Van een gefragmenteerde payroll naar een single source of truth met Remote

Vooral als het gaat om het beheren van een globaal team. 

Dit innovatieve Saas-bedrijf, in 2016 opgericht met een hoofdkantoor in Nederland en geregistreerd in de V.S., biedt geavanceerde point-of-sale en online bestellings- en delivery management solutions waarmee lokale restaurants kunnen concurreren met grote namen in de sector. 

Het bedrijf maakte al gebruik van de EOR-services van Remote om zijn verspreide team te ondersteunen, en heeft zich gericht op verdere procesvereenvoudiging door de payroll op het Remote-platform samen te voegen. Deze zet had een duidelijk doel: processen stroomlijnen, kostentransparantie vergroten, zorgen voor compliance en een standaard payroll-ervaring creëren voor de internationale werknemers.

Omdat het bedrijf een particuliere organisatie is, kreeg het met verschillende payrolluitdagingen te maken. Hiervoor was een solution nodig die efficiëntie, compliance, schaalbaarheid en samenvoeging bood.

• Onsamenhangende payrollsystemen: Het bedrijf beheerde met het platform van Remote 124 EOR-werknemers in 24 landen, naast 420 teamleden die direct in dienst zijn genomen door de entiteiten in Nederland en de Verenigde Staten. Deze werknemers werden beheerd door twee aparte lokale payroll-leveranciers, waardoor het bedrijf moest werken met meerdere platforms, systemen en tijdzones.

• Gebrek aan gegevenstransparantie: Zonder een centraal payrollsysteem was het lastig om de gegevens up-to-date te houden efficiënt te werken. Dat resulteerde vaak in foutgevoelige, handmatige workarounds. Met name de belastingaangifte en compliance-rapportage waren een uitdaging, waardoor het risico op onnauwkeurigheden, te laat indienen en mogelijke boetes groter werd.

• Inconsistente onkosten- en tijdregistratie: Het gebrek aan standaardisatie leidde tot verwarring, ingewikkelde onkostenvergoedingen en zorgde voor inconsistenties in de aanwezigheidsregistratie, waardoor er meer administratieve lasten en compliance-uitdagingen ontstonden.

• Meerdere leveranciers voor teambeheer: Doordat het bedrijf afhankelijk was van verschillende leveranciers in meerdere regio's, werden de payrollwerkzaamheden nog complexer. Het was een inefficiënte manier om meerdere ballen in de lucht te houden en dit ging ten koste van de consistentie.

• Inefficiënte processen: Door de verschillende processen om directe werknemers, EOR-werknemers en zzp'ers te beheren, ontstonden er inefficiënties bij het samenvoegen van de gegevens. Deze inconsistenties maakten compliance niet alleen ingewikkelder, maar leidde ook tot uitdagingen naarmate het bedrijf groeide.

Door de Nederlandse en Amerikaanse payrollwerkzaamheden via Remote samen te voegen kon het bedrijf volledig gebruikmaken van de bestaande samenwerking, waaronder gespecialiseerde klantenservice, accountbeheer en Customer Success-teams. Deze betrouwbare contactpunten, die al goed onderlegd zijn in het internationaal aannemen van mensen, compliance, lokale arbeidswetten en payrollprocessen voor EOR-werknemers, zetten hun expertise in om ook de payroll van directe werknemers te stroomlijnen. Zo zorgen ze altijd voor continuïteit en consistentie. 

Daarnaast leverde het de HR- en finance teams de volgende voordelen op:

• Uitgebreide global payroll solution: Remote Payroll, geïntegreerd in het bredere productpakket van Remote, stroomlijnt internationale betalingen en compliance op één plek. Het platform ondersteunt het hele team, directe werknemers, zzp'ers en EOR-werknemers, en biedt tegelijk de schaalbaarheid om te kunnen groeien.

• Geautomatiseerde payrollverwerking: Remote automatiseert payrollberekeningen, belastinginhoudingen en directe stortingen, waardoor er minder handmatige taken zijn en verwerkingsfouten optreden. Factuurgoedkeuring met één klik versnelt het payrollproces, zodat het finance team zich kan richten op strategische initiatieven.

