Contrato de trabajo a distancia: cuáles son los pros y contras, y cómo externalizar con éxito

La nómina puede ser un proceso complejo y laborioso, sobre todo si tienes empleados en diferentes ubicaciones. Hay múltiples leyes que cumplir, edictos fiscales que seguir y muchos datos que gestionar.

No es de extrañar, por tanto, que muchas organizaciones estén externalizando sus nóminas, o al menos se lo estén planteando. Sin embargo, la externalización no es necesariamente el enfoque adecuado para todas las empresas. Hay muchas cosas en las que pensar, y una de las más importantes es elegir al socio de nóminas adecuado.

En este artículo, analizaremos pros y contras de los contratos del trabajo a distancia, te daremos consejos sobre cómo elegir el socio adecuado y trataremos algunas de las mejores prácticas de externalización.

Venga, vamos a entrar en materia.

¿Qué son los contratos de trabajo a distancia?

Los contratos de trabajo a distancia son la práctica de confiar los procesos de nómina de tu empresa a un proveedor externo. Esos proveedores se especializan en la gestión de tareas relacionadas con las nóminas, entre las que se incluyen:

• Cálculo de salarios de los empleados

• Retenciones fiscales

• Emisión de nóminas

• Cumplimiento de la normativa pertinente

Al externalizar tus nóminas, puedes simplificar tus operaciones, reducir la carga administrativa y obtener conocimientos especializados.

Con la ayuda de la tecnología, todo el proceso de cálculo de nóminas será más eficaz y preciso. Por ejemplo, hay varias tendencias modernas en materia de nóminas que pueden ayudar a ‌equipos de todos los tamaños. Entre ellas figuran la automatización, las soluciones globales basadas en la nube y una mayor seguridad de los datos.

Qué son los contratos internacionales de trabajo a distancia?

Si contratas (o tienes previsto contratar) miembros para tu equipo en distintos países, las nóminas pueden resultar mucho más complejas. Por ejemplo, tendrás que tener en cuenta la legislación laboral local y calcular los salarios en varias monedas.

Los contratos internacionales de trabajo a distancia suelen implicar trabajar con varios proveedores en todo el mundo, lo que puede plantear dificultades adicionales en materia de cumplimiento normativo, monedas y comunicación.

Como alternativa, puedes dejar los contratos internacionales de trabajo a distancia en manos de un proveedor global especializado como Remote, del que hablaremos más adelante en el artículo.

¿Cuál es la diferencia entre un programa informático de nóminas y la externalización?

El software de nóminas es una herramienta que te ayuda a gestionar tú mismo las nóminas. Automatiza los cálculos, las retenciones fiscales y las distribuciones de la paga, pero sigues siendo tú quien supervisa el proceso.

La externalización, en cambio, significa dejar todo el proceso de nóminas en manos de otra empresa. Se encargan de todo, desde los cálculos hasta la declaración de impuestos, ofreciendo experiencia y garantías de cumplimiento normativo.

¿Cuáles son las ventajas de los contratos de trabajo a distancia?

Una nómina precisa es vital si quieres mantener contentos a tus empleados y trabajadores por cuenta propia. Externalizar tus nóminas puede ser la clave para lograr pagos fiables y cumplir con la normativa. Otras ventajas importantes son:

Costes más bajos

Los proveedores de nóminas son especialistas en su área, lo que significa que su trabajo consiste en estar al tanto de las últimas leyes y normativas fiscales de todo el mundo. Para un pequeño equipo interno, reunir esos conocimientos puede ser una exigencia poco realista.

«Si tuviéramos que coordinarlo todo internamente, tendría que contratar a 4 personas más para gestionar las entidades, los abogados locales, las empresas fiscales, los contables, las nóminas y los servicios de traducción. Todo eso costaría más de 500 000 dólares más al año».

- Luke McKinlay, Vicepresidente de Finanzas de Fountain

Cuando subcontratas a un especialista en nóminas globales, también evitas otros costes potenciales debidos al incumplimiento, como horas extraordinarias mal calculadas o un formulario de impuestos presentado incorrectamente. La externalización te garantiza estar en buenas manos y te ayuda a evitar multas, sanciones y daños a tu reputación.

Ahorro de tiempo

Las nóminas son un proceso administrativo pesado y que requiere mucho tiempo. Si externalizas todo ese trabajo a un proveedor de nóminas, ahorrarás mucho tiempo y recursos, sobre todo si eres una pequeña empresa.

