Offertebrief template

Als het tijd is om nieuw talent in je organisatie te brengen, zet een duidelijke en professionele aanbiedingsbrief de toon voor een goede werkende relatie. Een aanstellingsbrief communiceert belangrijke details zoals functieverwachtingen, vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden, terwijl het de geloofwaardigheid en betrokkenheid van je bedrijf versterkt.

Met de template voor offertebrieven van Remote kun je elke keer weer eenvoudig gepolijste, compliant vacatures sturen. Het is professioneel gestructureerd, maar flexibel genoeg om de details aan te passen op basis van je team, de rol of waar je nieuwe aangenomene zich bevindt.

Aanpasbare template voor offertebrieven voor elke functie

[Uw bedrijfsnaam]
[Uw bedrijfsadres]
[Stad, staat, postcode] (optioneel)
[E-mailadres]
[Telefoonnummer] (optioneel)

[Date]

[Naam van de kandidaat]
[Adres van de kandidaat] (optioneel)
[Stad, staat, postcode] (optioneel)

Beste [Voornaam van de kandidaat],

Het verheugt ons dit formele aanbod voor de functie van [functietitel] bij [uw bedrijfsnaam] te kunnen uitbreiden. Je vaardigheden, ervaring en enthousiasme vielen op tijdens het sollicitatieproces en we zijn ervan overtuigd dat je een waardevolle aanvulling op ons team zult zijn.

Deze [fulltime / parttime / contractuele] functie zal melden aan [naam en functie van de manager]. We verwachten dat je startdatum [startdatum] is, in afwachting van de succesvolle voltooiing van de vereiste documentatie of antecedentenonderzoek.

Vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden

Salaris: Je ontvangt een bruto jaarsalaris van [salaris], betaald op [frequentie] basis.

Secundaire arbeidsvoorwaarden: [beschrijf kort de ziektekosten verzekering, aandelenopties, bonussen, remote werken toeslag, enz.]

Werkuren: [bijv. 9.00 - 17.00 uur, flexibel rooster, verwachtingen van de tijdzone, enz.]

Locatie: [op locatie / Remote / hybride – indien relevant kantoorlocatie vermelden]

Aanvullende voorwaarden

Uw tewerkstelling bij [uw bedrijfsnaam] wordt geregeld door de voorwaarden beschreven in de bijbehorende tewerkstelling overeenkomst. Controleer en onderteken de overeenkomst uiterlijk op [deadlinedatum].

Om dit aanbod te accepteren, moet u een kopie van deze brief ondertekenen en terugsturen binnen de vermelde termijn.

We zijn blij met het vooruitzicht dat je deel gaat uitmaken van ons team en kijken uit naar een productieve en lonende samenwerking.

Als je vragen hebt over deze aanbieding of hulp nodig hebt bij de volgende stappen, kun je contact opnemen met [HR-contactnaam] via [e-mail] of [telefoonnummer].

Met vriendelijke groet,

[Uw volledige naam]
[Uw functietitel]
[Bedrijfsnaam]

Hoe schrijf je een professionele aanbiedingsbrief: Tips en best practices

Een duidelijke, goed opgestelde sollicitatiebrief doet meer dan alleen een bevestiging van een nieuwe aannemen: het bouwt vertrouwen op, schept verwachtingen en legt de basis voor een soepel onboarding. Of je nu lokaal personeel aanneemt of internationaal, met deze tips kun je een professionele, compliant en boeiende aanbiedingsbrief schrijven.

1. Wees specifiek en transparant over belangrijke termen

Voor de meeste sollicitanten zijn details over vergoedingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en rolverwachtingen het belangrijkst in een aangeboden baan. Daarom is het belangrijk om belangrijke termen van tevoren in je aanbiedingsbrief op te nemen: 

• Salaris: Geef aan wat het bruto- of nettobedrag is en hoe vaak het wordt uitbetaald. Dit geeft sollicitanten vertrouwen dat uw aanbod concurrerend en transparant is.
  
  
• Voordelen: Neem voordelen op zoals een ziektekosten verzekering, remote werken toeslagen, aandelenopties of welzijn vergoedingen. Kandidaten vergelijken aanbiedingen vaak op basis van het volledige pakket, niet alleen het salaris.
  
  
• Werkuren en locatie: Wees duidelijk over planningen, flexibiliteit en of de functie Remote, hybride of op kantoor is.
  
  
• Rapportagelijnen: Laat ze weten met wie ze gaan werken of aan wie ze rapporteren. Met rapportagelijnen kunnen nieuwe medewerkers zich een beeld vormen van hun plaats in het team.
  
  

Door open te zijn over wat je bedrijf aanbiedt, kunnen kandidaten weloverwogen beslissingen nemen en signalen geven dat je bedrijf helderheid en vertrouwen belangrijk vindt. 

