Por qué deberías trabajar de forma asíncrona

Aprovechar todo el potencial de tu plantilla global no es tarea fácil. Las diferencias horarias, los conflictos de programación y el cansancio que provocan las reuniones constantes contribuyen a la ineficacia y a la pérdida de oportunidades. El trabajo asíncrono puede ayudar a resolver estos problemas. Permite a los empleados realizar sus tareas de forma independiente y flexible, sin las limitaciones propias de un horario fijo.

En este artículo, profundizamos en las ventajas del trabajo asíncrono y exploramos las mejores prácticas para implantar con éxito este enfoque transformador.

¿Qué es el trabajo asíncrono?

Los responsables de la toma de decisiones apuestan cada vez más por modelos de trabajo a distancia. De hecho, el 60 % de las empresas han conseguido mejores candidatos desde que adoptaron un sistema de colaboradores distribuido. No solo eso, sino que el 55 % da prioridad a contratar a los mejores talentos, aunque vivan en otros países.

Sin embargo, los sistemas anticuados no consiguen aprovechar el trabajo colaborativo entre diferentes zonas horarias.

La buena noticia es que el trabajo asíncrono resuelve los problemas de la inflexibilidad horaria, de depender de una respuesta en tiempo real y de la limitación de las oportunidades de colaboración.

El trabajo asíncrono alude a la práctica de trabajar en equipo en la que no es necesario que todos los miembros estén conectados simultáneamente. Al trabajar los equipos de forma asíncrona, las personas pueden maximizar su productividad sin tener que esperar a que los demás completen sus tareas.

La clave del trabajo asíncrono es idear procesos que permitan a los empleados trabajar de forma autónoma y proporcionarles la confianza que necesitan para hacerlo.

Un flujo de trabajo que sea uniforme, rápido y ágil será capaz de alcanzar exactamente los mismos niveles de producción adecuada a sus necesidades. Todas las etapas están equilibradas en cuanto a eficacia y velocidad, lo que hace que no se pierda tiempo ni recursos. Esta filosofía se inspira en la metodología de las tres emes del sistema de producción de Toyota. Aquí encontrarás más información al respecto.

El trabajo asíncrono permite a los trabajadores organizar el orden de ejecución de las tareas para alinearlo con sus propios calendarios. En un entorno de trabajo asíncrono, la comunicación no tiene por qué ser inmediata. Los colaboradores pueden ajustar el trabajo para reducir la presión que recae sobre sí mismos y sobre sus compañeros.

Remote, que cuenta con más de 1000 empleados en 70 países, ha construido una organización eficiente y totalmente remota siguiendo principios asíncronos, demostrando que los equipos dispersos por todo el mundo no solo son posibles, sino preferibles.

El trabajo asíncrono se basa en tres principios fundamentales: multiplexación, comunicación y acción (más adelante hablaremos de ello).

¿Cuáles son los pros y los contras de los trabajos asíncronos?

Como todo, el trabajo asíncrono tiene ventajas e inconvenientes.

Ventajas

1. El trabajo asíncrono proporciona a los empleados una mayor flexibilidad a la hora de programar su trabajo. Esto les permite alinear sus tareas con sus picos de productividad personal y sus obligaciones. Por ejemplo, los empleados con hijos pueden elegir trabajar durante el horario escolar. Esta flexibilidad ayuda a mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal, y permite tener una mayor satisfacción en el trabajo.

2. El trabajo asíncrono también facilita la colaboración fluida entre zonas horarias. Esto significa que las organizaciones pueden acceder a grupos de talentos globales sin tener que atenerse a limitaciones geográficas. Los equipos también pueden aprovechar los diferentes horarios de trabajo para que los proyectos sigan avanzando las 24 horas del día, maximizando así la eficiencia. Por ejemplo, un desarrollador en la India puede completar una tarea y luego pasársela a un colega en Canadá, garantizando un progreso continuo.

Inconvenientes

Se exponen a continuación algunos de los retos que presenta el trabajo asíncrono:

1. Al no haber comunicación en tiempo real, pueden retrasarse los bucles de retroalimentación. Esto puede dificultar la capacidad de respuesta y ralentizar el proceso de toma de decisiones.

2. Gestionar las interdependencias entre tareas es más complejo.

3. La ausencia de estructuras de oficina tradicionales y de responsabilidad en tiempo real puede provocar procrastinación o distracciones. Por ejemplo, un empleado que trabaja a distancia puede tener dificultades para resistir la tentación de hacer tareas domésticas u otras actividades durante las horas de trabajo. El trabajo asíncrono exige a los empleados un alto nivel de autodisciplina y habilidad para gestionar el tiempo.

