Externalizar las nóminas: pros, contras y cómo hacerlo bien

Las nóminas pueden ser un proceso complejo y laborioso, sobre todo si tienes empleados en varios sitios: hay un montón de leyes que cumplir, edictos fiscales a los que ceñirse y datos que gestionar.

No es de extrañar, por tanto, que muchas organizaciones estén externalizando sus nóminas, o al menos se lo estén planteando. Sin embargo, la externalización no tiene por qué ser el enfoque adecuado para todas las empresas. Hay muchas cosas en las que pensar, y una de las más importantes es elegir al socio de nóminas adecuado.

En este artículo, analizamos los pros y los contras de externalizar los servicios relativos a las nóminas, te damos consejos sobre cómo elegir el socio adecuado y vemos algunas de las mejores prácticas al respecto.

Venga, entremos en materia.

¿Qué es externalizar las nóminas?

Consiste en confiar la gestión de las nóminas de tu empresa a un proveedor externo y especializado en dichas tareas, entre las que se incluyen:

• Calcular los salarios de los empleados.

• Aplicar retenciones fiscales.

• Emitir las nóminas.

• Garantizar el cumplimiento de las normativas pertinentes.

Al externalizar las nóminas, puedes simplificar tus operaciones, reducir la carga administrativa y beneficiarte del conocimiento de gente experta.

Con la ayuda de la tecnología, todo el proceso de calcular las nóminas es más eficaz y preciso. Por ejemplo, hay varias tendencias modernas en materia de nóminas que pueden ayudar a equipos de todos los tamaños, como la automatización, las soluciones globales en la nube y una mayor seguridad de los datos.

¿Qué es externalizar las nóminas internacionales?

Si contratas (o tienes previsto contratar) a gente para tu equipo en distintos países, las nóminas pueden resultar mucho más complejas. Por ejemplo, tendrás que tener en cuenta la legislación laboral local y calcular los salarios en varias monedas.

Externalizar las nóminas internacionales suele implicar trabajar con varios proveedores en todo el mundo, lo que puede plantear más dificultades en materia de cumplimiento normativo, divisas y comunicación.

Una alternativa puede ser dejar la gestión de las nóminas internacionales en manos de un proveedor global especializado como Remote, de lo que hablamos más adelante en el artículo.

¿Cuál es la diferencia entre el software de nóminas y la externalización?

El software es una herramienta que te ayuda a gestionar las nóminas por tu cuenta. Automatiza los cálculos, las retenciones fiscales y el pago de los salarios, pero el proceso sigues teniendo que supervisarlo tú.

La externalización, en cambio, implica dejar la gestión de las nóminas en manos de otra empresa que se encarga de todo, desde los cálculos hasta la declaración de impuestos, con garantía de experiencia y cumplimiento normativo.

¿Cuáles son las ventajas de externalizar las nóminas?

La precisión en las nóminas es vital si quieres tener contentos a tus empleados y trabajadores por cuenta propia. Externalizarlas puede ser la clave para lograr pagos fiables y cumplir con la normativa, pero hay otras ventajas importantes:

Menos costes

Los proveedores de servicios de nóminas son especialistas, por lo que su trabajo consiste en estar al tanto de las últimas leyes y normativas fiscales de todo el mundo. Para un equipo interno pequeño, contar con tanta experiencia puede ser una exigencia poco realista.

«Si tuviéramos que coordinarlo todo internamente, tendría que contratar a 4 personas más para gestionar las entidades, los abogados locales, las empresas fiscales, los contables, las nóminas y los servicios de traducción. Serían más de 500 000 dólares más al año».

- Luke McKinlay, VP de Finanzas de Fountain

Si subcontratas a especialistas en nóminas globales, también te ahorras otros posibles costes por incumplimiento, que pueden darse si calcular mal las horas extras o si te equivocas al presentar un formulario de impuestos. La externalización te garantiza estar en buenas manos y te ayuda a evitar multas, sanciones y mala prensa.

Ahorro de tiempo

Las nóminas son un proceso administrativo muy largo y tedioso. Si dejas todo ese trabajo en manos de un proveedor externo, te ahorras mucho tiempo y recursos, sobre todo si tu empresa es pequeña.

Así, tú y tu equipo financiero podéis centraros en cosas importantes, como hacer crecer el negocio, encontrar la forma de aumentar los ingresos y perfeccionar la estrategia financiera.

