Was ist globale Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung ist von Natur aus eine komplexe Aufgaben, selbst für Unternehmen, die nur Mitarbeiter:innen vor Ort haben. Wer zudem überlegt, Arbeitskräfte im Ausland einzustellen, kann sich schnell überfordert fühlen. 

Immerhin muss man viele Faktoren berücksichtigen – von der Rechtskonformität der globalen Gehaltsabrechnung über Wechselkurse und lokale Lebenshaltungskosten bis hin zu länderspezifischen Benefitspaketen.

Das war die schlechte Nachricht. Jetzt die gute: Die globale Gehaltsabrechnung muss keine Bürde sein – wenn man sie richtig angeht.

In diesem Leitfaden findest du hilfreiche Informationen, egal, ob du gerade eine groß angelegte globale Expansion planst oder einfach nur eine bessere Lösung für die Gehaltsabrechnung deiner Arbeitskräfte im Ausland suchst.

Dein Leitfaden für die globale Gehaltsabrechnung

Dieser Artikel bietet einen ersten Überblick über die globale Gehaltsabrechnung. Für einen umfassenderen Einblick empfehlen wir dir, unseren Leitfaden zur Verwaltung internationaler Gehaltsabrechnungen herunterzuladen. 

Du findest darin praktische Ratschläge, wie du internationale Teams verwaltest und bezahlst, ohne gegen internationales Arbeitsrecht zu verstoßen.

Was ist mit globaler Gehaltsabrechnung eigentlich gemeint?

Globale Gehaltsbrechung, häufig auch „Global Payroll“ genannt, ist ein Sammelbegriff für das Onboarding, die Verwaltung und die Bezahlung von internationalen Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen. Je nach Land kann die globale Gehaltsabrechnung verschiedene Tätigkeiten umfassen, zum Beispiel:

• Steuern einbehalten und abführen

• Gehaltsberechnung

• Lohnzettel erstellen und aushändigen

• Arbeitsgesetze einhalten usw.

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Du möchtest wissen, wie du die internationale Gehaltsabrechnung für dein Team managen und gleichzeitig internationale Arbeitsgesetze einhalten kannst?

Was bedeutet „globale Gehaltsabrechnung“ nun genau? 

Der Begriff „globale Gehaltsabrechnung“ kann sowohl im engeren als auch im weiteren Sinne verwendet werden. Die Aufgaben überschneiden sich zwar teilweise, es gibt aber dennoch einige Unterschiede.

Gehaltsabrechnung im engeren Sinn

Unter Gehaltsabrechnung im engeren Sinn versteht man die Vergütung von Mitarbeiter:innen für die Arbeit, die sie während eines bestimmten Zeitraums erbracht haben. 

Dabei geht es nicht nur um die Auszahlung des Gehalts, sondern auch um die Berücksichtigung etwaiger Boni, Benefits und Abzüge. Weitere wichtige Punkte sind die Einhaltung aller Steuervorschriften, die Berichterstattung an die Behörden und das Führen genauer Aufzeichnungen.

Fehler bei der Gehaltsabrechnung im engeren Sinn können zu rechtlichen Problemen oder Unzufriedenheit unter Beschäftigten führen. Deshalb ist es entscheidend, dass sie korrekt abgewickelt wird.

Gehaltsabrechnung im weiteren Sinn

Die Gehaltsabrechnung im weiteren Sinn umfasst hingegen sämtliche Aufgaben, die irgendwie mit der Verwaltung und Abwicklung der Gehaltsabrechnung verbunden sind. 

Dazu zählen die Einrichtung und Verwaltung von Zeiterfassungssystemen, die Berechnung von Löhnen, Gehältern und anderen Vergütungen, die Zahlungsabwicklung, Steuerformalitäten und das regelmäßige Verfolgen von Änderungen bei Steuer- und Arbeitsgesetzen. 

Auch die Verwaltung der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Payroll- oder Benefits-Anbietern kann dazu gerechnet werden.

Der Hauptunterschied besteht also im Umfang der Aufgaben: Während es bei der Gehaltsabrechnung im engeren Sinn hauptsächlich um die Vergütung der Beschäftigten geht, umfasst die Payroll im weiteren Sinn auch alle damit verbundenen Systeme, Prozesse und Tätigkeiten. 

