La nómina fragmentada se vuelve una única fuente de confianza con Remote

Sobre todo cuando se trata de gestionar a un personal global. 

Esta innovadora empresa de SaaS, fundada en 2016, con sede en los Países Bajos e incorporada en EE. UU., ofrece las mejores soluciones de gestión de puntos de venta, pedidos en línea y entregas que permiten a los restaurantes locales competir con los gigantes del sector. 

La empresa, que ya utilizaba los servicios de empleador por cuenta ajena (EOR) de Remote para apoyar a su equipo distribuido, pretendía simplificar aún más sus operaciones consolidando la nómina, que funcionaba por entidades, en la plataforma Remote. Esta estrategia obedecía a objetivos claros: agilizar los procesos, mejorar la transparencia de los costes, garantizar el cumplimiento normativo y que la experiencia en cuanto a las nóminas fuera la misma para todos sus empleados globales.

Al ser privada, la empresa se enfrentaba a varios retos en materia de nóminas para los que requería una solución que les ofreciera eficacia, cumplimiento normativo, expansibilidad y consolidación:

• Sistemas de nóminas desarticulados: la empresa gestionaba a 124 empleados de EOR en 24 países a través de la plataforma de Remote, junto con 420 miembros del equipo contratados directamente por sus entidades en los Países Bajos y EE. UU. A estos empleados los gestionaban dos proveedores de servicios de nóminas locales distintos, lo que obligaba a la empresa a hacer malabarismos con multitud de plataformas, sistemas y zonas horarias.

• Falta de transparencia de los datos: como no tenía un sistema de nóminas centralizado, a la empresa le costaba cuadrar los datos mensuales con exactitud y eficacia, y a menudo recurría a soluciones manuales que fallaban mucho. Los informes fiscales y de cumplimiento de fin de año eran especialmente difíciles, lo que provocaba posibles imprecisiones, retrasos a la hora de presentarlos y, en última instancia, multas.

• Incoherencias al registrar gastos y controlar el tiempo: la falta de cohesión provocaba confusión, complicaba la conciliación de los gastos y generaba incoherencias en los registros de asistencia, lo que aumentaba la carga administrativa y los problemas de cumplimiento normativo.

• Múltiples proveedores de gestión de personal: al depender de distintos proveedores de gestión de personal en cada región, la gestión de las nóminas era más compleja. Había que hacer auténticos malabares, por lo que se socavaba la eficacia operativa y costaba aún más mantener la coherencia.

• Procesos ineficaces: los distintos procesos para gestionar a los empleados de las entidades, al personal del EOR y a los autónomos hicieron que la consolidación de los datos fuera poco eficaz. Estas incoherencias no solo complicaban el cumplimiento normativo, sino que planteaban retos a medida que la empresa seguía creciendo.

Al consolidar las nóminas en los Países Bajos y EE. UU. con Remote, la empresa pudo aprovechar al máximo su relación ya establecida con los equipos dedicados de atención al cliente, gestión de cuentas y éxito del cliente. Estos puntos de contacto de confianza, que ya conocían bien la contratación internacional, el cumplimiento normativo, las leyes laborales locales y el pago de las nóminas de los empleados de EOR, ampliaron su experiencia para apoyar en el pago de las nóminas de los empleados directos, lo que garantizó la continuidad y la coherencia en todas partes. 

Además, los equipos de RR. HH. y Finanzas se beneficiaron de lo siguiente:

• Una solución completa de nóminas globales: la solución de Nóminas, integrada en las capacidades más amplias de Remote, agiliza los pagos globales y la gestión del cumplimiento normativo en un solo lugar. La plataforma da soporte a todo el personal (empleados directos, trabajadores por cuenta propia y empleados de EOR) a la vez que proporciona la expansibilidad necesaria para crecer.

