Die steuerlichen Folgen der Remote-Arbeit in einem anderen Bundesstaat

Remote-Mitarbeiter:innen können überall in der Welt arbeiten. Aber wie so oft ist auch diese Freiheit mit einer besonderen Verantwortung verbunden.

Obwohl die Steuervorschriften für Remote-Mitarbeiter:innen nicht komplizierter sind als für Büroangestellte, gibt es recht wenig Literatur zu diesem Thema. Wer von zu Hause aus oder als digitale:r Nomad:in arbeitet, hat nicht immer Zugang zu den benötigten Informationen. Wenn du selbst remote arbeitest oder Remote-Mitarbeiter:innen beschäftigst, hilft dir dieser Leitfaden, dich in den Steuergesetzen zurechtzufinden – egal wo dein Unternehmen gemeldet ist.

Besteuerung von Remote-Mitarbeiter:innen in den USA

Angestellte in den USA zahlen meist zwei Arten von Steuern: an den Bund (federal taxes) und an die Bundesstaaten (state taxes). Auf Bundesebene greift die Besteuerung dort, wo die jeweilige Person tatsächlich arbeitet, und nicht dort, wo ihr Arbeitgeber angesiedelt ist.

Die Steuern der Bundesstaaten sind etwas komplizierter. Wenn jemand beispielsweise im Bundesstaat Washington lebt und dort remote für ein Unternehmen mit Sitz in Kalifornien arbeitet, fallen für diese Person in Kalifornien keine Steuern an. Wer aber in einen anderen Bundesstaat reist und von dort aus arbeitet, muss unter Umständen einen sogenannten nonresident state tax return ausfüllen. Das ist aber nur dann erforderlich, wenn jemand physisch in einen anderen Bundesstaat reist und auf dieser Reise arbeitet. Einige Bundesstaaten haben ein Abkommen geschlossen, das reciprocity agreement. Es schützt Angestellte vor der Besteuerung in unterschiedlichen Bundesstaaten.

Nicht in allen Bundesstaaten erheben eine Einkommensteuer. Stand 2020 sind das Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming. Die Verfassung des Bundesstaates Texas verbietet sogar ausdrücklich jegliche Form des Einkommensbesteuerung innerhalb seiner Grenzen. Remote-Mitarbeiter:innen, die in diesen Bundesstaaten leben und arbeiten, müssen nur auf Bundesebene Steuern zahlen.

Mitarbeiter:innen in New Hampshire und Tennessee müssen unter Umständen Steuern auf Kapitalerträge und andere Einkünfte zahlen. Löhne werden hingegen nicht besteuert. Im Unterschied zu Voll- und Teilzeitangestellten gibt es für Freiberufler:innen jedoch Umstände, unter denen New Hampshire Einkommenssteuern erhebt.

Für die Bestimmung der abzuführenden Steuern für Remote-Mitarbeiter:innen in den USA kommt es also vor allem darauf an, wo sie arbeiten. Arbeitgeber, die Mitarbeiter:innen in verschiedenen US-Bundesstaaten beschäftigen, sind verpflichtet, die Steuern für jeden einzelnen Bundesstaat separat abzuführen.

Besteuerung von Remote-Mitarbeiter:innen außerhalb der USA

Jedes Land der Welt hat eigene Steuergesetze. Jeglicher Versuch, die massiven Unterschiede in der Gesetzgebung in ein wenigen Absätzen zusammenzufassen, ist von Vorneherein zum Scheitern verurteilt. Daher konzentrieren wir uns hier auf die Steuerpflichten von Remote-Mitarbeiter:innen, die außerhalb der USA leben, aber für Unternehmen in den USA arbeiten.

Mitarbeiter:innen von Unternehmen mit Sitz in den USA, die keine US-Staatsbürger:innen sind und auch keinen Wohnsitz in den USA haben, müssen keine US-Steuern bezahlen. US-Staatsbürger:innen, die remote aus einem anderen Land für ein US-Unternehmen arbeiten, müssen zwar ein paar Formulare ausfüllen, sind aber generell auch nur dort steuerpflichtig, wo sie leben und arbeiten. US-Staatsbürger:innen mit besonders hohen Einkünften (über 100.000 US-Dollar im Jahr) unterliegen jedoch einer Sonderregelung: Sie sind eventuell auch dann in den USA steuerpflichtig, wenn sie im Ausland arbeiten. Alle im Ausland arbeitenden US-Bürger:innen sollten auf jeden Fall eine Steuererklärung einreichen, selbst wenn sie keine Steuern schulden.

Unternehmen in den USA können Mitarbeiter:innen im Ausland nicht selbst einstellen. US-Unternehmen haben zwei Möglichkeiten: Entweder sie gehen den oft mühsamen, langwierigen und kostspieligen Weg der Eröffnung einer Niederlassung im betreffenden Land, oder sie nehmen die Dienste eines Employer of Record (EOR) wie z. B. Remote in Anspruch und regeln die Beschäftigung darüber.

