Gestión de nóminas globales: guía especializada

La gestión de nóminas conlleva toda una serie de retos.

Debes asegurarte de que los pagos son exactos y puntuales, y de que tus datos están protegidos. También tienes que estar al día de los numerosos cambios en las leyes fiscales, los requisitos de las prestaciones y los trámites administrativos. Si tu personal es global, tendrás que cumplir con las normativas y buenas prácticas de distintos países.

Por eso, dominar la gestión de las nóminas es absolutamente fundamental.

En este artículo, abordamos algunos de los principales retos que plantea la gestión de las nóminas y te explicamos cómo puedes conseguir que todo se desarrolle sin problemas, de forma eficaz y conforme a la legalidad, aunque tengas personal global.

Venga, comenzamos.

¿Qué es la gestión de las nóminas?

La gestión de las nóminas engloba todas las tareas relacionadas con la realización de transacciones financieras entre empresas y empleados. La principal, por supuesto, es pagar a los empleados el salario con exactitud y puntualidad, pero también se incluyen otras labores, como practicar retenciones fiscales y llevar registros precisos.

Cuando contratas a personas en distintos países, pagarles es solo una parte del proceso; también hay que gestionar sus impuestos y cumplir la legislación laboral específica de cada país. Todo esto forma parte de la gestión de las nóminas globales.

Gestionar las nóminas globales suele ser más complejo que gestionar las de los empleados de un solo país, porque hay que conocer y ceñirse a la normativa de los lugares donde vivan todos y cada uno de los trabajadores. Si estás contratando en el extranjero o tienes intención de hacerlo, debes preparar a tu empresa para sortear estas complejidades de forma eficaz en un ámbito global.

En concreto, vas a tener que:

• Calcular salarios.

• Garantizar la puntualidad de los pagos.

• Hacer seguimiento de los pagos y notificarlos.

• Distribuir las nóminas.

• Retener y pagar los impuestos correctamente.

• Cumplir la legislación laboral local.

Si esas tareas y responsabilidades no se gestionan correctamente, tu empresa podría tener que afrontar multas y penalizaciones por incumplimiento que pueden ser muy caras, así como la interrupción de los pagos a los empleados. A su vez, eso puede provocar una elevada rotación de personal, daños a la reputación y perjuicios económicos para tu empresa.

¿Por qué es importante gestionar bien las nóminas?

Los empleados trabajan para poder cobrar. Si no les pagas lo que toca o a tiempo, te arriesgas a que se quejen a RR. HH., a perder empleados de calidad y a posibles problemas legales si infringes sus contratos laborales.

Veamos por qué es tan importante hacer una gestión eficaz y eficiente de las nóminas:

Cumplimiento normativo y gestión de riesgos

Para que tu empresa esté al corriente de todo, debes respetar las leyes y normativas sobre cómo y cuándo cobran los trabajadores, independientemente del país en el que se encuentren. No enviarles el dinero de forma precisa puede dar lugar a inconvenientes costosos para tu organización, como pueden ser penalizaciones, demandas judiciales y mucho tiempo por parte de los departamentos de RR. HH. y finanzas.

En general, las empresas son responsables de corregir los errores que cometan en las nóminas. Si no lo hacen, puede que el Gobierno les imponga multas.

Satisfacción y retención de los empleados

Es lógico que los empleados no estén satisfechos si no cobran correctamente o a tiempo. Y, por lo general, los empleados infelices se comprometen menos y están menos motivados, por lo que rinden peor en el trabajo.

Si encadenas problemas continuos con las nóminas, puede que los mejores trabajadores se te acaben yendo, lo cual no solo puede perjudicar a tu empresa, sino que puede ser un revés caro, ya que el coste medio de contratar a alguien nuevo es de unos 4700 $.

Además, una mala gestión de las nóminas puede dar mala reputación a tu empresa, con lo que quizá te cueste contratar a trabajadores de calidad en el futuro.

Gestión de costes y eficiencia

Cuando la gestión de las nóminas no es eficaz, a los equipos de RR. HH. y finanzas les toca dedicar más tiempo y energía a un montón de sistemas distintos, lo que puede provocar errores. Si tienes un software de nóminas anticuado, también es posible que tengas que contratar a más empleados en estos equipos para que todo se haga a tiempo. Además, puede costar extraer datos de un sistema poco eficiente.

Gestionar las nóminas globales puede ser aún más difícil, ya que hay que tener en cuenta las leyes, las normativas, las monedas y los idiomas de cada país.

