Deducciones fiscales y gastos disponibles para los trabajadores a distancia

El trabajo a distancia ofrece la máxima flexibilidad, pero ¿sabías que también puede suponer un ahorro fiscal? Si trabajas a distancia, puedes desgravarte ciertos gastos relacionados con tu actividad laboral, pero hay que cumplir unos requisitos para acogerse a estas deducciones fiscales.

En este artículo explicamos qué tipo de trabajadores a distancia pueden solicitar deducciones y cómo ayudarles a maximizar su declaración fiscal.

¿Existen deducciones fiscales para los trabajadores a distancia?

En términos generales, desde la reforma fiscal de 2018, solo las personas que trabajan por cuenta propia pueden solicitar deducciones fiscales por el trabajo a distancia. Eso significa que los empleados a distancia ya no pueden reclamarlas por trabajar desde casa, sino que deben solicitar el reembolso a sus empresas.

Pero esta ley tiene excepciones:

• Personas que trabajan en las artes escénicas, empleados públicos y personas que pertenecen a la fuerza de reserva militar.

• Algunos estados tienen sus propias leyes que permiten a los empleados deducirse los gastos no reembolsados en sus declaraciones de la renta.

Si has trabajado desde casa como empleado de una empresa durante el ejercicio fiscal, en principio no puedes reclamar los gastos de oficina en casa asociados a tu trabajo. Si has trabajado por cuenta propia, sí podrías deducirte dichos gastos. Eso significaría haber trabajado a la vez como empleado y como autónomo con un negocio paralelo. Las deducciones por los gastos de tu oficina en casa deben estar relacionadas con tus ingresos imponibles como autónomo y no con los ingresos de tu trabajo como empleado.

¿Trabajar a distancia me convierte en trabajador por cuenta propia?

La respuesta corta es que no. Muchos empleados de empresas trabajan a distancia. Esta modalidad se ha hecho cada vez más popular a raíz de la pandemia, ya que muchos empleados disfrutaron de su experiencia de trabajo remoto. En esos casos, los trabajadores se clasifican como empleados remotos en vez de como trabajadores por cuenta propia independientes.

Un trabajador por cuenta propia independiente es un autónomo que presta servicios y no está clasificado como empleado. Los trabajadores autónomos pueden solicitar deducciones fiscales por gastos empresariales y por trabajar desde una oficina en casa. 

Los empleados que realizan actividades laborales paralelas a su trabajo por cuenta ajena también pueden beneficiarse de determinadas deducciones relacionadas con ellas. 

5 deducciones fiscales por trabajar a distancia

Solo los autónomos pueden solicitar deducciones por gastos empresariales. Como hay tantas personas que trabajan a distancia, la Hacienda estadounidense (IRS, por sus siglas en inglés) tiene directrices estrictas sobre quién puede pedir deducciones y por qué gastos. Por ello, es esencial que lleves un registro exacto de todos los gastos de los que quieras solicitar deducciones. 

Lleva un registro o un libro de cuentas por si tienes que justificar las deducciones. También deberías conservar los comprobantes de cualquier pago que tenga que ver con los impuestos, como pueden ser extractos de tarjetas de crédito, extractos bancarios, cheques o recibos detallados. Los registros digitales de estos documentos suelen bastar. Si pagas en efectivo, asegúrate de obtener un recibo en el que conste a quién le hiciste el pago, la fecha y el importe.

Entre las deducciones fiscales por trabajar desde casa figuran los gastos empresariales, las herramientas y los suministros básicos, las comidas de empresa y los gastos de viaje, y los gastos relacionados con el hogar, como las deducciones por oficina en casa.

1. Deducciones por gastos empresariales

Cualquier gasto que te deduzcas tiene que estar directamente relacionado con tu actividad empresarial. Las deducciones habituales son los gastos que suelen permitirse a las empresas que trabajan en oficina, por ejemplo:

• Seguro.

• Alquiler.

• Suministros básicos (como gas y agua).

• Internet.

• Equipamiento (ordenadores, software, mobiliario de oficina).

• Reparaciones y mantenimiento.

• Devaluación de la vivienda.

• Intereses hipotecarios deducibles.

• Publicidad y promoción.

• Comisiones bancarias.

• Devaluación de una vivienda de tu propiedad.

2. Gastos de herramientas y suministros básicos

Algunos empresarios autónomos pueden adquirir bienes y equipos para su empresa que pueden declararse como gastos deducibles. Según Hacienda, para presentar reclamaciones patrimoniales, debes cumplir los siguientes requisitos:

• Tener la vivienda en propiedad y que se utilice para ganar dinero.