Die Gehaltsabrechnung im engeren Sinn ist demnach ein Teil der Gehaltsabrechnung im weiteren Sinn. 

Wer für die Gehaltsabrechnung im weiteren Sinn zuständig ist, kümmert sich also nicht nur um die Auszahlung der Gehälter, sondern auch um verwandte Bereiche und Aufgaben.

Sehen wir uns jetzt etwas genauer an, wie die verschiedenen Komponenten der globalen Gehaltsabrechnung ineinandergreifen.

Wie funktioniert die globale Gehaltsabrechnung? 

Wenn du gerade erst beginnst, dich mit der globalen Gehaltsabrechnung auseinanderzusetzen, solltest du zunächst die verschiedenen Möglichkeiten kennenlernen. Es gibt drei grundlegende Optionen, die Gehaltsabrechnung von Mitarbeiter:innen im Ausland zu organisieren.

Employer of Record

Employer of Record(EOR) ist die Bezeichnung für ein externes Unternehmen, das Mitarbeiter:innen in anderen Ländern für dich einstellt und die gesamte Gehaltsabrechnung übernimmt. 

Mit einem EOR kannst du Menschen im Ausland einstellen, ohne eine eigene Niederlassung in jedem Land gründen zu müssen. 

Aus juristischer Sicht ist er der Arbeitgeber deiner internationalen Mitarbeiter:innen. Über die laufende Personalverwaltung hinaus kann ein EOR auch bei der Einstellung und bei verschiedenen Formalitäten behilflich sein. Er kümmert sich also nicht nur um die Gehaltsabrechnung im engeren, sondern auch um jene im weiteren Sinn.

Professional Employer Organization (PEO)

Neben EOR kannst du auch Professional Employer Organizations (PEO) mit der globalen Gehaltsabrechnung betrauen. 

Der Unterschied besteht darin, dass deine Mitarbeiter:innen dann ein Co-Beschäftigungsverhältnis mit dir und der PEO haben, die in deinem Auftrag alle HR-Funktionen übernimmt.

Eine PEO fungiert also genau wie ein EOR als Erweiterung deiner HR-Abteilung. Einen entscheidenden Unterschied gibt es jedoch: Wenn du dich für eine PEO entscheidest, brauchst du eine eigene Niederlassung in dem Land oder der Region, wo du Beschäftigte einstellen willst. 

Dabei ist es egal, ob die PEO ihren Sitz im In- oder Ausland hat. Auch eine globale PEO ist nichts anderes als eine PEO – nur, dass sie ihre Dienstleistungen in mehreren Ländern anbietet. 

Eine globale PEO kann manchmal EOR-Aufgaben und bestimmte gesetzliche Verantwortungen in den Ländern übernehmen, in denen deine Mitarbeiter:innen leben. Trotzdem kannst mit ihr (global oder nicht) nur zusammenarbeiten, wenn du eine eigene Niederlassung im Land hast. 

Kurz gesagt: Für eine Partnerschaft mit einer PEO musst du eine eigene Niederlassung im jeweiligen Land haben und Co-Beschäftigungsverhältnisse eingehen. Ein EOR kann Mitarbeiter:innen hingegen ohne Co-Beschäftigungsverhältnis und ohne Niederlassung deines Unternehmens einstellen.

Eigene Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung

Die dritte Möglichkeit besteht darin, die Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung selbst zu übernehmen. Voraussetzung dafür ist, dass du die Zeit und die Ressourcen hast, um die globale Personalverwaltung intern rechtskonform durchzuführen. 

Bevor du dich dafür entscheidest, solltest du sicher sein, dass du Folgendes tun kannst:

• Niederlassungen in allen Ländern eröffnen, in denen du Arbeitskräfte einstellst

• deine Gehaltsabrechnung zentralisieren und überwachen

• ausreichende juristische Vertretung vor Ort sicherstellen

• Verträge mit lokalen Benefitsverwaltern eingehen

• kulturelle Besonderheiten von Gehaltsabrechnung, Benefits und Steuern des jeweiligen Landes kennen

Damit bei der globalen Gehaltsabrechnung alles glatt läuft, setzt du am besten auf eine geeignete Software, mit der du die Gehaltsdaten deiner Mitarbeiter:innen analysieren und den Prozess zumindest teilweise automatisieren kannst. Personalinformationssysteme (HRIS) oder Personalverwaltungssysteme (HRMS) bieten diese Funktionen an.

Zwei Arten von internationalen Payroll-Anbietern

Für die Gehaltsabrechnung sind nicht nur die Unterschiede zwischen interner Abwicklung und Auslagerung relevant, sondern auch jene zwischen den zwei verschiedenen Arten von globalen Payroll-Anbietern:

Partnerabhängige Payroll-Anbieter

Diese Anbieter lagern die Gehaltsabrechnung an Dritte aus, die im jeweiligen Land ansässig sind. 

Wenn möglich, solltest du diese Anbieter meiden. Sie können nur begrenzt beeinflussen, wie deine Mitarbeiter:innen betreut werden und wie die Gehaltsabrechnung erfolgt. Zudem bieten sie nur wenig Schutz deines geistigen Eigentums und erheben häufig Gebühren, mit denen du vorher nicht rechnen konntest.

Anbieter mit eigenen Niederlassungen

Direktanbieter bieten ihren Service ausschließlich für Länder an, in denen sie eine eigene Niederlassung haben. Dadurch haben sie jederzeit vollständigen Einblick in die Gehaltsabrechnung, Benefits, Steuern und Verträge deiner Mitarbeiter:innen. 

Ein Direktanbieter kann dir bei Fragen und Problemen sofort helfen, während ein partnerabhängiger Anbieter sich erst selbst an einen dir unbekannten Dritten wenden muss.

Mehr über die Unterschiede zwischen Direktanbietern und partnerabhängigen EORs erfährst du in unserem Leitfaden zu globalen Personaldienstleistern mit eigenen Niederlassungen.

Was sind die größten Herausforderungen der globalen Gehaltsabrechnung? 

Sehen wir uns jetzt die größten Hürden der globalen Gehaltsabrechnung an, die es bei der Beschäftigung von Mitarbeiter:innen im Ausland zu bewältigen gilt.

Vergütung deiner Remote-Arbeitskräfte

Solltest du allen das Gleiche zahlen oder die Lebenshaltungskosten einbeziehen? 

Die Lebenshaltungskosten können je nach Land recht unterschiedlich sein. Indem du sie berücksichtigst, stellst du sicher, dass deine Beschäftigten unabhängig von ihrem Standort stets dieselbe Kaufkraft haben. Auf diese Weise sorgst du für Fairness und Gleichbehandlung über Ländergrenzen hinweg. 

Das wiederum kann dabei helfen, Spitzenkräfte anzuziehen und im Unternehmen zu halten, da sie an der lokalen Wirtschaft gemessen eine gerechte und wettbewerbsfähige Vergütung erhalten.

Andererseits können einheitliche Gehälter zu Ungleichheiten führen, denn Beschäftigte in Regionen mit niedrigen Lebenshaltungskosten werden vermutlich überschüssiges Geld zur Verfügung haben, während das Einkommen in hochpreisigen Ländern kaum ausreicht.

Was tun, wenn Mitarbeiter:innen in einem Land staatliche Leistungen erhalten, in anderen Ländern aber nicht? 

Auch bei Sozialleistungen, Gesundheits- und Altersvorsorge sowie anderen staatlichen Leistungen kann es regional große Unterschiede geben. 

Damit Fairness herrscht, können Unternehmen versuchen, diese Benefits „auszugleichen“. Gibt es in einem Land beispielsweise ein umfassendes staatliches Gesundheitssystem, können Unternehmen in Ländern, in denen dies nicht der Fall ist, eine private Krankenversicherung anbieten.

Ziel ist es, allen Beschäftigten unabhängig von ihrem Standort ähnliche Benefits anzubieten, entweder durch staatliche oder durch unternehmenseigene Programme.

Um langfristig für eine gerechte Vergütung und Rechtskonformität zu sorgen, solltest du die lokalen Vorschriften und Benefits regelmäßig überprüfen.

Detaillierte Erläuterungen zu diesem Thema findest du in  Remotes Leitfaden zur globalen Vergütung.

Klassifizierung von Mitarbeiter:innen

Weißt du, wann du Arbeitskräfte als Mitarbeiter:innen und wann als Auftragnehmer:innen klassifizieren musst?

Im Falle von Mitarbeiter:innen bestimmt im Grunde genommen der Arbeitgeber, wann und wie sie ihre Arbeit verrichten. Mitarbeiter:innen haben üblicherweise Anspruch auf Benefits und die Steuern werden direkt von ihrer Vergütung einbehalten.

Arbeitnehmerähnliche Selbstständige hingegen können selbst entscheiden, wie sie ihre Arbeit erledigen, erhalten normalerweise keine Benefits und kümmern sich selbst um Steuerformalitäten und von ihnen beschäftigte Personen.

Fehler bei der Klassifizierung von Beschäftigten können neben Strafverfahren und hohen Strafzahlungen dazu führen, dass du deine Geschäftszulassung verlierst. Prüfe deine Beschäftigungsverhältnisse also regelmäßig, um sicherzustellen, dass du nicht unerwartet gegen lokale Gesetze verstößt.

Erfinderrechte und Schutz des geistigen Eigentums

Da Remote-Arbeitskräfte in unterschiedlichen Ländern arbeiten können, musst du auch die jeweils gültigen Urheberrechtsgesetze beachten. 

Damit Unternehmen mit global verteilten Teams die lokalen Urheberrechtsgesetze einhalten, müssen sie sicherstellen, dass ihre Arbeitskräfte nicht gegen die jeweiligen Vorschriften verstoßen, wenn sie geistiges Eigentum erschaffen, teilen oder verwenden. 

Von Land zu Land unterschiedliche Regelungen machen es nicht immer leicht, sich zurechtzufinden. Wenn du die lokale Gesetzeslage jedoch nicht genau verstehst, riskierst du, die Rechte an deinem geistigen Eigentum zu verlieren. Im schlimmsten Fall enden Rechtsstreitigkeiten sogar vor Gericht und das kann deinem Ruf empfindlich schaden.

Steuerangelegenheiten

Du musst wissen, wo du bzw. deine Mitarbeiter:innen Lohn- und Einkommenssteuern zahlen müssen und wer für die Zahlung verantwortlich ist. In der Regel müssen Arbeitgeber die Steuern für ihre Arbeitnehmer:innen einbehalten und abführen. Auftragnehmer:innen sind hingegen meist selbst für ihre Steuern verantwortlich. 

Im Artikel „Wo deine Remote-Arbeitskräfte steuerpflichtig sind“ erfährst du mehr zum Thema Steuern.

Betriebsstättenrisiko

Als Betriebsstätte wird in steuerlicher Hinsicht eine ständige Niederlassung in einem Land bezeichnet. Ob dein Unternehmen eine Betriebsstätte in einem Land hat, hängt davon ab, wie die lokalen Behörden deine Geschäftstätigkeit einstufen. 

Auch die Zusammenarbeit mit einem EOR oder einer PEO senkt das Betriebsstättenrisiko nicht. Ein guter Partner kann dir aber helfen, das Risiko einzuschätzen und zu mindern. Nähere Informationen findest du in unserem Leitfaden zum Betriebsstättenrisiko.

Die Hürden der globalen Gehaltsabrechnung sind zwar mitunter sehr hoch, der richtige Partner – beispielsweise ein EOR – kann dir aber schnell und einfach helfen, ein internationales Team aufzubauen und mögliche Risiken zu minimieren.

Was sind die Vorteile eines globalen Payroll-Anbieters?

Über die Herausforderungen der internationalen Beschäftigung weißt du nun ja Bescheid. Wenden wir uns jetzt der Frage zu, warum es sinnvoll sein kann, mit einem globalen Payroll-Anbieter zusammenzuarbeiten.

Rechtskonformität in mehreren Ländern

Die Einstellung von Arbeitskräften in unterschiedlichen Ländern muss nicht automatisch mehr Verwaltungsaufwand bedeuten. Mit einem EOR-Anbieter wie Remote ist es einfach, in jedem Land die gesetzlichen Anforderungen wie etwa zu Steuern, Benefits und Sozialbeiträgen einzuhalten.

Zugang zu Fachwissen im Bereich Gehaltsabrechnung

Angst vor Strafen bei Gesetzesverstößen? Keine Ahnung, wie ausländische Sozialbeiträge zu zahlen sind? Dein Global-Payroll-Anbieter kennt die landestypischen Regelungen zur Gehaltsabrechnung in jedem Land, in dem du Arbeitskräfte einstellst.