¿Cuáles son los principales retos de la gestión de nóminas globales?

Para gestionar las nóminas con eficacia, lo primero es entender los obstáculos a los que te enfrentas, algunos de los cuales son los siguientes:

Legislación laboral y regímenes fiscales internacionales

Si empleas a personas en todo el mundo, el mayor reto de las nóminas globales es comprender las distintas leyes fiscales y laborales de cada país en el que contratas. Si no lo haces, expones a tu empresa a escollos importantes, como multas, penalizaciones, daños a la reputación y posibles acciones legales.

Según lo complejas que sean dichas normativas, quizá tengas que buscar y contratar a especialistas o asesores fiscales locales, lo cual puede ser un proceso caro y largo.

También es posible que tengas que buscar asesoramiento jurídico local, ya que cada país tiene sus propios requisitos de cumplimiento en cuanto a la contratación.

Puede parecer abrumador, pero Remote os simplifica todo esto a ti y a tu equipo: nuestro servicio de nóminas globales automatiza el proceso de cálculo y pago para que puedas pagar a los empleados de todo el mundo de forma legal y precisa.

Cambios en las leyes

Ya es difícil de por sí entender las leyes fiscales y laborales de los distintos países, y si tenemos en cuenta que estas leyes no paran de evolucionar, el reto se vuelve más difícil aún.

Además de estar al tanto de estos cambios, también debes asegurarte de que se actualizan en tu sistema de nóminas, y todo sin dejar de mantener la integridad y exactitud de los datos. Esto puede llevar mucho tiempo y requiere la implicación de varios equipos.

Costes internos de RR. HH., finanzas y asuntos jurídicos

Para gestionar bien las nóminas, también hay que tener en cuenta los costes empresariales internos que implican la contratación y formación del personal, la implementación de diferentes sistemas de pago (puede que en distintos países), y la gestión eficaz y precisa de los datos.

Por ejemplo, la mera gestión mensual de las nóminas requiere:

• Costes laborales de tus especialistas en nóminas internos.

• Comisiones de cambio y transferencia en el extranjero (si procede).

• Comisiones de banca para empresas.

• Gastos jurídicos en varios países (si procede).

• Costes de seguridad y protección de los datos.

Para una pequeña empresa, estos costes pueden dispararse considerablemente.

Sistemas heredados que presentan limitaciones

En muchos casos, las nóminas implican tener que usar un sistema de gestión heredado. Si este sistema no se integra correctamente (o si los datos se introducen mal), puede generar confusión y falta de eficacia.

Por ejemplo, los sistemas heredados pueden quedarse obsoletos rápidamente debido a los cambios normativos, que hacen que haya que actualizarlos o sustituirlos con cierta frecuencia. Aparte, muchos de ellos requieren que realices tareas a mano, como conciliar extractos bancarios en distintas monedas, lo que puede dar lugar a errores costosos.

Los sistemas de nóminas heredados también pueden crear problemas de privacidad y seguridad de los datos, lo que puede tener consecuencias financieras y de reputación.

Desajuste con otros sistemas de RR. HH.

Además de los sistemas heredados, también debes aprender a gestionar el intercambio de datos con tus otras herramientas de RR. HH. Las discrepancias y la falta de datos entre plataformas pueden generar ambigüedades que creen posibles problemas de cumplimiento normativo y afecten negativamente a tu funcionamiento.

Los procesos de elaboración de informes y análisis también pueden verse perjudicados, lo que puede provocar que la empresa tome peores decisiones.

Errores en los pagos

Otro inconveniente importante de tener varios sistemas de nóminas es que pueden darse errores en los pagos, máxime con las complejidades añadidas de los pagos internacionales. Estos errores suelen ser el resultado de fallos manuales, impuestos de las nóminas incorrectos y fluctuaciones de los tipos de cambio imprevistas.

Esto puede causarle todo tipo de trabas a tu empresa. Además de posibles problemas legales y de cumplimiento normativo, puede generar un alto grado de insatisfacción entre tus empleados, ya que no es plato de buen gusto cobrar tarde o mal. Si estos errores en los pagos se producen más de una vez, es fácil que algunos empleados opten incluso por abandonar la empresa.

Los errores en los pagos también pueden:

• Conllevar penalizaciones, multas e intereses en algunos países.

• Dañar la reputación de tu empresa ante posibles contrataciones, clientes y otros socios.

