契約社員の管理方法: 専門ガイド

リモート契約社員の利用は、企業がビジネスを拡大し、経験豊富な各分野の専門家を活用する最適な手段です。

しかし、全世界に分散する契約社員の管理は時として困難です。多数の国で多数の労働者に給与を支給するロジスティクスの整備はもちろんのこと、無数に存在する現地の税法や労働法を把握し、遵守しなければなりません。大変な作業に思えるかもしれませんが、 

その心配はありません。海外法務の専門家にならなくても、契約社員を管理することは十分に可能です。このガイドでその方法をご説明します。

具体的には、次のことについてご説明します。

• 契約社員との関係を最大限に活用する方法

• 誤分類リスクをチェックし、リスクを軽減する方法

• （世界のどの国にいるかを問わず）契約社員を従業員に切り替える方法

では、始めましょう。

リモート契約社員の雇用を開始するには

雇用を開始する前に、しっかりした採用手順を整備しておくべきです。契約社員の運用が適切であるケースと、従業員の雇用が望ましいケースを判断できるようにしてください。

単に実務的な理由だけではなく、法令遵守の面でも必要です。契約社員を雇用する場合には、誤分類が生じる危険性があります（この点については、この記事でさらに詳しく説明します）。これらの点を踏まえたうえで、リモート契約社員の定義を明確にしておきましょう。

リモート契約社員とは

リモート契約社員とは、従来のオフィス以外の場所で企業の業務やプロジェクトを遂行する労働者のことです。リモート契約社員は一般に在宅勤務を行います。 

リモート契約社員は、プロジェクトの詳細、納期、支払条件を定めた契約のもとで業務を行う自営業者または契約社員の一員であり、リモート従業員とは違います。つまり、健康保険や有給休暇といった従業員と同じ福利厚生は受けられず、会社の給与支給対象者にもなりません。さらに、従業員とは異なり、所定の勤務スケジュールに従う必要もありません。

リモート契約社員とは

リモート契約社員とは、従来のオフィス以外の場所で企業の業務やプロジェクトを遂行する労働者のことです。リモート契約社員は一般に在宅勤務を行います。 

リモート契約社員は、プロジェクトの詳細、納期、支払条件を定めた契約のもとで業務を行う自営業者または契約社員の一員であり、リモート従業員とは違います。つまり、健康保険や有給休暇といった従業員と同じ福利厚生は受けられず、会社の給与支給対象者にもなりません。さらに、従業員とは異なり、所定の勤務スケジュールに従う必要もありません。

リモート契約社員をどこで雇用するか

リモート契約社員を雇用するための選択肢は数多くあります。

• 優秀なグローバル人材の発掘、雇用、給与の支給をすべて1つの便利なプラットフォームで行いたいのであれば、Remote Talentには必要な機能がすべて用意されています。

• 膨大な人材プールへのアクセスを提供するUpworkとFreelancerは、幅広い業界とプロジェクトサイズに対応しています。

• Toptalは、ソフトウェア開発、金融といった分野でトップクラスの専門家を探す場合に最適です。

• Fiverrは、低予算の小規模タスクに最適です。

• LinkedInは、特定の業界経験を持つプロフェッショナルを探す場合に役立ちます。

• リモートワークに慣れた人材を探している場合は、We Work Remotely や Remote.com の求人掲示板に求人情報を掲載してみましょう。

リモート契約社員を雇用する際のベストプラクティス

リモート人材を雇用する準備ができたら、自社の要望に沿ったリモート契約社員を探し、雇用するベストプラクティスをご紹介しましょう。

• まず、職務要件を明確にすることから始めてください。

• 適切な人材を探すには、業務の種別と必要な専門知識レベルに合致するプラットフォームを選択しましょう。

• ビデオ面接でしっかりと話を聞き、応募者のスキルとそのプロジェクトへの適性を確認してください。

• 必ずそれまでの職歴を確認し、リファレンスチェックを行ってください。

• 応募者がプロジェクトの最新情報をどの程度の頻度で求めるかを含め、明確なコミュニケーションガイドラインを定めてください。

• 期待事項、納期、支払条件など、すべての重要事項を契約社員用契約書に記載しましょう。

• フルタイム従業員ではないとしても、自社のツール、プロセス、文化をよく知ってもらうために、丁寧にオンボーディングを行ってください。

これらのベストプラクティスは、企業の採用プロセスを大きく改善します。ただし、リモート契約社員を雇用する際には、常に誤分類のリスクがあることに注意してください。社内の法務チームを使って、あるいは、Remoteのような信頼のおける経験豊富な法令遵守の専門家と協力して、誤分類リスクにしっかり対処することが重要です。

