¿Cuándo conviene utilizar un empleador por cuenta ajena y cuál deberías elegir?

Cada vez hay más trabajadores a distancia y la gente que trabaja desde casa aumenta entre un 1 y un 3 % al año. Las empresas de todo el mundo están aprovechando esta tendencia y buscan a los mejores talentos por todo el mundo para crear equipos perfectos.

Pero la contratación internacional conlleva sus retos. Una integración efectiva, los riesgos de cumplimiento normativo, las nóminas internacionales y los impuestos en el extranjero son dificultades que hay que tener en cuenta.

Entonces, ¿qué debe hacer una persona responsable de contratar? En muchos casos, lo más sencillo es trabajar con un empleador por cuenta ajena (EOR), ya que se ocupa de lo más complicado.

En este artículo, te explicamos qué es un EOR, las ventajas de trabajar con uno y cómo elegir el adecuado para tu empresa.

¿Qué es un empleador por cuenta ajena (EOR)?

Un EOR es una entidad a través de la cual puedes contratar de forma legal y eficaz a los mejores trabajadores, independientemente de dónde vivan.

El EOR hace de empleador por ti: suele gestionar la contratación, los requisitos de cumplimiento, las nóminas, las prestaciones y mucho más para tus empleados extranjeros. Así, se minimizan el coste y las complicaciones a la hora de contratar talento internacional.

¿Por qué necesitan empleadores por cuenta ajena las empresas?

La mayoría de las empresas no tienen los recursos ni la experiencia que hacen falta para que la contratación global vaya bien, y los errores implican riesgos considerables.

Sean Page es un experto en marca y contratación que ha trabajado para algunas de las principales startups del mundo, y está de acuerdo. Esto es lo que dice al respecto:

«[La contratación global] es un proceso para el que hacen falta muchos recursos... Se puede tardar, mínimo, seis meses en planificarlo todo bien, conseguir un proveedor que tenga los conocimientos necesarios para montar una entidad en ese país concreto y, luego, conseguir que los equipos de informática, finanzas, personal, talento y asuntos legales vayan al unísono. En mis anteriores puestos, ni siquiera solíamos abrir una entidad hasta que sabíamos que iba a haber varias vacantes en ese país o región concretos».

Para las empresas con recursos, abrir una entidad puede que no sea la mejor forma de dedicar su tiempo o dinero. Asociarse con un EOR, que ya tiene entidades consolidadas en los países en los que quieren contratar, suele ser más rápido y rentable.

Por ejemplo, Remote es un empleador por cuenta ajena con entidades empresariales en decenas de países, y todos los servicios se ofrecen a una tarifa plana reducida, sin cargos ocultos ni depósitos. La garantía de precio justo de Remote describe con más detalle nuestra política de precios transparentes.

La reducción de los costes y las complicaciones que entraña la contratación global son algunas de las ventajas de los EOR, pero ni mucho menos son las únicas. Las personas encargadas de la contratación también deben tener cuidado con la clasificación errónea de trabajadores en países extranjeros (hablaremos de esto más adelante).

Consulta también: Consecuencias de clasificar erróneamente a los empleados como trabajadores por cuenta propia

Christy Zajack, experta en captación de talento que ha trabajado para empresas como American Airlines, Hilton y Pfizer, lo explica:

«La legislación laboral suele ser muy confusa, diferir en la práctica [de la teoría] o estar mal definida hasta que hay jurisprudencia».

Las leyes sobre horario laboral, horas extraordinarias, rescisiones, domicilio, lugar de trabajo, nóminas e impuestos son solo algunas de las cosas que, según Christy, las empresas deben tener en cuenta antes de contratar en otro país.

Al trabajar con un EOR, las empresas pueden valerse de la experiencia de abogados laboralistas y expertos en negocios cuyo único objetivo es que la contratación global vaya bien.

Esto hace que los especialistas internos no tengan que preocuparse de estar al día de los cambios legislativos en varios países y que puedan centrarse en hacer lo que mejor saben hacer: captar y retener el mejor talento.

3 ventajas del empleador por cuenta ajena: ¿por qué conviene utilizar uno?

Veamos cómo beneficia a los responsables de contratación trabajar con un EOR:

1. Se simplifica el cumplimiento normativo

Los EOR se aseguran de que cumplas las leyes locales, la normativa fiscal y los estándares de empleo. Los especialistas locales se ocupan de estos estándares de cumplimiento normativo por ti, lo que minimiza el riesgo de sanciones y multas, y te permite dirigir operaciones globales sin problemas y conforme a la legalidad.

Pongamos el ejemplo de Remote. Nuestros expertos en RR. HH. globales se aseguran de que cumplas la normativa en los países de todos tus empleados.

Remote te ayuda a controlar los entresijos de la contratación global como el que más, desde las legislaciones laborales locales hasta las normativas sobre nóminas.

