Como a Zapier contrata em todo o mundo: sem as incertezas em matéria de conformidade, a introdução manual de dados ou os problemas administrativos.

A Zapier é uma plataforma de orquestração de IA que ajuda as empresas a criar e automatizar fluxos de trabalho, implementar agentes de IA e ligar sistemas em mais de 9.000 aplicações. Sempre foi uma empresa totalmente remota e distribuída, assente na convicção de que a localização geográfica não deve determinar quem é contratado. Se o engenheiro certo estivesse na Polónia, a Zapier queria ter a liberdade de o contratar lá, ou onde quer que ele estivesse.

O desafio: riscos de conformidade além-fronteiras

Concretizar essa ideia implicou contratar pessoal fora do grupo de países onde a Zapier já tinha entidades jurídicas. Mas cada novo mercado apresentava as próprias leis laborais, regras fiscais e requisitos de conformidade. Qualquer erro implicava um risco jurídico real. Como afirma Laura Del Gaudio, Consultora Jurídica Adjunta da Zapier para questões de emprego global, "É extremamente difícil compreender a conformidade a nível global em centenas de países." A Zapier optou por um modelo Employer of Record precisamente para colmatar essa lacuna, reduzindo os riscos de erros de classificação decorrentes da contratação fora das suas próprias entidades.

O departamento de processamento salarial da empresa enfrentou um desafio semelhante. À medida que a Zapier se expandia para novos mercados, as entidades por vezes começavam a operar mais rapidamente do que a sua ágil equipa de processamento salarial conseguia adquirir os conhecimentos locais necessários para as apoiar, deixando a equipa exposta a riscos relacionados com as regras e os regulamentos locais com os quais ainda não estava familiarizada.

A solução: um único parceiro para EOR, processamento salarial e dados de RH

A Zapier não queria mais um fornecedor para gerir. Queria um parceiro disposto a colaborar com a sua equipa à medida que a empresa crescia, e encontrou isso na Remote, que agora suporta três componentes interligados da estrutura de emprego da Zapier: Employer of Record, Global Payroll e uma integração nativa com o BambooHR.

"O que queríamos era um verdadeiro parceiro, e não apenas uma relação fornecedor-cliente."

Laura Del Gaudio, Consultora Jurídica Adjunta, Emprego global

Employer of Record da Remote

O serviço EOR da Remote permite que a Zapier contrate em conformidade nos mercados onde não tem uma entidade jurídica, sendo a responsabilidade contratual da relação laboral assumida pela Remote. A confiança que isto proporciona à Zapier permite-lhes fazer contratações em mais países sem preocupações.

Global Payroll da Remote

Em mercados como a Índia e a Espanha, onde a Zapier não tinha experiência prévia em processamento salarial, as equipas locais da Remote prestam apoio direto à função de processamento salarial da Zapier, orientando-a nas questões relacionadas com regras e regulamentos desconhecidos. Uma funcionalidade de carregamento integrada também gere os pagamentos mensais variáveis da Zapier, substituindo o antigo processo de introdução manual de dados.

Integração com o BambooHR

A Zapier utiliza o BambooHR como sistema de registo de dados de RH, pelo que uma integração nativa com a Remote foi, desde o início, uma condição imprescindível. Com essa integração já implementada, as atualizações ocorrem agora automaticamente entre os dois sistemas, sendo que as novas contratações, rescisões, alterações de morada e alterações salariais são todas sincronizadas sem que ninguém tenha de abrir uma folha de cálculo.

O impacto: contratações mais rápidas, processamento salarial mais simples e maior automatização

Graças à integração com a Remote através de EOR, processamento salarial e sistemas de RH, os resultados aparecem de forma diferente em cada área da empresa.

Contratação global: da pesquisa à tranquilidade

Se antes as questões de conformidade implicavam horas de pesquisa independente, agora a equipa jurídica da Zapier consegue obter uma resposta clara e rápida da eficiente equipa da Remote. "Normalmente, teria de passar várias horas a pesquisar; mas ao trabalhar com a Remote, demorei menos de meia hora e tinha confiança nas informações que recebia.", afirma Laura. Essa confiança não se deve apenas à rapidez: como a Remote é, contratualmente, o empregador legal, a responsabilidade por garantir que tudo é feito corretamente recai também sobre a Remote.

"Enquanto advogada, prefiro ter tudo por escrito. São eles que se encarregam disso. É essa a sua função. E é por isso que recorremos a um prestador de serviços como a Remote."

Laura Del Gaudio, Consultora Jurídica Adjunta, Emprego global

O resultado: só nos últimos seis meses, a Zapier fez contratações em oito novos países através do serviço EOR da Remote, com outras entidades, incluindo a Irlanda, a Austrália e a Nova Zelândia, a aderirem à plataforma.

Processamento salarial: fim da introdução manual de dados, confiança na experiência local

No que diz respeito ao processamento salarial, a funcionalidade de carregamento que acabou com a introdução manual de dados traduziu-se numa poupança de tempo concreta: a equipa da Zapier estima que seja de até 80% do tempo anteriormente gasto em pagamentos variáveis todos os meses. "Já não temos de fazer nada manualmente, o que é ótimo.", afirma a equipa.

Esta eficiência é acompanhada por uma maior confiança nos especialistas locais em processamento salarial da Remote, especialmente nos mercados em que a Zapier estava a entrar pela primeira vez.

"Falo regularmente com as equipas locais da Remote e recebo tanta ajuda e apoio da sua parte que, sem isso, estaria verdadeiramente perdida."

Fiona Wilson, Especialista sénior em processamento salarial global

A combinação da automatização com a experiência local fez com que o processamento salarial deixasse de ser um obstáculo ao crescimento futuro da Zapier.

Integrações: a Remote foi concebida como uma plataforma base personalizável

A integração com o BambooHR trata automaticamente da sincronização dos dados essenciais de RH, mas a Zapier não ficou por aí. A respetiva equipa de Operações de Recursos Humanos foi mais além através da criação de várias Zaps, tirando partido da API aberta da Remote, para automatizar todo o seu fluxo de trabalho de despesas em poucos dias. Desde a análise à aprovação e ao registo das despesas na plataforma Remote, o processo completo é executado automaticamente, sem intervenção manual.

"A nossa equipa de Operações de Recursos Humanos criou várias Zaps e agentes, que nos permitem analisar despesas e aprová-las com um único clique. E, assim que são aprovadas, são automaticamente sincronizadas com a Remote através da API. Isto significa que são automaticamente incluídas no processamento salarial, sem necessidade de qualquer análise adicional."

Fiona Wilson, Especialista sénior em processamento salarial global

"Sinceramente, tem sido muito gratificante trabalhar com a equipa da Remote. O simples facto de podermos contar com essa confiança é excelente para o dia-a-dia da nossa equipa. Foi por isso que optámos pela Remote, e eles conseguiram ultrapassar as nossas expectativas."

Laura Del Gaudio, Consultora Jurídica Adjunta, Emprego global

Descobre todas as formas de remunerar a tua equipa global.