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Nóminas globales — 18 min
Las nóminas son uno de los gastos principales de casi todas las empresas. Sin la gente, una empresa no funciona. Pero pagar las nóminas no es tan fácil como sentarse y extender unos cuantos cheques.
Hay que tener en cuenta los salarios, las prestaciones y los impuestos sobre las nóminas para desempleo, Medicare y seguridad social..., y nos estamos refiriendo solo a EE. UU. Si gestionas nóminas globales, los costes pueden ser aún mayores. Y no olvides el tiempo y el personal necesarios para tratar con todo el mundo, además de las herramientas y la infraestructura para hacerlo bien.
A medida que tu empresa crece, también lo hacen tus gastos relativos a las nóminas. Durante todo el proceso, tendrás que hacer lo posible para reducir costes y maximizar el rendimiento. Por suerte, tienes varias opciones para recortar estos gastos sin que se reduzca la producción.
Si te parece mucho, no te preocupes, que vamos a repasar lo básico para ayudarte a empezar.
Las nóminas son una parte importante del gasto de la mayoría de las empresas, ya que ahí entran todo tipo de pagos y cotizaciones en relación con la contratación de personal. Estos son los principales tipos:
Son las nóminas periódicas que cobran los empleados, tanto si se les paga por horas como si se trata de salarios fijos.
Se trata de un plus para los empleados que trabajan más horas de las habituales, normalmente por una tarifa superior a la habitual.
Son recompensas que se dan por buen rendimiento y se pagan en forma de primas fijas o como un porcentaje de las ventas o los beneficios que los empleados hayan contribuido a generar.
Se trata de una serie de ventajas que reciben los empleados además de su sueldo, entre las que se incluyen las siguientes:
Seguro médico.
Planes de jubilación.
Seguro de vida e incapacidad.
Vacaciones pagadas.
Permiso parental y familiar.
Programas de bienestar.
Prestaciones por desplazamiento.
Los impuestos sobre la nómina abarcan diversas cotizaciones obligatorias que las empresas deben retener o pagar ellas mismas para sufragar ciertos programas y prestaciones públicas. Algunos de ellos son:
Impuesto federal sobre la renta.
Impuestos de la seguridad social y Medicare (FICA).
Impuesto federal de desempleo (FUTA).
Impuestos estatales y locales.
Otros impuestos reglamentarios, como el seguro estatal de incapacidad (SDI) y el permiso familiar retribuido.
Gestionar eficazmente estos costes puede ayudarte a reducir gastos sin perjudicar a tu equipo. Aquí tienes siete consejos prácticos sobre cómo recortarlos con la garantía de que tu empresa siga siendo competitiva y sin dejar de cuidar bien de tu equipo.
¿Quieres reducir los costes de las nóminas sin comprometer la calidad ni la productividad? Empieza por simplificar las operaciones. Te explicamos cómo hacerlo.
Evalúa tus procesos actuales: antes de hacer nada, echa un vistazo a cómo se hacen las cosas actualmente. Averigua si hay cuellos de botella y pasos repetitivos o innecesarios. Para ello, observa cómo se están haciendo las cosas, habla con tu equipo y analiza los datos.
Mejora la forma de hacer las cosas: una vez que sepas dónde están los problemas, empieza a solucionarlos. Esto puede implicar cambiar el orden de las cosas, combinar algunas tareas o eliminar procedimientos innecesarios. El objetivo es que cada proceso sea lo más ágil y eficaz posible, y ahorrar en costes de funcionamiento.
Automatiza las tareas repetitivas: identifica las tareas que son repetitivas y mira si se pueden automatizar. Pueden ser cosas como introducir datos, hacer informes, administrar el inventario o gestionar las facturas. Con la automatización, no solo se ahorra tiempo, sino que también se minimizan los errores.
Optimiza las estructuras de los equipos: analiza la forma en que están organizados tus equipos. ¿Hay funciones que se solapen? ¿Podrían repartirse las tareas de forma más eficaz? A veces, organizar los equipos en torno al flujo de trabajo, en lugar de por roles tradicionales, puede aumentar la eficacia.
