene por qué tener más probabilidades de ser autónomo.
Las empresas suelen proporcionar recursos a los empleados para que realicen su trabajo. Algunos de estos recursos pueden ser ordenadores, teléfonos móviles, software especializado, suscripciones u otras herramientas necesarias. Por su parte, los trabajadores por cuenta propia utilizan sus propios equipos y suscripciones, que corren por su cuenta.
Cuando una empresa contrata a un empleado, se espera que el producto o el servicio lo realice el propio empleado. Si el trabajo debe realizarlo el propio trabajador, se considera empleado. En cambio, un trabajador por cuenta propia puede delegar el trabajo según sus necesidades.
La mayoría de los empleados cobran regularmente a través de un sistema de nóminas. Las empresas deducen los impuestos necesarios de las nóminas y realizan las cotizaciones sociales en nombre del trabajador.
Por el contrario, a los trabajadores por cuenta propia se les paga sin retenciones fiscales y, normalmente, por factura, cosa que no tienen que emitir los empleados para cobrar su sueldo, el cual reciben en varias mensualidades o según un sistema de control de horas, en el que tienen que fichar al entrar y al salir.
Aquí es donde las cosas empiezan a complicarse. En muchos países, si un trabajador presta un servicio vital para la empresa, es probable que se considere un empleado. Por contra, se suele recurrir a autónomos para que presten servicios complementarios, como diseñar campañas de marketing o crear sitios web. Lo malo es que esto puede ser objeto de interpretación.
Míralo de esta manera: si la empresa se dedica a desarrollar sitios web para clientes y contrata a alguien para que haga uno, es fácil que esa persona sea un empleado; si la empresa fabrica bombillas y le pide a un desarrollador de sitios web autónomo que cree un sitio web para la empresa, esa persona seguramente será un trabajador por cuenta propia.
La cuestión de la permanencia puede marcar la diferencia entre un empleado y un trabajador por cuenta propia. En algunos países, un colaborador puede clasificarse correctamente como trabajador por cuenta propia y, luego, convertirse en empleado si el compromiso con la empresa se prolonga más allá de un plazo determinado.
En los países con contratos de duración determinada, los trabajadores no suelen poder encadenar varios de estos contratos con la misma empresa, sino que, al final de dicho plazo, las empresas están obligadas a prescindir de ellos u ofrecerles un puesto indefinido.
La FLSA es una ley federal que establece normas sobre el salario mínimo, el pago de horas extraordinarias y otras cuestiones relacionadas con el trabajo para proteger a los trabajadores en EE. UU.; es decir, les garantiza un salario digno y unas condiciones de trabajo seguras. Debes conocer y ajustarte a los requisitos de la FLSA para que las condiciones laborales sean legales y éticas, y así evitar problemas legales.
Una forma de clasificar erróneamente a tus trabajadores es catalogarlos de trabajadores por cuenta propia independientes cuando realmente son empleados o de empleados exentos en vez de empleados no exentos.
A las empresas que no clasifiquen correctamente a sus empleados pueden imponerles multas y sanciones graves, y obligaciones de pago de atrasos, tal como se establece en la FLSA. El Departamento de Trabajo (DOL) tiene autoridad para investigar e imponer normas de cumplimiento.
También es importante que los empleados conozcan sus derechos y su clasificación según la FLSA para que puedan obtener una remuneración y protección justas.
He aquí algunos mitos muy habituales sobre los trabajadores por cuenta propia:
Hay quien piensa que lo son por el formulario 1099. Si las empresas consideran que trabajas por cuenta propia a efectos fiscales, te darán un formulario 1099, pero este formulario no implica que se te haya clasificado correctamente como trabajador por cuenta propia a efectos fiscales federales.
Algunos empleados creen que son trabajadores por cuenta propia porque trabajan a distancia o tienen un horario flexible. Trabajar en remoto no te convierte automáticamente en trabajador por cuenta propia. Tanto los trabajadores por cuenta propia como los empleados pueden teletrabajar, trabajar desde casa o trabajar en las instalaciones de la empresa.
Otras personas creen que un acuerdo de trabajador por cuenta propia las convierte en trabajadoras independientes según la FLSA. Lo cierto es que es irrelevante el nombre que tú o la empresa le pongáis a la relación laboral por mucho que esté en un acuerdo que hayáis firmado. Lo que importa es tu situación laboral actual, es decir, si estás en nómina en la empresa (como empleado) o trabajas por tu cuenta (como autónomo).
También hay quien cree que un número de identificación de empleado y la documentación que acredita que trabajas para una SRL u otra entidad empresarial te convierte en trabajador por cuenta propia. Tener un EIN u otra documentación que indique que tu empresa es una SRL, una empresa unipersonal u otro tipo de empresa no te convierte en trabajador por cuenta propia, sobre todo si las empresas necesitan que presentes documentos comerciales y que te inventes un nombre comercial para conseguir el trabajo o cobrar. Si tu trabajo entra en la definición de empleo que establece una ley, eres empleado, independientemente de vuestra relación sobre el papel.
