Was ist das Formular W-8 BEN? Leitfaden für US-Unternehmen

In Zeiten der Globalisierung beschäftigen immer mehr US-amerikanische Unternehmen Mitarbeiter:innen im Ausland.

Aber auch selbstständige Auftragnehmer:innen sind ein wichtiger Teil der Personalstrategie vieler US-Unternehmen. Allein im Jahr 2022 beschäftigten US-Firmen 31,9 Millionen Auftragnehmer:innen. Qualifizierte Selbstständige finden sind jedoch überall auf der Welt. US-Unternehmen können ihren Blick also weit über die Grenzen ihres Landes werfen.

Allerdings bringt dieser große Pool auch einige Komplikationen mit sich, vor allem hinsichtlich der Besteuerung:

Staatsangehörige anderer Länder, die außerhalb der USA leben, werden anders besteuert als US-Staatsangehörige oder ausländische Personen mit ständigem Wohnsitz in den USA. Die Steuerbehörde IRS ist also umgehend zu informieren, wenn dein Unternehmen eine Person beschäftigt, die weder einen US-Reisepass noch eine Green Card besitzt.

US-Unternehmen mit Mitarbeiter:innen oder Auftragnehmer:innen im Ausland müssen wissen, wie das Formular W-8 BEN funktioniert.

In diesem Artikel erläutern wir die Grundlagen des W-8 BEN und erklären, wann es zum Einsatz kommt.

Wir helfen dir und deinen Mitarbeiter:innen, die Vorschriften der US-Steuerbehörde IRS einzuhalten.

Was ist das Formular W-8 BEN?

Das Steuerformular W-8 BEN dient der Klassifikation nichtansässiger Steuerausländer:innen und wird an die US-Steuerbehörde IRS übermittelt. Es gibt an, in welchem Land diese Person ihre Steuern abführt.

W-8 BEN ist im Wesentlichen die internationale Version des Formulars W-9.

Seine offizielle englischsprachige Bezeichnung lautet „Certificate of Foreign Status of Beneficial Worker for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals)“.

Du findest das Formular auf IRS.gov.

Der IRS stellt mehrere Formulare der „W-8“-Reihe zum Download bereit. Das W-8 BEN richtet sich an ausländische Auftragnehmer:innen bzw. wirtschaftliche Eigentümer:innen.

Nichtansässige Ausländer:innen unterliegen einer Einkommensteuer von 30 % auf das Bruttoeinkommen, das sie von einem in den US-Arbeitgeber erhalten. Wenn zwischen den USA und dem Wohnsitzland ein Steuerabkommen besteht, kommt diese Vorschrift in der Regel nicht zum Tragen.

Zu beachten ist, dass Beschäftigte das Formular W-8 BEN nicht selbst an den IRS schicken, sondern die Arbeitgeber.

So wird W-8 BEN verwendet:

Wozu dient das Formular W-8 BEN?

Der IRS ist für die Besteuerung sämtlicher Gehälter, Löhne und Honorare zuständig, die von US-amerikanischen Unternehmen bezahlt werden. Wer in den USA lebt, eine Green Card besitzt oder die meiste Zeit des Jahres in den USA verbringt, ist in den Vereinigten Staaten einkommensteuerpflichtig.

Ausländer:innen, die nicht in den USA leben, werden dagegen als sogenannte Non-Resident Alien (NRA) eingestuft und anders besteuert.

Einige Länder haben ein Steuerabkommen mit den USA geschlossen, die ihre Bürger:innen und Einwohner:innen zu geringeren Steuersätzen berechtigen.

Wer als sogenannter NRA Einkommen in den USA erzielt, ist zur Angabe seines Wohnsitzlandes verpflichtet. Auf dieser Grundlage entscheidet der IRS dann, ob im Einzelfall Anspruch auf eine Steuerermäßigung besteht.

Mit dem Formular W-8 BEN können Angestellte und Selbstständige ein bestehendes Steuerabkommen geltend machen. Der Auftraggeber behält dann die Einkommenssteuer in der jeweiligen Höhe ein.