• Deberías poder dar una estimación de cuánto tiempo puedes utilizar la propiedad para ganar dinero con ella. 

• Debes poder utilizar la propiedad durante más de un año. No puedes comprar y vender el inmueble en el mismo año.

Los trabajadores autónomos pueden deducirse hasta 1 050 000 USD por el equipamiento empresarial que cumpla los requisitos, como ordenadores, impresoras, mobiliario de oficina y suministros como papel o tinta. 

3. Comidas de negocios y gastos de viaje

Si viajas por trabajo, puedes deducirte la distancia que recorras con tu vehículo en la declaración de la renta. Da igual que hagas un viaje largo al extranjero o que recorras distancias cortas en tu ciudad. Puedes pedir la deducción de dos formas: con el gasto real realizado o con la tarifa estándar de millaje oficial del IRS. 

Si utilizas la tarifa estándar de millaje, lleva un registro de la distancia recorrida para separar el uso personal del profesional. En 2022, la tarifa subió de 58,5 céntimos por milla (unos 1,6 km) a 62,5 céntimos por milla. Conviene comprobar las tarifas por millaje todos los años, ya que suelen cambiar.

Si solicitas deducciones por el uso que hagas de tu vehículo, asegúrate de llevar un registro de todos los gastos. Nos referimos, por ejemplo, a compras, matriculación, seguro, garaje, permisos, reparaciones y mantenimiento, aparcamientos privados y peajes. Si pagas billetes de otros medios de transporte, como avión, autobús o tren, también puedes incluirlos como gastos de viaje. También puedes deducirte los gastos de comidas en restaurantes y de actividades de entretenimiento, siempre que sean gastos de empresa.  

4. Cuotas y gastos de licencias

Cualquier gasto en formación es potencialmente desgravable. Eso significa que los gastos en cursos en línea o universitarios, la compra de materiales de desarrollo profesional y el pago de licencias pueden deducirse. También puedes incluir suscripciones a publicaciones comerciales o profesionales y donaciones a organizaciones empresariales. 

Estas cosas suelen considerarse necesarias para que los empresarios autónomos sigan haciendo crecer sus negocios. Puedes deducirte los artículos que hayas comprado para mejorar tu trabajo o tu empresa. Recuerda guardar los recibos de los materiales y cursos adquiridos por si los necesitaras. 

5. Deducciones fiscales de la oficina en casa

¿Trabajas desde casa? Pues podrías ahorrarte dinero en impuestos si solicitas esa deducción. Si alquilaras un espacio para trabajar, ese alquiler contaría como gasto empresarial que reduciría tu renta imponible. La deducción por tener la oficina en casa funciona igual. 

Como tu lugar de trabajo está en tu casa, puedes deducirte una parte de los gastos de tu casa en la declaración de la renta. Esta parte incluye los intereses de la hipoteca, los impuestos sobre la propiedad, el seguro del hogar e incluso los suministros básicos. Como te estás haciendo cargo de los gastos de oficina que suelen sufragar las empresas, el Gobierno ofrece una desgravación fiscal para ayudarte a compensar los gastos de mantenimiento de tu oficina en casa.

¿Quién tiene derecho a la deducción por trabajar desde casa?

Por lo general, los trabajadores por cuenta propia independientes o autónomos que trabajan desde casa pueden solicitar esta deducción. Si tienes un negocio al margen de tu trabajo habitual y lo haces desde casa, también puedes reclamar parte de la deducción por trabajar desde casa.

¿Cuáles son los requisitos para beneficiarse de las deducciones fiscales por trabajar desde casa?

La deducción por trabajar desde una oficina en casa es una gran ventaja para los autónomos. Dicho esto, hay algunos requisitos importantes:

Uso regular y exclusivo

Para que puedas deducirte los gastos de la oficina en casa, debes utilizarla exclusiva y regularmente para tu trabajo por cuenta propia. Hacienda es muy estricta respecto a lo que significa utilizar un espacio de forma exclusiva y regular. La norma de uso exclusivo establece que el espacio solo puede utilizarse para llevar a cabo tu actividad por cuenta propia y para nada más. Si utilizas tu oficina en casa tanto para tu negocio como autónomo como para tu trabajo como empleado, no puedes desgravártela.