Una clasificación correcta contribuye a la justicia y la igualdad en el lugar de trabajo, lo que protege tanto los derechos de los trabajadores como la seguridad jurídica y financiera de las empresas.
Una clasificación errónea de los empleados puede acarrear consecuencias graves. Estas pueden ser algunas de ellas:
Si el DOL y Hacienda descubren que tu empresa ha clasificado mal a un empleado, podrían imponerte graves multas o sanciones. En caso de que clasifiques erróneamente a muchos empleados o la clasificación errónea se alargue mucho tiempo, estas multas pueden acumularse enseguida y suponer un lastre financiero considerable.
Cuando clasificas mal a tus trabajadores, sus impuestos sobre la nómina (incluidos los de seguridad social, sanidad y desempleo) pueden quedar pendientes. Tu empresa podría enfrentarse a consecuencias legales si no paga a sus empleados ciertas prestaciones, como las cotizaciones para la jubilación y el seguro médico. No retener y remitir estos impuestos puede dar lugar a sanciones de Hacienda. También se te puede exigir que indemnices a los trabajadores por los salarios o prestaciones que hayan dejado de percibir como consecuencia de la clasificación errónea.
Reconocer y garantizar una clasificación adecuada de los trabajadores es crucial para que la reputación de tu empresa sea buena. Los pleitos, la mala prensa y el escrutinio público pueden hacer que los empleados, los clientes y los socios comerciales confíen menos en ti. La publicidad negativa también puede empañar el buen nombre de tu empresa y, por ende, dificultar la contratación y la retención de los mejores talentos.
Además, si los empleados mal clasificados creen que su salario o sus prestaciones no son justos, puede haber mucha rotación y perderse la confianza en los responsables.
La clasificación errónea de empleados puede perturbar el funcionamiento normal de la empresa. Los procedimientos legales, las inspecciones y lo relacionado con el cumplimiento normativo pueden hacer que las actividades principales de la empresa pasen a un segundo plano.
Además, si un organismo regulador descubre que tu empresa clasifica erróneamente a sus trabajadores, podría iniciar más investigaciones y auditorías para vigilar aún más tus operaciones internas. Esta interrupción puede perjudicar la productividad y el rendimiento general de tu empresa.
Una consecuencia habitual de la clasificación errónea de empleados es la infracción de diversas leyes laborales de la FLSA. Los trabajadores mal clasificados podrían dejar de percibir el salario mínimo o el pago de las horas extras que estipulan las leyes federales y estatales. Como tal, tu empresa podría verse expuesta a graves riesgos legales, como investigaciones o ejecuciones del cumplimiento normativo.
Los trabajadores mal clasificados pueden demandar a las empresas para obtener una remuneración por los salarios y las horas extras no percibidos. Luchar contra estas demandas puede ser caro, y quizá tengas que pagar grandes indemnizaciones. Los casos de clasificación errónea también suelen derivar en demandas colectivas, lo que puede aumentar el perjuicio económico y de reputación al que te enfrentas, que ya es considerable de por sí.
Aparte, clasificar mal a los empleados puede acarrear costes ocultos. Las personas que descubren que deberían haber sido empleadas en lugar de trabajadoras por cuenta propia podrían tener una opinión desfavorable de la empresa. Incluso habrá quien pueda dejar de trabajar con la empresa y decirles a otros que eviten colaborar con ella.
Las sanciones por clasificación errónea de empleados y trabajadores por cuenta propia varían según el país, pero la mayoría de los países siguen unas pautas similares. La empresa en cuestión es responsable de pagar multas, sanciones, impuestos atrasados y prestaciones atrasadas tanto al empleado como a la administración.
Utiliza nuestra herramienta de clasificación errónea de empleados gratuita para comprobar tu nivel de riesgo.
Si tienes empleados y trabajadores por cuenta propia, puedes evitar la clasificación errónea si conoces las leyes locales que rigen el cumplimiento donde viven tus trabajadores. Por ejemplo, las normas 1099 relativas a la clasificación errónea en Estados Unidos son diferentes de las normas IR35 del Reino Unido.
Aunque cada situación es única, puedes seguir ciertas buenas prácticas para evitar la clasificación errónea de empleados:
Pregunta a expertos jurídicos locales.
Aprovecha los recursos del Gobierno y los servicios de autoverificación.
Revisa los contratos con todos los autónomos con los que colabores.
Ofrece formación en clasificación adecuada a todas las personas de tu equipo que tengan responsabilidad e incluso anímalas a ser demasiado precavidas a la hora de asignar trabajo a los trabajadores por cuenta propia.