Einsparung von Zeit und Geld

Die globale Gehaltsabrechnung ist schneller und kostengünstiger, als eigene Niederlassungen in mehreren Ländern zu gründen – das kann schnell mehrere Tausend Euro kosten und viele Monate dauern. Wenn du mit einem externen Anbieter zusammenarbeitest, kannst du Bewerber:innen aus anderen Ländern sofort einstellen, statt sie monatelang warten zu lassen (und womöglich zu verlieren).

Pünktliche Bezahlung

Zuverlässige Gehaltszahlungen sind die Grundvoraussetzung für motivierte Teams. Wenn du die Gehaltsabrechnung intern erledigst, kann es unbemerkt zu Verzögerungen bei Zahlungen ins Ausland und somit zu Ärger und Vertrauensverlust im Team kommen. Ein Global-Payroll-Partner hilft dir, dein gesamtes Team jeden Monat pünktlich zu bezahlen.

Höhere Produktivität

Wie viel Zeit verbringt deine Personalabteilung damit, in Tabellen nach Daten zu suchen, Zahlen zu prüfen und mit Benefits-Anbietern zu telefonieren? Wenn sich dein Global-Payroll-Anbieter um all diese Details kümmert, hat dein Team Zeit, sich auf seine wichtigste Aufgabe zu konzentrieren – deine Mitarbeiter:innen.

Welche Aufgaben übernehmen internationale Payroll-Anbieter? 

Bevor du dich für ein Modell entscheidest – interne Abwicklung der globalen Gehaltsabrechnung oder Auslagerung an einen Anbieter wie Remote – solltest du die verschiedenen Verantwortungsbereiche eines Global-Payroll-Anbieters kennen. Wir haben hier die wichtigsten Aufgaben zusammengestellt:

Rechtskonformität in allen Ländern

Du musst für alle Mitarbeiter:innen Folgendes gewährleisten:

• Abschluss des richtigen Beschäftigungsvertrags

• behördliche Registrierung deiner Niederlassung im jeweiligen Land, sofern erforderlich

• pünktliche Zahlung von Steuern und sonstiger gesetzlicher Beiträge (sowohl eigene als auch der Mitarbeiter:innen)

• Erbringung gesetzlich vorgeschriebener Benefits (z. B. 13. Monatsgehalt oder Urlaubsgeld) sowie optionaler Zusatzleistungen, die regionale Top-Talente erwarten

• Einhaltung von Bestimmungen und Regeln, die sich häufig ändern

Bevor du Menschen in einem neuen Markt einstellst, solltest du sicher sein, dass deine geplante Gehaltsabrechnung auch wirklich rechtskonform ist. Wenn du alle nötigen Regeln und Vorschriften verstehst und problemlos einhalten kannst, steht dem Aufbau deines internationalen Teams nichts mehr im Weg.

Kulturelle und regionale Unterschiede

Es gibt verschiedene kulturelle Faktoren, die du kennen solltest, um dein internationales Team erfolgreich zu verwalten. 

Ein Global-Payroll-Anbieter sollte dir mit diesen Punkten helfen können:

• Gesetzliche Feiertage:Die Mitglieder eines internationalen Teams haben verschiedene gesetzliche Feiertage, die du ihnen natürlich auch gewähren musst. Ein Global-Payroll-Anbieter kann dir helfen, diese Termine für dein verteiltes Team im Blick zu behalten.

• Bezahlter Urlaub und Abwesenheiten:Jedes Land hat andere gesetzliche Regelungen zu bezahltem Urlaub und Abwesenheiten. Nicht immer gibt es eine feste Anzahl von Tagen. Viele Länder haben unterschiedliche Regelungen für die Lohnfortzahlung bei Krankheit, für die Betreuung von Familienmitgliedern, für Trauerfälle, Elternzeit und sonstige Situationen.

• Unterschiedliche Zeitzonen:Du bist bereit für die Auszahlung des Gehalts, aber die Banken im Land haben seit sechs Stunden geschlossen? Ein Global-Payroll-Anbieter beugt solchen Pannen vor.

