Protégez vos données RH

La sécurité de la paie correspond aux mesures qu’une entreprise doit mettre en œuvre pour protéger les données de son service de paie et ses actifs financiers contre toute menace potentielle, telle que la fraude, la violation de données et les accès non autorisés. Cela implique la mise en place de nombreux dispositifs de sécurité, notamment des pratiques de traitement sécuritaire des données, une infrastructure informatique sécurisée, ainsi que des politiques et procédures de sécurité robustes.

On parle de fraude salariale (ou fraude à la paie) lorsqu’un collaborateur ou une entité malveillante exploite les vulnérabilités du système de gestion financière d’une entreprise pour détourner des fonds.

Un service de paie est exposé à de nombreux risques, tels que :

• Les erreurs de calcul des taxes

• La non-conformité au droit du travail local

• Les cyberattaques

• L’erreur humaine

• Les erreurs de tenue de dossier

Si votre entreprise est internationale, il est fondamental de connaître et respecter la réglementation de la paie et le système d’imposition dans chacun des pays de vos collaborateurs. Sinon, vous vous exposez à de lourdes amendes et pénalités, en plus de mettre en jeu la réputation de l’entreprise.

En sous-traitant votre service de paie à un fournisseur tiers inconnu, vous courrez des risques tels que la perte de contrôle, la violation des données, la qualité médiocre du service, ou la non-conformité de ce tiers avec la réglementation. C’est pourquoi il est essentiel de choisir un fournisseur fiable et digne de confiance pour votre sous-traitance.

Enfin, vous devez également prendre en compte les risques de fraude interne, notamment :

• Les collaborateurs « fantômes »

• La falsification des heures

• La surévaluation des commissions

• La manipulation ou l’altération des montants de la paie

La documentation liée à la paie peut être menacée de différentes façons. Elle peut se retrouver entre de mauvaises mains en raison de menaces internes (ex : données volées par un employé mécontent) ou d’attaques externes. Si votre entreprise utilise des systèmes obsolètes avec des vulnérabilités avérées, elle pourrait être particulièrement exposée à ces menaces.

Les violations de la sécurité résultent souvent des opérations suivantes : 

1. Attaques de hameçonnage. Les cybercriminels leurrent les membres de votre équipe de paie pour les pousser à révéler leurs identifiants de connexion, obtenant ainsi un accès non autorisé aux systèmes de votre service de paie.

2. Logiciels malveillants. Les malwares et les virus peuvent endommager votre système, dérober vos données, ou simplement perturber vos processus de paie.

3. Attaques de rançongiciel. Un logiciel malveillant infiltre vos données pour les encoder. Généralement, le cybercriminel exige ensuite le versement d’une rançon importante pour restaurer l’accès aux systèmes.

Pour sécuriser votre service de paie, vous devez mettre en place un ensemble complet de mesures de sécurité comprenant :

• Un encodage solide

• Une authentification multifacteur

• Un contrôle des accès strict

• Des pare-feu robustes

Si vous sous-traitez votre service de paie, assurez-vous que la plateforme choisie bénéficie de mises à jour régulières et d’une assistance de qualité, et que les protocoles de sécurité sont conformes aux normes ISO. Vous devez également sensibiliser régulièrement vos équipes aux bonnes pratiques de sécurité, comme la création de mots de passe forts et la reconnaissance des tentatives de hameçonnage.

Enfin, vous devez évaluer l’efficacité quotidienne de votre sécurité en menant des évaluations du risque et des audits réguliers.