Convierte a los trabajadores por cuenta propia en empleados si descubres que los has clasificado erróneamente.
Otra forma útil de evitar la clasificación errónea de los empleados es trabajar con un empleador por cuenta ajena (EOR). Esta entidad externa asume la responsabilidad legal de contratar a trabajadores en nombre de su cliente.
Los EOR están siempre al día de los cambios en las leyes laborales para ayudar a empresas como la tuya a mantener el cumplimiento normativo de las leyes federales, estatales y locales. Además, garantizan la conformidad con las normas y legislaciones laborales extranjeras si el personal de tu empresa es global; parte de esto es asegurarse de que los empleados están clasificados correctamente y de que cumples las leyes laborales locales, lo que minimiza las posibilidades de clasificación errónea.
En resumen, un EOR te da la tranquilidad de saber que tu empresa cumple las leyes laborales y que no corres el riesgo de clasificar erróneamente a tus empleados. Delegar las responsabilidades de contratación te permite centrarte en las actividades principales de tu negocio.
Al elegir EOR, es importante trabajar con uno que tenga un historial solvente en cuanto a acatamiento de todas las normativas laborales locales pertinentes. El EOR debe conocer las leyes laborales de los países en los que vas a contratar para garantizar el cumplimiento normativo.
La remuneración por clasificación errónea de un empleado no es una ciencia exacta. Lo que funciona en un país puede no funcionar en otro. Pero, independientemente del lugar, normalmente debes prepararte para devolver a los empleados lo que corresponde a las prestaciones y cotizaciones sociales a las que habrían tenido derecho de haberlos clasificado correctamente.
Si descubres que has clasificado mal a un empleado, puedes calcular cuánto le debes si tienes en cuenta algunos factores:
¿Cuánto tiempo ha estado mal clasificado?
¿Cuánto le has pagado?
¿Cuánto ganaría una persona en un puesto a tiempo completo que realice tareas similares en tu empresa?
¿Qué prestaciones le ofrecerías normalmente a alguien con esa antigüedad?
¿Cuánto habrías pagado de impuestos por él?
¿A cuánto ascenderían los impuestos a su cargo?
¿Qué sanciones impone el Gobierno por clasificación errónea?
Además de estas cuestiones, también debes ver si has sido tú quien ha identificado la clasificación errónea, en cuyo caso, a lo mejor te evitas las sanciones y multas más duras. No obstante, si lo ha descubierto el Gobierno o el empleado ha interpuesto una denuncia, podrías acabar pagando el importe máximo.
Si descubres que has clasificado mal a tus trabajadores, no te limites a poner fin a esa relación comercial y esperes que desaparezca el problema. Sigues teniendo que remunerar al empleado (y, en última instancia, al Gobierno) en concepto de prestaciones, impuestos y otros beneficios.
Solo puedes corregir la clasificación errónea de un empleado si subsanas el perjuicio que hayan sufrido el empleado y la administración. Eso significa pagar los impuestos atrasados, las cotizaciones a las prestaciones y a las pensiones, y las multas que pueda conllevar el asunto.
Puedes tener la tentación de finalizar la relación con el empleado y esperar que el problema desaparezca por sí solo, pero esa estrategia puede resultar muy contraproducente; las administraciones son mucho más severas con las empresas que infringen deliberadamente las leyes de clasificación errónea.
Ha habido varios pleitos que deberían bastar para que las empresas se lo pensaran dos veces antes de clasificar erróneamente a sus trabajadores por cuenta propia:
Dynamex Operations W. contra el Tribunal Superior: en este caso de California, se impuso a la empresa la responsabilidad de demostrar que el trabajador no era un empleado. Además, se empleó la prueba «ABC», que determina si el trabajador es lo suficientemente independiente de la empresa como para considerarse un trabajador por cuenta propia.
Uber BV y otros (demandantes) contra Aslam y otros (demandados): Uber perdió este juicio en el Reino Unido, en el cual se determinó que sus conductores son «trabajadores» y no trabajadores por cuenta propia. El Reino Unido tiene una jerarquía de tres niveles de relaciones laborales en la que empleados, trabajadores y trabajadores por cuenta propia tienen diferentes derechos.
Van Dusen y otros contra Swift Transportation: en este caso, que duró más de nueve años, Knight-Swift Transportation acabó pagando más de 100 millones de dólares por daños y perjuicios a unos 20 000 trabajadores a los que clasificaron erróneamente como propietarios-operadores. Las empresas no deberían tratar a la ligera los problemas de clasificación, ya que se exponen al perjuicio económico derivado de un proceso judicial de una década de duración y a posibles desembolsos multimillonarios.
