What is business process outsourcing (BPO)?

Was versteht man unter Business Process Outsourcing?

Grundsaetzlich bezeichnet Business Process Outsourcing (BPO) die Auslagerung wesentlicher Geschäftsaufgaben an einen externen Dienstleister. Firmen haben die Moeglichkeit, eine Vielzahl wichtiger Funktionen abzugeben – von Kundenservice bis IT-Management. Dadurch reduzieren Unternehmen ihre interne Belastung, straffen Abläufe und erzielen oftmals Einsparungen. Business Process Outsourcing ist in vielen Branchen verbreitet und kommt Unternehmen in allen Wachstumsphasen zugute. Sowohl grosse internationale Marken als auch kleinere Unternehmen koennen durch die Vergabe zentraler Prozesse an einen externen Anbieter Kosten sparen und ihre Betriebsprozesse effizienter gestalten.

BPO-Anbieter uebernehmen zahlreiche taegliche Aufgaben, die fuer moderne Unternehmen relevant sind. Das Angebot reicht vom Back-Office mit Support- und Verwaltungsaufgaben bis zu Front-Office-Taetigkeiten, also Aufgaben mit Kunden- oder Oeffentlichkeitskontakt. Welche Aufgaben dem Back- oder Front-Office zugeordnet werden, kann je nach Firma variieren.

• Gängige BPO-Dienstleistungen für das Back-Office:  Business Process Outsourcing umfasst administrative Aufgaben wie Payroll, Buchhaltung, Personalwesen, Informationstechnologie und Beschaffung.
• Gängige BPO-Dienstleistungen für das Front-Office: Zu den , die unter die Bezeichnung Front-Office fallen, gehoeren Kundendienst und -support, Empfang, Vertrieb und Marketing. Im Finanzsektor koennen zu den Aufgaben des Front-Office auch beratende Taetigkeiten wie Vermoegensverwaltung und Investmentservices zaehlen.

Manche Firmen geben ihre gesamte Verwaltung an einen externen Dienstleister ab, waehrend andere nur einzelne Prozesse auslagern. Ein Beispiel: Eine Firma kann ihre Payroll an einen BPO-Anbieter uebertragen und gleichzeitig Personal- oder IT-Funktionen intern belassen. Prinzipiell kann jedes Unternehmen entscheiden, wie viele Funktionen es auslagern moechte und welche es weiterhin intern betreibt.

Was sind die Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen von BPO?

Das Outsourcing von Geschaeftsprozessen bringt fuer grosse wie kleine Unternehmen verschiedene Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen. Kleine Firmen erhalten dadurch die Moeglichkeit, zentrale Aufgaben an Experten zu delegieren, ohne sich intern neues Know-how aneignen oder zusätzliches Personal fuer administrative Aufgaben anstellen zu muessen. Fuer groessere Unternehmen kann BPO helfen, komplexe Ablaufe mit vielen beweglichen Teilen besser zu koordinieren.

Wenn eine Firma Teile ihrer Arbeitslast an einen Drittanbieter abgibt, profitieren die jeweiligen Abteilungen meist von reduzierten Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen. Das spielt besonders bei Aufgaben eine Rolle, die zwar notwendig sind, aber nicht direkt zur Ertragskraft des Unternehmens beitragen.

So gewinnt Ihre Organisation mehr Zeit, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die die Kernkompetenzen direkter unterstuetzen. Das trifft besonders auf Payroll- und Personalabteilungen zu, die oftmals monotone und zeitaufwendige Verwaltungsarbeiten erledigen muessen, welche wenig direkten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.

Die Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen von Business Process Outsourcing sind:

• Mehr Flexibilität und Effizienz: Die Auslagerung von Prozessen kann Ihre Organisation bei der Bewaeltigung tagesaktueller Aufgaben deutlich flexibler machen. Konkret bedeutet Outsourcing, dass Sie diese Prozesse nicht mehr intern tragen muessen. Dadurch lassen sich Aufgaben innerhalb des Teams neu verteilen und es entsteht Zeit, um andere Abteilungen zu entlasten. Anbieter von Business Outsourcing besetzen ihre Teams zudem mit Experten, die fundierte Kenntnisse zu Best Practices in der Prozessverwaltung besitzen und Zugang zu modernen Tools und Technologien haben. Sie koennen neue Methoden in die ausgelagerten Prozesse einfuehren und so Ihre Organisation effizienter gestalten.
• Senkt die Kosten: Wenn Sie verbreitete Geschäftsprozesse an einen Drittanbieter vergeben, muessen Sie diese Aufgaben nicht mehr selber leisten. Das reduziert den Bedarf an internem Personal fuer diese Aufgaben und spart Personalkosten sowie Aufwendungen fuer Rekrutierung, Onboarding und Schulung, da BPO-Anbieter eigenes Personal einstellen.
• Reduziert die interne Arbeitslast:  Unabhaengig davon, ob Sie alle oder nur einzelne Prozesse auslagern, kann die verringerte Arbeitslast im Back- und Front-Office stark zur Entlastung ueberlasteter Abteilungen beitragen. Wenn Sie etwa mit einem BPO-Anbieter zusammenarbeiten, der Ihre internationalen Einstellungsprozesse betreut, entlastet das Ihre Personalabteilung, weil sie sich staerker auf die Rekrutierung im Heimatland konzentrieren kann. BPO-Anbieter sind ausserdem stets auf dem Laufenden und vertraut mit den geltenden Gesetzen und Regularien. In diesem Beispiel bringt der Anbieter umfassende Kenntnisse zur internationalen Rekrutierung mit, sodass Ihre interne Personalabteilung weniger Zeit und Ressourcen einsetzen muss.

Doch was ist der wichtigste Nutzen von BPO? Kurz gesagt: Business Process Outsourcing unterstuetzt Unternehmen dabei, effizienter zu arbeiten, damit sie sich auf ihre zentralen Geschaeftsziele konzentrieren koennen. Wenn Sie in Erwägung ziehen, einen BPO-Anbieter zu beauftragen, ist es entscheidend, einen Partner zu waehlen, dessen Leistungen genau zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen. Wenn Sie zum Beispiel nur Ihre Buchhaltung auslagern moechten, sollten Sie einen auf diesen Bereich spezialisierten Anbieter waehlen. Planen Sie hingegen, mehrere Prozesse abzugeben, ist ein groesserer Anbieter mit breiterem Leistungsangebot die passendere Wahl.