Cumplimiento en todo el mundo

En lo que respecta a gestionar nóminas en distintos países, las normas pueden variar muchísimo, incluidas las relacionadas con los salarios, las horas extras, los impuestos, la seguridad social y la protección de datos. Para complicar aún más las cosas, estas leyes cambian a menudo, y cometer un error puede acarrear consecuencias graves.

El hecho de subcontratar te da acceso a expertos locales que conocen su jurisdicción y están al tanto de cualquier posible cambio legislativo. Con una solución integral como Remote, tampoco te hace falta asociarte con varios proveedores. Puedes acceder a nuestros expertos internos, que están sobre el terreno y disponibles para ayudarte siempre que lo necesites, fácilmente y desde un solo lugar.

Más precisión

Da igual las nóminas de cuántos empleados tengas que gestionar; es fácil cometer errores o retrasarse. Además, si entran nuevas jurisdicciones en la ecuación, el nivel de complejidad de cada nómina se multiplica.

Si externalizas las nóminas, puedes minimizar el número de errores y los quebraderos de cabeza que conllevan. Los proveedores de servicios de nóminas globales utilizan software especializado y pueden automatizar muchos procesos, por lo que las gestiones son más eficientes y baratas, al contrario que si gestionas las nóminas globales de forma manual e interna.

Autoservicio para empleados

Un socio de nóminas fiable ofrecerá a tus empleados portales de autoservicio, en los que podrán ver los recibos de las nóminas, controlar sus prestaciones y modificar sus datos fiscales si procede.

Esto garantiza que tus empleados tengan controlada su información en todo momento y le quita carga administrativa a tu equipo de RR. HH.

Mayor seguridad de los datos

Siempre que haya manipulación y transferencia de dinero entre dos partes existe riesgo de fraude. Y ya no solo es que pueda haber robos: también debes tener en cuenta los datos sensibles de tus empleados y asegurarte de que cumples la legislación local sobre privacidad de datos.

En este proceso, los peligros están al acecho constantemente, sobre todo si no dispones de los recursos necesarios para reforzar la seguridad como corresponde. Con el socio de nóminas adecuado, puedes tener por seguro que los datos de tus empleados están a salvo y protegidos con los últimos protocolos estandarizados, y que tus nóminas se supervisan para detectar posibles casos de fraude.

¿Qué retos presenta externalizar las nóminas?

Aunque la externalización conlleva muchas ventajas, también tiene sus dificultades. Aquí van algunas cosas que debes tener en cuenta:

Menos supervisión

Delegar tus nóminas a proveedores externos implica confiarles datos sensibles, como los datos personales de tus empleados, su información fiscal e incluso sus partes de asistencia.

En algunos países, como EE. UU., tú también eres responsable de declarar los impuestos correctamente, a menos que tu socio de nóminas sea también el empleador por cuenta ajena (EOR).

Por eso es absolutamente crucial hacer los deberes y asociarse con un proveedor de nóminas reputado, fiable y digno de confianza.

Poca seguridad de los datos

Dado que estás confiando datos personales y financieros a otra empresa, debes asegurarte de que cumple la normativa y puede evitar el robo de datos.

Por eso debes elegir un socio de nóminas que ofrezca una seguridad blindada, utilice sistemas cifrados, siga las prácticas de seguridad de datos más estrictas y cumpla todas las leyes de protección de datos pertinentes, como el RGPD europeo o la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA, por sus siglas en inglés). Remote cumple todos estos requisitos, y se ajusta al RGPD y a las normas SOC 2 e ISO 27001.

Problemas de comunicación

Asociarse con un proveedor externo de nóminas (o con varios) puede dar lugar a problemas de comunicación, como retrasos en las respuestas o malentendidos. Y más aún si te asocias con proveedores de mercados desconocidos, en cuyo caso puede haber importantes diferencias culturales y lingüísticas.

Para mitigar ese problema, es importante forjar una relación positiva y hablar con claridad. Lo suyo es programar llamadas con cierta frecuencia para estar en sintonía y tener un contacto específico en la empresa encargada de las nóminas.

«El departamento de satisfacción del cliente me orienta con mucha claridad; bueno, todo el equipo de Remote, de hecho. Pese a no ser hablante nativa de inglés, el estilo de comunicación me resulta muy agradable. No me siento sola en ningún momento».

- Evgeniia Maksimova, especialista en Operaciones de RR. HH. de Semrush

¿Y los costes?

