So funktioniert unbegrenzter Urlaub

Bei einer unbegrenzten Urlaubsregelung können Mitarbeiter:innen bezahlte Auszeiten nehmen, ohne dass die Anzahl der Urlaubstage festgelegt wird. Voraussetzung dafür ist, dass Mitarbeiter:innen ihre Arbeitsaufgaben erfüllen und die Auszeit vom Management genehmigt wird.

Allerdings setzen viele Unternehmen ihre Richtlinien für unbegrenzten Urlaub nicht immer richtig um. Zum Beispiel nehmen Mitarbeiter:innen bei unbegrenzten Urlaubsregelungen oft weniger Urlaubstage als bei einer strengeren Handhabung.

Wenn man es richtig angeht, bietet unbegrenzter Urlaub den Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, ihr Berufs- und Privatleben ideal zu vereinbaren und gleichzeitig sicherzustellen, dass dein Unternehmen durch eine engagierte, effiziente Belegschaft das ganze Jahr über floriert.

In diesem Artikel beleuchten wir die Vor- und Nachteile von unbegrenztem Urlaub und sehen uns an, wie unbegrenzter Urlaub genau funktioniert und wie die Umsetzung im Unternehmen am besten klappt.

Was ist unbegrenzter Urlaub und wie funktioniert er?

Unbegrenzter bezahlter Urlaub bedeutet, dass Mitarbeiter:innen sich aus beliebigen Gründen von der Arbeit freistellen lassen können, ohne ihr reguläres Gehalt zu verlieren. Es gibt keine festgelegte Anzahl von Urlaubstagen oder Krankheitstagen im Jahr.

Die Idee des unbegrenzten Urlaubs ist es, eine gesündere Work-Life-Balance zu fördern und den Mitarbeiter:innen mehr Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Freizeit zu geben, ohne dass sie sich Gedanken darüber machen müssen, wie viele Urlaubstage sie noch haben.

Arbeitgeber sind nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) nicht gesetzlich verpflichtet, Urlaub zu gewähren, aber es gibt einige Ausnahmen. Gemäß dem Healthy Families and Workplaces Act (HFWA) müssen Arbeitgeber in Colorado zwei Arten von Freistellungen gewähren: angesammelten Urlaub und Urlaub für Notfälle im Bereich der öffentlichen Gesundheit (PHE).

Da jedoch 77 % der Beschäftigten bezahlten Urlaub als ein Muss ansehen, kann das Angebot von unbegrenzten Urlaubstagen die Attraktivität deines Unternehmens für neue Mitarbeiter:innen erhöhen.

Immer mehr Unternehmen – vor allem in der Tech-Branche – bieten unbegrenzten Urlaub. Beispiele dafür sind Netflix, Oracle und Adobe.

Natürlich gibt es dabei einige Vorbehalte.

Wie funktioniert eine unbegrenzte Urlaubsregelung in der Praxis?

Eine unbegrenzte Urlaubsregelung beruht auf Vertrauen und Leistungserwartungen. Mitarbeiter:innen können dabei so viele Urlaubstage nehmen, wie sie möchten, während Führungskräfte weiterhin reibungslose Geschäftsabläufe sicherstellen müssen. Mitarbeiter:innen können nicht einfach 365 Tage im Jahr frei nehmen und dafür bezahlt werden.

Berechtigte Mitarbeiter:innen können sich freistellen lassen, solange sie ihre Arbeit erledigen. Die meisten Unternehmen verwenden dazu ein HR-Informationssystem (HRIS), über das Beschäftigte Urlaubsanträge einreichen können.

Manche Unternehmen haben auch eine inoffizielle Obergrenze, die ein paar Wochen oder auch einen Monat betragen kann.

Wenn du planst, in deinem Unternehmen unbegrenzten Urlaub einzuführen, solltest du eine umfassende Regelung mit klaren Vorgaben erstellen und deinen Mitarbeiter:innen kommunizieren.

Was sind die Vor- und Nachteile einer unbegrenzten Urlaubsregelung?

Eine unbegrenzte Urlaubsregelung bietet Mitarbeiter:innen mehr Flexibilität und wirkt sich positiv auf das Arbeitsklima aus. Allerdings gehen damit auch einige Herausforderungen einher, wie z. B. unklare Erwartungen oder ein Missverhältnis zwischen Teams bei der Inanspruchnahme von Urlaubstagen. Wichtig ist deshalb, die Vor -und Nachteile im Vorfeld abzuwiegen.

Fangen wir mit den Vorteilen an.