法令を遵守しながら安全に契約社員を雇用する方法について、詳しくは、当社の契約社員の雇用に関する専門ガイドをご覧ください。

リモート契約社員との協力関係を維持するには

契約社員を探して採用し、オンボーディングが完了した後は、良好な協力関係を維持する必要があります。

しかし、リモート契約社員との間では、難しい場合もあります。リモート契約社員との協力をスムーズに進めるアドバイスをいくつかご紹介しましょう。 

明確な期待事項を設定する

明確な期待事項を設定すると、企業のビジョンとスケジュールに沿った成果物が納品される可能性が高まります。 

協力関係を開始する時点で、期待事項を正確に説明し、文書化してください。最終的に求める成果物について可能な限り詳しく説明します。ただし、具体的な指示を与えることは避けてください。これにより、作業を進める明確な枠組みが契約社員に与えられます。また、パフォーマンスの評価基盤も確立できます。

チームとの関係を構築する

契約社員と良好な関係を築くことは、従業員との間の場合より難しいこともあります。たとえば、短期の単発プロジェクトに雇用した場合は関係を築かないままでもかまいませんが、特定の契約社員と定期的に仕事をしている場合には、より有意義な関係を構築しようと努力する価値はあります。

契約社員と定期的に連絡を取りましょう。その契約社員の仕事の質に満足しているのであれば、何らかの特典を追加で提供することも検討してください。ただし、誤分類のリスクが生じないように注意してください。

逐一管理しない

契約社員はそれぞれの分野の専門家です。したがって、契約社員の業務、ワークフロー、スケジュールを逐一管理しようとしても、応じようとしないでしょう。

ただし、特に時間に制約がある場合、プロジェクトの進捗状況を確認することはもちろん可能です。また、何か他に支援が必要かどうかを契約社員に尋ねてもかまいません。しかし、契約社員の日々の作業に干渉することは控えてください。一日おきに進捗報告を求めるようなことはやめましょう。契約社員は、もう協力したいと思わなくなるかもしれません。また、極端な場合、そのプロジェクトから離脱してしまうこともありえます。

必要に応じてフィードバックを行う

時間を取って契約社員に建設的なフィードバックを行うと、契約社員はそこから学び、新しいスキルを習得できます。

自社の従業員を評価するように、契約社員の仕事を評価する機会も設けましょう。結果として、良好な協力関係が育まれ、契約社員の仕事の質も向上します。 

契約社員の柔軟性を尊重する

多くの場合、契約社員は、複数のクライアントとの間で複数のプロジェクトに携わります。これは契約社員の権利です。プロジェクトの予算と納期を設定したら、契約社員を信頼し、それらの合意事項が必ず守られると考えてください。 

契約社員と常に連絡を取ろうと考えるのは当然ですが、契約社員は自社の従業員ではありません。契約社員は、所定の時間内に（無理のない範囲で）返信することも、営業時間中に常に企業からの連絡に応じられるようにしておくことも義務付けられていません。

異なるタイムゾーンにいるリモート契約社員と仕事をするには

異なるタイムゾーンにいるリモート契約社員と仕事をしている場合には、良好な関係を築くためにできることがいくつかあります。たとえば、次のようなことです。

こまめなコミュニケーションが標準と考える

リモートチームでは「過度のコミュニケーションは避けるべき」とよく言われます。

しかし、リモート契約社員の場合、その線引きは曖昧です。前述の通り、契約社員は独立した中小事業者（SME）です。企業から頻繁に連絡されることを歓迎しないでしょう。

しかし、それでも多くの場合はコミュニケーションが不足しがちになり、それが問題につながることもあります。企業がリモートチームを運用している場合、出社勤務では普通に行われている雑談などは（仮にあったとしても）、そう手軽には行えません。このため、（望ましくは非同期的なチャネルを通じて）契約社員と定期報告の予定を組むことが重要です。

こまめにコミュニケーションを行うことで、全員が共通の認識を持つことができるだけでなく、ミスや誤解が生じるリスクを最小限に抑えることができます。  

非同期的な働き方を活用する

企業が契約社員に有償で業務を委託するのは、逐一監督しなくても、契約社員がすでにその業務を手際よく遂行する方法を知っているからです。つまり、企業は少し離れた場所にいて、非同期的に提携できるということです。しかし、そもそもこれは何を意味するのでしょうか。