Si simplificas la forma de hacer las cosas, muchas veces puedes reducir la necesidad de hacer horas extras e incluso puede que necesites menos personal, lo que supone un gran ahorro en nóminas.
Si cuentas con trabajadores por cuenta propia o autónomos internacionales para ciertas tareas, puedes ahorrar en nóminas. Te explicamos cómo:
Impuestos sobre las nóminas: aunque las normas varían de un país a otro, las empresas no suelen tener que pagar impuestos sobre las nóminas de los trabajadores por cuenta propia. Obviamente, esto representa un ahorro económico importante.
Vacaciones pagadas y prestaciones: normalmente, las empresas no están obligadas a ofrecer prestaciones reglamentarias, como vacaciones pagadas, otros tipos de permisos o seguro médico a los autónomos.
Salarios: puedes contratar a un trabajador por cuenta propia durante una semana o varios meses a la tarifa que fije, que en muchos casos puede ser inferior a la que le pagarías a un empleado a tiempo completo.
Indemnizaciones y primas: los trabajadores por cuenta propia no suelen tener derecho a indemnizaciones por despido ni a primas. Si la colaboración con el trabajador por cuenta propia no funciona, puedes cesarla rápidamente y encontrar a alguien que encaje más con tus objetivos empresariales.
Trabajar con autónomos internacionales tiene varias ventajas importantes:
Rapidez: es mucho más rápido contratar a trabajadores por cuenta propia que a empleados, ya que hace falta menos papeleo y formación.
Fuente de talento más amplia: puedes contratar en cualquier parte del mundo, lo que te da acceso a gente con perspectivas y aptitudes diversas y a candidatos con conocimientos especializados.
Experiencia regional: con los trabajadores por cuenta propia internacionales, tienes acceso a los conocimientos locales, lo que es especialmente importante si expandes tu empresa a nuevos mercados.
Más facilidad de ampliación: dado que tu compromiso con los trabajadores por cuenta propia es finito, puedes ampliarlo o reducirlo con flexibilidad para adaptarte a las circunstancias y aprovechar las oportunidades que pasan rápido.
Diversidad: la variedad de aptitudes y perspectivas puede dar ventaja a tu empresa. La diversidad puede aumentar la innovación y ofrecer un gran valor, especialmente en un mercado global.
Para saber más sobre cómo contratar a trabajadores por cuenta propia internacionales, consulta la guía especializada de Remote al respecto.
Los empleados y los trabajadores por cuenta propia son dos conceptos diferentes, y cada país los define de forma distinta.
En general, las empresas contratan directamente a empleados para cubrir puestos específicos. A los trabajadores por cuenta propia, en cambio, se los contrata para realizar funciones específicas y que, por lo general, la empresa no puede llevar a cabo internamente. Con los autónomos, las empresas son clientes, no tienen la figura de empleador.
Las empresas tienen mucho más control sobre los empleados que sobre los trabajadores por cuenta propia respecto a cuándo, dónde y cómo se realiza el trabajo.
Aunque está bien intentar ahorrar en impuestos sobre las nóminas con los trabajadores por cuenta propia, una clasificación errónea puede acarrear consecuencias graves. Esto es cada vez más importante, ya que muchos países van tomando medidas drásticas contra la clasificación errónea en la creciente economía de pequeños encargos.
Multas: todos los casos de clasificación errónea conllevan multas, y pueden ser muy cuantiosas. Si se determina que la clasificación errónea fue intencionada, el importe puede ser todavía mayor.
Impuestos atrasados y sanciones: si clasificas erróneamente a un empleado como trabajador por cuenta propia, no estás pagando los impuestos sobre la nómina obligatorios que le corresponden. En la mayoría de los países, deberás impuestos atrasados, que pueden ser considerables. Además, quizás tengas que pagar multas e intereses. Estos costes pueden multiplicarse por el número de infracciones y los años que el trabajador estuvo mal clasificado.
