Revolucionamos la gestión de autónomos: el éxito de una agencia de contenido global con Remote

Esta agencia global de contenido, idiomas y lingüística fundada en 1993 se enfrentaba a retos cada vez mayores a la hora de gestionar su extensa red de trabajadores por cuenta propia. La empresa cuenta con sede en el Reino Unido y oficinas en San Francisco, Singapur, Nueva York y otras ciudades importantes, y desempeña un papel fundamental en la elaboración de campañas globales adaptadas a la cultura de grandes marcas. Se apoya en una amplia red de autónomos internacionales para satisfacer las diversas necesidades de los mercados globales.

Pese a su alcance mundial, la agencia se encontró con varios problemas operativos a la hora de pagar a trabajadores por cuenta propia de todo el mundo desde una única entidad británica. Su rápida expansión dio lugar a varios problemas, como por ejemplo:

• Mala gestión de los pagos en varias monedas: costaba gestionar las transacciones transfronterizas debido a las limitaciones del sistema, lo que se traducía en elevadas comisiones SWIFT y ralentizaba los pagos globales.

• Retrasos en los pagos: gestionar más de 1000 facturas al mes generaba una gran carga administrativa, lo que provocaba retrasos y fallos operativos.

• Complejidad de la gestión de integración de empleados: el proceso de integración de autónomos era lento y podía retrasarse meses, lo que afectaba al cumplimiento normativo y a los plazos de pago.

• Riesgos de incumplimiento normativo: la gestión de autónomos en varios países exigía moverse por un panorama normativo complejo, lo que hacía que fuera más complicado cumplir la normativa.

• Limitación del control financiero: el sistema financiero centralizado se limitaba a pagar a las empresas y no a los particulares, lo que hacía que hubiera menos flexibilidad.

• Perjuicios para la continuidad de la actividad: los retrasos en los pagos podían provocar el abandono por parte de los autónomos, lo que hacía que el funcionamiento normal y corriente pudiera verse afectado.

La agencia se asoció con Remote para hacer frente a estos retos mediante la migración de más de 2000 autónomos a la plataforma de Remote. Algunas de las principales iniciativas fueron:

• Colaboración entre equipos: más de 100 miembros de los departamentos de producto, jurídico, cumplimiento normativo y ventas de Remote colaboraron para desarrollar una solución adaptada.

• Consultas en profundidad: tanto las consultas presenciales como las virtuales garantizaron que Remote comprendiera perfectamente las necesidades específicas de la agencia.

• Plan de medidas integral: los equipos elaboraron un plan que daba prioridad a las mejoras en cuanto a la gestión de facturas en bloque, los pagos en varias monedas y el control de las tarifas.

• Funciones personalizadas: Remote ayudó a desarrollar, entre otras funciones, la carga de facturas en bloque y los controles avanzados de pago en varias divisas para simplificar la gestión.

La colaboración dio muy buenos resultados:

• Consolidación de facturas: más de 1000 facturas se consolidaron en una única factura mensual, lo que mejoró la eficiencia de forma drástica.

• 100 % de precisión en los pagos: al realizarse los pagos automáticamente, se ha garantizado la precisión y ha aumentado la satisfacción de los autónomos.

• Gestión de integración de empleados más rápida: Remote automatizó el proceso de integración de los trabajadores por cuenta propia y el proceso pasó de durar meses a días u horas.

• Integración de la API: la automatización de procesos clave como la integración de empleados, la gestión de los contratos y los pagos ha hecho que se minimicen los errores y se garantice el cumplimiento normativo.

• Transferencias garantizadas: los autónomos cobraban a tiempo aunque los clientes se retrasaran en los pagos, lo que mejoraba las relaciones y la fluidez operativa.

• Gestión financiera: la función de cuenta única de Remote permitió a la agencia gestionar sin problemas las operaciones financieras en varias regiones.

• Inicio de sesión único (SSO): el cambio entre cuentas de distintas divisas (USD, GBP, EUR) se simplificó a través del SSO, lo que mejoró su gestión.

• Control de las comisiones SWIFT: la agencia pudo controlar mejor las tasas SWIFT, lo que aumentó la transparencia y redujo los costes de las transacciones.

• Mejora de la continuidad empresarial: al reducir el abandono entre los autónomos, la agencia se aseguró que las operaciones fueran más fluidas y las relaciones fueran más sólidas a largo plazo.

Además, la empresa aprovechó la plataforma de automatización sin código de Blackbird.io para simplificar sus flujos de trabajo entre Remote y Plunet, su sistema de gestión de empresas de traducción. Con Remote integrado en Blackbird, cada vez que se activaba un proyecto de localización en Plunet, se creaba automáticamente un nuevo tipo de empleo autónomo en Remote. Esta automatización hizo que no hubiera que introducir tantos datos a mano, por lo que se ahorraba tiempo y se minimizaban los errores.

Este caso práctico muestra cómo las soluciones innovadoras de Remote, que siempre se centran en el cliente, permitieron a una agencia de contenido global superar complejos retos operativos, y así garantizar la expansibilidad, la eficacia y la preparación de cara al futuro.