• Überlegungen zu Gehalt und Währung:Wenn du Menschen in einem neuen Land einstellen möchtest, musst du zunächst herausfinden, welche Gehälter attraktiv sind und nicht gegen geltende Gesetze verstoßen. Beispielsweise sind die gesetzlichen Mindestlöhne in einigen US-Bundesstaaten wesentlich höher als auf Bundesebene. Bedenke auch, dass du deinen Mitarbeiter:innen immer das gleiche Gehalt in ihrer Landeswährung zahlen musst. Das bedeutet, dass du mögliche Währungsschwankungen entsprechend ausgleichen musst.

Datenschutz, DSGVO und Sicherheit

Wer internationale Arbeitskräfte einstellt, ist auch für ihre Daten verantwortlich. Dein Global-Payroll-Anbieter weiß, wie er diese Daten schützen kann. Er hat Expert:innen im jeweiligen Land, die wissen, wo und wie Daten gehostet oder übertragen werden dürfen.

Unternehmen, die Daten von europäischen Staatsangehörigen sammeln, müssen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Dieses 2018 in der Europäischen Union verabschiedete Gesetz schützt die Privatsphäre und die personenbezogenen Daten aller EU-Bürger:innen.

Die DSGVO enthält nicht nur Richtlinien für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten, sondern gibt den Betroffenen auch die Kontrolle über ihre Daten und sieht bei Verstößen strenge Strafen für Unternehmen vor. Wer Mitarbeiter:innen in der EU beschäftigen will, muss also unbedingt die Vorschriften der DSGVO einhalten.

Alle Länder haben eigene Datenschutzgesetze und erlegen Unternehmen, die dagegen verstoßen, empfindliche Strafen auf. Wenn es in deinem Unternehmen keine eigenen Datenschutzteams mit länderspezifischen Kenntnissen gibt, könntest du von einem Global-Payroll-Anbieter profitieren, sofern er Mitarbeiter:innen in jedem Land hat, in dem du Menschen beschäftigst.

Wie wird die Gehaltsabrechnung rechtskonform?

Eine zentrale Überlegung der internationalen Beschäftigung ist die Art des Arbeitsvertrags: Wie muss ich meine Remote-Arbeitskräfte klassifizieren? 

Deine Kandidat:innen können entweder als selbständige Auftragnehmer:innen für dich arbeiten oder du kannst sie direkt als Vollzeitmitarbeiter:innen einstellen. Aber aufgepasst, die Klassifizierungskriterien sind von Land zu Land unterschiedlich. 

In manchen Ländern wie etwa dem Vereinigten Königreich gibt es sogar noch weitere Arbeitnehmerkategorien. Als Faustregel lässt sich sagen, dass Angestellte mehr gesetzlichen Schutz und Sonderleistungen genießen als Auftragnehmer:innen.

Mit diesem Wissen im Hinterkopf musst du bei der Entscheidung für neue Mitglieder im Team immer beachten, welche gesetzlichen Verantwortungen du übernimmst. 

Prüfe die folgenden Aspekte der Arbeitsgesetze am ausländischen Standort:

• Benefits (Urlaubsgeld, 13. oder 14. Monatsgehalt usw.)

• Maximal zulässige Überstunden und Sonderzuschläge

• Mindestlohn

• Kündigungsbedingungen (z. B. Schutzfristen oder Abfindungen)

• Beurlaubung bei Krankheit (für Mitarbeiter:innen und Familienangehörige)

• Versicherungsschutz (Kranken-, Renten-, Sozialversicherung und andere)

• Elternzeit

• Zulagen für besondere Arbeitsplatzbedingungen

Sobald du weißt, wer für diese und etwaige andere Verpflichtungen zuständig ist, kannst du dich um Meldungen, Erklärungen und die Gehaltsabrechnung kümmern. Auftragnehmer:innen kümmern sich in der Regel selbst um Steuern und Abgaben. Bei Vollzeitangestellten übernimmt der Arbeitgeber typischerweise mindestens einen Teil der Versicherungsbeiträge und sonstigen lohnbezogenen Benefits.

Um Probleme durch ungewollte Gesetzesverstöße oder Scheinselbstständigkeit zu vermeiden, solltest du unbedingt unseren Leitfaden zur Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen als Auftragnehmer:innen lesen.

Wann solltest du die globale Gehaltsabrechnung auslagern?