Gracias a ello, tú y tu equipo financiero podéis concentraros en cosas importantes, como hacer crecer el negocio, encontrar nuevas formas de aumentar los ingresos y perfeccionar tu estrategias financieras.

Cumplimiento transfronterizo

Cuando se trata de hacer nóminas en distintos países, las normas pueden variar enormemente, incluidas las relacionadas con los salarios, las horas extraordinarias, los impuestos, la seguridad social y la protección de datos. Para complicar aún más las cosas, estas leyes cambian a menudo, y cometer un error puede tener graves consecuencias.

Cuando subcontratas, tienes acceso a expertos locales que conocen su jurisdicción y están al tanto de cualquier posible cambio legislativo. Con una solución integral como Remote, tampoco necesitas asociarte con varios proveedores. Nuestros expertos internos son fácilmente accesibles desde un solo lugar y están a tu disposición para ayudarte siempre que lo necesites.

Mayor precisión

No importa para cuántos empleados tengas que hacer nóminas, es fácil cometer errores o retrasarse. Además, cuando añades nuevas jurisdicciones, se multiplica el nivel de complejidad de cada nómina.

Si externalizas las nóminas, puedes minimizar el número de errores y los quebraderos de cabeza que conllevan. Los proveedores de nóminas globales utilizan software especializado y son capaces de automatizar muchos procesos, creando eficiencias y ahorros de costes que no son posibles si se gestionan las nóminas globales de forma manual, internamente.

Autoservicio para empleados

Un socio de nóminas fiable proporcionará a tus empleados portales de autoservicio, que les permitirá comprobar sus recibos de nómina, controlar sus prestaciones y ajustar sus datos fiscales si procede.

Eso garantiza que tus empleados mantengan el control sobre su información y elimina la carga administrativa de tu equipo de RR. HH.

Mayor seguridad de los datos

Dondequiera que se maneje y transfiera dinero entre dos partes, siempre existe el riesgo de fraude. Y no se trata sólo de robos: también debes tener en cuenta los datos sensibles de tus empleados y asegurarte de que cumples la legislación local sobre privacidad de datos.

Se trata de un proceso plagado de peligros potenciales, sobre todo si no se dispone de los recursos necesarios para reforzar la seguridad en consecuencia. Con el socio de nóminas adecuado, puedes estar seguro de que los datos de tus empleados están seguros y protegidos con los últimos protocolos estandarizados, y de que tus nóminas se supervisan para detectar posibles casos de fraude.

¿Qué retos presentan los contratos de trabajo a distancia?

Aunque los contratos de trabajo a distancia conlleven muchas ventajas, también traen dificultades. Aquí van algunas cosas que debes tener en cuenta:

Menos supervisión

Entregar tus nóminas a proveedores externos significa confiarles datos sensibles, incluidos los datos de tus empleados, la información fiscal e incluso sus registros de asistencia.

En algunos países, como EE. UU., tú también eres responsable de declarar los impuestos correctamente (a menos que tu socio de nóminas sea también el empleador por cuenta ajena (EOR, por sus siglas en inglés)).

Por eso es absolutamente crucial hacer los deberes y asociarse con un proveedor de nóminas probado, fiable y digno de confianza.

Seguridad de los datos

Dado que estás confiando datos personales y financieros a otra empresa, debes asegurarte de que cumple la normativa y es capaz de protegerse contra el robo de datos.

Por eso debes elegir un socio de nóminas que tenga una seguridad blindada. Tu socio debe utilizar sistemas cifrados, seguir las prácticas de seguridad de datos más estrictas y cumplir todas las leyes de protección de datos pertinentes (como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa o la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA, por sus siglas en inglés)). Remote cumple todos estos requisitos y se ajusta a las normas RGPD, SOC 2 e ISO27001.

Problemas de comunicación

Asociarse con un proveedor externo de nóminas (o con varios) puede dar lugar a problemas de comunicación, como retrasos en las respuestas o malentendidos. Esto es especialmente cierto si te asocias con proveedores de mercados desconocidos, donde existen importantes diferencias culturales y lingüísticas.

Para mitigar ese problema, es importante construir una relación positiva y encontrar una forma clara de hablar. Es posible que quieras programar comprobaciones periódicas para estar sincronizado y tener un contacto específico en la empresa de nóminas.

«El responsable de satisfacción del cliente me orienta con mucha claridad; bueno, todo el equipo de Remote, de hecho. Pese a no ser hablante nativa de inglés, el estilo de comunicación me resulta muy agradable, no me siento sola en ningún momento».

