Automatización de las nóminas globales: lo que tiene que saber tu empresa

A medida que tu negocio se expande en todo el mundo, gestionar las nóminas globales puede volverse todo un desafío.

Cada vez hay que estar al tanto de reglas y leyes de más países y los procesos que hay que sortear resultan cada vez más complejos. Las tareas administrativas, los cálculos y los informes van a más, y las consecuencias si cometes errores son más graves.

Aquí es donde entra en juego la automatización. Al utilizar programas para automatizar muchos de estos procesos, puedes ahorrar tiempo, dinero y recursos, y gestionar las operaciones de nómina de forma más precisa y segura que si lo hicieras a mano.

En este artículo, repasaremos las ventajas de la automatización de las nóminas y te daremos algunos consejos útiles para que lo hagas tú.

Venga, vamos a entrar en materia.

¿Qué es la automatización de las nóminas globales?

En resumen, consiste en utilizar software para realizar tareas complejas o repetitivas relacionadas con las nóminas en vez de hacerlo manualmente. Así, se reduce la carga administrativa y se mejora la seguridad contra el fraude y la pérdida de datos, lo que hace que aumente la eficiencia en todo el proceso de gestión de las nóminas globales.

Lo más importante es que la automatización garantiza que las nóminas se ajusten a la legislación laboral y las leyes sobre impuestos locales, así como a cualquier cambio o actualización que se produzca. También ayuda a eliminar incoherencias y reduce la probabilidad de errores que pueden producirse al meter los datos a mano.

¿Qué diferencia hay entre la automatización de las nóminas convencionales y la de las nóminas globales?

La principal diferencia radica en su alcance y en sus posibilidades de integración.

La automatización de nóminas convencionales va orientada a tareas esenciales, como el cálculo de salarios, las deducciones de prestaciones reglamentarias, la declaración de impuestos y la generación de nóminas. Suele estar pensada para operaciones nacionales y tiende a ser un proceso sencillo.

La de las nóminas globales, por su parte, está adaptada para empresas que tienen equipos en diferentes países (aunque también puede servir para operaciones nacionales). Por ejemplo, el servicio de Nóminas de Remote ofrece soporte interno para nóminas locales en todo el mundo y gestiona automáticamente las actualizaciones de la normativa local. Esto garantiza el cumplimiento de los diversos requisitos normativos en varias regiones.

Además, la automatización de las nóminas globales se integra a la perfección con plataformas de RR. HH. globales y sistemas de gestión de gastos y de tiempo y asistencia, con lo cual ofrece una solución completa y eficiente mediante la que gestionar a personal global. Esto viene muy bien si usas una solución de RR. HH. globales todo en uno, como Remote, o si integras varias herramientas.

En resumen, la automatización de las nóminas convencionales cubre los aspectos básicos de la gestión de las nóminas, pero carece de la cobertura extensiva y de la integración de la automatización de las nóminas globales.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización de las nóminas globales?

Por su rentabilidad y por su mayor eficiencia a la hora de sortear las complicaciones de la gestión de las nóminas internacionales, la automatización se está convirtiendo en la solución que prefieren las empresas globales.

Estas son algunas de las principales ventajas de automatizar las nóminas:

Pagos rápidos y sencillos

Automatizar las nóminas globales te permite pagar a los miembros de tu equipo, tanto nacionales como internacionales, en cuestión de minutos. Al gestionar la información de las nóminas de tu personal en una única plataforma, puedes agilizar todo el proceso independientemente de la ubicación o la moneda.

Aparte, así garantizas el cumplimiento de las normativas laborales en todo el mundo y minimizas los costes que conllevan las transacciones internacionales.

Generación de informes simplificada

Al automatizar las nóminas globales, se simplifica la generación de informes, ya que se consolidan todos los datos de empleo en un único centro seguro en la nube. De esta forma, ya no hay que hacer las cosas a mano y se accede a información precisa más rápido.

Con esta tecnología, puedes ver fácilmente los detalles del empleo global actualizados en tiempo real, y todo en el mismo sitio.

