Hoe Zapier globaal personeel aanneemt, zonder giswerk bij naleving, handmatige gegevensinvoer of administratief gedoe.
Zapier gebruikt Employer of Record (EOR), Global Payroll en de native BambooHR-integratie van Remote om een globaal team op te bouwen dat met het bedrijf mee kan groeien.
Zapier is een AI-platform waarmee bedrijven workflows ontwikkelen en automatiseren, AI-agents inzetten en meer dan 9000 apps aan elkaar kunnen koppelen. Het is altijd een volledig remote en verspreid bedrijf geweest, met het idee dat geografie niet bepalend moet zijn bij wie wel of niet wordt aangenomen. Zapier wilde de vrijheid hebben om altijd de meest geschikte kandidaat aan te nemen, ongeacht waar die zich bevindt.
8 landen
waarin personeel is aangenomen via de EOR van Remote in de afgelopen zes maanden
~80%
aan tijd bespaard aan handmatige gegevensinvoer voor de payroll sinds de integratie van BambooHR in Remote
<30 min.
voor duidelijke begeleiding bij compliance, in plaats van meerdere uren
De uitdaging: Compliancerisico's in het buitenland
Dat idee omzetten in de praktijk betekende dat Zapier personeel moest aannemen buiten het kleine aantal landen waar het al een juridische entiteit had. Maar elke land heeft zijn eigen arbeidswetten, belastingregels en nalevingsvereisten. Eén fout op een van die vlakken kan al tot grote juridische risico's leiden. Laura Del Gaudio, de Associate General Counsel for Global Employment van Zapier beschrijft het als volgt: "Het is heel moeilijk om in honderden landen wereldwijd inzicht te hebben in de compliancevereisten." Zapier koos voor een employer of record om specifiek die kloof te dichten en zo het risico op verkeerde classificatie te verlagen, dat ontstaat als je mensen aanneemt zonder eigen entiteiten.
De payroll van het bedrijf kreeg te maken met een vergelijkbare uitdaging. Zapier breidde uit naar nieuwe markten, waardoor entiteiten soms sneller ontstonden dan dat het payroll-team lokale expertise kon ontwikkelen om de payroll op te zetten. Hierdoor werd het team blootgesteld aan risico's door lokale wet- en regelgeving die ze nog niet goed kenden.
De oplossing: Eén partner voor EOR, payroll en HR-gegevens
Zapier wilde niet weer een nieuwe partner om dit te beheren. Het bedrijf wilde een partner die met het team samenwerkte naarmate het bedrijf groeide, en dat was Remote. Remote ondersteunt nu drie gekoppelde onderdelen van de HR-stack van Zapier: Employer of Record, Global Payroll en een native integratie met BambooHR.
"We zochten een echte partner, niet alleen een leverancier-klantrelatie."
Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment
Remote Employer of Record
EOR van Remote kan Zapier op een compliant manier mensen aannemen in markten waar het geen juridische entiteiten heeft. Remote neemt de contractuele verantwoordelijkheid van de werkgeversrelatie op zich. Dat geeft Zapier het vertrouwen om met gemoedsrust in meer landen mensen aan te nemen.
Remote Global Payroll
In markten zoals India en Spanje, waar Zapier nog geen payroll-ervaring had, ondersteunen de lokale teams van Remote de payrollfunctie rechtstreeks. Ze regelen ook de compliance met lokale wet- en regelgeving. Een ingebouwde uploadfunctie regelt elke maand de variabele betalingen van Zapier, waardoor handmatige invoer niet meer nodig is.
BambooHR-integratie
Zapier gebruikt BambooHR als system of record voor HR-gegevens, dus een native integratie met Remote was vanaf het begin een must. Nu dat geregeld is, worden updates automatisch in beide systemen doorgevoerd. Nieuwe werknemers, beëindigingen en adres- en salariswijzigingen synchroniseren allemaal zonder dat er een spreadsheet bij komt kijken.
Het gevolg: Sneller mensen aannemen, efficiëntere payroll en diepgaandere automatisering
Remote regelt de EOR, payroll en HR-systemen en elk onderdeel van het bedrijf plukt daar de vruchten van.
Global HR: van onderzoek naar zekerheid
Vragen over compliance betekende voorheen uren aan onafhankelijk onderzoek, maar het juridische team van Zapier kan nu snel antwoorden krijgen en geven via het team van Remote. "Normaal gesproken zou ik uren aan onderzoek moeten besteden. Nu ik met Remote samenwerk, kostte het me minder dan een halfuur. En ik kan vertrouwen op de informatie die ik krijg", aldus Laura. Dat vertrouwen is niet alleen gebaseerd op snelheid: omdat Remote contractueel gezien de employer of record is, heeft Remote ook de verantwoordelijkheid om het goed te regelen.
"Als jurist zie ik dingen graag op papier. Dat hebben ze op zich genomen en dat is ook hun taak. En daarom kies je dus een leverancier als Remote."
Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment
Het gevolg: alleen al in de afgelopen zes maanden heeft Zapier in acht nieuwe landen mensen aangenomen via de EOR van Remote. Er worden binnenkort nieuwe landen, waaronder Ierland, Australië en Nieuw-Zeeland, aan het platform toegevoegd.
Payroll: geen handmatige invoer meer, betrouwbare lokale expertise
Voor de payroll heeft de uploadfunctie, waarbij handmatige gegevensinvoer niet meer nodig is, geleid tot concrete tijdbesparing: Het team van Zapier ziet dat ze elke maand tot wel 80% tijd besparen aan het verwerken van variabele betalingen. "We hoeven niets meer handmatig te doen en dat is geweldig", zegt het team.
Die efficiëntie komt ook voort uit een groter vertrouwen in de lokale payrolldeskundigen van Remote, vooral in markten waar Zapier nog niet bekend mee was.
"Ik praat regelmatig met de lokale teams van Remote. Ze helpen en ondersteunen me zo goed dat ik niet weet wat ik zonder ze zou moeten."
Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist
Door de combinatie van automatisering en lokale expertise vormt de payroll nu geen belemmering meer voor de uitbreiding van Zapier.
Integraties: Remote is gemaakt om op te bouwen
De BambooHR-integratie zorgt dat de belangrijkste HR-gegevens automatisch worden gesynchroniseerd, maar dat was voor Zapier nog niet voldoende. Het People Ops-team van het bedrijf ging nog een stap verder en ontwikkelde een reeks Zaps, met behulp van de open API van Remote, om de hele onkostenworkflow binnen een paar dagen te automatiseren. Van onkosten indienen in Remote en controle tot goedkeuring: het hele proces wordt nu volledig automatisch uitgevoerd.
"Ons People Ops-team heeft een aantal Zaps en agents ontwikkeld waarmee we met één klik onkosten kunnen controleren. En als ze zijn goedgekeurd, worden ze via de API automatisch met Remote gesynchroniseerd. Dat betekent dat ze automatisch in de payroll worden meegenomen, zonder dat we verder nog iets hoeven te checken."
Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist
"Het is echt een verademing om met het team van Remote te werken. Het is geweldig dat ons team dat vertrouwen heeft als het gaat om de dagelijkse werkzaamheden. Daarom wilden we Remote en ze hebben de verwachtingen helemaal waargemaakt."
Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment