Qdrant Solutions est une entreprise de logiciels en forte croissance qui développe des technologies avancées de recherche vectorielle pour améliorer la pertinence des résultats de recherche, aussi bien en interne que pour ses clients. Pour créer un produit de premier ordre, Qdrant s’attache en priorité à recruter les meilleurs talents à l’échelle mondiale, quel que soit leur lieu de résidence.

Mais pour André Zayarni, cela implique de coordonner une équipe répartie dans 15 pays, de l’Argentine aux États-Unis en passant par le Royaume-Uni. Et comme les employés provenaient d’horizons juridiques et culturels très variés, d’importantes difficultés administratives ont commencé à se présenter. En s’associant à Remote, Qdrant a regroupé ses activités internationales au sein d’un flux de travail unique et efficace.

Le défi : les difficultés liées à une expansion mondiale

À mesure que Qdrant s’est développé pour compter plus de 15 freelances, la complexité du recrutement à l’international est devenue un véritable fardeau pour l’équipe opérationnelle. La création d’une filiale aux États-Unis s’est avérée particulièrement difficile : elle a nécessité l’intervention de conseillers fiscaux et de comptables pour s’y retrouver dans le droit du travail et les systèmes d’avantages sociaux locaux, ce qui a mobilisé une grande partie de l’attention des équipes internes, détournées ainsi d’autres priorités.

Au-delà des aspects juridiques, l’équipe a également dû faire face à des tâches manuelles répétitives et démotivantes consistant à saisir les montants de chaque facture sur les portails bancaires. Le risque d’erreur humaine était élevé, et la charge administrative détournait l’attention de la direction du développement des produits, qui constituait son cœur de métier.

« Le gain de temps ne se mesure pas tant en nombre d’heures qu’en élimination des tâches manuelles stupides et répétitives, qui épuisent les employés et sapent leur motivation. »

Dominik Alberts, responsable des finances et des opérations

La solution : une plateforme unifiée pour une équipe internationale

Qdrant a adopté Remote dès ses débuts afin de simplifier ses opérations à l’international. L’objectif était de trouver un équilibre entre différentes mentalités culturelles tout en veillant à ce que chaque membre de l’équipe puisse s’appuyer sur une infrastructure stable et adaptée au contexte local.

« Le fait de regrouper l’EOR et la gestion des freelances au sein d’un même service est un atout pour l’entreprise. « Cela nous permet de tout gérer au sein d’un seul et même système. »

Dominik Alberts, responsable des finances et des opérations

L’Employer of Record (EOR) de Remote

Les services d’EOR de Remote ont permis à Qdrant de gérer les complexités liées à l’embauche d’employés à temps plein sans avoir à se soucier de tous les aspects de la conformité juridique et du droit du travail local.

Gestion des freelances de Remote

Pour les freelances internationaux de Qdrant, le processus est devenu instantané. Les freelances ont simplement importé leurs factures sur la plateforme de Remote. Cela a permis d’éliminer le suivi manuel des contrats et les communications fragmentées.

« L’absence de plaintes concernant la paie est considérée comme une bonne nouvelle. La gestion des ressources humaines doit être une tâche routinière lorsque tout fonctionne normalement. »

Dominik Alberts, responsable des finances et des opérations

Les conséquences : des opérations centralisées et une tranquillité totale

Pour Qdrant, l’impact le plus notable a été le regroupement des tâches administratives. Au lieu d’effectuer plus de 30 virements bancaires individuels, l’équipe chargée des finances génère désormais un seul fichier de paiement pour régler tous les collaborateurs à l’échelle mondiale.

Pour les employés, l’expérience est fluide. La fiabilité de la plateforme a permis d'éviter toute plainte concernant la paie : un indicateur que Dominik considère comme le signe ultime de la réussite.

« Je conseille aux autres entreprises, en particulier aux jeunes sociétés, d’utiliser une solution comme Remote, car cela permet de gagner beaucoup de temps et d’éviter bien des tracas liés à la conformité juridique. »

Dominik Alberts, responsable des finances et des opérations