Comment Zapier embauche à l’international, sans conjectures sur la conformité, ni saisie manuelle, ni complications administratives.

Zapier est une plateforme d’orchestration d’IA qui aide les entreprises à développer et automatiser des flux de travail, déployer des agents d’IA et connecter des systèmes à travers plus de 9 000 applications. Depuis le début, cette entreprise distribuée fonctionne entièrement en distanciel, convaincue que les frontières géographiques ne devraient pas déterminer la composition de ses équipes. Si l’ingénieur qu’il lui faut est basé en Pologne, Zapier veut avoir la liberté de l’embaucher dans ce pays, comme n’importe où ailleurs.

Le défi : gérer les risques liés à la conformité à l’étranger

La mise en pratique de cette conviction impliquait d’embaucher en dehors de la poignée de pays où Zapier comptait déjà une entité juridique. Or, chaque marché est régi par ses propres règles, du droit de l’emploi et de la réglementation fiscale aux exigences de conformité. Une erreur sur l’un ou l’autre de ces aspects aurait entrainé un véritable risque juridique. Comme le dit Laura Del Gaudio, Associate General Counsel for Global Employment de Zapier : « C’est vraiment difficile de comprendre la conformité à l’échelle mondiale, dans des centaines de pays. » Afin de remédier à ce problème précis, Zapier a opté pour l’Employer of record : cette solution lui permet de réduire le risque de requalification de contrat lié aux embauches en dehors de ses propres entités.

En parallèle, l’entreprise devait surmonter un autre défi sur le plan de la paie. Lors de l’expansion de Zapier sur de nouveaux marchés, certaines entités démarraient leurs activités avant que l’équipe de paie de l’entreprise, de taille réduite, ait pu acquérir l’expertise locale nécessaire pour les accompagner. Cette équipe devait donc composer avec les risques liés à des règles et réglementations locales qu’elle ne maitrisait pas encore.

La solution : un seul partenaire pour l’EOR, la paie et les données RH

Zapier ne voulait pas un nouveau prestataire à gérer, mais un partenaire prêt à travailler main dans la main avec son équipe au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise. C’était le cas de Remote, qui épaule désormais Zapier sur trois aspects interconnectés de ses applications de gestion de l’emploi, à travers l’Employer of record, la paie multipays et une intégration native avec BambooHR.

« Nous recherchions un véritable partenaire, et non un prestataire dont nous aurions simplement été le client. »

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

L’Employer of record de Remote

L’EOR de Remote permet à Zapier d’embaucher de manière conforme dans les marchés où l’entreprise n’a pas d’entités : c’est Remote qui assume la responsabilité contractuelle de l’employeur. Pour Zapier, il s’agit d’une source de confiance majeure qui apporte une grande tranquillité d’esprit au moment d’embaucher dans de nouveaux pays.

La paie multipays de Remote

Dans des marchés comme l’Inde ou l’Espagne, où Zapier n’avait aucune expérience antérieure en termes de paie, les équipes locales de Remote contribuent directement à la bonne marche du service de paie de Zapier, en guidant l’entreprise à travers un cadre légal inconnu. Chaque mois, une fonctionnalité intégrée permet également d’importer les données relatives aux paiements variables de Zapier, auparavant saisies manuellement.

Intégration avec BambooHR

BambooHR est le système de référence de Zapier pour les données RH. Une intégration native avec Remote était un prérequis non négociable. Grâce à cette intégration, les données sont automatiquement transmises entre les deux systèmes. Nouvelles recrues, ruptures de contrat, changements d’adresse et modifications salariales : tout est synchronisé sans la moindre feuille de calcul.

Le résultat : des embauches plus rapides, un service de paie simplifié et des automatisations approfondies

Avec Remote intervenant sur les systèmes d’EOR, de paie et de RH, les résultats se font sentir de différentes manières à chaque niveau de l’entreprise.

Embauche à l’international : de la recherche à la confiance

Alors que les questions liées à la conformité signifiaient auparavant des heures de recherche en interne, l’équipe juridique de Zapier peut désormais obtenir une réponse claire et rapide en interrogeant l’équipe réactive de Remote. « En temps normal, j’aurais fait plusieurs heures de recherche, mais avec Remote, cela m’a pris moins d’une demi-heure. Et j’avais confiance dans les informations fournies », affirme Laura. Cette confiance ne repose pas uniquement sur la rapidité : en tant qu’Employer of record désigné par contrat, Remote assume également la responsabilité de veiller à la conformité.

« Je suis avocate : j’aime que tout soit écrit ! Les équipes de Remote s’en sont chargées. Voilà leur rôle. C’est pour cela qu’on fait appel à un partenaire comme Remote. »

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Résultat : au cours de ces six derniers mois seulement, Zapier a embauché dans huit nouveaux pays avec l’EOR de Remote. D’autres entités, notamment celles situées en Irlande, en Australie et en Nouvelle-Zélande, rejoignent désormais la plateforme.

Paie : remplacement de la saisie manuelle et confiance dans l’expertise locale

Du côté de la paie, la fonctionnalité d’importation permettant d’éliminer la saisie manuelle des données s’est traduite par un gain de temps concret : l’équipe de Zapier estime que ce gain atteint jusqu’à 80 % du temps anciennement dédié chaque mois aux paiements variables. « Nous n’avons plus rien à faire manuellement, et c’est ce qu’il nous faut », déclare l’équipe.

Cette efficacité s’accompagne d’une solide assistance de la part des experts locaux de la paie de Remote, en particulier sur les marchés où Zapier entrait pour la première fois.

« Je suis régulièrement en contact avec les équipes locales de Remote. Leur aide est si précieuse que je serais complètement perdue sans elles. »

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

Alliées à l’expertise locale, les automatisations ont levé l’obstacle de la paie pour les prochaines destinations de l’expansion de Zapier.

Intégrations à Remote : une solution conçue pour en concevoir d’autres

L’intégration BambooHR gère automatiquement la synchronisation des données RH essentielles. Mais Zapier ne comptait pas s’arrêter en si bon chemin. Son équipe RH a mis à profit l’API ouverte de Remote pour aller encore plus loin en développant une série de Zaps : en quelques jours, son flux de travail de gestion des dépenses a été entièrement automatisé. Des vérifications et des validations à l’enregistrement des dépenses sur Remote, ce processus s’exécute désormais automatiquement de bout en bout, sans intervention manuelle.

« Notre équipe RH a développé toute une série de Zaps et d’agents, ce qui nous permet de vérifier et valider les dépenses en un seul clic. Une fois validées, elles sont automatiquement synchronisées sur Remote grâce à l’API. Elles sont donc directement intégrées à la paie, sans avoir à les vérifier. »

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

« Honnêtement, travailler avec l’équipe de Remote est un véritable plaisir. Au quotidien, le simple fait de se sentir en confiance est un atout fantastique pour notre équipe. C’est pour cela que nous avons choisi Remote, qui a su être à la hauteur de nos attentes. »

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

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