Contratar y gestionar a empleados remotos de forma sencilla: guía especializada

La contratación a distancia conlleva un mundo de oportunidades: poder acceder a una fuente mundial de talento, aumentar la diversidad, reducir los costes de alquiler de oficinas... La lista es interminable. Las empresas de hoy en día se han dado cuenta de esto. De hecho, se calcula que 32,6 millones de estadounidenses trabajarán a distancia en los próximos dos años.

Tener un equipo flexible y diverso es atractivo, pero a ese punto no se llega de la noche a la mañana. Los retos son evidentes, desde los obstáculos comunicativos hasta las leyes de empleo internacionales.

Esta guía de contratación a distancia divide el proceso en pasos sencillos y te proporciona la información que necesitas para contratar a empleados con confianza desde cualquier parte del mundo.

Por qué contratar a empleados remotos no es una moda pasajera

El trabajo remoto experimentó un crecimiento significativo durante la pandemia: el número de estadounidenses que trabajan desde casa aumentó más del triple entre 2019 y 2021. Y aunque haya habido una disminución gradual desde entonces, el trabajo a distancia sigue formando parte de la filosofía laboral actual. 

Aunque hay empresas que abogan por volver a la oficina como toda la vida, los estudios demuestran que el trabajo a distancia ha llegado para quedarse. Empresas de todo el mundo han sido testigos de primera mano de las ventajas que aporta esta modalidad de trabajo y es poco probable que vuelvan al trabajo completamente presencial.

Según un informe de FlexJobs, el trabajo a distancia ha crecido un 159 % en todo el mundo en los últimos 20 años. Esta tendencia seguirá creciendo, ya que, según las proyecciones, el 73 % de todos los equipos tendrán trabajadores remotos en unos pocos años.

El conglomerado alemán Siemens pasó a una modalidad de trabajo flexible permanente, lo que permitió a miles de sus empleados trabajar a distancia.

«Siempre hemos tenido teletrabajo en Siemens, pero ahora vamos un paso más allá», explicaba Roland Busch, consejero delegado adjunto y director laboral de Siemens AG. «Estos cambios también van asociados a un estilo de liderazgo diferente, centrado en los resultados más que en el tiempo que se pasa en la oficina».

La idea de que los resultados importan más que el tiempo que se pasa en un escritorio específico de un edificio concreto es una de las ventajas del trabajo a distancia. En vez de gestionar el tiempo que los trabajadores pasan en sus mesas, los responsables pueden confiar en que los empleados hagan el trabajo por su cuenta y gestionar su rendimiento.

Eso sí, si no hay oficinas, no las hay en ninguna parte. Contratar a un equipo remoto permite a las organizaciones llegar a todo el mundo y seleccionar a los mejores talentos para sus puestos vacantes. Si no hay oficinas, ¿qué sentido tiene que te limites a contratar talento local?

Ventajas de contratar a distancia

Estas son algunas de las principales ventajas para las empresas que contratan a distancia:

Contratación en cualquier lugar

Hasta hace poco, las empresas se han visto limitadas por su ubicación a la hora de cubrir puestos vacantes.

Las entidades tenían que contratar a personas que vivían cerca de sus instalaciones o esperar que sus puestos de trabajo fueran lo suficientemente atractivos como para que los candidatos se mudaran. En 2022, 1,91 millones de estadounidenses se mudaron para estar más cerca de su nuevo puesto, según la Oficina del Censo de EE. UU.

Ahora bien, contratar a distancia hace que tus posibilidades se amplíen de tu zona a, básicamente, todo el mundo. Vivan donde vivan los mejores candidatos, ahora pueden trabajar para ti.

Mayor diversidad

Ese enfoque tradicional limita en más de un sentido, ya que la contratación local restringe las posibilidades de diversidad. El trabajo remoto es deliberadamente inclusivo, lo que permite a las organizaciones contratar proactivamente a candidatos diversos de todo el mundo. 