In bestimmten Situationen ist es am besten, die globale Gehaltsabrechnung auszulagern. Hier sind einige Beispiele dafür:

• Wenn du international expandieren möchtest: Sind deine aktuellen Prozesse geeignet für die internationale Expansion? Hast du alle notwendigen Prozesse etabliert? Hast du genügend Mitarbeiter:innen, um das Arbeitspensum zu bewältigen und kennen sie sich mit anderen Regionen aus? Wenn du die meisten dieser Fragen mit „Nein“ beantwortest, solltest du die globale Gehaltsabrechnung auslagern.

• Wenn du deine Abläufe einfacher machen möchtest: Schon die Gehaltsabrechnung im eigenen Land ist ziemlich komplex, da kann die globale Gehaltsabrechnung sich ohne Unterstützung schnell als Mammutaufgabe erweisen. Du musst dafür verschiedenste Arbeitsgesetze, Steuervorschriften, Benefits und Wechselkurse beachten. Mit dem richtigen Partner an deiner Seite lässt sich all das leicht bewältigen.

• Wenn du Rechtskonformität sicherstellen möchtest: Je nach den Ländern deiner Mitarbeiter:innen gelten für dich andere Beschäftigungsgesetze. Die können sich ohne Vorwarnung ändern und wenn du nichts davon erfährst, können die Folgen prompt und unangenehm sein. Wenn du deine globale Gehaltsabrechnung jedoch auslagerst, überträgst du gleichzeitig die Verantwortung für die Rechtskonformität.

• Wenn du Zeit sparen möchtest: Wenn du die globale Gehaltsabrechnung selbst übernehmen möchtest, musst du deine Mitarbeiter:innen schulen und viel Zeit in die Einführung neuer Prozesse investieren. Dazu gehören sehr wahrscheinlich neue Software, neue Mitarbeiter:innen und lange Schulungszeiten. Durch eine Auslagerung bist du sofort bereit, Mitarbeiter:innen im Ausland einzustellen, und kannst sie von Anfang an so betreuen, wie sie es verdienen.

Wie solltest du deine globalen Personalkosten nachverfolgen?

Um sicherzustellen, dass dein Ansatz skalierbar ist, musst du unbedingt deine Kosten erfassen und analysieren. Auch hier gibt es zwei Möglichkeiten: ein internes Tool bzw. eine Datei, in der du Änderungen manuell einträgst, oder aber eine Reporting-Software von einem Global-Payroll-Anbieter.

Letztere Option lässt sich einfacher skalieren und ist insgesamt preiswerter. Zwar gibt es kostenlose Tabellenkalkulationsprogramme, aber die riesige Datenmenge – ganz zu schweigen von unkalkulierbaren Kosten für menschliche Fehler – macht manuelle Tools schlicht zu aufwendig und unzuverlässig. Ein gutes System für die Verwaltung der globalen Gehaltsabrechnung sollte Folgendes bieten:

• Gesamtpersonalkosten in einer Monats- und Jahresübersicht

• Analyse je Mitarbeiter:in

• Vergleiche und Berichte für mehrere Länder

• Zusammenfassungen von Steuern, Sozialbeiträgen und sonstigen länderspezifischen Ausgaben

Fünf Tipps zur Wahl des richtigen Anbieters

Die Wahl des richtigen Payroll-Anbieters ist extrem wichtig, da er für alle Prozesse zuständig sein wird. Diese Tipps erleichtern dir den Start.

1. Prüfe die lokalen Kenntnisse der infrage kommenden Partner.

Du solltest unbedingt ein Unternehmen wählen, das sich mit den unterschiedlichen Beschäftigungsverhältnissen in verschiedenen Ländern auskennt. Es muss über eigene lokale Niederlassungen in den Ländern verfügen, in denen du Menschen einstellen möchtest, und dich auch bei der Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen unterstützen können. Dein Partner sollte eine benutzerfreundliche Gehaltsabrechnungssoftware haben und sich mit Sozialbeiträgen, Benefits-Verwaltung und Steuern für die jeweiligen Länder auskennen.