Vorteil: Bessere Work-Life-Balance

Bei einer unbegrenzten Urlaubsregelung können Mitarbeiter:innen einfach bei Bedarf freie Tage nehmen. Das beugt Burnouts vor und verbessert das allgemeine Wohlbefinden.

Burnout ist ein weit verbreitetes Problem. Tatsächlich geben 26 % der US-Beschäftigten an, dass sie sich oft oder immer ausgebrannt fühlen.

Bei einer unbegrenzten Urlaubsregelung können Beschäftigte nach Bedarf freinehmen. Diese Flexibilität ermöglicht es ihnen, ihre psychische Gesundheit zu schützen, was ein Burnout verhindern kann .

Vorteil: Weniger Ausbezahlungen bei ungenutzten Urlaubstagen

Wird unbegrenzter Urlaub gewährt, entfällt für das Unternehmen die Verpflichtung, ungenutzte Urlaubstage auszuzahlen, wenn Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlassen.

Außerdem ist die Mitarbeiterfluktuation kostspielig. Durch attraktive Benefits, wie z. B. unbegrenzten Urlaub, kannst du Spitzenkräfte binden und die Loyalität deiner Mitarbeiter:innen erhöhen. Das wiederum trägt dazu bei, die Kosten für die Suche und Einstellung von Mitarbeiter:innen zu senken.

Vorteil: Vertrauensaufbau und mehr Autonomie für Mitarbeiter:innen

Eine unbegrenzte Urlaubsregelung zeigt den Mitarbeiter:innen, dass das Unternehmen ihnen zutraut, dass sie Zeit selbst managen und für ihr Wohlbefinden sorgen können. Dies kann dazu beitragen, eine Unternehmenskultur des Vertrauens zu fördern und die Mitarbeitermoral zu steigern.

Betrachten wir nun die Nachteile.

Nachteil: Missbrauchsgefahr

Wie bei vielen Vergünstigungen besteht auch hier die Gefahr des Missbrauchs.

Ohne klare Vorgaben könnten Mitarbeiter:innen die unbegrenzte Urlaubsregelung ausnutzen und übermäßig viel Freizeit beanspruchen. Dies kann die Arbeitspläne durcheinander bringen und die Produktivität des Teams verringern.

Nachteil: Missverhältnis bei der Inanspruchnahme von Urlaubstagen zwischen Teams

Ein weiterer Nachteil ist das Risiko einer ungleichen Verteilung. Manche Mitarbeiter:innen nehmen mehr Urlaub als andere, und manche nehmen vielleicht gar keinen. Das kann Ressentiments bewirken, vor allem, wenn dieselben Personen ihre Arbeit ständig von Kolleg:innen erledigen lassen.

Nachteil: Herausforderungen bei der Zeitplanung und Arbeitsbelastung

Regelmäßige ungeplante Abwesenheiten können es für Manager zu einer Herausforderung machen, die Zeitpläne zu koordinieren und eine angemessene Personalabdeckung sicherzustellen. Es besteht auch das Risiko, dass Mitarbeiter:innen enttäuscht oder frustriert sind, wenn Urlaubsanträge in Zeiten hoher Arbeitsbelastung abgelehnt werden.

Sollte dein Unternehmen unbegrenzten Urlaub einführen?

Unternehmen müssen ihre Unternehmenskultur, Managementstruktur und operativen Anforderungen genau kennen, bevor sie unbegrenzten Urlaub einführen.

Oberflächlich betrachtet ist die Einführung einer unbegrenzten Urlaub eine Win-Win-Situation: Sie kann deinem Unternehmen dabei helfen, Top-Talente anzuziehen, und die Mitarbeiter:innen die Lage versetzen, ihre Zeitpläne selbst zu verwalten.

Ein Mangel an Klarheit kann die Mitarbeiter:innen jedoch verunsichern, wie viel Urlaub angemessen ist. Es besteht auch das Risiko, dass die Beschäftigten das System ausnutzen.

Trotzdem kann eine unbegrenzte Urlaubsregelung für dein strategisches Personalmanagement (HRM) durchaus von Vorteil sein. Bevor du dich also entscheidest, solltest du überlegen, wie sich unbegrenzter Urlaub auf deinen Betrieb auswirkt und ob er mit den Werten deines Unternehmens übereinstimmt.

Best Practices für die Einführung einer unbegrenzten Urlaubsregelung

Klare Richtlinien, klare Erwartungen hinsichtlich der Mindesturlaubstage und eine Unternehmenskultur, die Mitarbeiter:innen darin bestärkt, Urlaub zu nehmen, sind die Voraussetzungen für eine erfolgreiche unbegrenzte Urlaubsregelung.