Asistencia para planificar prestaciones globales

Elaborar un programa de prestaciones globales para tu empresa puede ser abrumador. Por suerte, la automatización agiliza este proceso al unificar los datos de los empleados y dar acceso a herramientas fáciles de usar. Esto te permite crear y gestionar planes de prestaciones personalizados en diferentes sitios, siempre conforme a la legalidad.

Además, la automatización permite rastrear la participación de los empleados en tiempo real, lo que ayuda a asignar los recursos con mayor eficiencia.

Eficiencia en la nube

La tecnología de nóminas en la nube es otra forma de aumentar la eficacia. Los procesos auxiliares automatizados, como el seguimiento de pagos y la declaración de impuestos, pueden gestionarse de forma rápida y precisa con una solución en la nube como la de Remote.

Así, se acaba con la necesidad de introducir datos a mano y con los errores que provocaban los sistemas antiguos, y se ofrece la expansibilidad necesaria para añadir países nuevos sin tener que preocuparte por integraciones complicadas ni actualizaciones del sistema.

Gestión global de acciones como incentivo

Gestionar opciones sobre acciones como incentivo para un equipo global puede resultar difícil sin las nóminas automatizadas. Con la solución automatizada ideal, se puede simplificar el proceso de otorgar, rastrear, adquirir y cancelar acciones como incentivo, ya que se ofrece una forma eficiente de seguir las inversiones de los empleados en varios países.

Además, si gestionas opciones sobre acciones o concesiones de unidades de acciones restringidas (RSU) con procesos automatizados, te aseguras de que tus equipos internacionales reciban la orientación fiscal adecuada y las declaraciones correspondientes sobre los programas de incentivos.

Pagos a empleados y trabajadores por cuenta propia

Una solución de nóminas globales automatizada facilita el pago tanto a empleados como a trabajadores por cuenta propia, independientemente de si están en tu país o en el extranjero. Esto tiene un valor incalculable, ya que las estructuras fiscales, los métodos de pago y otros factores legales para estos tipos de trabajo varían mucho en cada parte del mundo.

Con las nóminas automatizadas, puedes estar siempre al día de los requisitos de cumplimiento normativo sin problemas, aparte de evitar errores que pueden salirte caros y retrasos en los pagos.

Control del tiempo y los permisos simplificado

La automatización simplifica el control de las vacaciones, el tiempo y la asistencia, lo que te permite saber con exactitud el tiempo libre y los permisos de los miembros de tu equipo en todo el mundo. También puede ayudarte a garantizar que tu personal reciba el pago correcto según la legislación laboral internacional sin tener que rastrear manualmente esa información.

Declaración de impuestos simplificada

Un sistema automatizado permite calcular y retener impuestos de acuerdo con las leyes locales de forma rápida y fácil, lo que reduce el riesgo de incumplimiento. Aparte, sirve para tener alojados en un solo sitio todos los datos de tus empleados, lo que facilita que la declaración de impuestos sea rápida y precisa.

La automatización también minimiza los errores humanos que suele implicar la declaración manual de impuestos y proporciona información en tiempo real sobre tus operaciones de nómina global en cualquier momento. De esta manera, podrás tomar decisiones bien fundamentadas respecto a las finanzas de tu empresa sin tener que esperar a los informes de fin de mes u otros retrasos.

Soporte ininterrumpido

Una de las mayores ventajas de contar con una solución de nóminas globales automatizada es el soporte que proporciona tu proveedor las 24 horas del día.

Si es bueno, dicho proveedor de nóminas automatizadas responderá a tus preguntas cuando más lo necesites. La diferencia horaria o la barrera del idioma no serán un impedimento para cumplir plazos importantes, sino que obtendrás soporte independientemente de en qué parte del mundo estén tus empleados.

¿Qué tareas de gestión de las nóminas se pueden automatizar?

Se pueden automatizar muchas de ellas gracias a una solución moderna como Remote, como por ejemplo:

Cálculos de los pagos

Remote integra los datos de horas trabajadas y asistencia para calcular sueldos, salarios por hora y horas extraordinarias. Esto hace que el cálculo de las nóminas sea preciso y eficiente.

