Een globaal team aannemen met Remote Employer of Record

Het korte antwoord is ja, maar daarvoor moet je ofwel zelf een juridische entiteit oprichten in het betreffende land, of de werknemers als zzp'ers in dienst nemen. Beide opties hebben voor- en nadelen.

Richt je zelf een juridische entiteit op, dan ben je in het nieuwe land voor alles zelf verantwoordelijk. Dat betekent dat je op zoek moet naar advocaten, payrolldeskundigen, een bedrijf dat de secundaire arbeidsvoorwaarden kan beheren en andere professionals. Dat is misschien een goed idee als je honderden mensen wilt aannemen, maar als het er maar een paar of tientallen zijn, is een EOR kostenefficiënter.

Om werknemers als zzp'ers aan te nemen, moet je zorgvuldig te werk gaan. Het verkeerd classificeren van internationale zzp'ers is een ernstig probleem dat kan resulteren in aanzienlijke boetes en straffen. Als je met een EOR werkt, loopt je bedrijf geen nalevingsrisico's omdat je dan volwaardige werknemers in dienst hebt.

EOR is de afkorting van 'employer of record'. Sommige employers of record gebruiken andere afkortingen zoals 'international PEO', maar hun dienstenaanbod valt onder dezelfde vlag van EOR.

Dat betekent echter niet dat alle EOR's op dezelfde manier werken. Sommige EOR's hebben hun eigen juridische entiteiten, terwijl andere als tussenpartij werken en zelf geen entiteiten hebben. Sommige EOR's gebruiken een combinatie van eigen en partner-entiteiten, wat verwarrend kan zijn voor je HR-afdeling en werknemers. Het kan ook tot nalevingsproblemen leiden.

Een employer of record (EOR) kan namens jou werknemers aannemen in het buitenland, terwijl een professional employer organisation (PEO) dat niet kan. Sommige bedrijven noemen zichzelf een 'international PEO', maar bieden eigenlijk EOR-services. Andere gebruiken de term 'international PEO', maar bieden alleen diensten aan bedrijven die al juridische entiteiten in het buitenland hebben.

Kort gezegd: wil je iemand aannemen in een land waar je geen juridische entiteit hebt, dan heb je een EOR nodig. Zoek je hulp bij HR-taken zoals payroll en administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden in een land of regio waar je al een eigen entiteit hebt, dan heb je een PEO nodig. PEO's leveren grotendeels dezelfde diensten als een EOR, maar het wettelijk in dienst nemen van je werknemers in het buitenland doen ze niet.

Lees meer over de verschillen tussen een EOR en een PEO in onze handige gids.

De meeste EOR's brengen een vaste vergoeding of een percentage in rekening. Een vaste vergoeding is transparanter en doorgaans goedkoper. Een EOR die met een percentage werkt, kan duur uitvallen.

Wees dus voorzichtig met EOR's die een percentage berekenen in plaats van een vaste vergoeding. De kosten van internationaal werknemers aannemen variëren. Een goede EOR kent deze kosten en kan je vooraf vertellen wat de kosten zullen zijn. Als je een percentage betaalt, wordt je gestimuleerd om je werknemers een laag salaris te bieden, terwijl er wel veel geld naar externe leveranciers verdwijnt.

De EOR-services van Remote kosten € 505 per maand (jaarlijkse betaling) of € 590 (maandelijkse betaling). Geen verborgen kosten, minimumbedragen, vaste contractduren of exclusieve overeenkomsten. Nooit. Kies het juiste pakket voor je team. Bekijk onze tarievenpagina om te zien hoe verrassend betaalbaar het kan zijn om een globaal team op te bouwen.

De grootste verantwoordelijkheid van je employer of record is dat hij op papier de lokale werkgever van je werknemers in het buitenland is. Je EOR behoedt je bedrijf voor aansprakelijkheid en nalevingsrisico's door werknemers wettelijk namens jou in dienst te nemen.

Bovendien vervult een employer of record de ingewikkelde HR-taken die gepaard gaan met het in dienst nemen van werknemers in andere landen. Hoe vaak werknemers uitbetaald moeten worden, hoeveel betaald verlof ze krijgen en welke valuta's toegestaan zijn verschilt van land tot land. Je employer of record leidt dit allemaal in goede banen. Zo ben jij minder tijd kwijt aan administratieve taken en kun je je volledig richten op bedrijfsgroei.

Een EOR is niet betrokken bij het managen en beoordelen van de taken en prestaties van je werknemers. Met werknemers die je via een EOR in dienst neemt, werk je precies zoals met je andere werknemers. Het enige verschil tussen een werknemer bij jou op kantoor en een werknemer via een EOR is wie het papierwerk regelt.

Wat de payroll betreft, beheert een EOR de salarisadministratie in het buitenland. Neem je iemand in het buitenland aan via een EOR, dan stel jij het geld beschikbaar, maar verzorgt je EOR de uitbetaling van de salarissen, naast de nodige inhoudingen voor belastingen, sociale bijdragen en pensioenregelingen.

Door te werken met een EOR kun je je internationale payroll beheren conform de lokale wetgeving. Met een EOR neem je werknemers in andere landen aan zonder dat je een expert moet worden in de wetgeving en gebruiken van die landen. Je zoekt gewoon de juiste persoon voor de functie en je EOR regelt de rest.

Als je de diensten van employers of record wilt vergelijken, kijk dan naar de reikwijdte van de global HR-oplossingen die ze bieden, zoals beheer van payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden, onboarding en lokale belastingen. Het is ook belangrijk om te checken hoe goed ze de lokale naleving hebben geregeld.

Ga alleen in zee met een EOR die een eigen lokale entiteit heeft in het land waar je mensen wilt gaan aannemen.

Anders kan het zijn dat je werknemers worden aangenomen door een onbekende externe partij in een land waar je maar weinig overzicht en controle hebt over wat dit bedrijf doet.

Verder moet je EOR je intellectueel eigendom optimaal kunnen beschermen.

Is dit niet het geval, dan kun je in vervelende situaties en lange rechtszaken belanden over het eigenaarschap van je intellectueel eigendom in verschillende landen - een rampscenario voor elk bedrijf.

Dit zijn een aantal vragen die je employers of record kunt stellen over hun juridische en HR-diensten:

• Hebben jullie een entiteit in dit land of besteden jullie het in dienst nemen en de naleving uit aan een externe partij?

• Hoe beschermen jullie de uitvindingsrechten en intellectuele eigendomsrechten in dit land?

• Delen jullie werknemersgegevens met derden?

• Bewaren jullie alle werknemersdocumenten voor werknemers in alle landen op één centrale plek?

Remote is eigenaar van al onze eigen entiteiten en biedt de beste bescherming van intellectueel eigendom, de beste gegevensbeveiliging in de branche en de beste global HR-software om in je behoeften te voorzien.

Ja, het is legaal om werknemers in het buitenland aan te nemen via een EOR. Wel zijn sommige EOR's meer compliant dan andere.

Alleen EOR's met eigen entiteiten kunnen overal waar ze actief zijn het maximale nalevingsniveau waarborgen. Voordat je met een EOR gaat werken, moet je nagaan of deze een lokale entiteit heeft en voldoende kennis om de lokale payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, belastingen en naleving te regelen. Als je je werknemers aandelen biedt, check dan of ze dit ook lokaal kunnen verzorgen.