Como ya hemos mencionado, la externalización puede suponerte un ahorro significativo, dependiendo del tamaño de tu empresa y de tus circunstancias.

Vamos a desglosar los costes y beneficios de cada opción para que puedas determinar cuál es la mejor para tu empresa.

Nóminas internas

Si optas por un departamento interno de nóminas, tienes que pagar los salarios, las prestaciones y los impuestos del equipo. También debes sufragar la formación para que tu equipo esté al día de las últimas herramientas y tendencias. Otros empleados podrían dedicar tiempo a tareas relacionadas con las nóminas.

Además, puede que tengas que dedicar muchos recursos a las nóminas cuando podrían estar centrándose en hacer crecer la empresa. Es complicado cumplir las normas globales sin cometer errores, y presupuestarlo todo puede ser un verdadero calvario.

Por otro lado, la internalización implica más control y personalización. Es más fácil sincronizar las nóminas con los sistemas internos y cambiar rápidamente para actualizar las políticas o reestructurar cosas. Así, coges más experiencia, la comunicación es instantánea y no dependes de terceros, que está bien sobre todo si ese tercero tiene problemas operativos.

Nóminas externalizadas

Los costes de externalizar las nóminas son un poco más fáciles de predecir: por lo general, implican cuotas mensuales o anuales fijas, más extras por servicios adicionales. Algunos proveedores también incluyen comisiones ocultas, pero, en la mayoría de los casos, puedes hacer un presupuesto de forma más eficaz.

También es importante recordar que la externalización de las nóminas tiene un efecto en cadena: hace que tu equipo no tenga que encargarse de dichas tareas, por lo que dicho personal producirá más en otros ámbitos.

Aparte, estás pagando para que gente experta gestione un conjunto diverso de necesidades respecto a las nóminas con menos errores que pueden salir caros, con acceso a tecnología avanzada y con flexibilidad para crecer fácilmente.

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Aprende a gestionar las nóminas globales de tu equipo y a hacer que tu empresa se ajuste siempre a la legislación laboral internacional.

Cómo elegir al socio de nóminas externo adecuado

Como ya se ha comentado, es fundamental encontrar al proveedor adecuado, ¿pero cómo se hace?

Aquí van algunos pasos que conviene seguir:

1. Evalúa tus necesidades

Como si tuvieras que comprar cualquier otra cosa, lo primero es reflexionar para comprender realmente lo que necesita tu empresa.

Hazte estas preguntas:

• ¿Cuál es el tamaño actual de la empresa y cómo será en el futuro?

• ¿Cuál es la complejidad de tus necesidades en cuanto a las nóminas?

• ¿Tienes algún requisito especial, como nóminas internacionales en determinadas regiones o la necesidad de contar con conocimientos de un sector concreto?

Antes de empezar a buscar, asegúrate de tener claros estos puntos.

2. Investiga

La experiencia local en legislación fiscal y laboral no es negociable. Como ya se ha dicho, el incumplimiento, ya sea accidental o no, puede meter a tu empresa en un buen lío.

Esto puede ser algo difícil de evaluar, especialmente si estás buscando socios de nóminas en mercados nuevos. En la medida de lo posible, haz las diligencias debidas y averigua todo lo que puedas sobre tus socios potenciales: pregunta a conocidos, lee las opiniones de los clientes en sitios de confianza como G2 y comprueba si las empresas que barajas han tenido (o están teniendo) problemas legales o de cumplimiento normativo en alguna de las regiones en las que operan.

Si acudes a una demostración o a un discurso promocional, asegúrate también de que te aclaren qué modelo usan. ¿Se ocupan internamente del cumplimiento normativo y las leyes fiscales o lo subcontratan a terceros? Averigua todo lo que puedas antes de comprometerte y pregunta lo que haga falta.

3. Ten en cuenta la seguridad

Como ya se ha mencionado, la seguridad es crucial. Pregunta a los posibles proveedores cómo protegen todos los datos sensibles que manejan y no te conformes con tópicos.

Pide detalles de las medidas de seguridad que aplican, como las certificaciones y los protocolos de seguridad oficiales. A poder ser, pregúntales a tus propios expertos en seguridad internos (o, en su defecto, a alguien independiente). Si el proveedor de servicios de nóminas en cuestión no quiere o no puede darte esta información, hay motivos para preocuparse.