Salarios y prestaciones atrasados: también se te podría exigir indemnizar al empleado por cualquier diferencia salarial que se haya producido como consecuencia de la clasificación errónea, así como por las prestaciones que haya dejado de percibir debido a ella.
Problemas legales: la clasificación errónea te expone a riesgos legales en relación con el Gobierno y los empleados. Estos riesgos pueden encarecerse enseguida y erosionar la reputación de tu empresa. Además, un Gobierno puede llegar a prohibirle a tu empresa hacer negocios en su país si las infracciones por clasificación errónea se consideran graves.
Daños a tu marca: puede ser muy perjudicial para tu marca la reputación de intentar negarles un salario y unas prestaciones justas a tus trabajadores. Tu capacidad para contratar a gente nueva puede verse perjudicada y la pérdida de la confianza de los clientes puede afectar a tus beneficios.
Para obtener más información sobre las sanciones que conlleva la clasificación errónea de autónomos, consulta nuestra guía de sanciones por clasificación errónea de trabajadores por cuenta propia internacionales.
Está claro que las consecuencias de clasificar erróneamente a los trabajadores por cuenta propia pueden ser peores que cualquier ventaja o ahorro de costes. Te conviene asegurarte de que estás clasificando correctamente a tus trabajadores.
Comprende las normas de clasificación de los países en los que viven los autónomos con los que colaboras. Pueden variar mucho de un país a otro y cambiar sin previo aviso. Si tu equipo jurídico no dispone de los recursos necesarios para estar al día de la normativa mundial sobre trabajadores por cuenta propia, puede que necesites la ayuda externa de una empresa de gestión de autónomos internacionales.
Asegúrate de que el trabajo que realizan los autónomos está dentro de los límites aceptables. Entre las labores que suelen subcontratarse figuran el servicio de atención al cliente, el almacenamiento de datos, el marketing, la ingeniería y el diseño. Los empleados deben realizar un trabajo esencial para los beneficios o el funcionamiento de la empresa, como la estrategia o el desarrollo de productos. Esto podría incluir las ventas y el cierre de contratos, la toma de decisiones importantes, la administración y muchas cosas más.
Utiliza nuestra lista de comprobación del cumplimiento normativo de los trabajadores por cuenta propia para evitar clasificaciones erróneas.
Las normas de clasificación y su aplicación no paran de evolucionar, y más ahora, que cada vez más trabajadores recurren a la economía de pequeños encargos para obtener ingresos principales o complementarios. Cada vez hay más trabajadores a distancia y nómadas digitales, por lo que puede que necesites conocer las normas de más de un país para cada trabajador.
Contar con un socio experto en RR. HH. globales como Remote puede ayudarte a reforzar y simplificar el cumplimiento normativo. Regístrate ya y empieza a integrar a tus autónomos internacionales en cuestión de segundos.
Las leyes de PI varían de un país a otro, por lo que colaborar con trabajadores por cuenta propia internacionales significa tratar con leyes desconocidas. Si no tienes cuidado, puedes acabar metiéndote en pleitos caros y complicados sobre la propiedad de los derechos de invención de tu empresa en otro país. Para obtener más información, consulta nuestra guía sobre PI y derechos de invención para equipos distribuidos.
El establecimiento permanente es una designación fiscal que se da a las empresas que se considera que están lo suficientemente establecidas en un país como para pagar impuestos de sociedades. Aunque no tengas empleados a tiempo completo allí, tus trabajadores por cuenta propia pueden constituir establecimiento permanente en función del tipo de trabajo que realicen y del grado de autoridad que ejerzan en tu nombre. Obtén más información sobre el riesgo de establecimiento permanente en nuestro útil artículo al respecto.
En el mundo hay más de mil millones de personas que trabajan por cuenta propia. Al poder contratar a trabajadores por cuenta propia con facilidad, ya tienes más de mil millones de posibles colaboradores para tu empresa. Aunque pueda parecer demasiado, el empujón extra que pueden darle a tu empresa los trabajadores por cuenta propia merece la inversión y la planificación. Ten en cuenta algunos de estos consejos para empezar.