2. Se reducen los costes

Piensa en el tiempo, el coste y el esfuerzo que supone crear y mantener una entidad jurídica en un país nuevo: es mucho. Externalizar las funciones de RR. HH. a un EOR puede suponer un ahorro de costes que te permitiría invertir tu dinero en otros aspectos de la empresa.

Un EOR también requiere menos tiempo, ya que no es necesario un mantenimiento continuo por tu parte: tú dejas la operación en sus manos y ellos se encargan del trabajo pesado, lo cual te libera para que puedas centrarte en otras cosas, como gestionar un equipo global con éxito.

3. La experiencia de los empleados mejora

Para aumentar los índices de retención y que los recién contratados sigan teniendo esa alegría del principio, tienes que hacer que el proceso de integración sea eficaz en las contrataciones internacionales.

Aquí es donde puede ser útil un EOR, ya que puede gestionar rápida y eficazmente la integración de empleados nuevos, trabajen desde donde trabajen. Además, puede gestionar las nóminas, y garantiza pagos puntuales y en la moneda local.

¿En qué se diferencia un empleador por cuenta ajena?

Muchos equipos de contratación tienen experiencia con agencias de búsqueda de personal, empresas de nóminas y organizaciones profesionales de empleadores (PEO), pero estos proveedores no son lo mismo que los empleadores por cuenta ajena.

Es vital conocer las diferencias a la hora de decidir cuál es la mejor solución para tu empresa, así que vamos a ver en qué se diferencia un EOR de otras soluciones.

¿En qué se diferencian los empleadores por cuenta ajena y las empresas de nóminas?

Las empresas de nóminas ofrecen servicios de software para automatizar las obligaciones salariales y la contabilidad de los impuestos de fin de año. Algunas también ofrecen servicios limitados de RR. HH., pero no están preparadas para contratar a empleados en nombre de sus clientes en países de todo el mundo.

Los servicios de un empleador por cuenta ajena van mucho más allá de lo que una empresa de nóminas puede ofrecer a las empresas que quieren contratar internacionalmente. Mientras que una empresa de nóminas presta, sobre todo, servicios financieros, un empleador por cuenta ajena gestiona todo lo relacionado con la gestión del cumplimiento normativo, las nóminas y las prestaciones en los países donde trabajan tus empleados.

¿En qué se diferencian los empleadores por cuenta ajena (EOR) y las organizaciones profesionales de empleadores (PEO)?

Una PEO es un departamento de RR. HH. subcontratado que se ocupa de asuntos como las nóminas y las prestaciones en nombre de tu empresa. A simple vista, esto puede parecerse bastante a los servicios que presta un EOR, pero hay diferencias sustanciales.

Para poder trabajar con una PEO, tu empresa debe tener una entidad jurídica local en el país en el que quieras contratar. Además, una PEO requiere que tu empresa suscriba un acuerdo de pluriempleo en el que tanto tu empresa como la PEO contratáis al trabajador al mismo tiempo.

Puedes obtener más información sobre las diferencias entre una PEO y un EOR en este otro artículo.

¿En qué se diferencian los empleadores por cuenta ajena (EOR) y los trabajadores por cuenta propia?

Un trabajador por cuenta propia es una persona cualificada con la que firmas un contrato para que lleve a cabo tareas específicas. Si solo tienes pensado trabajar con autónomos, a lo mejor no necesitas un empleador por cuenta ajena, porque no tienes que abrir una entidad independiente para contratar a trabajadores por cuenta propia en el extranjero.

En cambio, si pretendes contratar a empleados en distintos países, sí necesitarás un EOR. Además, si tienes planeado incorporar tanto a empleados como a autónomos, un EOR puede ayudarte a gestionar a ambos, lo que te ahorrará el dolor de cabeza que supone gestionar un equipo complejo.

¿En qué se diferencian los empleadores por cuenta ajena (EOR) y las agencias de búsqueda de personal?

Las agencias de búsqueda de personal se centran en poner en contacto a las empresas con el talento, normalmente para echar una mano con las necesidades de contratación temporal o a medio plazo. Ofrecen su red de talentos, revisan currículums, inician el contacto entre candidatos y responsables de contratación, y recogen las opiniones de ambas partes.

A diferencia de un EOR, no pueden contratar a una persona en nombre de la empresa.

Un empleador por cuenta ajena gestiona todo el proceso de contratación de la empresa que cuenta con sus servicios, hasta el contrato de trabajo final: se encarga del cumplimiento normativo, las nóminas, las prestaciones y los impuestos. En otras palabras, un EOR ofrece un abanico de servicios mucho más amplio que una agencia de búsqueda de personal tradicional.