Aunque los juicios se hayan producido en otro país o estado, las empresas deben tener en cuenta estas advertencias. Las leyes pueden cambiar rápidamente, y las empresas que hayan cometido alguna infracción no pueden seguir al margen de la ley una vez que cambien las normas.
En Estados Unidos, los formularios de impuestos de los trabajadores por cuenta propia que deben presentarse han cambiado hace poco. Estos son algunos de los formularios que las empresas deben conocer:
Formulario W-9: este formulario recoge información del trabajador por cuenta propia, como su nombre y número de identificación fiscal (TIN).
Formulario W8-BEN: este formulario determina la condición de extranjería a efectos fiscales de los extranjeros no residentes.
Formulario 1096: este formulario sirve de portada para los formularios relativos a los trabajadores por cuenta propia que se envían por correo postal a Hacienda (IRS). No es necesario presentarlo si la declaración se hace por vía digital.
Formulario 1099: las empresas que colaboran con trabajadores por cuenta propia de EE. UU. antes tenían que presentar el formulario 1099-MISC, pero ahora presentan el 1099-NEC. «NEC» es la sigla de «non-employee compensation», es decir, «remuneración de no empleado», y este formulario informa de los pagos realizados a personas que no son empleadas de las empresas.
Cada país tiene sus propios requisitos en cuanto a la clasificación de los trabajadores por cuenta propia y los formularios fiscales. No dejes de consultar con expertos jurídicos locales en los países donde estén tus trabajadores por cuenta propia para asegurarte de que declaras todos los impuestos correctamente.
Aunque conozcas bien las leyes y los estatutos de tu país, puede ser difícil gestionar el riesgo en diferentes países sin el apoyo de expertos locales en normativa laboral. Debes tener en cuenta varios factores:
Las leyes varían de un país a otro.
Las leyes cambian con el tiempo.
Las leyes pueden ser objeto de interpretación.
La naturaleza de la relación de tu empresa con un trabajador puede cambiar con el tiempo.
Las dificultades empiezan a aflorar cuando colaboras con trabajadores por cuenta propia de todo el mundo. Por ejemplo, se te puede exigir que realices los pagos en la moneda local y mediante un banco autorizado, como ocurre en México.
Para presentar los formularios fiscales adecuados, la clasificación también tiene que ser correcta. En Estados Unidos, las empresas declaran los pagos a trabajadores por cuenta propia mediante el formulario 1099-NEC, mientras que los empleados al uso rellenan el formulario W-2.
Además de las sanciones que comporta la clasificación errónea, también podrías tener que hacer frente a otras por no presentar los formularios: en EE. UU., las sanciones son, mínimo, de 50 USD por formulario y van aumentando según el tiempo y la gravedad de la infracción.
También puede haber otras dificultades si no eres capaz de diseñar un paquete de remuneración atractivo porque no conoces bien la economía local. Sin eso, a tu empresa le costará ajustarse a la normativa y competir por los mejores talentos locales.
Como hay tantos factores que dificultan la gestión de los trabajadores por cuenta propia globales, lo mejor es que recurras a la ayuda de algún experto.
En esencia, tienes dos opciones para gestionar el cumplimiento normativo en relación con tus trabajadores por cuenta propia y empleados globales:
Si tu empresa dispone de mucho dinero y tiempo, puedes montar una entidad jurídica local para tener RR. HH. en todos los países en los que ofrezcas servicios. Así, podrás contratar a tus propios especialistas locales que entiendan de clasificación, que tengan la facultad legal para contratar y pagar a los trabajadores, y que conozcan a fondo todas las leyes y normativas locales. Además, te convendrá asociarte con abogados locales, empresas de gestión de nóminas y administradores de prestaciones.
Normalmente, solo las grandes empresas barajan esta opción. A menos que tengas previsto expandir tu empresa muchísimo en un solo país, seguramente no tenga sentido gastar decenas de miles de dólares y tardar varios meses (o más) en abrir tu propia entidad en el extranjero.
La mayoría de las empresas que tienen a gente de otros países eligen trabajar con un EOR, ya que contrata a trabajadores en otros países en tu nombre y gestiona las nóminas, las prestaciones, los impuestos y el cumplimiento normativo de los miembros de tu equipo internacional.
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Si te preocupa la clasificación errónea de trabajadores por cuenta propia tanto en tu país como en el extranjero, no dejes que la duda te impida hacer crecer tu negocio. Regístrate en Remote hoy mismo y deja que nuestros expertos en empleo te ayuden a gestionar a tus trabajadores por cuenta ajena, a integrar a tus empleados con facilidad y a proporcionar a tu empresa los servicios de RR. HH. globales que necesitas.
Repasa esta lista de comprobación para determinar si la relación del nuevo colaborador con la empresa debería ser de trabajador por cuenta propia o de empleado.
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