Die Berechnung der Quellensteuer, d. h. des Steuerbetrags, der vor der Auszahlung vom Bruttoertrag abgezogen wird, erfolgt anhand des Gesamtverdienstes und der von der steuerpflichtigen Person gemachten Angaben.

Wie erwähnt hängt der anwendbare Steuersatz davon ab, ob die USA ein Steuerabkommen mit dem Wohnsitzland dieser Person abgeschlossen haben.

Derzeit ist das bei mehr als 60 Ländern weltweit der Fall.

Wann muss ich Auftragnehmer:innen auffordern, das W-8 BEN-Formular auszufüllen?

Auftraggeber sind vor der Bezahlung der erbrachten Leistungen verpflichtet, das Formular W-8 BEN von den dazu verpflichteten ausländischen Auftragnehmer:innen anzufordern. Passiert das nicht, wird automatisch der Quellensteuersatz von 30 % angewendet.

In den folgenden Fällen müssen Auftraggeber ein ausgefülltes W-8 BEN anfordern:

• Die Person hat keine US-amerikanische Staatsbürgerschaft.
• Die Person ist nicht in den USA ansässig.
• Die Person besitzt keine Green Card
• Die Person erzielt Einkommen aus erbrachten Leistungen.

Zögere nicht, Personen einzustellen, die alle Anforderungen für eine legale Beschäftigung erfüllen. Als ihr Arbeitgeber liegt es in deiner Verantwortung, ihnen die richtigen Formulare auszuhändigen, damit ihre Einkünfte korrekt besteuert werden.

Stelle also sicher, dass du in Steuerfragen alle erforderlichen Vorkehrungen getroffen hast. Wahrscheinlich kennst du dich mit der Besteuerung deiner US-Mitarbeiter:innen gut aus, aber bei der Beschäftigung im Ausland ist einiges mehr zu beachten.

Wie füllt man das Formular W-8 BEN aus?

Auftragnehmer:innen und Mitarbeiter:innen müssen das Formular W-8 BEN folgendermaßen ausfüllen:

• Vollständiger Name des/der Beschäftigten
• Nationalität
• Dauerhafte Wohnadresse
• Anschrift (falls abweichend von der Wohnadresse)
• US-Steuernummer (Taxpayer Identification Number, ITIN) oder US-Sozialversicherungsnummer (Social Security Number, SSN), falls eine Reduzierung der Steuerlast im Rahmen eines Steuerabkommens angestrebt wird
• Ausländische Steuernummer, ausgegeben vom Wohnsitzland; falls dieses Land keine Steuernummern ausgibt, gibt es ein entsprechendes Kästchen
• Referenznummer, falls der Quellensteuerpflichtige aus gesetzlichen Gründen ein Referenzkonto angeben muss
• Geburtsdatum (MM/TT/JJJJ)
• Besteuerungsland
• Einbehaltener Steuersatz (falls zutreffend)
  
  

2. Füge Unterschrift und Datum ein. (Ohne Unterschrift und Datum ist das Formular ungültig.)

3. Retourniere das Formular an den Anforderer.

Eine nicht in den USA ansässige Person ohne Green Card besitzt keine SSN. Wenn nötig, kann sie kann für eine ITIN ansuchen. Diese ist unabhängig vom Einwanderungsstatus.

Wer ist dafür zuständig, das Formular W-8 BEN bereitzustellen?

Es ist die Aufgabe des Arbeit- oder Auftraggebers, seinen Angestellten oder Auftragnehmer:innen das Formular bereitzustellen und sie aufzufordern, es auszufüllen.

Die Liste der Länder, mit denen die USA ein Steuerabkommen abgeschlossen haben, ist lang und kann sich jederzeit ändern.

US-Unternehmen sollten jedenfalls von allen ausländischen Arbeitskräften, die die Kriterien erfüllen, ein ausgefülltes W-8 BEN verlangen.

Das W-8 BEN ist aber nur eine von vielen Verpflichtungen, die internationale Arbeitgeber tragen. Bei der länderübergreifenden Gehaltsabrechnung kommen noch viele weitere Punkte hinzu. Zum Glück gibt es Partner wie Remote, die dir diese Verantwortung abnehmen.