Unbegrenzter Urlaub kann dazu beitragen, eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern, muss aber sorgfältig überlegt werden.

Hier sind ein paar Tipps, um eine erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen:

Schwerpunkt auf Produktivität, nicht auf Arbeitsstunden

Verfolge die Leistung und Ergebnisse von Mitarbeiter:innen statt der genommenen Urlaubstage.

Erfasse die konkreten genommenen Urlaubstage eines Teammitglieds nur für offizielle Aufzeichnungen, was in einigen Ländern gesetzlich verlangt wird.

Überwache stattdessen die Leistung anhand der tatsächlichen Produktivität, ohne auf die gearbeiteten Stunden zu achten. Studien zeigen nicht nur, dass Mitarbeiter:innen, die lange arbeiten, eher an gesundheitliche Probleme wie Herzinfarkte und Schlaganfälle bekommen , sondern auch, dass eine Arbeitszeit von mehr als 55 Stunden pro Woche ohnehin nicht keiner Produktivitätssteigerung einhergeht.

Wir bei Remote führen beispielsweise nicht Buch darüber, welche:r Mitarbeiter:in am meisten Urlaub nimmt. Wir fragen einfach nicht nach, sondern fordern lediglich, dass jeder, der eine Auszeit nimmt, dies im Voraus in unseren Abwesenheitskalender einträgt.

Mindesttage für unbegrenzten Urlaub festlegen

Mitarbeiter:innen sollten ermutigt werden, mindestens eine gewisse Anzahl an Urlaubstagen in Anspruch zu nehmen, um Burnout zu vermeiden. Bei Remote verlangen wir mindestens 20 freie Tage pro Mitarbeiter:in im Jahr. Wir gehen zwar davon aus, dass die meisten Teammitglieder mehr nehmen, aber wir bestehen darauf, dass sie zu ihrem eigenen Wohlbefinden und im Interesse ihrer Produktivität bei der Arbeit mindestens 20 Tage Urlaub nehmen.

Ermutige deine Mitarbeiter:innen, mindestens einmal im Jahr eine längere Auszeit von der Arbeit zu nehmen, und triff Sonderregelungen für wichtige Lebensereignisse. Unsere Elternzeitregelung schreibt zum Beispiel einen Mindesturlaub von 14 Wochen für frischgebackene Eltern vor.

Mach es den Mitarbeiter:innen leicht, Urlaub zu beantragen. Wenn ein kompliziertes Verfahren durchlaufen werden muss, um Urlaub zu beantragen, werden weniger Urlaubstage genommen.

Mit der Global HR Platform von Remote können Mitarbeiter:innen mit nur wenigen Klicks Urlaubsanträge an ihre Vorgesetzten senden.

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Sie erhalten dann eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald ihr Antrag genehmigt wurde.

Wenn Mitarbeiter:innen zu wenig Urlaub nehmen, gelte dies nicht durch finanzielle Zuwendungen ab. Manche Mitarbeiter:innen nehmen sich so wenig Urlaub wie möglich, in der Hoffnung, am Ende des Jahres einen dicken Bonus zu bekommen. Weise stattdessen dein Managementteam an, dafür zu sorgen, dass die Teams regelmäßige Auszeiten nehmen. Bei Remote folgen wir der allgemeinen Regel, dass jede Person immer mindestens einen anstehenden Urlaub im Abwesenheitskalender verzeichnet haben sollte.

Engpässe bei Remote-Workflows

Die Zuständigkeiten sollten dokumentiert und geteilt werden, damit die Arbeit auch dann reibungslos weiterläuft, wenn Mitarbeiter:innen im Urlaub sind.

Nichts verdeutlicht ein Problem im Unternehmen mehr, wie wenn alles zum Stillstand kommt, wenn eine bestimmte Person eine Woche Urlaub nimmt. Wenn dein Unternehmen die Abwesenheit eines bestimmten Teammitglieds nicht verkraften kann, liegt das nicht in der Verantwortung dieser Person, sondern in deiner: Du musst sicherstellen, dass keine einzelne Person die Schlüssel zum Wachstum deines Unternehmens in der Hand hält.