• Ingebouwde compliance en lokale expertise: Met Remote's verticaal geïntegreerde infrastructuur van entiteiten, betalingsnetwerken en interne expertise, is compliance met de lokale wetgeving en belastingnormen direct in het platform ingebouwd. Hierdoor ontstaat een naadloze, gelokaliseerde gebruikerservaring die op de wensen van het bedrijf is afgestemd.

• Geïntegreerd teambeheer: Het platform van Remote combineert payroll met tools voor teambeheer, tijdregistratie, onkostenbeheer, uitbetaling van extra's, internationale aandelen en beheer van zzp'ers. Deze geïntegreerde aanpak stroomlijnt de bedrijfsprocessen en zorgt dat het internationale team van het bedrijf op één lijn zit.

Een belangrijk voordeel van de overstap was de naadloze integratie van het BambooHR-platform van het bedrijf met Remote. Het bedrijf maakte al gebruik van BambooHR om binnenlandse werknemers te beheren, en zocht een oplossing waarmee het eenvoudig kon opschalen naar een global payroll. Door Remote's integratie met BambooHR kon het bedrijf HR-processen internationaal uitbreiden, automatiseren en centraliseren, waaronder:

• Geautomatiseerde synchronisatie van werknemersgegevens: Wanneer een nieuwe werknemer de onboarding in BambooHR heeft afgerond, worden de belangrijkste gegevensvelden automatisch gesynchroniseerd met Remote. Zo wordt dit proces eenvoudiger en is er minder kans op fouten.

• Naadloze werknemersupdates: Wijzigingen aan werknemersgegevens in BambooHR worden automatisch gesynchroniseerd met Remote. Zo blijven gegevens consistent en up-to-date, zonder handmatige wijzigingen.

• Gecentraliseerd verlofbeheer: BambooHR blijft het gegevenssysteem voor verlof. Werknemers kunnen in BambooHR verlof aanvragen en beheren. Goedgekeurde verzoeken worden automatisch gesynchroniseerd met Remote. Dit zorgt voor een nauwkeurige payrollverwerking en realtime registratie van het verlof.

Remote biedt een krachtige solution met geavanceerde technologie en payroll-automatisering, naast gespecialiseerde support voor payroll, compliance, secundaire arbeidsvoorwaarden en HR-management. Dit zorgt voor een gebruiksvriendelijke ervaring voor zowel directe als internationale werknemers. 

Opvallende uitkomsten zijn onder meer:

• Een jaarlijkse kostenbesparing van € 75.000: bereikt door gestroomlijnd beheer van leveranciers.

• Een jaarlijkse besparing op administratiekosten van € 26.000: bereikt door een betere efficiëntie van de payrolladministratie.

• Per jaar meer dan 300 uur tijdbesparing: tijd die wordt teruggewonnen door de automatisering van payrollprocessen en rapportages.

• Gecentraliseerd payrollbeheer: één payrolloverzicht voor directe en EOR-werknemers in 26 landen.

• Naadloze integratie: volledig geïntegreerd met BambooHR. 

Deze statistieken laten de operationele en kosten- en tijdbesparende voordelen zien van het samenvoegen van je payroll via Remote. Zo creëer je een sterke basis voor schaalbaarheid.

Deze casestudy laat zien hoe een centraal, op automatisering gebaseerd payrollsysteem organisaties kan helpen een globale, people-first aanpak voor teambeheer te ontwikkelen.

Het resultaat spreekt voor zich: gestroomlijnde workflows, snellere payrollverwerking, foutloos gegevensbeheer, geoptimaliseerde relaties met leveranciers en naadloze integraties van derden leveren je meer tijd en geld op.

Door de uitdagingen van onsamenhangende payrollsystemen en handmatige processen aan te gaan, stelt Remote dit toonaangevende, internationale SaaS-bedrijf in staat om de HR- en payrollprocessen eenvoudig te schalen, om groei te ondersteunen en tegelijk een uitstekende werknemerservaring te bieden.