Die leistungsstarken Payroll-Funktionen der Remote-Plattform nehmen sehr viel Komplexität aus der Beschäftigung und Bezahlung internationaler Teams heraus und sorgen dafür, dass du überall auf der Welt steuer- und arbeitsrechtlich auf der sicheren Seite bist.

Wer muss das Formular W-8 BEN ausfüllen?

W-8 BEN richtet sich an gebietsfremde Personen mit ausländischer Staatsbürgerschaft, die quellensteuerpflichtige Einkünfte aus den USA beziehen.

Das können Festangestellte und selbstständige Auftragnehmer:innen sein. Beide müssen das Formular ausfüllen, wenn sie von ihrem quellensteuerpflichtigen Arbeitgeber dazu aufgefordert werden – und zwar dezidiert auch dann, wenn sie in einem Land leben, mit dem ein aufrechtes Steuerabkommen besteht, das sie von der Quellensteuer befreit oder zu günstigeren Steuersätzen berechtigt.

In den USA behält der IRS die Bundessteuern auf der Grundlage des Bruttoeinkommens ein. Diese dienen zur Finanzierung staatlicher Sozialprogramme wie der öffentlichen Krankenversicherung oder Medicare. Darüber hinaus behalten manche US-Bundesstaaten auch eine eigene Einkommensteuer ein.

Obwohl ausländische Arbeitskräfte keine US-Staatsangehörigen und nicht in den USA ansässig sind, sind sie in den USA steuerpflichtig. Wie genau und wie hoch, ist im betreffenden Steuerabkommen geregelt.

Worin unterscheiden sich W-8 und W-8 BEN?

W-8 ist die Sammelbezeichnung für fünf Formulare, die ausländische natürliche und juristische Personen ausfüllen müssen, um von der Quellensteuer befreit zu werden.

Das in diesem Beitrag beschriebene W-8 BEN richtet sich an natürliche Personen, die als Steuerausländer eingestuft werden wollen.

Arbeitgeber müssen auch wissen, dass es das Formular W-8 BEN-E gibt. Diese geringfügige abgewandelte Version kommt zum Einsatz, wenn sie mit ausländischen juristischen Personen zusammenarbeiten, zum Beispiel einem Unternehmen.

Für Personen, die geltend machen möchten, dass ihr Einkommen im Zusammenhang mit einer Handels- oder Gewerbetätigkeit innerhalb der USA steht, gibt es das Formular W-8 ECI.

Wo muss ich das Formular W-8 BEN einreichen?

Angestellte oder Auftragnehmer:innen retournieren das ausgefüllte Formular an den Anforderer. Das ist in den allermeisten Fällen ihr quellensteuerpflichtiger Arbeit- oder Auftraggeber.

Sie übermitteln es niemals direkt an den IRS.

Gemäß den Vorschriften des IRS muss auch dann ein ausgefülltes W-8 BEN an den Arbeit- bzw. Auftraggeber übermittelt werden, wenn die ausländische Arbeitskraft im Rahmen eines Steuerabkommens Steuervergünstigungen genießt.

Wie lange gilt das Formular W-8 BEN?

Das W-8 BEN gilt bis zum letzten Tag des dritten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres nach dem Unterschriftsdatum. Ein W-8 BEN , das am 30. September 2023 unterschrieben wurde, läuft demnach am 31.Dezember 2026 ab.

Sollten sich wesentliche persönliche Angaben der ausländischen Arbeitskraft ändern, muss das Formular erneut eingereicht werden.

Es gibt auch Umstände, unter denen ein W-8 BEN dauerhaft gültig bleibt.

Unternehmen müssen also mit den Gültigkeitsbestimmungen vertraut sein und bei Bedarf neue Formulare anfordern und an den IRS übermitteln.

Warum solltest du das alles alleine bewältigen wollen? Eine Partnerschaft mit Remote ist dein Garant dafür, dass du nicht nur in den USA, sondern auch überall im Ausland steuerrechtlich bestens abgesichert bist.

Was passiert, wenn kein W-8 BEN an den IRS übermittelt wird?

Arbeitskräfte und Unternehmen teilen sich die Verantwortung.