表面的に見た、「非同期で働く」とは、同じチームに所属していても、各自がそれぞれのスケジュールに従って作業を進め、即時の対応を求められないということです。割り込み作業が入りにくいため、チームの生産性は高まります。異なるタイムゾーンに分散しているグローバルチームには理想的な働き方です。

しかし、これが功を奏するのは、全員が共通の認識を持って、非同期的な働き方を理解している場合に限られます。契約社員には、次に挙げるような、非同期的な働き方の主要原則を説明しておく必要があります。

• 多重化: 他のメンバーを待たずに、複数のプロジェクトで作業を進める。

• コミュニケーション: 状況に合わせて適切なコミュニケーションツールを使用する。さらに、World Time BuddyやEvery Time Zoneなどのタイムゾーンツールを自社のツールキットに追加することを検討してください。これらのツールを使用すると、さまざまな場所の現在時刻を手早く確認できるため、スムーズに連絡しやすくなります。

• アクション: 何をすべきかについて上司が指示を出さなくても、常に行動する。

チーム全員が行動するはずだという期待は信頼感を生みます。契約社員の場合は特にそれが言えます。つまり、企業は理由があって契約社員を採用したのですから、その契約社員が適切な選択を行い、しかるべき行動をし、効率的に職務を遂行すると信頼すべきです。仮にその契約社員を信頼できないのであれば、期待事項をさらに明確に示すか、あるいは、別の契約社員の雇用を検討してください。

あらゆる事項を文書化する

非同期的な働き方を効率的に運用できるかどうかは、一つの要素にかかっています。それは「文書化」です。

文書化とは、契約社員と従業員がそれを読み、そこから学び、それを基盤とすることができる場所に必要事項を書き記すことです。リモートチームと仕事をする場合には、機密情報を含まないすべての情報をオープンにしてアクセスできるようにする必要があります。これにより、チーム全体が参考にできるナレッジベースが構築されます。

無論、社内の文書ライブラリ全体への全面的なアクセス権を契約社員に付与する必要はありませんが、重要なページや文書はケースバイケースで共有し、その文書を土台として、リモート契約社員チームとの協力体制を効率化すべきです。

リモート契約社員に給与を支給するには

給与の支給は、契約社員管理の非常に重要な部分です。各契約社員への給与支給方法と支給通貨は、契約当初に契約社員用契約書で定めておく必要があります。

契約社員への給与支給方法にはさまざまな種類があり、それぞれに長所と短所があります。以下に最も一般的な方法を挙げます。

• 銀行振込

• 口座振替

• 紙の小切手

• マネーオーダー

• 仮想ウォレット

• デジタル送金サービス（PayPal、Wiseなど）リモート契約の仕組み

このプロセスを簡素化したいときは、RemoteのContractor Payout Explorerのような専用ツールを使用するといいでしょう。スピーディで使いやすいこの無料ツールでは、以下の事項が確認できます。

• 給与の支給に使用できる通貨

• （Wise、Stripe、Connectの）各種出金オプション

• それぞれの方法による支払いの概算所要日数

また、当社の契約社員管理システムを使用すれば、Remoteで給与支給の設定と管理を簡単に行えます。

契約社員への給与支給方法について、詳しくは、当社の契約社員への給与支給に関する専門ガイドをご覧ください。

納税義務と法令遵守義務とは

契約社員は通常、個人事業主に該当します。したがって、税金や社会保険料の管理と処理は本人が行わなければなりません。

しかし、国や個々の状況によっては、次に挙げる処理を企業側が行うべき場合もあります。

• 支給額から所定の税額を源泉徴収する。

• VAT報告書を提出する（通常は、契約社員の年収が一定額を超える場合）。

• 各国が独自に定める書類を提出する。たとえば、米国在住の契約社員を利用する場合には、自社が米国を拠点としていなくても、Form 1099-NECを提出する必要があります。

企業が上記の要件を認識し、遵守するためには、契約社員が所在する国の現地の税法・労働法を理解することが不可欠です。企業が他国で規模を拡大し、契約社員を雇用する場合には特に重要です。

