Sjabloon payrollschema

Met een duidelijk payrollschema kun je je team op tijd betalen, compliant blijven en vertrouwen opbouwen in je hele organisatie. Gebruik deze sjabloon voor de payrollkalender om het salarisoverzicht van je bedrijf op te stellen en te delen, of je nu maandelijks, halfmaandelijks of tweewekelijks betaalt.

Wat is een payrollschema?

In een payrollschema staat wanneer en hoe vaak je werknemers betaalt. Het is de basis voor je hele payrollproces en bepaalt wanneer uren worden bijgehouden, wanneer payroll wordt verwerkt en wanneer belastingen verschuldigd zijn.

Er zijn in de VS vier gangbare loontabellen:

Met een consistent payrollschema kun je:

• Werknemersvertrouwen opbouwen
• Helpt de cashflow te voorspellen
• Vermindert payrollverwerkingsfouten
• Maakt belastingaangifte en -audits eenvoudiger
  
  

Hoeveel tweewekelijkse loonperiodes zijn er in een jaar?

Er zijn in de meeste jaren 26 tweewekelijkse loonperiodes, hoewel dit in zeldzame schrikkeljaren kan veranderen in 27 (afhankelijk van je kalender en eerste loondatum). Lees meer over loonperiodes in de VS.

Kun je halverwege het jaar wisselen van betaalfrequentie?

Ja, maar het vereist zorgvuldige communicatie en aanpassingen aan contracten, belastingafdrachten en systemen.

Sjabloon payrollkalender

Je kunt deze sjabloon gebruiken om je jaarlijkse payrollschema op te stellen en te visualiseren. Werk elke rij bij met de werkelijke loonperiodes en loondata van je bedrijf.

Top tip: Plan voor een tweewekelijkse payroll 26 loonperiodes vanaf je eerste loondatum van het jaar. Probeer conflicten met nationale feestdagen te vermijden door vroege runs in te plannen.

Dingen om te onthouden bij het opstellen van een payrollschema

Beslis over je loonfrequentie (tweewekelijks, halfmaandelijks, enz.), maar zorg ervoor dat deze compliant is met de vereisten van de staat, vooral als je werknemers in meerdere staten hebt. 

Bekijk onze gratis US State Explorer tool voor een volledige uitsplitsing van de vereisten voor loonfrequenties per staat.

Je moet er ook voor zorgen dat je:

• Kies een vaste betaaldag (bijv. om de vrijdag)
• Onderbrekingsperioden voor werkuren bepalen
• Een payrollkalender voor het hele jaar maken
• Communiceer de planning naar je team
• Rekening houden met feestdagen en eindejaarsaanpassingen
• Payrolldeadlines synchroniseren met je leverancier of boekhoudsysteem
• Stem je planning af op de deadlines voor belastingdeposito's
  
  

Is tweewekelijks beter dan halfmaandelijks?

Tweewekelijks maakt budgetteren makkelijker voor medewerkers per uur en verbetert het verwerkingsritme, maar halfmaandelijks sluit beter aan bij de maandelijkse rapportage. Je moet kiezen op basis van het type werknemer, de interne behoeften en de vereisten van de staatswetgeving.

Wil je je payrollkalender automatiseren?

Het handmatig maken en beheren van een payrollkalender kost tijd en het ontbreken van een payrun kan het vertrouwen van werknemers ondermijnen. 

Het global payroll-systeem van Remote bouwt en beheert automatisch je salarisoverzicht, behandelt loonperiodes in verschillende tijdzones en zorgt ervoor dat je team op tijd betaald krijgt, elke keer weer.

Met Remote kun je:

• Mis nooit een payrun
• Compliant blijven met de lokale belasting- en vakantieregels
• Krijg een gesynchroniseerde payrollkalender, ingebouwd in je platform
• Kan gemakkelijk omgaan met tweewekelijkse, maandelijkse of aangepaste loonperiodes

Als je meer wilt weten over wat Remote voor jou kan betekenen, spreek dan met een van onze vriendelijke experts.