Arbeitskräfte

Wenn Arbeitskräfte verabsäumen, das W-8 BEN auszufüllen, wird ihr Einkommen auch dann mit 30 % besteuert, wenn für sie eigentlich ein geringerer Steuersatz gilt.

Sie verzichten also effektiv auf einen Teil ihrer Bezahlung,

was auch für das Unternehmen spürbare Folgen haben kann.

Arbeit-/Auftraggeber und Personalverantwortliche

Wenn du kein gültiges W-8BEN vorweisen kannst, bist du verpflichtet, den vollen Quellensteuersatz von 30 % einzubehalten.

Das bedeutet unter Umständen, dass du deine Arbeitskräfte nicht in der vollen vereinbarten Höhe bezahlst. Und das kann wiederum eine Vertragsverletzung darstellen, die gravierende juristische und andere Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Wie kannst die Rechtskonformität gewährleisten, wenn du ausländische Angestellte und Auftragnehmer:innen beschäftigst?

Die Rechtskonformität ist ein grundlegend Aspekt der Beschäftigung und Beauftragung internationaler Arbeitskräfte.

Wenn du gegen Gesetze verstößt, riskierst du Bußgelder, Geldstrafen und Gerichtsverfahren.

Ein kompetenter Partner kann dir helfen, dieses Risiko zu vermeiden.

Remote unterstützt dich bei der Verwaltung von ausländischen Auftragnehmer:innen. Wir begleiten dich nicht nur beim Onboarding und der Bezahlung, sondern sorgen auch dafür, dass du nicht den Verdacht der Scheinselbstständigkeit gerätst und entsprechende Strafen riskierst.

Wie bezahlst du ausländische Arbeitskräfte am einfachsten?

Die Bezahlung eines internationalen Teams kann recht kompliziert sein.

Eine Möglichkeit besteht darin, eine Niederlassung in jedem Land zu gründen, in dem man Mitarbeiter:innen einstellen möchte. Aber das ist zeitaufwändig, kompliziert und vor allem teuer.

Eine attraktive Alternative ist die Nutzung eines Employer of Record (EOR).

Tatsächlich ist der EOR die einzige Möglichkeit, wenn du ohne Niederlassung vor Ort Personal beschäftigen willst. Der EOR kümmert sich darum, dass du alle lokalen Vorschriften einhältst.

EOR-Anbieter wie Remote sind Personaldienstleister, die Unternehmen bei der Einstellung, Verwaltung und Bezahlung von Mitarbeiter:innen im Ausland unterstützen. Sie verfügen selbst über die notwendigen ausländischen Niederlassungen, sodass eine Neueinstellung innerhalb weniger Tage abgewickelt werden kann.

Der EOR kennt sich in dem jeweiligen Land bestens aus und kann sich perfekt um dein Team vor Ort kümmern.

Und nicht nur das: Er unterstützt dich auch beim Onboarding und entlastet damit deine Personalabteilung.

In diesem kurzen Leitfaden erfährst du mehr über die Zusammenarbeit mit einem EOR.

Mit Remote internationale Teams verwalten und bezahlen

Die globale Gehaltsabrechnung hat so ihre Tücken.

Deshalb sollten US-Unternehmen und Personalverantwortliche, die Angestellte und Auftragnehmer:innen im Ausland haben, sich eingehend mit den US-Steuergesetzen beschäftigen – und vor allem auch mit dem Steuerformular W-8 BEN.

Nur ein korrekt ausgefülltes und eingereichtes W-8 BEN gewährleistet, dass du deine internationalen Arbeitskräfte rechtskonform und in voller Höhe bezahlen kannst.

Aber natürlich betreffen deine rechtlichen Pflichten als internationaler Arbeitgeber weit mehr als nur Steuerformulare.

Egal ob du mit Selbstständigen im Ausland zusammenarbeitest oder ganze Teams von Angestellten in anderen Ländern beschäftigst − Remote steht dir zur Seite.

Kontaktiere uns heute noch mit deinen Fragen zur weltweiten Beschäftigung oder der Zusammenarbeit mit ausländischen Auftragnehmer:innen.