Trabajo y flujo asíncronos

Las personas no somos muy buenas para pasar de un estado de concentración total en la tarea A a una concentración total en la tarea B sin que haya pérdidas (como se muestra en la imagen de abajo). Por ejemplo, cuando estás inmerso en un libro y algo te interrumpe, es probable que tardes unos segundos en volver a la narración.

En el ejemplo 5, vemos un gráfico basado en el tiempo, en el cual los ejes son el tiempo y la productividad . Este ejemplo muestra la cronología de un desarrollador de back end que sufre dos interrupciones: en la primera, un desarrollador de front end le pregunta sobre la carga útil de una solicitud de API, y en la segunda otro miembro del equipo le hace una consulta sobre la configuración local de la base de datos del proyecto.

El desarrollador del backend pasó un tiempo concentrándose en la tarea que tenía entre manos (1) y, a continuación, pasó a un estado de concentración (2). Esta fase (2) es la que queremos maximizar, ya que durante la concentración sacamos lo mejor de nuestros cerebros supercreativos y poderosos. Entonces, cuando se le interrumpe, el desarrollador dedica un tiempo a responder a la pregunta del desarrollador de front end (3) para, luego, volver a la tarea inicial (1). Desgraciadamente, cuando el desarrollador vuelve a trabajar concentrado (2), se produce una nueva interrupción (3).

Si has leído hasta aquí, seguro que todo esto te resulta muy familiar.

Ahora, la guinda la pone el concepto de «flujo» (2). Definición de la Wikipedia (más información aquí):

En la psicología positiva, el flujo, también conocido como «la zona», es el estado mental operativo en el cual una persona está completamente inmersa en la actividad que ejecuta. Se caracteriza por un sentimiento de enfocar la energía, de total implicación con la tarea, y de éxito en la realización de la actividad. La absorción total en lo que uno hace caracteriza el flujo y da lugar a una pérdida del sentido del espacio y del tiempo.

Si mantener la concentración total es difícil, entrar en el flujo es aún más difícil. Cuanto mayor sea la concentración que alcances, mayor será la probabilidad de entrar en el flujo. Sin embargo, si tienes problemas para mantener la concentración, olvídate del flujo.

La comunicación asíncrona brilla aquí con gran potencia, ya que protege el tiempo y la concentración de todos y, a la vez, reduce los bajones de tiempo sin aprovechar. Cuando te comunicas de forma asíncrona, este tipo de interrupciones se producen con menos frecuencia. Y cuando se alarga el tiempo total que eres capaz de sumergirte en el trabajo profundo, la probabilidad de entrar en el flujo es mucho mayor.

¿Cuál es la diferencia entre el trabajo asíncrono y el trabajo síncrono?

El trabajo asíncrono maximiza la producción desvinculando el trabajo de la comunicación síncrona. El trabajo sincrónico ata el progreso a la comunicación, obligando a los equipos a detener el avance de los proyectos cuando uno de los miembros del equipo no está disponible por tener un horario de trabajo diferente o tiempo libre.

• El trabajo asíncrono no requiere que los colaboradores estén conectados al mismo tiempo.

• El trabajo asíncrono se basa más en la documentación y la transparencia.

• El trabajo asíncrono deposita más confianza en las personas y en su capacidad de rendimiento.

• El trabajo síncrono ralentiza los proyectos, ya que pone obstáculos artificiales a la productividad.

• El trabajo síncrono es más habitual en los entornos de oficina que en las estructuras de trabajo a distancia, pero ni siquiera en aquellos llega a ser óptimo.

Las empresas que adoptan el trabajo asíncrono pueden hacer avanzar los proyectos mucho más rápidamente que la competencia. Además, las empresas con flujos de trabajo asíncronos suelen observar una moral de los empleados más alta, gracias a la confianza, el aumento de la comunicacióny las prácticas de documentación.

¿El trabajo asíncrono y el trabajo a distancia no son lo mismo?

El trabajo asíncrono y el trabajo a distancia, aunque están relacionados, son conceptos distintos.

El trabajo asíncrono es el trabajo que se realiza sin interacción en tiempo real, confiando en métodos como el correo electrónico y los documentos compartidos para la colaboración.