Utiliza un EOR para poder contratar internacionalmente con total seguridad

Si quieres realizar tus primeras contrataciones globales, un EOR es la solución más segura y sencilla, y protege a tu empresa durante todo el proceso de contratación, ya sea para puestos totalmente remotos, equipos híbridos u oficinas distribuidas por todo el mundo.

Veamos con más detalle cómo puede proteger tu negocio un EOR.

Evita la clasificación errónea y otros tipos de errores en relación con las leyes laborales locales

Familiarizarse con las leyes laborales locales puede ser lo más frustrante para cualquier responsable de RR. HH. o de contratación que se plantee su primera contratación internacional.

Por eso, algunas empresas optan por contar con trabajadores por cuenta propia independientes en vez de empleados; un error que, por desgracia, puede salir caro. Vamos a ver un ejemplo para ilustrarlo.

Pongamos que a los empleados con derecho a prestaciones se los clasifica erróneamente como trabajadores por cuenta propia. Esto puede costarle a tu empresa muchísimo dinero en pagos atrasados de impuestos a los empleados y prestaciones de la seguridad social, además del importe bruto ya pagado a los trabajadores.

También puede haber multas, intereses u otras sanciones en función de la situación concreta y del país en el que viva el trabajador clasificado incorrectamente.

Trabajar con un EOR es una forma fácil y rentable para las empresas de convertir a los trabajadores mal clasificados en empleados y evitarse estas sanciones.

Consulta también: Clasifica correctamente a empleados y trabajadores por cuenta propia con la herramienta de clasificación errónea de Remote

Hazte con tu lista de comprobación para contratar a empleados internacionales

Apóyate en esta lista de comprobación para cumplir la normativa al contratar en el extranjero.

Descarga

Además del riesgo de clasificación errónea, estar al día de los cambios en las leyes laborales de los países extranjeros queda fuera del alcance de la mayoría de los departamentos de RR. HH. y talento. Por eso, cuando las leyes cambian en los países en los que tienes empleados, tu EOR te avisa enseguida y realiza los cambios por ti.

Crea paquetes de prestaciones que cumplan la legalidad local

Para conseguir a los mejores talentos, los paquetes que ofrezcas tienen que ser competitivos. Para ello, debes conocer las expectativas de los trabajadores de esas regiones, que pueden incluir prestaciones complementarias.

Aquí es donde puede ayudarte un empleador por cuenta ajena, que adapta los paquetes de prestaciones a lo que es habitual en el país en el que deseas contratar y, aparte, tiene en cuenta los paquetes de prestaciones reglamentarias y complementarias, lo que garantiza que tus prestaciones se ajustan a las leyes locales.

Gestiona las rescisiones eficazmente

Cada país tiene sus leyes en cuanto a las rescisiones. Por ejemplo, en Estados Unidos, la contratación se basa en el «despido a voluntad», lo que significa que se puede rescindir el contrato de un empleado en cualquier momento. En cambio, en países como la República Checa, hay que avisar a los empleados con dos meses de antelación para poder rescindirles el contrato.

Incumplir estos requisitos puede dar lugar a costosos litigios internacionales.

Los empleadores por cuenta ajena conocen los protocolos de rescisión de cada país, lo que resulta esencial a la hora de redactar contratos de trabajo con cláusulas sobre periodos de preaviso e indemnizaciones. Además, el EOR también puede ayudarte a gestionar algunos detalles tras la rescisión, como la protección de los datos sensibles y la propiedad intelectual de la empresa cliente.

Protege tu propiedad intelectual

Las empresas tienen que tener muy en cuenta los riesgos relacionados con la titularidad de la propiedad intelectual a la hora de contratar a un empleado en otro país. Las leyes que regulan los derechos de propiedad intelectual ya son complicadas de por sí en un solo país; si, en vez de una sola legislación nacional, hay que tener en cuenta varias, las dudas sobre cuestiones relacionadas con la propiedad se multiplican.

Consulta también: Propiedad intelectual y derechos de invención para equipos remotos

Los empleadores por cuenta ajena trabajan con expertos jurídicos locales o contratan a los suyos propios para gestionar las transferencias de propiedad intelectual.

En Remote, por ejemplo, Remote IP Guard protege a todos nuestros clientes. Este servicio de protección de la propiedad intelectual garantiza la mejor conservación de tus derechos de PI al contratar en el ámbito internacional. Las empresas que vayan a afrontar pronto acontecimientos financieros importantes, como salidas a bolsa o adquisiciones, deben estar especialmente atentas a su PI.

Centraliza la gestión de las contrataciones internacionales

Cuando trabajas con un empleador por cuenta ajena como Remote, toda la documentación necesaria para tus contrataciones se centraliza en un solo lugar. Esto hace que sea más fácil y rápido gestionar y revisar la información de los empleados.