これを実践するためには、それぞれの契約社員の国で第三者の税務事務所や法律事務所と提携するといいでしょう。ただし、RemoteのようなグローバルHRプロバイダーと提携したほうがはるかに簡単で、費用効率も高くなります。

Remoteの現地に詳しい社内の法律専門家が、当社が事業を展開するすべての国の税法・労働法を常に確認し、企業がコンプライアンスを確保できるよう支援します。

誤分類リスクとは — リスクを避ける方法

すでにご説明した通り、契約社員を利用する際の誤分類は非常に大きなリスクであり、常に注意を払う必要があります。

概して、誤分類が起きるのは、企業が契約社員を従業員として扱ったときです。たとえば、企業が契約社員の就業時間を指示する、ツールや機材を提供する、健康保険などの福利厚生を提供するといった行為は、契約社員とクライアントの関係ではなく、雇用主と従業員の関係を示す特徴です。これにより、企業には誤分類のリスクが生じます。

全世界の当局が、意図的か否かを問わず、契約社員の誤分類を積極的に取り締まっています。契約社員の誤分類は、税金や社会保険料の未払い分徴収（利息付き）だけでなく、罰金、ペナルティ、風評被害につながるおそれがあります。

このため、グローバルHRパートナーと緊密に連携しながら、契約社員が活動するすべての国において誤分類リスクを監視し、軽減することが非常に重要です。

当社の契約社員コンプライアンスチェックリストを活用して、誤分類を防ぎましょう。

このチェックリストを確認し、契約社員または従業員のどちらの雇用形態が新規雇用者に適切か判断してください。

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リモート契約社員を社員に転換するには

企業が契約社員を従業員に転換したい理由はいくつか考えられます。たとえば、次のような理由です。

• その契約社員の仕事の質が高いため、専属で採用したいと考えた。

• 現在、誤分類のリスクを抱えている。

• 社内でその契約社員により大きな役割を担ってもらいたい。

• 契約社員が従業員への転換を希望している。 

あるいは、法律によって義務付けられている場合もあります。国によっては、一定の期間が経過すると、契約社員契約が自動的に従業員契約に切り替わります。

理由を問わず、契約社員を従業員に転換することは十分に可能です。ただし、企業の国と契約社員の国のどちらにおいても、転換手順が現地の労働法に則っている必要があります。 

安全に、かつ効率的に契約社員を社員に転換する方法については、当社の専門ガイドをご覧ください。

リモート契約社員との関係を終了するには

従業員を解雇する場合は厳格な法的手続きが定められており、企業はこれに従う必要があります。しかし、契約社員の場合、手続きはもう少し単純です。

企業が単発のプロジェクトのためにその契約社員を雇用していた場合、手続きは簡単です。そのタスクが完了し、給与の支給が実行された時点で契約は解消され、合意も終了します。

継続中の契約で、満了日が明記されていない場合、重要なのは、最初の契約の中で企業と契約社員の解除権を取り決めておくことです。従業員の場合と異なり、通常、予告期間はなく、必ずしも関係終了の理由を説明する必要もありません。

逆に、契約書に明記されている場合は、契約社員側も同じように、いつでも契約を破棄できます。

Remoteでリモート契約社員を管理

リモート契約社員の管理や給与の支給は、時には手間がかかります。特に相手が海外にいる場合はなおさらです。企業は業務上、良好な関係を維持しつつ、現地の労働法、誤分類リスク、国際的な支払いなど、すべてに対処する必要があります。

Remoteのような、豊富な経験と知識を持つ契約社員管理パートナーとの提携が強く推奨される理由はそこにあります。シンプルなオールインワン型の当社プラットフォームを使用すれば、大勢の契約社員を雇用し、給与を支給し、管理できるため、先が見通せない法的な不確実性が雇用プロセスから完全に排除されます。

具体的に挙げると、Remoteとの提携によって、企業は、

• 誤分類リスクを軽減し、全世界で現地の労働法を遵守できる

• 国際雇用計画を策定し、実行するための基盤を整備できる

• 数回クリックするだけで、全世界の多数の通貨で契約社員に給与を支給できる

• 契約社員を従業員に切転換できる

ご興味がおありですか。詳しい国際契約者管理ガイド（無料）をぜひご覧ください。

また、Remoteにお問い合わせいただくことも可能です。国際雇用に必要な手続きに対してRemoteが提供できるサポートについて、当社の専門家が丁寧にわかりやすくご説明いたします。今すぐ、ビジネスの成長をスタートさせましょう。