Come Zapier assume su scala globale: senza incertezze sulla conformità, inserimenti manuali dei dati e attriti burocratici.

Zapier è una piattaforma di orchestrazione basata sull’intelligenza artificiale che aiuta le aziende a creare e automatizzare flussi di lavoro, distribuire agenti IA e connettere sistemi tra oltre 9000 app. È da sempre un’azienda interamente distribuita che opera da remoto, fondata sulla convinzione che la posizione geografica non debba essere determinante per un’assunzione. Se, ad esempio, l’ingegnere ideale si trovava in Polonia, Zapier voleva avere la libertà di assumerlo, lì o ovunque si trovasse.

La sfida: i rischi di conformità normativa a livello internazionale

Mettere in pratica questa convinzione significava assumere al di fuori dei pochi Paesi in cui Zapier disponeva già di proprie entità legali. Tuttavia, ogni nuovo mercato portava con sé leggi locali sul lavoro e in materia fiscale, oltre a requisiti di conformità specifici. Anche un solo errore si traduceva in un’esposizione legale concreta. Come spiega Laura Del Gaudio, Associate General Counsel for Global Employment di Zapier: “È molto difficile districarsi nella conformità su scala globale in centinaia di Paesi diversi”. Zapier ha scelto un modello basato sul datore di lavoro nominale (EOR) per colmare questo divario, riducendo il rischio di errata classificazione contrattuale legato alle assunzioni al di fuori delle proprie entità legali.

Anche in materia di gestione delle buste paga doveva affrontare una sfida analoga. Man mano che Zapier si espandeva in nuovi mercati, a volte le nuove entità venivano attivate troppo in fretta rispetto ai tempi richiesti dal team addetto alle buste paga per sviluppare le competenze locali, esponendolo a rischi legati a normative e regolamenti con cui non aveva ancora familiarità.

La soluzione: un unico partner per EOR, gestione delle buste paga e dati sulle risorse umane

Zapier non cercava l’ennesimo fornitore da gestire. Desiderava un partner pronto a collaborare con il suo team nel percorso di crescita dell’azienda: lo ha trovato in Remote, che oggi supporta tre componenti interconnesse dell’infrastruttura delle risorse umane di Zapier: Employer of Record, Global Payroll e un’integrazione nativa con BambooHR.

“Cercavamo una vera partnership, non un semplice rapporto tra cliente e fornitore”.

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Employer of Record di Remote

EOR di Remote consente a Zapier di assumere in piena conformità nei mercati in cui non dispone di un’entità legale, lasciando che sia Remote ad assumersi la responsabilità contrattuale dei rapporti di lavoro. Questo approccio sicuro garantisce a Zapier la massima serenità nell’assumere in un numero crescente di Paesi.

Global Payroll di Remote

In mercati come l’India e la Spagna, in cui Zapier non aveva precedente esperienza nella gestione delle buste paga, i team locali di Remote supportano direttamente la gestione delle buste paga di Zapier, guidando l’azienda tra norme e regolamenti con cui non aveva familiarità. Inoltre, una funzionalità integrata di caricamento gestisce ogni mese i compensi variabili di Zapier, sostituendo quello che prima era un inserimento manuale.

Integrazione con BambooHR

Zapier si affida a BambooHR come database principale per tutti i dati delle risorse umane; un’integrazione nativa con Remote rappresentava quindi un requisito irrinunciabile fin dal primo momento. Con questa configurazione, gli aggiornamenti ora passano automaticamente tra i due sistemi: nuove assunzioni, cessazioni del rapporto, variazioni di indirizzo o modifiche retributive si sincronizzano senza dover toccare un solo foglio di calcolo.

L’impatto: assunzioni più rapide, gestione delle buste paga più snella, maggiore automazione

Con l’implementazione di Remote tra servizi EOR e sistemi di gestione delle buste paga e delle risorse umane, i vantaggi si riflettono nei diversi ambiti dell’azienda.

Assunzioni internazionali: dall’incertezza della ricerca alla serenità

Se, in passato, i dubbi normativi richiedevano ore di ricerche autonome, oggi il team legale di Zapier riceve chiarimenti rapidi dal team dedicato di Remote. “Di solito, dovevo dedicare diverse ore alle attività di ricerca. Collaborando con Remote mi sono bastati meno di trenta minuti, con la certezza di ricevere informazioni affidabili”, spiega Laura. Una sicurezza che non dipende solo dalla rapidità visto che, dal punto di vista contrattuale, il datore di lavoro nominale (EOR) è Remote. Inoltre, anche la responsabilità di fare le cose nel modo giusto ricade su Remote.

“Da avvocato, mi piace vedere queste garanzie messe nero su bianco. Se ne è fatta carico Remote. È questo il suo ruolo. Ed è questo il motivo per cui ci si affida a un partner come Remote”.

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Il risultato: solo negli ultimi sei mesi, Zapier ha assunto in otto nuovi Paesi tramite EOR di Remote e sta trasferendo sulla piattaforma altre entità legali, tra cui quelle in Irlanda, Australia e Nuova Zelanda.

Buste paga: addio all’inserimento manuale, piena fiducia nelle competenze locali

Sul fronte delle buste paga, la funzionalità di caricamento che ha eliminato l’inserimento manuale dei dati si è tradotta in un risparmio di tempo concreto: il team di Zapier stima di aver ridotto fino all’80% il tempo precedentemente impiegato ogni mese per gestire le retribuzioni variabili. “Non dobbiamo più inserire nulla manualmente, ed è fantastico”, afferma il team.

A questa efficienza si affianca una solida fiducia negli esperti locali di Remote per la gestione delle buste paga, specie nei mercati in cui Zapier entrava per la prima volta.

“Comunico costantemente con i team locali di Remote e ricevo un supporto tale che, senza di loro, mi sentirei davvero persa”.

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

Grazie alla combinazione tra automazione e competenze locali, la gestione delle buste paga non è più un freno all’espansione globale di Zapier.

Integrazioni: Remote è una piattaforma pensata per essere integrata e ampliata

L’integrazione con BambooHR sincronizza in automatico i principali dati sulle risorse umane, ma Zapier non si è fermata qui. Il team People Ops si è spinto oltre creando una serie di Zap che, sfruttando le API aperte di Remote, ha consentito di automatizzare l’intero flusso di lavoro delle spese in pochi giorni. Dalla revisione all’approvazione, passando per l’inserimento delle spese su Remote, l’intera procedura viene ora gestita automaticamente senza alcun intervento manuale.

“Il nostro team People Ops ha sviluppato diversi Zap e agenti che ci permettono di verificare le spese approvandole con un solo clic. Una volta approvate, vengono sincronizzate automaticamente con Remote tramite API. In questo modo finiscono direttamente in busta paga senza richiedere ulteriori verifiche”.

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

“Lavorare con il team di Remote è stato un vero piacere. Poter contare su questa serenità fa un’enorme differenza per l’operatività quotidiana del nostro team. Era proprio ciò che cercavamo in Remote, che ha saputo soddisfare le nostre aspettative”.

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

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