- Evgeniia Maksimova, especialista en Operaciones de RR. HH. de Semrush

¿Qué pasa con los costes?

Como ya se ha mencionado, el ahorro potencial de la externalización puede ser significativo, dependiendo del tamaño de tu empresa y de tus circunstancias.

Vamos a desglosar los costes y beneficios de cada uno, para que puedas determinar qué es lo mejor para tu empresa.

Expertos internos en nóminas

Con un departamento interno de nóminas, tienes que pagar los salarios, prestaciones e impuestos de tu equipo interno. También debes cubrir la formación para ayudar a tu equipo a estar al día de las últimas herramientas y tendencias. Otros empleados podrían dedicar tiempo a tareas relacionadas con las nóminas.

Además, tus recursos se pueden quedar atascados con las nóminas cuando podrían estar impulsando el crecimiento del negocio. Cumplir las normas globales y no cometer errores es complicado, y presupuestarlo todo puede ser un verdadero quebradero de cabeza.

Por otro lado, la internalización implica un mayor control y personalización. Es más fácil sincronizarlo con los sistemas internos y cambiar rápidamente para actualizar las políticas o reestructurarlas. Aumentas tu propia experiencia, estableces una comunicación instantánea y no dependes de un tercero, sobre todo si ese tercero se enfrenta a problemas operativos.

Contratos de trabajo a distancia

Los costes de los contratos de trabajo a distancia son un poco más fáciles de predecir. Por lo general, implican cuotas mensuales o anuales fijas, más extras por servicios adicionales. Algunos proveedores de nóminas también incluyen comisiones ocultas pero, en la mayoría de los casos, puedes hacer el presupuesto de forma más eficaz.

Al analizar los costes, es importante recordar que la externalización de las nóminas tiene un efecto en cadena: elimina las tareas de nómina de tu equipo, lo que te permite generar valor en otros ámbitos.

También estás pagando para que manos expertas gestionen un conjunto diverso de necesidades de nóminas con menos errores caros, y para tener acceso a tecnología avanzada y flexibilidad para escalar fácilmente.

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Aprende a gestionar las nóminas globales de tu equipo y a hacer que tu empresa se ajuste siempre a la legislación laboral internacional.

Cómo elegir adecuadamente el socio de contratos de trabajo a distancia

Como ya se ha mencionado, es crucial subcontratar al proveedor de nóminas adecuado. ¿Cómo se hace?

Aquí van algunos de los pasos a seguir:

1. Evalúa tus necesidades

Como con cualquier decisión de compra, primero debes dar un paso atrás para comprender realmente lo que necesita tu empresa.

Pregúntate a ti mismo:

• ¿Cuál es el tamaño actual de la empresa y cómo será en el futuro?

• ¿Cuál es la complejidad de tus necesidades en cuanto a las nóminas?

• ¿Tienes algún requisito especial, como la nómina internacional en determinadas regiones, o la necesidad de poseer conocimientos del sector?

Antes de empezar a buscar, asegúrate de tener claros estos puntos.

2. Investiga

La experiencia local en legislación fiscal y laboral no es negociable. Como ya se ha dicho, el incumplimiento, ya sea accidental o de otro tipo, puede meter a tu empresa en un buen lío.

Esto puede ser algo difícil de evaluar, especialmente si estás buscando socios de nómina en nuevos mercados. En la medida de lo posible, haz las diligencias debidas y averigua todo lo que puedas sobre tus socios potenciales. Ponte en contacto con conocidos, lee las opiniones de los clientes en sitios de confianza como G2 y comprueba si las empresas que has preseleccionado han tenido —o tienen actualmente— problemas legales o de cumplimiento de la normativa en alguna de las regiones en las que operan.

Si acudes a una demostración o a un discurso de venta, asegúrate también de aclarar el modelo del proveedor. ¿Se ocupan internamente del cumplimiento normativo y las leyes sobre impuestos? ¿O lo subcontratan a terceros? Averigua todo lo que puedas antes de comprometerte y haz preguntas si es necesario.

3. Ten en cuenta la seguridad

Como ya mencionamos, la seguridad es crucial. Pregunta a los posibles proveedores cómo protegen todos los datos sensibles que manejan y no te conformes con tópicos.

Averigua con detalle qué tipo de medidas de seguridad aplican, incluidas las certificaciones y protocolos de seguridad oficiales. Si es posible, consulta con tus propios expertos en seguridad interna (o, si no estás seguro, pregunta a un experto en seguridad independiente). Si tu posible proveedor de nóminas no quiere o no puede darte esta información, puede ser motivo de preocupación.