La contratación a distancia genera más oportunidades para las personas que afrontan obstáculos en su desarrollo profesional, como las que provienen de entornos con pocos recursos o las que tienen alguna discapacidad. Trabajar a distancia les da la flexibilidad de hacerlo en sitios que se adaptan a sus necesidades sin tener que desplazarse. Por ejemplo, los trabajadores con discapacidades llevan mucho tiempo teniendo problemas con los lugares de trabajo tradicionales y han luchado por conseguir adaptaciones que les permitan trabajar desde casa.

Que las empresas prioricen el trabajo remoto es un paso importante para hacer más accesible el trabajo bien remunerado a personas que podrían verse excluidas por las limitaciones de una oficina, como las madres, padres y cuidadoras que suelen tener miedo a pedir tiempo libre por obligaciones familiares.

Captación del mejor talento

No es de extrañar, pues, que los empleados consideren una ventaja el trabajo remoto y flexible. Los estudios demuestran que el 83 % de los trabajadores de todo el mundo rechazarían un trabajo que no ofreciera cierta flexibilidad y más de la mitad de los empleados afirman que poder elegir el lugar de trabajo les importa más que trabajar para una empresa prestigiosa.

Teniendo esto en cuenta, la contratación a distancia aumenta de forma inmediata y evidente la satisfacción y la retención de los empleados. El 54 % de las empresas han observado una mayor retención de los empleados gracias al trabajo remoto, pero este avance no está exento de desafíos.

Cosas que plantearse al contratar a distancia

Contratar a distancia puede ser fácil, pero la transición necesaria para que una empresa pueda tener trabajadores remotos requiere cierto esfuerzo. Las fronteras internacionales siguen siendo importantes al gestionar nóminas en distintos países; tienes que intentar cumplir varias legislaciones laborales y ocuparte de los impuestos.

Cada uno de los siguientes aspectos de la contratación de empleados internacionales puede añadir capas de complejidad, sobre todo si es la primera vez que contratas a distancia.

Gestión de nóminas

Las nóminas pueden ser un quebradero de cabeza hasta en las circunstancias más sencillas, y más aún para las pequeñas empresas con recursos económicos limitados. Al contratar internacionalmente en sitios nuevos, puede resultarte complicado ajustarte a las leyes locales si intentas gestionar las nóminas sin ayuda.

Tanto si tienes pensado abrir una entidad en el extranjero como si no, externalizar la gestión de los RR. HH. globales y las respectivas nóminas a un socio de empleo global es lo más conveniente.

Cálculo de la remuneración

¿Deberías pagarle a un trabajador remoto lo que le pagarías a uno presencial? ¿Qué sueldo se consideraría justo en su país? ¿Cuánto cuesta la vida allí? ¿Qué prestaciones espera tener? ¿Qué se considera un salario competitivo? Aunque tienes varias opciones para calcular la remuneración de los empleados a distancia, puede costar encontrar el equilibrio que te convenga.

Riesgo de establecimiento permanente

¿Qué pasa con los impuestos que se pagan por hacer negocios en un país? El «establecimiento permanente» es un término fiscal que se aplica a las empresas que tienen una presencia continuada en un país. Si a tu país le corresponde este concepto, tu empresa podría tener que pagar el impuesto de sociedades en el extranjero. Aparte, podrías tener que ajustarte a ciertas normas que otras empresas internacionales no tienen por qué cumplir. Puedes obtener más información sobre el establecimiento permanente en nuestra guía detallada.

Clasificación errónea de empleados como trabajadores por cuenta propia

Clasificar erróneamente a tus empleados como trabajadores por cuenta propia entraña peligros importantes, tanto si es intencionadamente como si no. Podrías exponerte a multas, sanciones y prohibiciones comerciales en virtud de diversas leyes locales, así como a pleitos con tus empleados.

Ve con cuidado a la hora de definir las funciones del puesto. ¿Qué van a hacer exactamente los miembros de tu equipo? ¿Cuál es su relación con tu empresa? ¿Colaboras ya con autónomos de otros países? También puede que tengas que estudiar la posibilidad de convertir a algunos trabajadores por cuenta propia en empleados, que es otra situación potencialmente delicada.

