Formulario 1096: guía para empresas estadounidenses

¿Trabajas con autónomos que tienen que pagar impuestos en EE. UU.? Si es así, puede que sepas lo que es el formulario 1099, que se utiliza para declarar a Hacienda los ingresos no salariales.

Lo que quizá no conozcas es el formulario 1096, un resumen de Hacienda que sirve de portada para otros formularios que presentes, incluido el 1099.

En esta guía, te explicamos la finalidad del formulario 1096 y qué empresas deben presentarlo, qué ocurre si no lo incluyes y de dónde puedes sacar el formulario 1096 gratis.

Vamos a meternos de lleno.

¿Qué es el formulario 1096? 

El formulario 1096 es el documento de Resumen anual y transmisión de declaraciones informativas de EE. UU. que emite el Servicio de Impuestos Internos (IRS), organismo equivalente a Hacienda. 

Las empresas lo utilizan para declarar a Hacienda. Sirve de portada para informar del total de formularios como el 1099, el 1098 y el W-2G, que detallan los diversos tipos de ingresos, deducciones y transacciones financieras de no empleados que no contempla el formulario W-2 estándar.

El objetivo del formulario 1096 es recopilar y comunicar la información de todos estos formularios en conjunto para presentárselas al IRS de una vez, de forma que les resulte más fácil gestionar y verificar la información presentada. 

En resumen, este formulario es esencial para que los directores y responsables financieros garanticen el cumplimiento normativo de las leyes fiscales estadounidenses y declaren la información exacta de las transacciones financieras.

¿Quién debe presentar el formulario 1096? 

Deben presentarlo las empresas, como son las organizaciones, las sociedades, los particulares, las inmobiliarias y los fondos fiduciarios. Estas entidades están obligadas a presentar determinados tipos de declaraciones informativas al IRS.

Concretamente, es necesario para quienes presenten por correo los siguientes formularios: 1099 (ingresos varios), 1098 (declaración de intereses hipotecarios), 3921 (ejercicio de una opción sobre acciones con incentivo), 3922 (transferencia de acciones adquiridas mediante un plan de compra de acciones para empleados), 5498 (información sobre contribuciones a planes de pensiones) y W-2G (ganancias de juego). 

En esencia, si una empresa emite cualquiera de estos formularios en formato papel para declarar transacciones o actividades financieras tal y como exigen las leyes fiscales, tiene que acompañar esos documentos con un formulario 1096 para resumirlos y transmitírselos al fisco.

¿Necesito el formulario 1096 si voy a presentar la declaración por vía electrónica?

No, no hace falta si lo presentas todo electrónicamente, ya que el sistema recopila y transmite automáticamente la información resumida a Hacienda.

El formulario 1096 solo es obligatorio si presentas la documentación por correo postal.

Cómo presentar el formulario 1096 para los trabajadores por cuenta propia

A diferencia del formulario 1099, no tienes que enviarles el 1096 a los autónomos. Como empresa que contrata a un trabajador por cuenta propia, es responsabilidad tuya presentar el 1096. A los autónomos no les hace falta para declarar los impuestos.

Por ejemplo, supongamos que tu empresa contrata a un autónomo de EE. UU. para crear un sitio web. Tendrás que expedirle un formulario 1099 y enviar una copia al IRS. Si presentaras la declaración por correo postal, también tendrías que enviar el 1096.

Ten en cuenta que no hay que presentar los formularios 1099 o 1096 (en caso de declarar por correo postal) para los autónomos que no se acojan al régimen fiscal de EE. UU., pero es obligatorio para los que sí, como pueden ser los autónomos estadounidenses que viven en el extranjero.

¿Puedo obtener el formulario 1096 gratis? 

Sí, el formulario 1096 puede descargarse de forma gratuita en el sitio web del IRS. 

No obstante, aunque puedes descargarlo e imprimirlo con fines informativos o preparativos, el IRS exige que se envíe el formulario original en formato escaneable para presentarlo en papel. 

Esto quiere decir que, para que sea oficial, debes utilizar una versión del formulario 1096 que apruebe el IRS para que pueda escanearse. Puede que la versión descargable de la web del IRS no se pueda escanear y, por lo tanto, no se acepte en papel.

Puedes solicitar el formulario 1096 en la página web del IRS o llamando al 1-800-829-3676. En circunstancias normales, te llegará en un plazo máximo de 10 días.

También puedes obtenerlo a través de programas informáticos de fiscalidad y servicios de gestoría profesionales.

Formularios 1096 de pago

Una alternativa a los formularios 1096 gratuitos es utilizar los servicios de empresas que los venden baratos por separado o suscribirte a una plataforma de cumplimentación electrónica de archivos. Estas empresas ofrecen versiones que cuentan con el beneplácito de Hacienda para escanearlas, lo que te asegura el cumplimiento normativo y la aceptación al presentárselas a Hacienda.