2. Gebruik een professionele maar toegankelijke toon

Een effectieve aanbiedingsbrief vindt de juiste balans: warm en gastvrij, maar toch gestructureerd en formeel genoeg om de waarden van je bedrijf te weerspiegelen. Houd de taal:

• Vriendelijk maar duidelijk: Vermijd juridisch jargon of overdreven formele taal. Je hoeft niet elk juridisch detail op te nemen in je aanstellingsbrief, deze kunnen beschreven worden in het tewerkstelling contract.
  
  
• Inclusief: Gebruik genderneutrale, people-first taal (bijv. 'je meldt je manager' in plaats van 'hij/zij houdt toezicht').
  
  
• Afgestemd op jouw cultuur: Stem de toon af op de persoonlijkheid van je bedrijf. Een start-up met een innovatiegedreven omgeving kan bijvoorbeeld de voorkeur geven aan een vriendelijke, informele stem, zoals: "We kijken ernaar uit dat je meedoet met onze missie om te bouwen aan wat er nu komt."
  
  

3. Beschrijf duidelijk de volgende stappen na het werkaanbod

Kandidaten vragen vaak 'hoe ze een aanbod kunnen accepteren', 'welke documenten zijn nodig na een aanbodbrief' of 'wat gebeurt er nadat ik een aanbod heb ondertekend'. Door duidelijke instructies in je brief op te nemen beantwoord je deze vragen direct, waardoor de ervaring voor iedereen soepeler verloopt.

Zorg ervoor dat je het volgende opneemt:

• Hoe accepteer je het aanbod: Leg het proces uit (bijv. "Onderteken en retourneer deze brief vóór [deadlinedatum] via e-mail of via ons onboarding platform").
  
  
• Welke documenten voor te bereiden: Maak een lijst van al het benodigde papierwerk, zoals een identiteitsbewijs, belasting formulieren, antecedentenonderzoek of verificatie of iemand in aanmerking komt voor tewerkstelling.
  
  
• Contact met wie: Geef een naam, titel en e-mailadres/telefoonnummer op voor eventuele vervolgvragen of verduidelijkingen.
  
  

Duidelijk beschrijven wat er hierna komt stelt sollicitanten gerust, verkort de acceptatietijd en vermindert onnodig heen-en-weer gezwaai. 

4. Blijf compliant, vooral voor internationaal personeel aannemen

Als je mensen aanneemt in verschillende staten of landen, is naleving essentieel. Het arbeid verschilt sterk en het ontbreken van lokale nuances kan lead tot juridische risico's.

Om je bedrijf te beschermen en ervoor te zorgen dat het werkaanbod soepel verloopt:

• Gebruik een compliant offertebrief template: Zorg dat de brief voldoet aan de wettelijke normen van de locatie van de werknemer, niet alleen die van het hoofdkantoor van je bedrijf.
  
  
• Belangrijkste referentietermen in de tewerkstelling: Verduidelijk dat het aanbod afhankelijk is van voorwaarden in het volledige tewerkstelling contract, vooral voor zaken als beëindiging, proeftijd of aandelen.
  
  
• Hulpmiddelen zoals Remote HRIS beïnvloeden: Met Remote HRIS kun je aanbiedingsbrieven en tewerkstellingen automatisch afstemmen op het lokale arbeid recht. Waar je ook mensen aanneemt, je kunt met één klik op de knop wereldwijd compliant aanbiedingsbrieven opstellen, rechtstreeks op het platform.
  
  

5. Houd het formaat gemakkelijk leesbaar

Zorg dat je offertebrief makkelijk te scannen is. Gebruik bulletpoints voor vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden en vermijd dikke alinea's. Hierdoor kunnen kandidaten belangrijke informatie sneller opnemen, vooral op mobiel.

Zorg ervoor dat je aanbiedingsbrief het volgende bevat:

• Functie en tewerkstelling
• Salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden
• Startdatum en naam van de manager
• Bedrijfsbeleid of documentatienotities
• Instructies voor acceptatie en volgende stappen
  
  

Moeiteloze onboarding met Remote HRIS

Je aanbiedingsbrief is slechts de eerste stap in het verwelkomen van een nieuw teamlid. Om een positieve werknemers ervaring te creëren, is het belangrijk om te checken hoe je omgaat met onboarding, documentatie en naleving.

Remote HRIS helpt je daarbij: 

• Stel een internationaal compliant offertebrief op. Offertebrieven en contracten opstellen, versturen en opslaan op één veilig, gecentraliseerd platform
• Automatiseer onboarding workflows om ervoor te zorgen dat nieuwe aangenomen werknemers sneller en consistenter werken
• Compliant blijven met het lokale arbeids recht, belasting regelgeving en tewerkstelling normen, waar je werknemer ook gevestigd is
• Centraliseer werknemers gegevens zodat teamleden op het juiste moment toegang hebben tot de juiste informatie.
  
  

Of je nu een nieuwe functie aanbiedt in verschillende staten of landen, Remote HRIS geeft je de mogelijkheid om vanaf de eerste dag een compliant en hoogwaardige onboarding ervaring te leveren. 

Om je global HR moeiteloos te maken, zie Remote HRIS in actie, ofga vandaag nog aan de slag met Remote HRIS.