Een nieuwe manier om zzp'ers te beheren: een globaal contentbureau boekt succes met Remote

Dit internationale bureau op het gebied van content, taal en linguïstiek, opgericht in 1993, kwam voor steeds grotere uitdagingen te staan om het uitgebreide netwerk van zzp'ers te beheren. Het hoofdkantoor is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk en het bedrijf heeft kantoren in San Francisco, Singapore, New York en een aantal andere grote steden. Het bureau speelt een belangrijke rol bij het ontwikkelen van cultureel aansprekende internationale campagnes voor grote merken. Het vertrouwt op een uitgebreid netwerk van internationale zzp'ers om te voldoen aan de uiteenlopende wensen van internationale klanten.

Ondanks het globale bereik ondervond het bureau verschillende operationele uitdagingen om zzp'ers in verschillende landen te betalen vanuit één Britse entiteit. Het snelle opschalen van de activiteiten leidde tot problemen zoals:

• Inefficiënt beheer van meerdere valuta: Internationale transacties waren moeilijk te verwerken door systeembeperkingen, wat resulteerde in hoge SWIFT-kosten en vertraagde betalingen.

• Betalingsachterstanden: Het verwerken van meer dan 1000 facturen per maand zorgde voor een zware administratieve last, wat leidde tot achterstanden en operationele inefficiëntie.

• Complexe onboarding: Het onboardingproces van zzp'ers verliep traag, vaak met maanden vertraging, wat gevolgen had voor de naleving en de betalingstermijnen.

• Problemen met compliance: Om zzp'ers in meerdere landen te beheren moet het bedrijf door een complex regelgevingslandschap navigeren, waardoor het steeds lastiger werd om compliant te blijven.

• Beperkte financiële controle: Het gecentraliseerde financiële systeem was beperkt tot het betalen van bedrijven in plaats van individuen, wat de flexibiliteit beperkte.

• Risico's voor de bedrijfscontinuïteit: Door vertraagde betalingen was er een risico dat zzp'ers weg zouden lopen, wat een bedreiging vormde voor de bedrijfscontinuïteit.

Het bureau ging een samenwerking aan met Remote om deze uitdagingen aan te pakken door meer dan 2000 zzp'ers te migreren naar het platform van Remote. De belangrijkste initiatieven waren:

• Samenwerking tussen teams: Meer dan 100 teamleden van Remote van de afdelingen Product, Legal, Compliance en Sales ontwikkelden samen een oplossing op maat.

• Diepgaand overleg: Door diepgaand overleg te voeren, zowel persoonlijk als virtueel, kreeg Remote inzicht in de unieke wensen van het bureau.

• Uitgebreid actieplan: De teams stelden een verbeterplan op gericht op bulkverwerking van facturen, betalingen in meerdere valuta en meer grip of wisselkoersen.

• Aangepaste functies: Remote heeft geholpen bij het ontwikkelen van functies, zoals het in bulk uploaden van facturen en geavanceerde checks van betalingen in meerdere valuta, om de processen te stroomlijnen.

De samenwerking heeft geleid tot impactvolle verbeteringen:

• Facturen samenvoegen: Meer dan 1000 facturen werden samengevoegd tot één maandelijkse factuur, waardoor de efficiëntie drastisch verbeterde.

• 100% betalingsnauwkeurigheid: Betalingen werden automatisch verwerkt, wat ervoor zorgde voor meer nauwkeurigheid en tevreden zzp'ers.

• Snellere onboarding: Remote heeft het onboardingsproces voor zzp'ers geautomatiseerd, waardoor de tijd is teruggebracht van een paar maanden naar een paar dagen of uren.

• API-integratie: Door belangrijke processen zoals onboarding, contractbeheer en betalingen te automatiseren ontstonden er minder fouten en verbeterde de compliance.

• Gegarandeerde uitbetalingen: Zzp'ers werden op tijd betaald, zelfs als de betalingen van klanten vertraging opliepen. Dit zorgde voor meer tevreden zzp'ers en soepele processen.

• Financieel beheer: Met de One Account-functie van Remote kon het bureau naadloos financiële activiteiten in meerdere regio's beheren.

• Single sign-on (SSO): Het wisselen tussen valutarekeningen (USD, GBP en EUR) is gestroomlijnd via SSO, waardoor het accountbeheer is verbeterd.

• Grip op SWIFT-kosten: Het bureau kreeg meer grip op de SWIFT-kosten, wat leidde tot meer transparantie en lagere transactiekosten.

• Verbeterde bedrijfscontinuïteit: Door het verloop van zzp'ers te verminderen, zorgde het bureau voor betere bedrijfsprocessen en sterkere langetermijnrelaties.

Daarnaast heeft het bedrijf het no-code automatiseringsplatform van Blackbird.io gebruik om hun workflows tussen Remote en Plunet, hun Translation Business Management System, te stroomlijnen. Met Remote geïntegreerd in Blackbird werd er automatisch een nieuwe zzp'er in Remote aangemaakt wanneer een lokalisatieproject in Plunet op 'Actief' werd gezet. Deze automatisering verminderde de handmatige gegevensinvoer, waardoor tijd werd bespaard en het aantal fouten tot een minimum werd beperkt.

Deze casestudy laat zien hoe de innovatieve, klantgerichte oplossingen van Remote het een wereldwijd contentbureau mogelijk hebben gemaakt om complexe operationele uitdagingen te overwinnen, dankzij schaalbaarheid, efficiëntie en toekomstbestendigheid.