Révolutionner la gestion des freelances : la réussite d'une agence de contenu avec Remote

Établie en 1993, cette agence internationale spécialisée dans le contenu, les langues et la linguistique a été confrontée à des difficultés croissantes dans la gestion de son vaste réseau de freelances. Avec son siège au Royaume-Uni et des bureaux à San Francisco, Singapour, New York et dans d'autres grandes villes, l'agence joue un rôle essentiel dans l'élaboration de campagnes mondiales à forte résonance culturelle pour des marques de renom. Elle fait appel à un vaste réseau de freelances internationaux pour répondre aux divers besoins des marchés mondiaux.

Malgré sa portée internationale, l'agence a rencontré plusieurs difficultés opérationnelles pour payer les freelances du monde entier à partir d'une seule entité britannique. L'ampleur rapide des opérations a donné lieu à des problèmes tels que :

• Gestion multidevise inefficace : les transactions transfrontalières étaient difficiles à traiter en raison des limites du système, ce qui entraînait des frais SWIFT élevés et ralentissait les opérations de paiement à l'échelle mondiale.

• Retards de paiement : le traitement de plus de 1 000 factures mensuelles a créé un lourd fardeau administratif, entraînant des retards et des inefficacités opérationnelles.

• Complexité de l'intégration : le processus d'intégration des freelances était lent, souvent retardé de plusieurs mois, ce qui affectait les délais de conformité et de paiement.

• Défis en matière de conformité : la gestion des freelances dans plusieurs pays nécessitait de naviguer des réglementations complexes, ce qui augmentait la difficulté de la conformité.

• Contrôle financier limité : le système financier centralisé de l'agence se limitait à payer les entreprises plutôt que les individus, ce qui limitait la flexibilité.

• Risques pour la continuité des activités : les retards de paiement risquaient d'entraîner l'attrition des freelances, ce qui constituait une menace pour la poursuite des activités.

L'agence s'est associée à Remote pour relever ces défis en faisant migrer plus de 2 000 freelances vers la plateforme de Remote. Voici les initiatives clés :

• Collaboration entre les équipes : plus de 100 membres de l'équipe Remote, issus des services produit, juridique, conformité et opérations commerciales, ont travaillé ensemble à l'élaboration d'une solution conforme.

• Consultations approfondies : les consultations en personne et virtuelles ont garanti que Remote comprenait parfaitement les besoins uniques de l'agence.

• Plan d'action mondial : les équipes ont développé un plan qui donne la priorité à des améliorations dans le traitement groupé des factures, les paiements multidevises et le renforcement des contrôles des taux.

• Fonctionnalités personnalisées : des fonctionnalités développées conjointement par Remote, telles que l'import en masse des factures et des contrôles avancés des paiements multidevises, permettent de rationaliser les processus.

Le partenariat a permis d'obtenir des résultats sans précédent :

• Consolidation des factures : plus de 1 000 factures ont été combinées en une seule facture mensuelle, ce qui a considérablement amélioré l'efficacité.

• 100 % d'exactitude des paiements : les paiements ont été traités automatiquement, garantissant l'exactitude et augmentant la satisfaction des freelances.

• Intégration accélérée : Remote a automatisé le processus d'intégration à distance des freelances, réduisant le processus de plusieurs mois à seulement quelques jours ou quelques heures.

• Intégration d'API : l'automatisation des processus clés tels que l'intégration des freelances, la gestion des contrats et les paiements a permis de minimiser les erreurs et de garantir la conformité.

• Paiements garantis : les freelances étaient payés à temps, même si les paiements des clients étaient retardés, ce qui améliorait les relations et la fluidité opérationnelle.

• Gestion financière : la fonctionnalité de compte unique de Remote a permis à l'agence de gérer de manière transparente les opérations financières dans plusieurs régions.

• Signature unique (SSO) : le transfert entre les comptes en devises (USD, GBP, EUR) a été rationalisé grâce au SSO, ce qui a permis d'améliorer la gestion des comptes.

• Contrôle des frais SWIFT : l'agence a obtenu un meilleur contrôle des frais SWIFT, ce qui a permis d'accroître la transparence et de réduire les coûts de transaction.

• Amélioration de la continuité des activités : en réduisant l'attrition des freelances, l'agence a garanti des opérations plus fluides et des relations à long terme plus solides.

En outre, l'entreprise s'est appuyée sur la plateforme d'automatisation sans code de Blackbird.io pour rationaliser ses flux de travail entre Remote et Plunet, son système de gestion des activités de traduction. Avec l'intégration de Remote dans Blackbird, chaque fois qu'un projet de localisation était défini comme « actif » dans Plunet, un nouveau profil de freelance était automatiquement créé dans Remote. Cette automatisation a permis de réduire la saisie manuelle des données, de gagner du temps et de minimiser les erreurs.

Cette étude de cas montre comment les solutions innovantes et personnalisées de Remote ont aidé une agence de contenu mondiale à surmonter des défis opérationnels complexes, garantissant son évolutivité, son efficacité et sa préparation à l'avenir.