Debes utilizar esa parte de tu casa, apartamento, piso o vivienda similar para tu negocio de forma habitual. Eso incluye también las estructuras independientes de tu propiedad, como un estudio, una cabaña, un invernadero o un garaje. 

Domicilio social principal

Tu oficina en casa también debe ser la sede principal de tu empresa o donde te reúnes habitualmente con clientes. Si tienes un espacio para el trabajo por cuenta propia separado del trabajo por cuenta ajena, puedes solicitar como deducciones los gastos pertinentes del espacio de trabajo por cuenta propia. No obstante, los gastos del espacio en el que trabajas como empleado no pueden deducirse.

¿Los empleados a distancia pueden solicitar deducciones fiscales por trabajar desde casa? 

Normalmente, aunque trabajen desde casa, los empleados a distancia que perciben un salario o cobran por horas no pueden reclamar esta deducción. En su caso, una oficina en casa sustituye al espacio que les proporcionaría la empresa. Como los empleados W-2 no pagan por dicho espacio, no pueden deducirse el coste de la oficina en casa.

Aun así, hay excepciones para los empleados W-2 con circunstancias especiales, como los empleados públicos estatales o locales, los educadores y las personas con discapacidad.

4 consejos para solicitar la deducción fiscal por la oficina en casa

Aquí tienes algunos detalles que debes tener en cuenta a la hora de solicitarla:

1. Determina el mejor método de deducción anual

El importe que puedes deducirte por tu despacho en casa depende del tamaño de la zona de trabajo en relación con el total de la vivienda. Según tu situación, te conviene un método u otro. Lo que se aplica un año podría no ser la mejor opción el siguiente.

Para calcular el porcentaje de la vivienda que corresponde a tu oficina en casa, compara el número de horas que la has utilizado con el número total de horas del año: divide las horas trabajadas entre el número total de horas para obtener el porcentaje de horas disponibles y multiplica esa cifra por el porcentaje de la casa que utilizas para trabajar; así, obtendrás el porcentaje que corresponde a tu oficina en casa.  

Existen dos métodos para calcular las deducciones de tu oficina en casa para uso profesional: el estándar y el simplificado. Una vez que hayas estimado el porcentaje que dedicas al trabajo, podrás calcular el importe de la deducción con ambos métodos y en el que te salga una mayor deducción será el que más te convenga. 

Método estándar

Este método, también conocido como método directo, no tiene límite máximo de deducción. Para deducirte los gastos de la oficina en casa de esta forma, tienes que llevar un registro de todos los gastos que conlleva, reparaciones y mantenimiento inclusive. 

El método estándar te convendrá más si se dan las siguientes circunstancias:

• La oficina en casa ocupa una parte importante de tu vivienda: si tu área de trabajo es una habitación grande o incluso una unidad independiente, el porcentaje de la casa que utilizas para el negocio es mayor, lo que implica una mayor deducción según este método.

• Tienes gastos de la vivienda elevados: si pagas muchos intereses hipotecarios, impuestos sobre la propiedad o seguro del hogar, puede salirte una deducción mayor si aplicas el porcentaje de uso profesional a estos gastos. 

Para calcular la deducción fiscal que te correspondería por trabajar en casa, divide los metros cuadrados de la oficina en casa por los de toda la vivienda y te saldrá el porcentaje que dedicas al trabajo. Aplica este porcentaje a tus gastos domésticos para determinar qué importe puede considerarse un gasto empresarial.

Por ejemplo, supongamos que la oficina ocupa 15 metros cuadrados y la superficie total de la vivienda es de 150 metros cuadrados. Para calcular la deducción fiscal que te corresponde por la oficina en casa, divide 15 entre 150 y obtendrás el 10 %. Eso significa que el porcentaje correspondiente al negocio es del 10 %.

Si todas las habitaciones de tu casa tienen más o menos el mismo tamaño, puedes usar un método más sencillo para calcular la deducción. En ese caso, divides el total de habitaciones de la casa entre el número de habitaciones que utilizas para trabajar y obtendrás el porcentaje de tu negocio.

Método simplificado

Se trata de un método más sencillo que el estándar para determinar la deducción por la oficina en casa. Puedes reclamar como gasto unos 50 USD por cada metro cuadrado que tenga tu oficina, hasta un máximo de 30 metros cuadrados. Para calcular la deducción fiscal, coge el total de metros cuadrados de tu oficina y multiplícalo por 50, hasta un máximo de 1500 USD al año.