Cálculo de los impuestos

Simplificamos el cálculo de impuestos en un ámbito nacional y local para cada nómina, y nuestra plataforma se adapta automáticamente a las leyes fiscales de cada país aunque haya cambios.

Deducciones por prestaciones

Remote calcula automáticamente las deducciones por prestaciones de los empleados, como seguros de salud, planes de jubilación y otras opciones personalizables.

Control del tiempo y la asistencia

Nuestros sistemas integrados registran automáticamente las horas trabajadas, gestionan las horas extras, controlan las bajas por enfermedad y garantizan cálculos precisos de los pagos en función de los datos de asistencia.

Gestión de las nóminas

Nuestro servicio de Nóminas facilita todo el proceso de gestión, incluidas la generación de las nóminas en sí y la ejecución de ingresos en cuenta, lo que favorece que los pagos sean puntuales y precisos siempre.

Informes de nóminas

Para tenerlo todo lo más controlado posible, puedes generar automáticamente informes completos que detallan los gastos de las nóminas, las deducciones fiscales y las contribuciones a prestaciones.

Partes de cumplimiento normativo

También puedes sacar automáticamente documentos de cumplimiento normativo esenciales, como los formularios W-2, 1099 y otros formularios fiscales globales, para estar siempre al corriente y cumplir con los reglamentos internacionales.

Cierre de ejercicio

Remote automatiza tareas del cierre del ejercicio importantísimas, como el reparto de bonificaciones, los ajustes a los próximos cambios fiscales o la preparación de documentos, a fin de agilizar la transición al nuevo ejercicio fiscal.

Integración con sistemas de contabilidad

Puedes sincronizar fácilmente los datos de las nóminas con los sistemas de contabilidad para facilitar los informes financieros en tiempo real y la elaboración de presupuestos, además de optimizar la gestión financiera de tu empresa.

¿Cómo automatizo las nóminas globales?

Bien, ahora que conoces las ventajas de automatizar las nóminas globales, ¿cómo lo haces?

Aquí van algunos consejos:

Encuentra al proveedor de servicios de nómina adecuado para tu empresa

Para automatizar las nóminas internacionales, la mejor opción (sobre todo para pequeñas empresas) es externalizarlas o contar con un proveedor de RR. HH. globales como Remote. Así, podrás acceder a expertos capaces de gestionar las nóminas globales de tu empresa en varios países y garantizar el cumplimiento normativo y la precisión desde la integración de los empleados en adelante.

Antes de decantarte por un proveedor, asegúrate de llevar a cabo una diligencia debida para elegir uno que goce de buena reputación, que sea fiable y que se ciña a tus criterios específicos.

Estas son las principales características de automatización de las nóminas que conviene buscar:

Visibilidad de las nóminas

Con un sistema de automatización de las nóminas robusto, deberías poder ver perfectamente todo lo que tenga que ver con la gestión de las nóminas. Lo suyo es que te ayude a gestionarlo todo sin problemas y te proporcione información clara sobre las tareas y las fechas próximas.

Remote se ocupa de todo esto y te permite revisar, editar y aprobar las nóminas fácilmente, a la vez que te informa de cualquier cambio o cuestión próxima en relación con las nóminas. 

Transparencia total

La transparencia en la automatización de las nóminas es vital para mantener la confianza y la claridad en cualquier organización. Remote ofrece una visión integral de todos los elementos que tienen que ver con la nómina, como los impuestos, las prestaciones y las deducciones.

Esta transparencia es esencial para que la planificación financiera sea clara y eficaz, y permite comprender mejor cómo afectan los gastos de las nóminas a la salud financiera de tu empresa en general.

Control granular

El control granular permite gestionar de forma meticulosa los componentes financieros. Remote permite hacer seguimiento y aprobar de forma meticulosa distintos elementos, como incentivos, bonificaciones, ajustes salariales y tiempo libre remunerado.

Este nivel de control es clave para que la gestión de las nóminas sea precisa en todo momento y garantiza que los empleados obtengan la remuneración correcta por su trabajo. 