Al igual que con los empleados, hay muchas formas de pagar a los trabajadores por cuenta propia, como a través de Remote, por cheque, ingreso directo, PayPal o Venmo, etc. Ten claro cómo pagarás al personal antes de que trabaje para ti.
Con la nómina global, también tienes que tener en cuenta algunos detalles como la moneda y el tipo de cambio. Ten en mente que algunos países exigen que se pague a los trabajadores en moneda local y a través de un banco local, aunque estas leyes no siempre se aplican a los autónomos.
Obtén más información sobre el pago a trabajadores por cuenta propia internacionales con la guía detallada de Remote.
A diferencia de con los empleados, no hay que fijar un salario base para los autónomos, sino que te facturan por su trabajo y según sus tarifas. Este sistema ofrece una capa de protección contra los riesgos de clasificación.
Hay varias estructuras de pago para los acuerdos de trabajador por cuenta propia:
Por tiempo: se paga a los trabajadores por cuenta propia por el tiempo que dedican a una tarea o proyecto, normalmente por hora o día.
Por proyecto: los trabajadores por cuenta propia cobran por proyectos individuales.
Anticipo: se paga una cantidad a tanto alzado, normalmente al principio de un mes o de un trimestre, por un trabajo concreto que se va a realizar. Luego, los autónomos facturan el trabajo realizado que haya superado ese importe.
Por adelantado: los trabajadores por cuenta propia cobran de antemano. Es habitual que los autónomos exijan un porcentaje del pago por adelantado.
A la entrega: se paga una vez finalizado el trabajo.
Si no sabes por dónde empezar, Remote te lo pone fácil para pagar y gestionar a trabajadores por cuenta propia globales en países de todo el mundo.
A las empresas les sale más caro que los empleados trabajen más horas de las previstas. Las horas extras suelen pagarse muy caras y cada país tiene un umbral diferente para determinar cuándo empiezan a hacerse. Además, los horarios largos e imprevisibles pueden disminuir la productividad y el ánimo de los empleados. Algunos países tienen leyes que obligan a las empresas a dar a los trabajadores más tiempo libre después de los turnos de horas extras, lo que genera más imprevisibilidad.
Para evitar estas consecuencias perjudiciales, diseña los programas de trabajo y el alcance de forma que se reduzcan o eliminen las horas extras. Puede costarte, pero seguramente te darás cuenta de que es mejor contratar a unos cuantos trabajadores más o ampliar los plazos de los proyectos que hacer que los empleados trabajen muchas horas por sistema.
He aquí algunos consejos para que tu equipo haga menos horas extras:
Ofrece horarios flexibles para que los empleados puedan trabajar cuando sean más productivos.
Planifica y dimensiona bien los proyectos para que los trabajadores puedan cumplir los plazos sin horas extraordinarias.
Adopta prácticas de trabajo asíncrono; pásate a este modelo para mejorar la productividad al tiempo que maximizas la flexibilidad.
Colabora con trabajadores por cuenta propia para adaptarte a la carga de trabajo fácil y rápidamente sin tener que pagar horas extras. Recuerda, eso sí, que muchos países aplican límites de horas de trabajo también al colaborar con trabajadores por cuenta propia.
Integrar las nóminas con los sistemas de seguimiento de candidatos, contratación, integración y salida de empleados, y otras tareas de RR. HH. puede ahorrarle dinero a tu empresa al permitirte:
Reducir el tiempo de formación y el de inactividad.
Acelerar las tareas de RR. HH.
Eliminar los problemas de cumplimiento normativo.
Minimizar los errores humanos.
Remote se ha asociado con varias de las mejores soluciones de RR. HH., como Greenhouse y BambooHR, para facilitar que las empresas combinen la potencia de varias herramientas de RR. HH., lo que les ahorra tiempo y dinero a medida que amplían sus equipos globales. Para obtener más información sobre la API de Remote, que permite a las empresas de RR. HH. y nóminas conectar las soluciones de empleo global de Remote directamente con otras plataformas, visita nuestra sede de la API de Remote.