Derechos de propiedad intelectual e invención

El trabajo en oficina tradicional hace que los derechos de propiedad intelectual sean un poco más sencillos, aunque solo sea porque las empresas suelen estar en un único país. Las contrataciones internacionales lo complican un poco.

Los empleados remotos no siempre trabajan en las instalaciones de la empresa, con equipo de la empresa o en los horarios que establece la empresa. Perder tus derechos de PI por no conocer la legislación internacional puede causarte problemas varios, como disputas jurídicas y daños a tu reputación. Para saber más, consulta nuestra guía detallada sobre derechos de propiedad intelectual para equipos remotos.

Gestión del lugar donde pagan impuestos los empleados remotos

Si tienes tu sede en un país y tu equipo está repartido por todo el mundo, ¿cómo calculas los impuestos sobre la renta? ¿Pagan impuestos en su lugar de residencia o en el de la sede de tu empresa?

Lo bueno es que los impuestos de los trabajadores remotos no son mucho más complicados que los de las personas que trabajan en oficina, de forma más tradicional. Lo malo es que la mayoría de la información sobre fiscalidad está dirigida a personas que trabajan en entornos tradicionales. Es importante saber dónde pagan impuestos los trabajadores remotos para que tanto tu empresa como ellos podáis ajustaros a la normativa.

Afortunadamente, todas estas cuestiones, por abrumadoras que parezcan, se pueden gestionar. Lo que necesitas es un socio experto que se especialice en leyes de empleo locales y que pueda ayudar a contratar, gestionar el riesgo y expandirte eficazmente.

Cómo contratar a empleados remotos en 4 pasos

En muchos aspectos, el proceso de contratación de empleados internacionales a distancia es muy parecido al de los trabajadores que realizan su trabajo de forma presencial. Dicho esto, a lo largo del proceso de contratación e integración, deberías centrarte en cómo se va a llevar a cabo el trabajo a distancia.

1. Crea una oferta de empleo atractiva

La descripción del trabajo tiene que ser clara y definir bien cómo se llevará a cabo ese trabajo a distancia, así como qué herramientas y cualidades necesitarán los candidatos. Antes de iniciar el proceso, ten en cuenta dónde va a aparecer tu oferta de empleo, y qué prestaciones y remuneración podrían esperar las personas que lo vean.

2. Haz entrevistas

Decide de antemano cómo vas a realizar las entrevistas y qué tecnología vas a utilizar. A estas alturas, la mayoría de la gente conoce bien los programas de videollamada convencionales, pero es importante elegir uno al que todas las partes puedan acceder fácilmente.

3. Sé transparente

Una buena comunicación es fundamental para los equipos remotos desde el principio. 

Deja bien claro lo que esperas de los candidatos, comenta con ellos y con los contactos que te proporcionen cómo ha sido su experiencia previa, y comprende que las cualificaciones suelen variar de un país a otro. Especifica bien las expectativas del trabajo, cómo piensas trabajar con tu equipo a distancia y qué necesitas de ellos. 

Los candidatos pueden sentir que se arriesgan al aceptar un trabajo con una empresa internacional y a distancia, así que asegúrate de hacer bien los deberes para poder responder a sus preguntas. Y, si no tienes la respuesta para algo, díselo abiertamente y vuelve a ponerte en contacto con ellos lo antes posible cuando la tengas.

4. Organiza un proceso de integración exhaustivo

Cuando trabajas en diferentes territorios y zonas horarias, es importante que todas las personas implicadas conozcan bien los detalles del proceso de integración. Con esto, nos referimos a que dispongas de un buen programa de formación y conozcas bien los trámites legales que conlleva la contratación. En este paso es donde es más probable que necesites ayuda.

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Expansión con un socio de empleo global

A menos que tu empresa sea una multinacional consolidada con enormes recursos, seguramente necesites la ayuda de un socio de RR. HH. globales para gestionar las nóminas, el cumplimiento normativo, los impuestos y otras cuestiones administrativas. Es fácil que se te escape algún requisito u obligación internacional si no conoces el tema a la perfección, y las sanciones pueden ser importantes.