4. Comprende los costes y el alcance

Uno de los mayores problemas para los clientes de servicios de nóminas son las comisiones ocultas y los costes «furtivos», ya que, aparte de ser fruto de engaños, pueden destrozarte el presupuesto de contratación.

Ten claro desde el principio qué cubre exactamente la tarifa básica del proveedor y qué gastos de más va a haber (si los hay). Ten en cuenta todos los aspectos básicos, pregunta por situaciones hipotéticas y no te centres solo en lo que suelen costar las nóminas. Por ejemplo, algunos proveedores, sin avisar, meten tasas de rescisión cuando un empleado abandona la empresa o cobran sumas considerables por la transferencia a un nuevo proveedor.

Empleador por cuenta ajena (EOR) y organización profesional de empleadores (PEO) —

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5. Analiza bien su servicio de atención al cliente

Un servicio de atención al cliente útil y fiable puede marcar la diferencia a la hora de gestionar las nóminas, sobre todo cuando el tiempo apremia.

A la hora de buscar proveedores, investiga a fondo sus procesos de atención al cliente. ¿Te atienden 24 horas al día, 7 días a la semana? ¿Qué canales de asistencia ofrecen? ¿Hablan tu idioma? ¿Tienen personal de cuentas dedicado?

Evalúa también sus recursos de autoservicio. A veces, puedes necesitar una respuesta rápida que no requiera hablar con un agente. ¿Disponen de una base de conocimientos clara y bien documentada? ¿Te resulta fácil encontrar lo que buscas?

Lo peor que te puede pasar es firmar un acuerdo de colaboración y, justo después, darte cuenta de que no te contestan a las llamadas y a los correos electrónicos.

«Enseguida nos dimos cuenta de que Remote se preocupaba por nuestro éxito, de que había una persona al otro lado que nos escuchaba de verdad e intentaba encontrarnos soluciones. No se limitaron a pasarnos el enlace a las preguntas frecuentes de su sitio web».

- Maria Shkaruppa, responsable sénior de Movilidad Global y Contratación a Distancia de Semrush

6. Comprueba las integraciones

Para hacerte la vida mucho más fácil, lo ideal es utilizar una plataforma de nóminas que pueda integrarse a la perfección con tu stack tecnológico de RR. HH. actual. En el mejor de los casos, también habrá una opción de API para que puedas personalizar tus integraciones.

Otra opción, también para facilitarte las cosas, es asociarte con un proveedor de RR. HH. globales todo en uno, como Remote, y tenerlo todo bajo un mismo techo.

Nuestra plataforma ofrece múltiples herramientas, además de integraciones y funcionalidades de API, entre las que se incluyen:

• Servicios de empleador por cuenta ajena (EOR).

• Nóminas globales.

• Gestión de prestaciones.

• Gestión de RR. HH.

• Gestión de autónomos.

Obtén más información sobre cómo nuestras soluciones de RR. HH. globales pueden ayudar a tu empresa a optimizarse y crecer.

7. Piensa en la expansibilidad

Por último, ten en mente la estrategia de crecimiento de tu empresa. Si solo tienes previsto contratar y pagar a miembros del equipo en un país, puede tener sentido asociarse con un proveedor de servicios de nóminas de dicho país.

Sin embargo, si quieres aprovechar las numerosas ventajas de contratar en distintos países, puedes decantarte por uno que se adapte a esa opción sin problemas.

Pueden producirse grandes cambios rápidamente, y es terrible no poder echarse atrás de un acuerdo con un proveedor incapaz de crecer contigo.

Transición a las nóminas externalizadas

Si decides empezar a subcontratar, debes planificarlo muy bien y tener en cuenta las inquietudes de tus empleados. Estos son algunos aspectos básicos que hay que tener en cuenta al pasar de la gestión interna a la externa:

Habla con tu equipo

Antes que nada, comunícale a tu equipo tu intención de realizar cambios; que sepan qué va a cambiar, por qué y, lo más importante, cómo les va a afectar.

Que todo el mundo esté informado ayuda a gestionar las expectativas, paliar cualquier preocupación o incertidumbre y garantizar que tu equipo se sienta integrado en todo momento.

Pon a punto los datos de las nóminas

Antes de entregar tus datos de las nóminas, tómate el tiempo necesario para revisar que sean exactos y claros, y evita que haya discrepancias o información obsoleta.