Cuanto más manual sea el cálculo de las nóminas en tu empresa, más caro resultará a largo plazo y más posibilidades habrá de que se produzcan errores humanos. Automatizar la gestión de las nóminas puede reducir los gastos, eliminar errores y mejorar la experiencia de tu equipo, tanto en tu país como fuera.
Es complicado gestionar las nóminas globales por tu cuenta. Afortunadamente, Remote facilita que las empresas de todos los tamaños paguen y gestionen a sus equipos globales. Tanto si tienes solo una persona como un equipo de miles de trabajadores repartidos por todo el mundo, Remote puede ayudarte a automatizar las nóminas.
Así es como funciona:
Decide si tus trabajadores van a ser por cuenta ajena o propia. A los autónomos es más fáciles contratarlos, pero los empleados tienen varias ventajas a largo plazo. De ti depende qué opción elegir.
Ten claro si tienes entidades en los países en los que viven tus trabajadores. Si no tienes una entidad jurídica local en cada país donde quieras contratar, tendrás que asociarte con un empleador por cuenta ajena.
Crea un paquete de remuneración competitivo. Al contratar en otros países, tienes que ser consciente de lo que esperan los empleados locales de tu sector.
Protege tu propiedad intelectual. No todas las soluciones de nóminas globales proporcionan la protección de la propiedad intelectual que necesitas. Con Remote IP Guard, puedes tener la tranquilidad de saber que sí está protegida en todo el mundo.
Un programa de gestión de nóminas puede automatizar y acelerar la tramitación de las nóminas globales por ti. Dentro de este concepto entran los proveedores de servicios de nóminas globales, los empleadores por cuenta ajena, los administradores de nóminas y otros socios de RR. HH. Antes de trabajar con cualquier solución de nóminas externa, debes entender exactamente qué cubre y qué no cubre tu acuerdo de colaboración.
Reduces los costes de las nóminas: gracias al sistema automatizado, no tienes que pagar a trabajadores para que realicen tareas repetitivas. El software de nóminas automatizado aligera la carga de trabajo de tu equipo, lo que les permite hacer más y preocuparse menos.
Aumentas la velocidad: los ordenadores son mucho más rápidos que las personas a la hora de hacer cálculos y realizar tareas repetitivas.
Minimizas los errores: a las personas se nos dan genial muchas cosas, pero tendemos a cometer errores, sobre todo cuando se trata de detalles y números. Al automatizar las tareas repetitivas, se eliminan los errores de las nóminas que los humanos podemos pasar por alto.
Centralizas la información: un sistema automatizado hace que todo esté en el mismo lugar y que no haya que estar formando a los trabajadores en varios sistemas.
Externalizar la nómina internacional con un socio como Remote puede ayudarte a ahorrar dinero y gestionar la nómina global. ¡Comprueba lo fácil que es gestionar las nóminas en varios países con Remote!
No todos los trabajos de todas las empresas pueden realizarse a distancia, pero, si es factible, el trabajo a distancia supone un gran ahorro para las empresas y una gran mejora de la calidad de vida de los empleados.
El trabajo remoto puede hacer que las empresas ahorren en nóminas de las siguientes maneras:
Aumenta la satisfacción de los trabajadores: los estudios demuestran que las personas que pueden trabajar a distancia son más felices, lo que se traduce en un mejor rendimiento en el trabajo y una menor rotación.
Mejora la productividad: todo el mundo tiene momentos del día o de la semana en los que es más productivo que en otros. El trabajo remoto permite a los empleados trabajar cuando y donde más les convenga.
Disminuye las ausencias injustificadas: los trabajadores que pueden hacer su trabajo cuando y donde elijan pueden organizar su jornada laboral en torno a otros aspectos de sus vidas, lo que significa que no tienen que ausentarse por cada pequeña interrupción.
Reduce los gastos de oficina: si tienes menos gente en la oficina, no necesitas tanta oficina. Mejor aún: ¡intenta que todo el trabajo sea a distancia y así no te hace falta oficina ninguna!