En cambio, el trabajo a distancia implica únicamente que los miembros del equipo trabajan desde distintos lugares. Aun así, pueden seguir manteniendo reuniones e interacciones en tiempo real. Los equipos pueden realizar prácticas asíncronas incluso cuando están ubicados en el mismo lugar, mientras que los equipos remotos pueden tener flujos de trabajo síncronos.

En resumen, la diferencia clave es que el trabajo asíncrono se centra en la flexibilidad en el tiempo, mientras que el trabajo a distancia se centra en la flexibilidad en la ubicación.

Flujos de trabajo asíncronos

El trabajo asíncrono se basa en tres principios fundamentales: multiplexación, comunicación y acción.

1. Multiplexación

La «multiplexación» es la capacidad de cambiar eficazmente entre múltiples tareas o flujos de trabajo sin necesidad de coordinación en tiempo real o presencia simultánea. Permite a los miembros del equipo maximizar su tiempo y productividad.

Con la multiplexación, los empleados asumen varias tareas cuando sus niveles de concentración y energía son óptimos, en lugar de verse limitados por el horario de oficina tradicional o por la disponibilidad de otras personas.

Para entenderlo más a fondo, vamos a analizar en qué se diferencian la planificación síncrona del trabajo y la asíncrona.

Planificación síncrona del trabajo

La planificación típica (síncrona) se basa en iniciar las cosas en bloque. Por sí misma, no es algo tan espantoso. Sin embargo, la lentitud de un sistema viene determinada por su elemento más lento. En tal caso, cualquier retraso se propaga a través del flujo, ya que cada etapa depende totalmente de la etapa que la precede.

Esta imagen representa un flujo de desarrollo de software de tres terminales organizado mediante planificación sincronizada. Para implementar una función, necesitamos que se completen las tareas A, B y C. Dada la forma en que se planificaron y distribuyeron estas tareas, necesitamos un ciclo de 9 horas de trabajo por implementación. Esto es estupendo para tareas atómicas, pero muy lento por lo demás, ya que solo podemos implementar cada cierto tiempo.

Planificación asíncrona del trabajo

La planificación asíncrona consiste en dividir las tareas en subtareas más pequeñas en la medida de lo posible y lanzar cambios mínimos viables con la mayor frecuencia posible.

Esta técnica se basa en la hipótesis de que enviar menos pero con más frecuencia te permite medir el éxito y contrarrestar cualquier reacción negativa lo antes posible.

También permite un control más preciso de la asignación de recursos, ya que podemos realizar más tareas en la misma cantidad de tiempo (debido a su tamaño reducido).

En esta representación de ejemplo, al separar las tareas A, B y C en A1, A2, A3, B1, etc., conseguimos el triple de implementaciones que en el ejemplo anterior (M1).

En este ejemplo, al final de las nueve horas, puede que consigamos implementar el mismo número de funciones. Sin embargo, al multiplexar las tareas con la distribución asíncrona de tareas, podríamos finalizar subconjuntos de nuestras tareas y así poder validar su impacto y retroceder o reevaluar los siguientes pasos. Reducimos así el tiempo de iteración a un tercio de la planificación original.

Esta metodología nos permite multiplexar, combinando nuestras tareas para producir resultados más rápidamente.

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2. Comunicación

Una buena comunicación es clave para el éxito de cualquier sistema (humano o mecánico).

Hay muchos tipos de comunicación: un correo electrónico, un mensaje, una llamada de voz, una videollamada o incluso un café. Cada canal tiene un impacto diferente en la productividad, y elegir el adecuado es tan importante para el flujo de producción como cualquier otra tarea que podamos realizar.

¿Qué es la comunicación síncrona?

La comunicación síncrona es a la más estamos acostumbrados porque es más fácil y cómoda.

Una conversación requiere al menos dos personas. Una conversación interactiva puede adoptar múltiples formas:

• una reunión

• una llamada de vídeo/voz

• un café

• una charla durante la comida

• enviarle un mensaje a alguien y esperar una respuesta inmediata

Estos son algunos ejemplos de interacciones que no puedes tener de forma asíncrona.

Sin embargo, una documentación adecuada, los correos electrónicos bien escritos o los mensajes pueden sustituir a la mayoría de las reuniones.

En el ejemplo 3, dos desarrolladores trabajan en sus tareas y necesitan completar un conjunto específico de ellas (A, B y C) antes de implementarlas:

Este ejemplo ocurre muy a menudo. En este caso, una reunión sobre un requisito técnico interrumpe a ambos desarrolladores durante un periodo de tiempo específico. Poco después, hay otra llamada sobre lo que se debe hacer a continuación.