2. Priorisiere die Betreuung deiner Mitarbeiter:innen.

Gute Mitarbeiter:innen sind das Wichtigste Kapital deines Unternehmens. Schlechte Erfahrungen mit einem Payroll-Partner wie unpünktliche Bezahlung oder fehlende Benefits können schnell dazu führen, dass deine Mitarbeiter:innen das Vertrauen in dein Unternehmen verlieren. Achte darauf, dass dein Partner dein Team zuverlässig in der richtigen Währung und über die richtigen Kanäle bezahlen kann. Ein Beispiel dafür ist Mexiko, wo Mitarbeiter:innen nur über von der Regierung genehmigte Banken bezahlt werden dürfen.

3. Achte genau auf den Unterschied zwischen Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen.

Hast du deine Arbeitskräfte richtig als Mitarbeiter:in oder Auftragnehmer:in kategorisiert? Wenn nicht, könnten auf dein Unternehmen heftige Strafen zukommen. Abgesehen davon solltest du auch nicht unterschätzen, wie sehr Nachrichten dieser Art deinen Ruf als Arbeitgeber schädigen können. Ein Anbieter für die globale Gehaltsabrechnung kennt sich mit der lokalen Gesetzgebung aus und kann deine Teammitglieder richtig einstufen. Gegebenenfalls kann dir dein Partner für die globale Gehaltsabrechnung auch helfen, Auftragnehmer:innen in Mitarbeiter:innen umzuformen.

4. Zahle ein angemessenes Gehalt für Person, Stelle und Standort.

Eine angemessene Vergütung ist die Voraussetzung für die erfolgreiche Anwerbung internationaler Arbeitskräfte. Ein guter Payroll-Partner kann dir helfen, ein angemessenes Gehalt mit passenden Benefits für jedes Land festzulegen. Wenn du eine globale Vergütungsstrategie entwickeln möchtest, sollte dir ein guter Partner auch dabei helfen können.

5. Überlege, ob du eine eigene Niederlassung brauchst.

Planst du, Dutzende Mitarbeiter:innen in einem Land zu beschäftigen? Dann könnte es sich lohnen, deine eigene Niederlassung zu eröffnen. Für ein kleineres oder mittelgroßes Team ist die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record aber vielleicht die finanziell sinnvollere Entscheidung. Selbst wenn du vorhast, ein großes Team aufzubauen, kannst du ruhig am Anfang mit einem EOR zusammenarbeiten. Wenn du dann deine Niederlassung gegründet und alles vorbereitet hast, kannst du deine Mitarbeiter:innen einfach in dein Unternehmen übertragen. Über dieses Vorgehen kannst du sofort Mitarbeiter:innen vor Ort anstellen, statt noch ein Jahr oder mehr warten zu müssen.

Remotes globale Gehaltsabrechnung

Je größer und internationaler dein Team wird, desto wichtiger wird es auch, mit einem guten Payroll-Anbieter zusammenzuarbeiten. Egal, ob du nur eine:n oder 1000 Mitarbeiter:innen einstellen möchtest: Remote ist an deiner Seite. Wir bieten dir eine zentrale benutzerfreundliche Plattform, die in mehr als 60 Ländern verfügbar ist. Du kannst darüber deine Auftragnehmer:innen in aller Welt bezahlen, unsere EOR-Services nutzen, Benefits verwalten und die Gehaltsabrechnung managen. Remote bietet dir:

• Konsolidierte Gehaltsabrechnung

• Weniger Verwaltungsaufwand für dein internes Team und keine manuelle Gehaltsabrechnung mehr

• Rechtskonformität in über 60 Ländern durch unsere Rechtsexpert:innen vor Ort

• Geringer Verwaltungskosten für die Gehaltsabrechnung

• Zentralisierung der Gehaltsabrechnung und Zugriff auf Daten- und Reporting-Tools

Die globale Gehaltsabrechnung muss nicht kompliziert sein. Kontaktiere Remote jetzt und erfahre, wie wir dir helfen können, ein globales Team aufzubauen. Bereit? Dann registriere dich jetzt, um sofort mit dem Onboarding internationaler Auftragnehmer:innen und Mitarbeiter:innen loszulegen.

Bezahle dein globales Team mit G2s Leader für internationale Gehaltsabrechnung

Konsolidiere deine Gehaltsabrechnung mit Remote, um deine Kosten zu senken, Steuerangelegenheiten zu erledigen, Benefits zu verwalten und weltweite Rechtskonformität zu gewährleisten.

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