Actualizaciones instantáneas

La automatización de Remote agiliza los procesos principales de los RR. HH., como la gestión de integración de empleados nuevos y la de las salidas. Esto garantiza que los datos de las nóminas estén actualizados y sean precisos siempre, de forma que reflejen cualquier cambio en tu personal en cuanto se produzca.

Las actualizaciones instantáneas evitan errores en las nóminas y garantizan que los nuevos empleados reciban el pago a tiempo y de manera precisa.

Flexibilidad y asistencia integradas

Remote se encarga de las tareas de gestión de nóminas habituales, da flexibilidad para pagar fuera de ciclo y ofrece la posibilidad de cerrar las nóminas antes. Esta función viene muy bien para gestionar bonificaciones, comisiones y correcciones.

Además, el hecho de poder contar con una persona especialista en nóminas disponible para responder a tus consultas no tiene precio, ya que puede ayudarte a resolver gestiones complejas de las nóminas sin dejar de garantizar el cumplimiento normativo y la precisión en todo momento.

Cumplimiento normativo de las nóminas

Cualquier sistema de automatización de las nóminas debe poder garantizar el cumplimiento de las leyes locales de fiscalidad laboral. Remote calcula y remite con precisión las cantidades adecuadas a las autoridades locales.

Protege tus datos de RR. HH. en una plataforma

Antes de comenzar a automatizar, asegúrate de que todos tus datos de RR. HH. estén protegidos y disponibles en una sola plataforma. Tener esta información almacenada de manera centralizada te permite acceder con rapidez a los registros de los empleados en diferentes países, lo que te ahorra el tiempo que tardas en reunir archivos para cada ubicación o empleado manualmente.

Aparte, una base de datos centralizada te facilita el cumplimiento normativo, ya que te ayuda a estar al tanto de los reglamentos de diferentes jurisdicciones sin necesidad de actualizar varios sistemas a la vez. Esto hace que tu equipo tenga que dedicar menos tiempo a labores manuales y minimiza los errores al efectuar pagos en el extranjero.

Confía en tu socio de nómina global para obtener asesoramiento experto

Tu proveedor de nómina global debería ser toda una fuente de conocimiento y experiencia en lo que respecta al cumplimiento normativo. Remote está al día de los reglamentos locales, los requisitos fiscales, los días festivos, los salarios y otras cuestiones críticas, y ofrece asesoramiento relevante y práctico siempre que haga falta.

No tienes por qué gastar dinero ni recursos en crear un equipo de expertos interno cuando cuentas con un socio de RR. HH. globales. Asegúrate de aprovechar esto y benefíciate de la experiencia local con la que cuentan los especialistas fiscales y jurídicos de tu proveedor.

¿Cuánto se tarda en automatizar las nóminas globales?

Depende de los siguientes factores:

• Los requisitos concretos de tu organización.

• El nivel de complejidad de tu infraestructura de nóminas actual.

En términos generales, se puede tardar entre seis semanas y varios meses en pasar a una solución de nómina global automatizada. Ten en cuenta que este proceso incluye la implementación, la gestión de integración de los empleados, la migración o transformación de los datos, la formación de las partes implicadas y cualquier personalización que puedas necesitar.

La clave radica en optar por un socio con experiencia, como Remote, que entienda tus necesidades concretas y pueda trabajar contigo en cada paso del camino, desde la configuración inicial hasta la puesta en marcha.

Automatización de las nóminas globales con Remote

La solución de nómina global de Remote está diseñada con esto en mente. Nuestra plataforma permite:

• Consolidar y racionalizar la gestión de las nóminas.

• Minimizar tareas administrativas que consumen mucho tiempo.

• Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal local.

• Reducir los costes de las nóminas.

• Acceder a un soporte ininterrumpido.

La automatización de Remote se encarga de todo el trabajo pesado por ti; así podrás destinar tu tiempo, dinero y recursos a otras cuestiones.

Para obtener más información sobre cómo puedes beneficiarte de la automatización de las nóminas globales, habla con uno de nuestros amables expertos y descubre qué podemos hacer exactamente para transformar tu negocio hoy mismo.

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