4. Comprende los costes y el alcance

Uno de los mayores problemas para los clientes de nóminas son las comisiones ocultas y los costes «furtivos». Además de ser deshonestos, dichos costes pueden causar estragos en tu presupuesto de contratación.

Ten claro desde el principio qué cubre exactamente la tarifa básica del proveedor y qué va a costar de más (si es que va a costar algo). Ten en cuenta todos los aspectos básicos, pregunta sobre escenarios hipotéticos y no te centres únicamente en los costes estándar de las operaciones de nómina. Por ejemplo, algunos proveedores incorporan tasas de rescisión ocultas cuando un empleado abandona la empresa, o cobran sumas considerables por la transferencia a un nuevo proveedor.

Empleador por cuenta ajena (EOR) y organización profesional de empleadores (PEO) —

5 min

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5. Analiza su servicio de atención al cliente

Un servicio de atención al cliente útil y fiable puede marcar la diferencia a la hora de gestionar las nóminas, sobre todo cuando el tiempo apremia.

Cuando busques proveedores, investiga a fondo sus procesos de atención al cliente. ¿Hay ayuda disponible 24 horas al día, 7 días a la semana? ¿Qué canales de asistencia hay disponibles? ¿Hablan tu idioma? ¿Proporcionarán un gestor de cuentas dedicado?

Evalúa también sus recursos de autoservicio. A veces, puedes necesitar una respuesta rápida que no requiera hablar con un agente. ¿Disponen de una base de conocimientos clara y bien documentada? ¿Te resulta fácil encontrar lo que buscas?

Lo último que quieres es comprometerte con un acuerdo de colaboración y luego encontrarte solo con llamadas y correos electrónicos sin respuesta.

«Enseguida nos dimos cuenta de que Remote se preocupaba por nuestro éxito, de que había una persona al otro lado que nos escuchaba de verdad e intentaba encontrarnos soluciones. No se limitaron a pasarnos el enlace a las preguntas frecuentes de su sitio web».

- Maria Shkaruppa, responsable sénior de Movilidad Global y Contratación a Distancia en Semrush

6. Comprueba las integraciones

Para hacerte la vida mucho más fácil, querrás utilizar una plataforma de nóminas que pueda integrarse perfectamente con tu actual stack tecnológico de RR. HH. En el mejor de los casos, también habrá una opción de API para que puedas personalizar tus integraciones.

Alternativamente, para facilitar las cosas de nuevo, puedes asociarte con un proveedor de RR. HH. globales todo en uno, como Remote, y tenerlo todo bajo un mismo techo.

Nuestra plataforma ofrece múltiples herramientas (así como integraciones y capacidades API), entre las que se incluyen:

• Servicios de Employer of Record (EOR)

• Nóminas globales

• Gestión de prestaciones

• Sistema de gestión de recursos humanos (HRIS, por sus siglas en inglés)

• Gestión de autónomos

Obtén más información sobre cómo nuestras soluciones globales de RR. HH. pueden ayudar a tu empresa a racionalizarse y crecer.

7. Considera la escalabilidad

Por último, ten en cuenta la estrategia de crecimiento de tu empresa. Si solo tienes previsto contratar y pagar a miembros del equipo en un país, puede tener sentido asociarse con un proveedor de nóminas de ese país.

Sin embargo, si tienes previsto aprovechar las numerosas ventajas de contratar en distintos países, puedes optar por un proveedor de nóminas que se adapte fácilmente a ello.

Pueden producirse grandes cambios rápidamente, y tú no quieres verte atrapado en un acuerdo con un proveedor que no pueda crecer contigo.

Transición a los contratos de trabajo a distancia

Si decides empezar a subcontratar, debes planificarlo cuidadosamente y tener en cuenta las preocupaciones de tus empleados. Estos son algunos aspectos clave que hay que tener en cuenta cuando se pasa de la contratación interna a la externa:

Comunícate con tu equipo

Antes de hacer nada, comunica a tu equipo tu intención de realizar cambios. Hazles saber qué va a cambiar, por qué y, lo que es más importante, cómo les afectará.

Mantener a todo el mundo informado ayuda a gestionar las expectativas, aliviar cualquier preocupación o incertidumbre y garantizar que tu equipo se sienta informado en todo momento.

Limpia tus datos de nóminas

Antes de entregar tus datos de nóminas, tómate el tiempo necesario para revisar su exactitud y claridad, y aclara cualquier discrepancia o información obsoleta.

