So beschäftigt Zapier weltweit Fachkräfte – ohne rechtliche Unsicherheiten, manuelle Dateneingabe und administrativen Aufwand.

Zapier ist eine KI-Orchestrierungsplattform, für die Erstellung und Automatisierung von Workflows, den Einsatz von KI-Agenten und die Vernetzung von Systemen. Mehr als 9.000 Apps lassen sich einbinden. Das Unternehmen dahinter war schon immer vollständig remote und dezentral organisiert. Der Wohnort soll bei Einstellungen keine Rolle spielen: Wenn Zapier die Idealbesetzung für eine Stelle in Polen findet, muss es auch möglich sein, diese Person in Polen einzustellen.

Die Herausforderung: Rechtssicherheit in allen Ländern gewährleisten

Zapier hat den Anspruch, nicht nur in den wenigen Ländern mit eigener Niederlassung Menschen einzustellen. Aber die lokalen Arbeits- und Steuergesetze unterscheiden sich teilweise deutlich. Unachtsamkeit kann schwerwiegende rechtliche Folgen haben. Das bestätigt auch Zapiers Expertin für internationales Personalrecht, Laura Del Gaudio: „Es ist wirklich schwer, die Vorschriften in Hunderten Ländern genau zu kennen.“ Zapier hat sich bewusst für das „Employer of Record“-Modell entschieden und vermeidet so das Risiko der Scheinselbstständigkeit. Dieses steht immer im Raum, wenn Mitarbeiter:innen nicht ausschließlich direkt beschäftigt werden.

Ein anderer sensibler Bereich ist die Payroll. Im Zuge der rasanten Expansion konnte es passieren, dass schneller Niederlassungen eröffnet wurden, als in dem kleinen Personalteam Fachwissen aufgebaut werden konnte. Diese Unkenntnis lokaler Regelungen bedeutete ein reales Risiko.

Die Lösung: Ein Partner für alles: EOR, Payroll und HR-Daten

Zapier wollte keine zusätzlichen Anbieter, sondern einen Partner, der das Wachstum umfassend begleiten und betreuen konnte. Die Wahl fiel auf Remote und seine drei eng verzahnten Dienstleistungen: Employer of Record, Global Payroll und die native Integration mit BambooHR.

„Wir wollten keinen Lieferanten, sondern einen echten Partner.“

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Remote Employer of Record

Mit Remote EOR kann Zapier auch in Ländern ohne eigene Niederlassung legal Personal beschäftigen. Die vertragliche Verantwortung für das Arbeitsverhältnis trägt dabei Remote. So entsteht das notwendige Vertrauen, um sich in noch mehr Länder zu wagen.

Remote Global Payroll

In Indien oder Spanien, wo Zapier keine Payroll-Erfahrung hatte, unterstützen lokale Payroll-Spezialist:innen von Remote Zapier direkt und helfen bei der Einarbeitung in die neuen Regeln und Vorschriften. Eine integrierte Upload-Funktion ersetzt die manuelle Eingabe und ermöglicht Zapier jeden Monat variable Zahlungen.

Integration mit BambooHR

Weil Zapier seine Belegschaft in BambooHR verwaltet, war eine native Integration mit Remote unverzichtbar. Seit die beiden neuen Systeme implementiert sind, wird alles ständig und nahtlos synchronisiert: Einstellungen, Abgänge, Adressänderungen und Gehaltserhöhungen.

Das Ergebnis: schnelleres Hiring, schlankere Payroll, umfassendere Automatisierung

Remotes Impact in den Bereichen EOR, Payroll und HR schlägt sich in unterschiedlichen Ergebnissen nieder.

Global Hiring: vom Zaudern zu Zuversicht

Wo es früher wegen vieler unbeantworteter Rechtsfragen große Zweifel gab, herrscht nun Zuversicht dank schneller und klarer Rechtsberatung. „Eigentlich müsste es stundenlang dauern, die Antworten zu recherchieren. Von Remote bekomme ich in weniger als einer halben Stunde genau die zuverlässige Auskunft, die ich brauche“, so Del Gaudio. Schnelligkeit ist dabei nicht alles: Weil Remote rechtlich als Arbeitgeber auftritt, liegt auch das gesamte Risiko bei Remote.

„Als Anwältin mag ich es gern schriftlich. Remote übernimmt das, das ist Remotes Rolle. Das ist auch der Grund, einen Anbieter wie Remote zu wählen.“

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Das Ergebnis: Allein im letzten halben Jahr hat Zapier über Remote EOR Mitarbeiter:innen in acht neuen Ländern eingestellt. Weitere Länder wie Irland, Australien und Neuseeland kommen noch hinzu.

Payroll: Lokale Expertise, keine manuelle Dateneingabe

Die Upload-Funktion ersetzt die manuelle Dateneingabe und spart so enorm viel Zeit bei der Gehaltsabrechnung: Zapier sparte nach eigenen Angaben bis zu 80 % des bisherigen monatlichen Aufwands für variable Zahlungen: „Es sind überhaupt keine manuellen Schritte mehr nötig. Fantastisch!“

Diese neue Effizienz geht einher mit der zuverlässigen Unterstützung durch Remotes lokale Payroll-Spezialist:innen, die besonders in neuen Ländern eine Stütze sind.

„Ich stehe in regelmäßigem Austausch mit den lokalen Teams von Remote und erhalte so viel Hilfe und Unterstützung, dass ich ohne sie wirklich verloren wäre.“

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

Dank der Kombination aus Automatisierung und lokalem Fachwissen ist die Payroll nun kein Wachstumshindernis mehr.

Integrationen: Remote ist das Fundament, auf dem Kunden bauen

Mit der automatischen Synchronisierung wichtiger Personaldaten stellt die BambooHR-Integration das Fundament. Zapier ging noch einen Schritt weiter und entwickelte über die offene Remote-API innerhalb weniger Tage mehrere „Zaps“, die auch die gesamte Spesenabrechnung automatisieren. Prüfung, Genehmigung, Verbuchung – alles in Remote: Der gesamte Prozess läuft nun vollautomatisch, ohne manuelles Zutun.

„Unsere People Ops Team hat eine Reihe von Zaps und Agenten gebaut, damit wir Spesen mit einem Klick genehmigen können. Sobald sie genehmigt sind, werden sie über die API automatisch mit Remote synchronisiert. So fließen sie automatisch in die Gehaltsabrechnung ein, ohne dass wir sie gesondert prüfen müssen.“

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

„Die Zusammenarbeit mit Remote macht wirklich Freude. Allein schon die Zuverlässigkeit und das Vertrauen sind eine echte Erleichterung in unserem Arbeitsalltag. Genau dafür wollten wir Remote, und wir wurden nicht enttäuscht.“

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

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