Definitivamente, esta no es la mejor metodología de comunicación síncrona. Las interrupciones retrasan todo el trabajo, y no se realiza ninguna implementación. Si pensamos en la eficacia de nuestro flujo, no cabe duda de que es desigual y de todo menos rápido.

Por lo tanto, ahora surge la pregunta: ¿cuándo debes optar por la comunicación síncrona y no la asíncrona?

Cuándo elegir el trabajo síncrono

Elige el trabajo síncrono en los siguientes supuestos:

• Sesiones de lluvia de ideas y de planificación estratégica: aquí puedes tomar decisiones rápidas, intercambiar ideas espontáneamente y fomentar el pensamiento creativo.

• Resolución de problemas técnicos: hace falta que la comunicación sea bidireccional para poder diagnosticar problemas e identificar soluciones rápidamente.

• Hitos críticos del proyecto: para determinarlos suelen ser necesarias una comunicación fluida y actualizaciones frecuentes del estado.

• Formación individual para nuevos empleados: esto puede implicar una transferencia de conocimientos práctica e interactiva, orientación personalizada, aclaración inmediata de dudas y transferencia eficaz de conocimientos.

• Reuniones con clientes, presentaciones y talleres: aquí son cruciales la interacción directa, el lenguaje corporal y las sesiones de preguntas y respuestas en tiempo real.

• Tareas basadas en el consenso: estas tareas pueden incluir la resolución de conflictos, la gestión de crisis o las negociaciones urgentes.

Utiliza la comunicación síncrona siempre que la colaboración en tiempo real, la retroalimentación instantánea y las interacciones interpersonales directas sean importantes para que el resultado sea óptimo.

¿Qué es la comunicación asíncrona?

La comunicación asíncrona favorece la independencia. Se centra en garantizar que una tarea y sus efectos no dependan de quien la haya planificado o ejecutado.

Con la comunicación asíncrona, se fomentan algunas buenas prácticas, tales como:

• documentación apropiada

• procedimientos escritos

• preferencia por los mensajes escritos en vez de las llamadas

• respeto a los periodos de trabajo sin interrupciones

El ejemplo 4, con las mismas dos personas del ejemplo 3, consiste en desarrollar un conjunto de tareas, pero recurriendo a la comunicación asíncrona:

En este ejemplo, la comunicación se realiza mediante mensajes escritos y una documentación bien redactada. En estos casos, aunque el objetivo final del intercambio de mensajes se alargue en el tiempo, el impacto en el flujo de trabajo es insignificante y a menudo supone una mayor ejecución.

3. Acción

Este es el último principio de la metodología asíncrona. Lo importante no es el procedimiento, sino la actitud. Se trata de preocuparse por uno mismo como profesional.

En muchas ocasiones, el trabajo no está listo para que lo empecemos; las tareas no están planificadas, los responsables de la toma de decisiones no están conectados, etc. En esos casos, los equipos de éxito actúan, aunque luego tengan que refactorizar y adaptar cosas; no pierden el tiempo esperando.

«Pasa siempre a la acción» es un mantra que repetimos constantemente en Remote. Esto significa que si necesitas hacer algo y no hay nadie que te ayude o te indique qué hacer a continuación, utilices tu sentido común y te decidas por algo que hacer.

Imagina que hay tres tareas, y solo dos están perfectamente descritas, por lo que tienes que esperar a que un administrador de productos esté disponible para que defina con precisión lo que se necesita.

En el ejemplo 6, el desarrollador 1 es alguien que pasa a la acción, y el desarrollador 2 es alguien que prefiere esperar.

En lo que acabamos de describir como «pasar siempre a la acción», el desarrollador 1 se ocupa de otra cosa, aunque no sea tan importante como la tarea que tenía pensado hacer. El desarrollador 2, sin embargo, decide esperar a que el gestor de proyectos describa bien la tarea.

Este ejemplo es anecdótico, y nos gustaría poder decir que es una exageración, pero no lo es. Es muy habitual.

En Remote, si realmente necesitas que alguien te ayude con tu próxima tarea y no puedes ocuparte de otra cosa, es mejor que utilices ese tiempo para cuidar de ti mismo. En lugar de trabajar, podrías ir al gimnasio, pasear al perro o ver tu programa favorito (sí, aunque sea en medio de tu jornada laboral).