Eso te evitará posibles problemas en el futuro y sentará unas bases sólidas para el éxito.

Planifica la transición

Para que la transición transcurra sin contratiempos, es aconsejable poner en marcha un plan. Establece un calendario, determina quién es responsable de cada cosa y destaca los hitos clave del proceso.

Comunícate estrechamente con tu proveedor de nóminas para asegurarte de que el plan es realista y factible.

Colabora estrechamente con tu proveedor

Intenta apoyarte en tu proveedor lo máximo posible. Su experiencia y conocimientos son inestimables, y podrán detectar y evitar posibles problemas antes de que se produzcan.

Recuerda que esta colaboración no consiste solo en delegar tareas, sino también en aprovechar la experiencia del proveedor para que el proceso sea lo menos complicado posible para ambas partes.

Contratos de trabajo a distancia con Remote

Si estás pensando en subcontratar, una opción es buscar e investigar a varios terceros y trabajar con ellos. Sin embargo, esto puede conducir fácilmente a ineficiencias y costes de personal innecesarios, y dificultar la creación de relaciones de confianza.

Es mucho más fácil y transparente trabajar con un socio que ofrezca servicios nacionales o multinacionales en una solución optimizada. Concretamente, podemos ayudarte a:

• Consolidar la gestión de las nóminas

• Minimizar las tareas administrativas

• Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral local

• Reducir los costes de las nóminas

• Realizar pagos internacionales y transferencias de capital en efectivo

• Gestionar las deducciones fiscales y la devolución de impuestos

Remote se encarga de todo el trabajo pesado por ti, lo que te dará tranquilidad y te permitirá destinar tu tiempo, dinero y recursos a otras cuestiones.

Para obtener más información, habla con uno de nuestros amables expertos y descubre cómo ‌Remote puede ayudar a tu empresa.

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Preguntas frecuentes sobre contratos de trabajo a distancia

¿Es más caro externalizar?

No, la externalización suele ser la opción más asequible, sobre todo para las pequeñas empresas. Si no dispones de fondos para una nueva infraestructura y personal de nóminas a tiempo completo, la externalización puede ayudarte a evitar un gran desembolso financiero.

El precio de la externalización de nóminas suele ser transparente, con una tarifa plana mensual, lo que te ayuda a ceñirte a un presupuesto. La externalización tiene sus pros y sus contras, y la elección correcta dependerá de los objetivos específicos de tu empresa.

¿Es rentable externalizar los recursos humanos?

Cuando se elige la solución de RR. HH. adecuada, la externalización puede ser una opción rentable. Tendrás acceso a conocimientos y experiencia sin los gastos generales que conlleva la contratación de personal adicional. Por ejemplo, ahorrarás dinero en ordenadores, espacio de oficina, prestaciones y mucho más.

Puedes aliviar la presión sobre tu equipo subcontratando determinadas tareas. Esta opción también es buena para mantener el cumplimiento normativo, reducir los errores humanos y mejorar el proceso de incorporación.

La externalización ofrece a tu empresa la oportunidad de crecer y ampliarse hasta que esté preparada para asumir los gastos de los empleados internos.

¿Cuáles son los retos a los que se enfrentan las grandes empresas a la hora de optimizar sus sistemas de nóminas?

Antes de optimizar tus sistemas de nóminas, prepárate para posibles retos. Por ejemplo, la exactitud de las nóminas y el cumplimiento de las obligaciones fiscales deben ser una prioridad.

También tendrás que tener en cuenta las prestaciones de los empleados, las horas extraordinarias y la seguridad. Las nóminas requieren información sensible sobre los empleados que se debe proteger.

Elige una solución de gestión de nóminas eficaz como Remote y evita problemas importantes. Cumplir tus requisitos de nómina será pan comido y podrás brindar asistencia a los miembros de tu equipo en cualquier parte del mundo.

¿Están seguros los datos confidenciales cuando se externalizan?

Para que las nóminas sean precisas, tendrás que recolectar información personal, como fechas de nacimiento, números de la Seguridad Social, direcciones, salarios, etc.

Este tipo de datos son valiosos para los delincuentes que siempre están buscando puntos de entrada inseguros. Para reducir el riesgo de que se produzca un fallo de seguridad al externalizar, asegúrate de que el socio que elijas disponga de estrictas medidas de seguridad. Por ejemplo, deben cumplir leyes de protección de datos como el RGPD.

También se recomienda cumplir la norma voluntaria de seguridad SOC 2, porque contiene directrices claras sobre cómo tratar los datos sensibles.