• La gestión automatizada de las nóminas: Remote automatiza los cálculos de las nóminas, las deducciones fiscales y los ingresos en cuenta, de forma que se reducen las tareas manuales y los errores. La aprobación de facturas con un solo clic agiliza el pago de las nóminas, lo que permite al equipo de Finanzas centrarse en iniciativas estratégicas.

• El cumplimiento normativo integrado y la experiencia local: con la infraestructura verticalmente integrada de entidades, redes de pago y expertos internos de Remote, el cumplimiento de las leyes y normas fiscales locales está integrado directamente en la plataforma. Esto hace que la experiencia de usuario sea fluida, localizada y adaptada a las necesidades de la empresa.

• La gestión integrada de plantilla: la plataforma de Remote combina el pago de nóminas con herramientas para gestionar al personal (incluidos los trabajadores por cuenta propia), controlar el tiempo, administrar los gastos, pagar incentivos y otorgar acciones como incentivo globales. Este enfoque integrado agiliza las operaciones y garantiza que todo el personal global de la empresa vaya al unísono.

Una ventaja clave de la transición fue la perfecta integración de la plataforma BambooHR con Remote. La empresa, que ya utilizaba BambooHR para gestionar a empleados nacionales, buscaba una solución que pudiera ampliarse fácilmente para poder gestionar nóminas globales. La integración de Remote con BambooHR le permitió expandir, automatizar y centralizar las tareas de RR. HH. globales, por ejemplo:

• Sincronización automática de los datos de los empleados: al integrar a un nuevo empleado en BambooHR, los campos de datos clave se sincronizan automáticamente con Remote, lo que simplifica el proceso y reduce los errores.

• Actualizaciones de empleados sin esfuerzo: cualquier cambio en la información de los empleados en BambooHR se sincroniza automáticamente con Remote, lo que garantiza registros coherentes y actualizados sin intervención manual.

• Gestión centralizada del tiempo libre remunerado: se sigue usando BambooHR para esto. Los empleados pueden solicitar y gestionar su tiempo libre en BambooHR, y las solicitudes aprobadas se sincronizan automáticamente con Remote. Esto garantiza un cálculo de las nóminas preciso y un seguimiento del tiempo libre remunerado en tiempo real.

Remote proporcionó una potente solución con la tecnología más puntera y una automatización de nóminas avanzada, junto con asistencia especializada para nóminas, cumplimiento normativo, prestaciones y gestión de RR. HH., que ayuda sin problemas tanto a los empleados directos como a los internacionales. 

Estos son algunos de los resultados más destacados:

• Ahorro de 80 000 USD al año: gracias a una gestión racionalizada de los proveedores.

• Ahorro de 28 000 USD al año en gastos administrativos: debido a la mayor eficacia al gestionar las nóminas.

• Ahorro de más de 300 horas al año: tiempo recuperado gracias a automatizar las nóminas y la generación de informes.

• Gestión de las nóminas centralizada: vista unificada de las nóminas para empleados directos y de EOR en 26 países.

• Integración perfecta: totalmente integrado con BambooHR. 

Estas métricas ponen de relieve las ventajas operativas y de ahorro de costes y tiempo que conlleva consolidar las nóminas a través de Remote, con una base sólida para no parar de crecer.

Este caso práctico demuestra cómo un sistema de nóminas unificado y basado en la automatización puede ayudar a las organizaciones a lograr un enfoque global de la gestión del personal que dé prioridad a las personas.

Los resultados hablan por sí solos: flujos de trabajo racionalizados, tramitación de nóminas más rápida, gestión de datos sin errores, mejores relaciones con los proveedores e integraciones perfectas con terceros que supusieron un ahorro sustancial de tiempo y costes.

Al abordar los retos de los sistemas de nóminas desarticulados y los procesos manuales, Remote hizo posible que este líder global de SaaS ampliara sus operaciones de RR. HH. y nóminas con facilidad, con la mente puesta en el crecimiento y sin dejar de ofrecer siempre la mejor experiencia a los empleados.