• Generar costes adicionales, como el tiempo de mano de obra dedicado a intentar corregir los errores.

• Dificultar significativamente tu capacidad de crecer.

Seguridad de los datos

La seguridad de los datos es un reto enorme para las empresas. Para proteger los datos sensibles de los miembros de tu equipo (como los números de la seguridad social), debes contar con protocolos y procedimientos de seguridad estrictos, como el cifrado, el control del acceso y la protección contra malware.

Al utilizar un sistema de gestión de nóminas globales, también es necesario cumplir plenamente los requisitos de las diferentes leyes de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en los países de la Unión Europea, y las diversas regulaciones estatales de Estados Unidos.

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Aprende a gestionar las nóminas globales de tu equipo y a hacer que tu empresa se ajuste siempre a la legislación laboral internacional.

Tres buenas prácticas para gestionar nóminas globales

Teniendo en cuenta estos retos, hay varias buenas prácticas que puedes adoptar para gestionar tus nóminas de forma tanto eficiente como eficaz. Aquí van algunos de los pasos clave que conviene seguir:

1. Asegúrate de que tus sistemas de seguridad son robustos

Como ya se ha comentado, la ciberseguridad debe ser una prioridad absoluta para cualquier organización que trate datos sensibles (como números de la seguridad social). Para hacerlo bien:

• Utiliza contraseñas seguras, cifrado y medidas de autenticación de dos factores cuando trates con datos confidenciales en línea.

• Adopta las normas de seguridad establecidas.

• Garantiza que los equipos que manejan información personal reciban formación periódica sobre protocolos de ciberseguridad.

• Crea políticas exhaustivas en torno al control del acceso y el uso aceptable de los equipos informáticos de la empresa.

Tomar estas medidas te ayuda a proteger a tu empresa frente a posibles amenazas y deja a tu personal más tranquilo en lo que respecta a su privacidad.

2. Automatiza todo lo posible

Automatizar la gestión de las nóminas globales te permite simplificar las operaciones, minimizar errores y ahorrar tiempo en tareas administrativas. Pero, antes de empezar, deberías:

• Asegurarte de que todo lo relacionado con tus RR. HH. actuales está en orden. La automatización funciona mejor cuando los procedimientos están bien definidos y estandarizados.

• Analizar la rentabilidad, la expansibilidad y las medidas de seguridad que ofrecen los proveedores para ver qué software de nóminas te va mejor. En la medida de lo posible, prueba tu solución con unos cuantos empleados antes de implementarla en toda la empresa.

• Cerciorarte de que tu personal está familiarizado con los nuevos sistemas y herramientas que se usan para calcular las nóminas de forma que entienda lo que se le requiere.

3. Comprende todas las diferencias en los salarios internacionales

Cuando se contrata a personas en varios países, hay que ajustar los salarios internacionales para reflejar las diferencias. Es importante saber cómo afectan a tus nóminas globales factores como el coste de vida, las condiciones del mercado laboral y la normativa fiscal.

Por ejemplo, puede que tengas que tener en cuenta las fluctuaciones de los tipos de cambio a la hora de asignar paquetes de remuneración a los empleados en el extranjero, ya que, según la moneda, podría haber una diferencia sustancial respecto a los salarios de los empleados locales.

Además, cada país tiene sus tipos impositivos, que pueden afectar al salario neto del trabajador una vez aplicadas las deducciones. Plantéate ofrecer paquetes de remuneración para compensar las deducciones del impuesto sobre la renta en zonas donde la legislación establece tipos más agresivos.

Conocer todas estas diferencias de antemano te permite garantizar unos salarios justos y competitivos en todos los países, al tiempo que cumples con tus obligaciones fiscales y legales.

¿Cómo puede beneficiar a tu organización un sistema de gestión de nóminas globales?

Abordar todos estos retos y adoptar estas buenas prácticas puede desmoralizarte, especialmente si cuentas con poco presupuesto y pocos recursos. Por eso es muy recomendable subcontratar la gestión de las nóminas globales a un proveedor consolidado y de confianza.

A continuación, te contamos algunas de las cosas que hacen que un sistema de gestión de nóminas globales sea una opción útil para tu empresa:

Garantiza la seguridad de los datos

Dado que tu software de nóminas contiene información confidencial de los empleados (como números de la seguridad social, salarios, impuestos de las nóminas y cuentas bancarias), es esencial contar con un sistema seguro.