En consecuencia, es crucial asociarse con una organización que pueda gestionar todas estas piezas del rompecabezas. No obstante, no todos los proveedores funcionan de la misma manera, y la mejor forma de proceder dependerá de tus circunstancias y tus objetivos.

Diferencias entre una PEO y un EOR

Si ya cuentas con una entidad jurídica en el extranjero, puede que te convenga más trabajar con una organización profesional de empleadores (PEO) de ese país. Una PEO funciona como una especie de departamento de RR. HH. externalizado que gestiona tu nómina global y otras cuestiones relacionadas con los RR. HH.

Sin embargo, si tienes previsto contratar en varios países, un empleador por cuenta ajena (EOR) podría venirte mejor. El EOR contrata legalmente a trabajadores en otros países en tu nombre. Tú gestionas todo el día a día de tu empleado, pero, técnicamente, el EOR es la empresa que lo contrata. Así, a través de sus entidades, puedes contratar legalmente a gente en otros países.

Para conocer más a fondo las diferencias entre un EOR y una PEO, consulta nuestra guía detallada.

Diferencias entre soluciones de entidad propia y las que dependen de socios

Es importante señalar que existen dos tipos de proveedores de soluciones de empleo global. Algunos cuentan con entidades jurídicas en los países en los que operan, mientras que otros delegan en redes de socios. ¿Pero cuál es la diferencia?

Un proveedor con entidades propias es dueño de la entidad jurídica del país en el que quieres contratar. Ya se ciñe a las leyes locales y está preparado para gestionarlo todo internamente, desde los impuestos y las nóminas hasta lo relacionado con los RR. HH. y la protección de la propiedad intelectual.

Por el contrario, los proveedores que dependen de socios operan a través de empresas externas. Aunque puedan prestar más servicios a corto plazo, el riesgo es mayor, suelen tardar más tiempo en responder y hay costes adicionales (muchas veces ocultos) que acaban repercutiendo a tu empresa. Aparte, si tienes algún problema, puede que haya más de un punto de contacto.

Trabajar con terceros puede ser arriesgado. Las entidades propias se adaptan antes a las leyes locales y no subcontratan tus necesidades de RR. HH. y PI con una empresa que no conoces.

Acelera el crecimiento con Remote

Si tu empresa está preparada para expandirse a nuevos países, Remote simplifica los procesos de RR. HH. para que ese crecimiento global sea fluido. Con Remote, puedes acelerar esta expansión internacional en cuestión de días, lo que te da la ventaja necesaria para competir en los mercados globales.

Desde la contratación y la firma de contratos hasta las nóminas, los impuestos y el cumplimiento normativo, Remote lo gestiona todo para que tú puedas centrarte en conseguir al mejor talento para ampliar tu empresa en todo el mundo.

Errores comunes que hay que evitar al contratar internacionalmente

Crear un entorno de trabajo remoto no se limita a contratar a unos cuantos trabajadores en línea.

Aunque los modelos de trabajo híbridos son un buen punto de partida a corto plazo para aumentar la contratación internacional de tu empresa, debes asegurarte de que tus equipos remotos y distribuidos por todo el mundo se sientan tan conectados, alineados y valorados como tus empleados de oficina. A largo plazo, los modelos híbridos pueden hacer que las personas se vean desplazadas, sobrecargadas de trabajo y poco aprovechadas, ya que las empresas suelen cometer errores cuando empiezan a trabajar a distancia.

Como resultado, corres el riesgo de condenar al ostracismo a tus empleados remotos, a menos que crees una filosofía que priorice el trabajo remoto de forma consciente. Por mucha ventaja que suponga el trabajo a distancia, que alguien sienta que se queda fuera de las actividades o las ventajas de socializar en entornos de trabajo presencial (como salir a tomar algo después del trabajo) no es bueno para el ambiente general de la empresa.