Ohne EOR entscheiden sich die meisten US-Unternehmen, ihre Mitarbeiter:innen im Ausland als arbeitnehmerähnliche Selbstständige zu beauftragen. Bei diesen Arbeitsverhältnissen gibt es jedoch einige Fallen, die sehr schnell zu Problemen für Mitarbeiter:innen und Unternehmen führen können. So müssen Selbstständige in der Regel völlig frei wählen können, wann sie arbeiten, wie sie bezahlt werden, wie hoch ihre Honorare sind und ob sie für mehrere Unternehmen gleichzeitig arbeiten. Werden diese Kriterien nicht erfüllt, gelten sie unter lokalem Recht häufig als angestellte Mitarbeiter:innen.

Diese Falschklassifizierung von Arbeitskräften kann sowohl in als auch außerhalb der USA schwere Strafen für die betroffenen Unternehmen nach sich ziehen. Um das zu vermeiden, sollten beide Parteien ein Dokument unterschreiben, in dem die Art des Arbeitsverhältnisses genau definiert wird, und ihre Arbeitsbeziehung regelmäßig evaluieren, um sicherzustellen, dass sich nichts geändert hat.

Arbeitnehmerähnliche Selbstständige, die außerhalb der USA leben, müssen daran denken, Geld für ihre eigenen Steuern zu sparen. In den allermeisten Fällen führen Unternehmen keine Steuern für Selbstständige ab und behalten daher auch keine Steuern ein. Die Steuern für Selbstständige sind in jedem Land anders. Sie sollten sich daher unbedingt in ihrem Wohnsitzland über die anfallenden Steuern und mögliche Steuersparmodelle informieren.

So können Remote-Mitarbeiter:innen Steuern sparen

Für Remote-Mitarbeiter:innen innerhalb und außerhalb der USA gibt es einige Möglichkeiten, ihre Steuerlast zu senken. Hier ein paar Tipps:

• Du musst wissen, ob du als selbstständig oder angestellt giltst. Mache keine Annahmen über die Natur deines Arbeitsverhältnisses, wenn es nicht schriftlich definiert ist. Mach dich über deine lokalen Gesetze schlau, damit du weißt, was Selbstständige und Angestellte unterscheidet. Frag bei deinen Arbeitgeber nach, unter welche Kategorie du fällst. Stellt ein Arbeitgeber fest, dass er Mitarbeiter:innen falsch klassifiziert ist, muss er den Fehler sehr schnell beheben.

• Mach dich mit den lokalen Steuergesetzen vertraut. Staaten, Bundesländer oder Provinzen und manchmal sogar Städte können jeweils unterschiedliche Vorschriften zur Einkommensteuer haben. Bevor du umziehst, informiere dich über die Gesetze an deinem neuen Wohnort. In vielen Fällen ist ein Steuerberater günstiger, als zu versuchen, dich selbst im Dschungel der Steuergesetze zurechtzufinden. Arbeitgeber, die Selbstständige und Angestellte im Ausland beschäftigen, nehmen meist die Dienste eines externen PEO oder EOR in Anspruch, damit sie gegen keine Gesetze verstoßen.

• Bitte deinen Arbeitgeber, dich über einen EOR einzustellen. Personen, die außerhalb der USA selbstständig oder im Angestelltenverhältnis arbeiten, erhalten oft nicht die Unterstützung, die sie bräuchten. Wenn Unternehmen die Lohnabrechnung, Benefits, Steuerfragen und Rechtskonformität an einen EOR wie Remote auslagen, können sie sicher sein, dass sie alle lokalen Arbeits- und Steuergesetze einhalten. Und sie bieten ihren Mitarbeiter:innen im Ausland einen sicheres Arbeitsumfeld, in dem sie Bestleistungen erbringen können.

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Steuern sind nicht alles

Steuern sind ein wichtiger Aspekt der Remote-Arbeit im Ausland, aber nicht der einzige. Wer in einem anderen Land arbeitet, muss sich häufig auch mit Visumsfragen, kulturellen Unterschieden und sprachlichen Barrieren auseinandersetzen. Und für Arbeitgeber tut sich mit Lohnabrechnungen, Benefits und Compliance gleich ein weites Feld an neuen Themengebieten auf.

Alle Menschen verdienen gute Arbeitsbedingungen, egal wo sie leben. Und das ist der Daseinszweck von Remote: Wir helfen Unternehmen, weltweit die besten Köpfe zu finden, und nehmen ihnen die Lohnabrechnung, Steuerangelegenheiten und die Einhaltung lokaler Gesetze ab. Auf unserer Länderliste findest du alle Orte, an denen wir bereits Mitarbeiter:innen für Unternehmen beschäftigen.

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