Así, te evitarás posibles problemas en el futuro y tendrás muchas más probabilidades de éxito.

Planifica la transición

Para que la transición transcurra sin contratiempos, es aconsejable poner en marcha un plan: establece un calendario, determina quién es responsable de cada cosa y destaca las metas clave del proceso.

Habla claramente con tu proveedor de servicios de nóminas para asegurarte de que el plan es realista y factible.

Trabaja codo a codo con tu proveedor

Intenta apoyarte en tu proveedor lo máximo posible. Su experiencia y conocimientos son inestimables, y podrán detectar y evitar posibles problemas antes de que se produzcan.

Recuerda que esta colaboración no consiste solo en delegar tareas, sino también en aprovechar que son gente experta para que el proceso sea lo menos complicado posible para ambas partes.

Externalizar las nóminas con Remote

Si estás pensando en subcontratar, una opción es buscar, investigar y trabajar con varios socios. Sin embargo, es fácil que esto provoque una gestión poco eficiente y costes de personal innecesarios, y que dificulte crear relaciones de confianza.

Es mucho más fácil y transparente colaborar con un socio que ofrezca servicios nacionales o multipaís en una solución optimizada. Concretamente, podemos ayudarte a:

• Consolidar la gestión de las nóminas.

• Minimizar las tareas administrativas.

• Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral local.

• Reducir los costes de las nóminas.

• Realizar pagos internacionales y transferencias de capital.

• Gestionar las deducciones fiscales y la devolución de impuestos.

Remote se encarga de todo el trabajo pesado por ti; así podrás relajarte y destinar tu tiempo, dinero y recursos a otras cuestiones.

Para obtener más información, habla con uno de nuestros amables expertos y descubre cómo puede ayudar Remote a tu empresa.

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Externalizar las nóminas: preguntas frecuentes

¿Es más caro externalizar?

No, la externalización suele ser la opción más asequible, sobre todo para las pequeñas empresas. Si no puedes permitirte una nueva infraestructura y personal de nóminas a tiempo completo, puedes ahorrarte un gran desembolso si recurres a ella.

El precio de externalizar las nóminas suele ser transparente, con una tarifa plana mensual, lo que te permite ceñirte a un presupuesto. Como todo, esta opción tiene sus pros y sus contras, y la elección correcta dependerá de los objetivos específicos de tu empresa.

¿Es rentable externalizar los RR. HH.?

La externalización puede ser una opción rentable, ya que te brinda acceso a conocimientos y experiencia sin los gastos que suele conllevar tener que contratar personal. Por ejemplo, ahorras en ordenadores, oficina, prestaciones y muchas cosas más.

Si quieres que tu equipo trabaje con menos presión, puedes subcontratar determinadas tareas. Esta opción también es buena para cumplir la normativa en todo momento, reducir los errores humanos y mejorar el proceso de integración.

La externalización ofrece a tu empresa la oportunidad de crecer y ampliarse hasta que esté preparada para asumir los gastos del personal interno.

¿A qué retos se enfrentan las grandes empresas a la hora de optimizar sus sistemas de nóminas?

Optimizar tus sistemas de nóminas puede entrañar una serie de retos. Por ejemplo, la exactitud de las nóminas y el cumplimiento de las obligaciones fiscales deben ser una prioridad.

También tendrás que tener en cuenta las prestaciones, las horas extras y la seguridad de los empleados. Las nóminas incluyen información sensible de los empleados, y hay que protegerla.

Elige una solución de gestión de nóminas eficaz como Remote y evita cualquier problema importante, ya que nos ajustamos a tus requisitos sin problemas y ofrecemos asistencia a los miembros de tu equipo en cualquier parte del mundo.

¿Los datos confidenciales están protegidos cuando se externalizan?

Para que las nóminas sean precisas, tendrás que recabar información personal, como fechas de nacimiento, números de la seguridad social, direcciones, salarios, etc.

Estos datos son muy jugosos para los delincuentes, que siempre andan buscando puntos de entrada vulnerables. Para reducir el riesgo de que se produzca un fallo de seguridad al subcontratar, asegúrate de que el socio que elijas disponga de estrictas medidas de seguridad. Por ejemplo, deben cumplir leyes de protección de datos como el RGPD.

También se recomienda ajustarse a la norma voluntaria de seguridad y cumplimiento normativo SOC 2, porque contiene directrices claras sobre cómo tratar los datos sensibles.