Natürlich können es sich Unternehmen, gerade in der Anfangsphase, nicht leisten, viele Leute in der gleichen Position zu beschäftigen. Solche Unternehmen haben vielleicht nur einen Designer, eine Marketingspezialistin, einen IT-Manager oder eine Vertriebsmitarbeiterin. In diesen Fällen sollten die Personen einen bevorstehenden Urlaub frühzeitig und häufig kommunizieren, um andere über anstehende Projekte und Veranstaltungen auf dem Laufenden zu halten.

Aus denselben Gründen plädieren wir für asynchrones Arbeiten und eine sorgfältige Dokumentation. Wenn alles für alle anderen im Unternehmen frei zugänglich ist (wir nutzen dafür Notion) und sich niemand verpflichtet fühlt, zu bestimmten Zeiten zu arbeiten, kann jeder die Dokumentation lesen und dort weitermachen, wo die anderen aufgehört haben, ohne dass eigene Besprechungen nötig sind, die sowieso nur Zeit rauben.

Kulturelle und persönliche Unterschiede beim Urlaub berücksichtigen

Mitarbeiter:innen aus unterschiedlichen Regionen können eine andere Einstellung zum Thema Urlaub haben. Deshalb sollten Unternehmen beim unbegrenzten Urlaub flexible Ansätze verfolgen.

Die Beschäftigten sollten es kommunizieren, wenn sie freinehmen wollen, aber die kulturellen Unterschiede sind nicht auf Arbeitstage und arbeitsfreie Tage beschränkt.

Manche mögen es, auch an freien Tagen ein bisschen zu arbeiten, auch wenn ihre Vorgesetzten es nicht für nötig befinden. Andere deinstallieren Slack vom Handy, schalten alle E-Mail-Benachrichtigungen ab und fahren in die Berge, um sich für eine Weile von der Welt zu verabschieden.

Beides ist vollkommen in Ordnung. Wenn eine Person sich wohl dabei fühlt, abends E-Mails zu beantworten und sich nicht unter Druck gesetzt fühlt, jeden Urlaub durchzuarbeiten, dann respektiere diese Entscheidung. Wenn jemand vollkommen aus der Welt verschwindet, solltest du diese Person nicht mit den gleichen Maßstäben messen wie ihre Kollegen und Kolleginnen, die auch im Urlaub in Kontakt mit der Firma bleiben.

Die Menschen sehen ihre Urlaubszeit unterschiedlich. Das gilt ganz besonders für internationale Teams. Respektiere die Unterschiede in der Art und Weise, wie deine Teammitglieder mit ihrem Urlaub umgehen. Achte nur darauf, dass sie genug davon nehmen.

Unbegrenzter Urlaub muss zum Vorteil der Mitarbeiter:innen sein

Unternehmen sollten Mitarbeiter:innen ermutigen, regelmäßig Urlaub zu nehmen, statt Urlaubszeiten kritisch gegenüberzustehen. Schließlich fördert eine unbegrenzte Urlaubsregelung das allgemeine Wohlbefinden.

Bei einer gewöhnlichen Urlaubsregelung sammeln die Mitarbeiter:innen Urlaubstage an und haben dann Anspruch auf eine Auszahlung ungenutzter Tage, wenn sie das Unternehmen verlassen. Unbegrenzter Urlaub ist hingegen ein kontinuierlicher Benefit, was bedeutet, dass ungenutzte Tage nicht abgegolten werden, egal wie viel (oder wenig) sie davon genommen haben.

Die erfolgreichsten Unternehmen sind voller glücklicher, produktiver Menschen, die ihre Arbeit lieben und sich nicht ausgebrannt fühlen. Unbegrenzter Urlaub kann dazu beitragen, diese positive Realität zu schaffen, aber damit das funktioniert, musst du proaktiv eine Unternehmenskultur aufbauen, die eine gesunde Work-Life-Balance fördert.

Sprich die unbegrenzte Urlaubsregelung deines Unternehmens in allen Teambesprechungen an und erinnere die Mitarbeiter:innen, die keinen Urlaub im Kalender stehen haben, sich einige Tage zu nehmen. Beim Ausscheiden aus deinem Unternehmen sollten die Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, dass sie während ihrer Zeit bei dir viel erreicht haben, und nicht, dass sie ein Abschiedsgeschenk verpasst haben.

Wenn du auf der Suche nach einer Lösung bist, mit der du die Personalverwaltung vereinfachen und individuelle Urlaubsregelungen implementieren kannst, solltest du dir die Global HR Platform von Remote ansehen. Buche eine Demo-Termin und erfahre, wie Remote dir bei der Einstellung, Verwaltung und Bezahlung deines Teams helfen kann – überall auf der Welt.