Por ejemplo, QuickBooks cuenta con una versión de pago del formulario 1096 que puede rellenarse directamente en su software de contabilidad. Por su parte, pdfFiller ofrece un modelo de suscripción que te permite rellenar el documento en línea, guardarlo en PDF, enviarlo por correo electrónico o almacenarlo en la nube. 

Comprarle los formularios a un proveedor tiene sus ventajas. Estas plataformas suelen venir con soluciones de software integradas que simplifican el proceso de preparación y declaración de impuestos. Estos programas pueden rellenar automáticamente los formularios a partir de los datos financieros que ya contiene el sistema, lo que minimiza los errores manuales y ahorra tiempo.

Quienes usan estos sistemas suelen tener acceso a servicios de atención al cliente, orientación y recursos que les ayudan a rellenar y presentar correctamente los formularios. Esto puede venirles especialmente bien a las empresas que no cuentan con personal interno experto en fiscalidad.

Comprárselos a un proveedor comercial, últimas actualizaciones y requisitos del IRS inclusive, puede ser una buena solución para preparar la declaración fiscal. Si lo haces, puedes tener la certeza y la tranquilidad de que tu empresa utiliza los formularios que tocan para el ejercicio fiscal en cuestión.

Cómo cumplimentar el formulario 1096

El formulario 1096 es bastante sencillo de rellenar. Te lo explicamos paso a paso:

Paso 1: Pon los datos de tu empresa

El primer paso para cumplimentar el formulario 1096 es incluir todos los datos de su empresa, como el nombre, la dirección y el número de declaraciones que tienes que presentar.

Paso 2: Pon tus datos personales

A continuación, da tus datos personales, como por ejemplo:

• Nombre completo.

• Teléfono.

• Dirección de correo electrónico.

• Número de fax.

• Dirección postal.

• Ciudad.

• Estado o región.

• País.

• Código postal.

También hay una casilla para añadir los datos de contacto de la persona que lleva la contabilidad de tu empresa.

Paso 3: Introduce el NIF en la casilla 1

Si lo tienes, indica tu número de identificación fiscal (NIF) en la casilla 1. Si no tienes NIF, indica tu número de la seguridad social en la casilla 2.

Paso 4: Introduce el número de formularios en la casilla 3

Especifica el número de formularios que vas a presentar. Por ejemplo, si tienes previsto presentar cinco formularios 1099-MISC, pon «5» en la casilla 3.

Paso 5: Calcula la retención del impuesto federal sobre la renta en la casilla 4

Calcula el impuesto federal sobre la renta que sale al combinar todos los formularios que vas a presentar y pon el total en la casilla 4.

Paso 6: Indica qué declaración presentas en la casilla 6

Uno de los últimos pasos para rellenar el formulario 1096 es indicar qué declaración vas a presentar en la casilla 6. Marca con una X la declaración informativa que vas a presentar a Hacienda.

Estos son algunos de los formularios que deben ir acompañados del 1096 (si los presentas por correo postal):

• W-2G.

• 1098.

• 1098-C.

• 1098-E.

• 1099-B.

• 1099-C.

• 1099-CAP.

Paso 7: Presentar el formulario 1096 a Hacienda

Por último, presenta el formulario al IRS en la dirección indicada. Asegúrate de que toda la información que has introducido es correcta antes de presentar la solicitud y haz copias para la documentación de la empresa.

¿Cuál es el plazo para presentar el formulario 1096?

Las empresas deben presentar el 1096 (y todos los formularios adjuntos) antes del 28 de febrero posterior a cada ejercicio fiscal. Sin embargo, si tienes obligación de presentar el formulario 1099-MISC, tendrás que hacerlo, junto con el 1096, antes del 31 de enero.

¿Qué ocurre si no presentas el formulario 1096?

Si presentas la declaración por correo postal y no presentas el formulario 1096, deberás pagar una penalización por presentarlo fuera de plazo de 60 USD por formulario. Si sigues sin haberlo presentado 30 días después, el importe aumenta a 120 USD por formulario. Después del 1 de agosto, la penalización es de 310 USD por formulario.

En caso de no presentarlo de forma deliberada, la penalización es de 630 USD por formulario.

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Tanto si trabajas con autónomos estadounidenses como internacionales, los impuestos son complicados.

Es importante conocer los requisitos del formulario 1096 si tu empresa tiene sede en EE. UU., colabora con autónomos y declara por correo postal. Esta guía te ayuda a presentar los formularios correctos y a tiempo para evitar penalizaciones cuantiosas.

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