En términos generales, los sistemas de gestión de nóminas globales están diseñados para que tus datos estén más protegidos que con otras herramientas que puedas estar utilizando para calcular los pagos de los empleados, como Excel o Google Sheets.

Además, así puedes transferir fácilmente la información en un solo sistema en lugar de importar archivos de Excel a un software diferente. Cuando tienes personal en todo el mundo, proteger los datos de esta forma es especialmente importante.

Automatiza la gestión de las nóminas

Cuando todas las tareas relacionadas con las nóminas se pueden realizar en un solo sistema, los equipos de RR. HH. y finanzas tienen menos trabajo, ya que no tienen que aprender a usar (y sincronizar) varios sistemas. De esta manera, también les resulta más fácil integrar y formar a nuevos empleados, ya que su información se puede introducir rápidamente y sin fallos.

Con un sistema de gestión de nóminas eficaz, las tareas que antes eran manuales pueden llevarse a cabo automáticamente, como pagar a los empleados tras crear un calendario de pagos.

Remote te permite registrar, controlar y aprobar eficazmente todos tus inputs de nóminas, sin necesidad de duplicar datos. Además, puedes ver con todo lujo de detalle lo que te cuestan las nóminas, lo que te ayuda a prever las necesidades en cuanto al flujo de caja de tu empresa.

Gestiona fácilmente las nóminas internacionales

Un sistema de gestión de nóminas globales de calidad puede ofrecer una visión estandarizada de todos tus datos, lo que te facilita mucho ajustarte a la legalidad de los países en los que viven tus empleados. Puede garantizar que tus trabajadores cobren a tiempo, con precisión y en la moneda correcta. Y lo que es aún mejor: con un sistema de nóminas puedes despreocuparte, ya que te ayuda a cumplir la normativa en todo momento.

Grosso modo, los proveedores de nóminas pueden dividirse en dos categorías: de propiedad exclusiva y colectivos.

El modelo de propiedad exclusiva

Los proveedores de nóminas globales de propiedad exclusiva son una única entidad. Proporcionan todos los servicios necesarios para gestionar las nóminas en varios países, desde la recopilación de datos hasta el pago.

Este modelo garantiza un único punto de contacto para tu empresa y ofrece un servicio coherente en todos los países. Suele utilizar una plataforma centralizada, lo que te facilita el seguimiento de los pagos y el cumplimiento normativo en los distintos mercados. También te permite simplificar otros procesos relacionados, como actualizar la información de los empleados o los salarios.

Los proveedores de modelos de propiedad exclusiva también disponen de una infraestructura tecnológica bien desarrollada que se encarga de todo el trabajo pesado técnico y de seguridad.

El modelo colectivo

Estos proveedores de servicios de nóminas globales cuentan con socios locales para prestar servicios en cada país.

Este enfoque les permite aprovechar la experiencia y los recursos de sus socios sin dejar de ofrecerte un único punto de contacto. Normalmente, estas empresas cuentan con una amplia red de socios que conocen bien la normativa y los requisitos de cumplimiento de sus respectivos países.

Sin embargo, al tratarse de servicios externalizados, los costes suelen ser más elevados. Además, gran parte del trabajo lo realizan terceras partes a las que no conoces.

¿Qué modelo es mejor?

Los proveedores de nóminas globales como Remote solemos utilizar el modelo de propiedad exclusiva, ya que nos garantiza que todo el trabajo se realiza internamente y no se subcontrata a terceros. Este enfoque es más rentable para los clientes, y los niveles de conocimientos y experiencia locales en cada país son los mismos.

Gestión de nóminas globales con Remote

Remote es un socio ideal para gestionar las nóminas globales. Proporcionamos soluciones a todos los retos que hemos mencionado, como por ejemplo:

• Acceso directo a especialistas fiscales internos y sobre el terreno en cada país en el que contrates.

• Actualizaciones constantes de todo lo relacionado con las nóminas según los cambios legislativos.

• Un sistema de nóminas único y centralizado en todo el mundo (con la posibilidad de pagar en varias monedas).

• Integraciones sin fisuras con varias plataformas de RR. HH. (y acceso a API).

• Una infraestructura sólida y segura.

• Automatización de tareas administrativas, lo que os ahorrará incontables horas a ti y a tu equipo.

Para obtener más información sobre cómo tu empresa puede beneficiarse de una solución de nóminas globales especializada, habla con uno de nuestros amables expertos hoy mismo.

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