El método simplificado puede convenirte si:

• Tu oficina en casa es pequeña: si tu zona de trabajo está en una habitación pequeña o trabajas en un escritorio metido en un rincón, es probable que el total de metros cuadrados sea menor, así que la deducción que obtendrás con el método estándar será menor que con el simplificado. En este caso, te sale mejor el cálculo del gasto base por metro cuadrado.

• Tienes pocos gastos de vivienda: si pagas poco de intereses de la hipoteca, de impuestos sobre la propiedad o de seguro del hogar, la deducción con este método podría ser comparable o incluso mayor que la que obtendrías con el método estándar.

Si te decantas por el método estándar y la vivienda es tuya, deberás tener en cuenta la depreciación de una parte de la casa. Eso no hace falta calcularlo si utilizas el método simplificado. Sin embargo, como el método estándar no tiene límite máximo de deducción, puede salirte mejor con este método.

Por suerte, puedes cambiar entre el método estándar y el simplificado de un año para otro según te convenga, y no tienes ni que dar explicaciones. Antes de decidirte por uno a la hora de declarar impuestos, te recomendamos que hagas los cálculos con ambos métodos para determinar cuál te conviene más.

2. Lleva un registro detallado de todos los gastos relevantes

Prepárate para justificar tus deducciones con la documentación correspondiente en caso de que haya una inspección. Siempre conviene llevar un registro detallado no solo de los gastos directos, sino también del uso del espacio de la oficina en casa. También deben documentarse todos los demás gastos anuales que tengan que ver con la vivienda, como los intereses hipotecarios y los impuestos sobre la propiedad. 

Conserva copias de las facturas o los contratos que demuestren la actividad empresarial que realizas desde tu oficina en casa. Aparte, no estaría de más que llevaras un registro de las horas que trabajas desde tu oficina en casa al día. De ese modo, estableces un patrón de uso empresarial coherente para ese espacio.

3. Maximiza los gastos deducibles

Identifica todos los gastos que pueden deducirse al trabajar desde casa. Más allá de los suministros básicos y el wifi, también se pueden deducir cosas como los sistemas de seguridad domésticos y las líneas telefónicas dedicadas a la actividad profesional. 

También puedes deducirte una parte de los gastos de mantenimiento de la vivienda que afecten directamente a tu zona de trabajo, como pintar las paredes o cambiar la silla del escritorio.

4. Mantente al día de las directrices de Hacienda

Las leyes fiscales cambian constantemente, por lo que es importante estar al día de cualquier actualización del régimen fiscal. Así, te aseguras de que cumples las últimas normas del IRS. 

Cumplir la legalidad vigente no solo reduce el riesgo de inspecciones, sino que también te ayuda a obtener el máximo beneficio posible de esta desgravación fiscal. 

Familiarízate con tus opciones para deducirte impuestos y presentar la declaración de la renta

Debes tener en cuenta dos formularios fiscales a la hora de realizar estas deducciones en la declaración de la renta: el anexo C y el formulario 8829.

El anexo C es un breve formulario que debes cumplimentar si te decides por el método simplificado para la deducción fiscal de tu oficina en casa. 

En cuanto al formulario 8829, te ayuda a determinar qué deducciones de tu oficina en casa puedes solicitar y consta de cuatro partes:

• Parte 1: cálculo de la parte de tu vivienda dedicada a cuestiones empresariales para obtener tu porcentaje de negocio. En la mayoría de casos, se dividen los metros cuadrados que se destinan exclusivamente al negocio por los metros cuadrados totales de la vivienda. 

• Parte 2: anotación de los ingresos totales de tu empresa y gastos deducibles. El formulario te explica cómo llegar al total de gastos permitidos por el uso profesional de tu vivienda.

• Parte 3: cálculo de la amortización de la parte empresarial de tu vivienda. El formulario incluye instrucciones sobre cómo determinar el porcentaje de amortización que se te permite. 

• Parte 4: por último, determinación de los gastos que pueden trasladarse al ejercicio fiscal siguiente. 

Si te familiarizas con las deducciones y los gastos fiscales admisibles, podrás ahorrar y tomar mejores decisiones para tu negocio por cuenta propia. Te recomendamos consultar a un profesional fiscal para comprender mejor los ingresos imponibles por tu trabajo remoto. 

Para ahorrar aún más, piensa en estrategias a largo plazo para reducir los impuestos. Por ejemplo, podrías hacerte un plan de pensiones de prestaciones definidas o pagarte a ti mismo un alquiler por utilizar un edificio de tu propiedad para el negocio.

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