Tu EOR también se asegura de que tus registros se ajusten a los requisitos locales, incluida la gestión de la documentación de los empleados antiguos. La facilidad para gestionar y conservar registros es una ventaja más que hay que tener en cuenta al plantearse si un EOR merece la pena.

Nóminas globales —

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Cómo pagar a los empleados internacionales

Elegir el método adecuado para gestionar las nóminas de los empleados internacionales te ahorra tiempo, garantiza el cumplimiento de las leyes locales y hace que tus empleados estén contentos.

Cómo elegir al empleador por cuenta ajena adecuado para ti

Si llegas a la conclusión de que un empleador por cuenta ajena es lo mejor para tus necesidades de contratación internacional, el siguiente paso es elegir el EOR adecuado.

¿Qué debes buscar en un buen EOR?

El empleador por cuenta ajena adecuado te ofrecerá soluciones de RR. HH. globales, simulaciones salariales, gestión de integración de empleados, aprobación de nóminas, prestaciones, impuestos locales y muchas cosas más, y todo gestionado desde un mismo lugar.

Pero esto es solo el principio de lo que un buen EOR puede ofrecerles a sus clientes. La seguridad, que abarca la protección de datos y el cumplimiento normativo, también es esencial, al igual que la protección de la propiedad intelectual.

También te conviene saber cómo gestiona tu negocio entre bastidores tu EOR. Tus empleados se merecen una experiencia excelente con tu empresa, vivan donde vivan y trabajen donde trabajen. Un buen EOR da prioridad a la experiencia de tus empleados para asegurarse de que se sientan valorados e integrados dentro de tu equipo.

¿Por qué es crucial trabajar con un EOR con entidades propias?

Una de las cosas más importantes que hay que entender al valorar a los distintos empleadores por cuenta ajena es si poseen entidades jurídicas en los países en los que operan o si dependen de una red de organizaciones externas.

Supongamos que vas a contratar a un empleado nuevo en otro país:

• Un EOR que dependa de socios tendrá que pasar por toda una cadena de proveedores para obtener la información correcta. Esto puede tardar días y cualquier error de comunicación entre las distintas partes puede provocar complicaciones. Además, así se encarecen los servicios del EOR: como hay tantos intermediarios implicados, todos se llevan un trozo del pastel.

• Un EOR con entidades propias cuenta con entidades empresariales legales en los países en los que quieres contratar. Eso le permite controlar todo el proceso de contratación y gestionar a tus empleados globales, lo que implica menos problemas, menos costes y una experiencia mucho mejor para ti y tu equipo.

Obtén más información sobre la diferencia entre los empleadores por cuenta ajena con entidades propias y los que dependen de socios en nuestra guía.

Preguntas que debes hacerle a un EOR antes de firmar el contrato

Antes de trabajar con un empleador por cuenta ajena, hay que plantearle algunas preguntas:

• ¿Tu empresa posee una entidad propia en este país o depende de terceros? Ten cuidado: hay EOR que tienen entidades propias en algunos lugares y en otros no, lo que hace que la experiencia para tus empleados sea un caos (y que los precios para ti no sean muy de fiar).

• ¿Os encargáis de las transferencias y la protección de la propiedad intelectual? Hazles preguntas difíciles sobre cómo gestionan las transferencias de propiedad intelectual. Los mejores EOR saben exactamente cómo afectarán las leyes del país a tu PI y qué tienes que hacer para conservar tus derechos.

• ¿Compartes nuestros datos con terceros? Insistimos: los EOR que dependen de terceros tienen largas listas de socios, muchos de los cuales tienen sus propios socios, por lo que se acaba creando toda una red de empresas con acceso a tus datos sensibles.

• ¿Toda la documentación e información está centralizada en un único software? Tu EOR se encarga de la parte dura del trabajo legal en el back end, pero tu experiencia de usuario también es fundamental. Prueba el programa para ver si puedes gestionar todo lo que necesitas en un mismo lugar.

Obtener respuestas a estas preguntas te ayudará a decantarte por el mejor socio posible para tus necesidades de contratación internacional.

El mejor empleador por cuenta ajena para tu equipo global

Un EOR puede agilizar todo tu proceso de contratación internacional, garantiza el cumplimiento de la normativa local y proporciona a los empleados de todo el mundo una experiencia de integración fluida y eficaz.

Ya sabes cuándo utilizar un empleador por cuenta ajena y cómo encontrar el mejor EOR para las necesidades de tu empresa. ¿Y ahora qué?

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Remote ayuda a los equipos internacionales a contratar, pagar e integrar a empleados de todo el mundo en unos pocos clics, y haciendo que tu empresa se ajuste a la legalidad en todo momento. Tenemos entidades jurídicas propias en todos los países en los que operamos, lo cual os ofrece la mejor experiencia posible a tu equipo y a ti.

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