Globalizar tu empresa es una forma estupenda de ahorrar dinero y, al mismo tiempo, acceder al mejor talento. Obtén más información sobre las ventajas de la globalización en nuestra práctica guía.
La mayoría de las empresas han probado al menos algún nivel de trabajo a distancia. Sin embargo, para crear un entorno de prioridad remota realmente acogedor, debes adoptar hábitos de trabajo acordes a esta filosofía. Priorizar el trabajo remoto no significa que tengas que cerrar la oficina, pero sí que te obliga a pensar en la experiencia de tus trabajadores a distancia de forma más consciente. En nuestra guía para crear un lugar de trabajo más inclusivo para los trabajadores a distancia encontrarás más información al respecto.
También se consigue un importante ahorro de costes si se mejora la retención de los empleados. Es más barato retener a un empleado actual que contratar (y formar) a uno nuevo. De media, sustituir a un empleado cuesta el 33 % de su salario anual. En el caso de los empleados mejor pagados, como los ingenieros o los altos cargos, esas cifras pueden suponer un problema.
Ten en cuenta todos los factores que contribuyen a los gastos que entraña la rotación de empleados:
Tiempo y dinero invertidos en contratar, entrevistar y verificar referencias.
Primas de contratación y otras prestaciones remuneradas.
Periodos de formación e integración.
Periodos de adaptación para que los empleados sean totalmente independientes en sus puestos.
Peor estado de ánimo y más horas extras, ya que otros asumen las tareas de los compañeros que se van.
Pérdida de conocimientos institucionales.
Peor servicio para los clientes.
Las siguientes estrategias pueden ayudarte a mejorar la retención de empleados y a ahorrar en las nóminas.
Paga a los empleados de forma adecuada, precisa y puntual. Nadie quiere tener que preocuparse por el lugar del que le vengan los pagos. Trabajar con un socio como Remote te permite pagar a tus trabajadores a tiempo, y de forma fácil y fiable, estén donde estén en el mundo.
Ofrece prestaciones atractivas. Diseña paquetes de prestaciones adecuadas al mercado en el que contratas. Si vas a contratar a alguien internacional, puede que necesites que te oriente un socio con experiencia en esos mercados. Las prestaciones varían mucho de un país a otro, y cumplir los paquetes de prestaciones locales puede ser complicado. Esta es otra cosa en la que Remote puede ayudarte.
Adopta hábitos que prioricen el trabajo remoto. Con unos buenos hábitos de trabajo a distancia, los trabajadores remotos podrán sentirse parte del equipo. Si las personas se sienten conectadas, es más probable que quieran quedarse. Crear ese sentimiento de pertenencia empieza el primer día, así que consulta nuestra guía para saber más sobre la integración de trabajadores internacionales.
Hay muchas formas de reducir lo que cuestan las nóminas. A la mayoría de las empresas, una estrategia que incluya la externalización de las nóminas internacionales les permitirá ahorrar más.
Las soluciones de nóminas globales de Remote te ayudan a trazar diversas estrategias que te permiten ahorrar costes:
Unificamos los pagos a trabajadores por cuenta propia globales, los servicios de empleador por cuenta ajena y la gestión de las nóminas de tus entidades internacionales en una sola plataforma.
Consolidamos las nóminas con diferentes soluciones para gestionar y pagar a tus trabajadores globales.
Te damos tranquilidad con el cumplimiento normativo local. Nuestros expertos locales se aseguran de que tu empresa esté siempre informada de las leyes locales y cumpla todas las normativas pertinentes.
Reducimos los costes de las nóminas y agilizamos tus trámites de pago.
Con la garantía de precio justo, nunca hay sorpresas en tu factura de Remote. Sin comisiones ocultas, porcentajes, ni nada oculto en la letra pequeña. Solo el mejor servicio para tu equipo de talla mundial.
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¿Necesitas más información?Pues ponte en contacto con nosotros hoy mismo y nuestro equipo te responderá enseguida para ayudarte a ampliar tu negocio.
Consolida las nóminas con Remote para reducir los costes, gestionar los impuestos, administrar las prestaciones y cumplir la normativa mundial.
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