Una comunicación clara también es fundamental cuando se trabaja con un equipo a distancia. La comunicación digital puede malinterpretarse con facilidad, sobre todo si existen diferencias lingüísticas o culturales. Los mejores equipos remotos dejan constancia de todo. Cada cual trabaja en un horario diferente y necesita saber exactamente qué ha pasado mientras dormía.

Anticiparte a las necesidades de tu personal remoto te ayuda a que tus equipos vayan a una, a generar un entorno de trabajo acogedor para todos y a retener a trabajadores de todo el mundo. Para saber más sobre la comunicación en equipos remotos, echa un vistazo a lo que dice nuestro director de tecnología, Marcelo Lebre, sobre el trabajo asíncrono.

Ampliar la contratación internacional para lograr un éxito duradero

Otra cosa que debes tener en cuenta es cómo expandir tu contratación internacional. Puedes empezar con un empleado en un país y, luego, encontrar más talento en la zona y querer seguir expandiéndote.

Por eso es importante elegir herramientas que crezcan con tu negocio. Cuando sigues una filosofía de prioridad remota, esa filosofía también tendrá que ampliarse.

¿Cómo se crea una filosofía que priorice el trabajo remoto?

Implantar una filosofía requiere estrategia y la decisión consciente de priorizar el trabajo remoto en tu equipo. Esto significa adoptar un enfoque proactivo para fomentar la diversidad y contratar de forma inclusiva. También debes definir los valores de tu empresa y cómo deben aplicarlos a su trabajo los miembros de tu equipo. Independientemente de que contrates a distancia a diseñadoras, comerciales, vendedoras o desarrolladores, tus valores deben seguir siendo coherentes y esenciales.

Crea tu equipo global con conciencia internacional y no aísles a los empleados en sus zonas. Anima a las personas a conocerse en reuniones, en plataformas de productividad y durante los proyectos. No todos tendrán el mismo horario de trabajo, pero sí que deberían sentir que trabajan juntos. Si el presupuesto da para organizar quedadas en persona, también pueden ser una forma estupenda de fomentar el espíritu de equipo.

Los empleados que no están aislados suelen llegar más lejos. Por tanto, no dejes que sean ellos quienes den el primer paso y haz que estén lo menos aislados posible para que puedan colaborar.

La filosofía remota comienza desde la integración

Aunque quizá no te des ni cuenta, esta filosofía se va formando cada vez que haces una contratación. Tu programa de integración de empleados debe comunicar claramente la priorización del trabajo a distancia y facilitar que los nuevos empleados empiecen a colaborar sin estrés.

La integración es la primera experiencia de un empleado en esa nueva etapa laboral, así que aprovecha ese momento para que conozca tu empresa y tu filosofía. Para reforzar las directrices en torno a la comunicación, explica lo que esperas en ese aspecto y ponlas en práctica tú.

La comunicación asíncrona funciona mejor con menos reuniones y una documentación bien organizada, por lo que debes tener muchos medios disponibles para que tus nuevos colaboradores los puedan aprovechar.

Plantéate también la posibilidad de asignarle a tu nuevo empleado alguien de su zona horaria; así, sentirá que se le incluye y sabrá a quién dirigirse cuando tenga dudas.

Empieza ya a contratar a trabajadores remotos

Contratar a tus primeros empleados a distancia, en especial a los que viven fuera de tu país, puede generar algo de inquietud. Es lógico que te preocupe el riesgo, que no sepas bien por dónde empezar y que te asusten el cumplimiento normativo, los impuestos y los costes. Pero esa primera contratación internacional, además de ser posible, con Remote es rápida y fácil.

Proporcionamos servicios de nóminas globales y gestión de RR. HH. globales que te permiten administrar fácilmente a tu personal en todo el mundo. También ofrecemos servicios de EOR que te permiten centrarte en la expansión sin tener que preocuparte de cuestiones administrativas y de cumplimiento normativo.

Estamos siempre a tu disposición para ofrecerte en todo momento la mejor protección de la propiedad intelectual, la mejor experiencia para tus empleados internacionales y la expansión global más fiable. Para obtener más información, habla hoy mismo con uno de nuestros amables expertos.

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