Esto implica algo de buen juicio. Por supuesto, algunas tareas son muy delicadas. Así que, si alguna no la tienes bien clara, puedes elegir otra cosa. No se trata de ignorar el riesgo, sino de asumirlo de forma controlada.

Ahora que conocemos los tres componentes principales de los trabajos asíncronos, vamos a explorar algunas buenas prácticas que puedes adoptar para optimizar los principios del trabajo asíncrono.

6 buenas prácticas para el trabajo asíncrono

Éstas son las mejores prácticas que recomendamos para implementar plenamente los principios del trabajo asíncrono:

1. Definir bien los tiempos de respuesta

Hay que establecer expectativas claras sobre la rapidez con que los miembros del equipo deben responder a los mensajes, solicitudes o consultas. Esto ayuda a garantizar una comunicación fluida y oportuna.

2. Colaborar utilizando herramientas

Es conveniente utilizar herramientas de gestión de proyectos y documentos compartidos para proporcionar visibilidad del trabajo en curso, actualizaciones de progreso y dependencias. Esta transparencia fomenta la responsabilidad y permite una coordinación ágil.

También cabe la posibilidad de utilizar un sistema de información de recursos humanos (HRIS). El HRIS de Remote te permite automatizar los procesos administrativos de recursos humanos, como la gestión de integración de empleados, el control del tiempo y la gestión de las bajas.

3. Programar reuniones síncronas solo cuando sea necesario

Es necesario minimizar la cantidad de reuniones en tiempo real, reservándolas solo para discusiones críticas, toma de decisiones o resolución de problemas complejos. Se debe fomentar la comunicación escrita por encima de las llamadas o reuniones no programadas.

4. Documentar las decisiones

Es importante mantener registros detallados de las decisiones, discusiones y conocimientos institucionales en un repositorio centralizado en el que se puedan realizar búsquedas. Así se consigue que la información sea fácilmente accesible para todos los miembros del equipo, independientemente de su horario de trabajo o ubicación.

5. Fomentar una cultura de confianza

Los miembros del equipo deben aprender a gestionar sus propios horarios y tareas, y es necesario confiar en su capacidad para realizar un trabajo de alta calidad. Esta autonomía es crucial para que la colaboración asíncrona sea eficaz.

Si es necesario, cabe proporcionar recursos de formación asíncrona para apoyar el aprendizaje autónomo. También se debe formar a los administradores para que evalúen los resultados por encima de cualquier otro aspecto.

6. Perfeccionar continuamente las políticas

El trabajo asíncrono requiere un ajuste y una adaptación continuos para garantizar su eficacia.

Hay que recopilar regularmente las opiniones de los miembros del equipo, identificar los retos a los que se enfrentan y perfeccionar las políticas y prácticas de la empresa en consecuencia.

Trabajo asíncrono: el futuro del trabajo flexible y productivo

El trabajo asíncrono conforma la base sobre la que se construyen las empresas distribuidas. Los equipos con personas en distintas zonas horarias no pueden permitirse esperar durante horas a que los horarios de todo el equipo se alineen. Pasarse al trabajo asíncrono no solo es lo inteligente: para las empresas con trabajadores remotos, además, es imprescindible.

Aun así, el trabajo asíncrono no es solo para equipos remotos. ¿Por qué los trabajadores que comparten oficina deberían ponerse obstáculos innecesarios? Cuando todos trabajan de forma asíncrona, todos pueden rendir al máximo, independientemente de dónde o cuándo realicen sus tareas.

He aquí un breve resumen de lo que hemos tratado en este artículo:

• El trabajo asíncrono debe utilizarse más a menudo que el síncrono, ya que permite gestionar mejor los recursos, reducir los residuos y optimizar la productividad.

• Al multiplexar tus tareas y reducir el alcance, podrás entregar más rápido, comprobar antes tus hipótesis y alcanzar el éxito con mayor confianza.

• Por lo general, la comunicación debe ser asíncrona y solo debería ser síncrona en contadas ocasiones con cosas que verdaderamente lo requieran. Si se sigue esta regla, los trabajadores podrán enfocarse en sus tareas durante más tiempo y concentrarse en las mejores prácticas, como la documentación y la redacción de procedimientos adecuados.

• Pasar siempre a la acción (dentro de lo razonable) ayuda a todo el equipo a avanzar más rápido, reduce el tiempo perdido y aumenta la implicación.

El trabajo asíncrono es la forma que tienen los equipos de alto rendimiento de conseguir completar más tareas con menos interrupciones, más eficacia y mayor fiabilidad.

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