Wie Unternehmen ihre Personalkosten senken

Wie Unternehmen Personalkosten sparen können

Die Personalkosten gehören in fast allen Unternehmen zu den größten Ausgaben. Ohne seine Mitarbeiter:innen kann kein Betrieb funktionieren. Und in den meisten Unternehmen ist es nicht damit getan, sich am Ende des Monats kurz hinzusetzen und ein paar Schecks auszustellen.

Personalkosten umfassen in der Regel das Gehalt selbst sowie einer ganzen Reihe von Nebenkosten wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge wie Arbeitslosenversicherung, Krankenversicherung. Wenn du Beschäftigte im Ausland hast, kommen möglicherweise noch weitere Kosten hinzu. Nicht zu vernachlässigen sind auch die Kosten für die Mitarbeiter:innen, die sich um die Gehaltsabrechnung in deinem Unternehmen kümmern, sowie für die Tools und die nötige Infrastruktur.

Wenn dein Unternehmen wächst, wachsen auch deine Personalkosten. Was allerdings auch mitwächst, ist der Druck, die Kosten zu senken und die Performance zu steigern. Zum Glück gibt es Einsparpotenziale, die kein Risiko für die Produktion darstellen.

Wachstumsorientierte Unternehmen können ihre Personalkosten auf mehrere Arten senken. Zum einen können sie Mitarbeiter:innen in anderen Ländern einstellen oder mit internationalen Auftragnehmer:innen zusammenarbeiten. Zum anderen können sie die Gehaltsabrechnung auslagern und skalieren. Drittens können sie in ihre Unternehmenskultur investieren, um die besten Talente anzuziehen und zu halten. Auch das senkt langfristig die Kosten.

Klingt kompliziert? Ist es aber nicht. Sehen wir uns gemeinsam die Grundlagen an.

Selbstständige Auftragnehmer:innen

Durch die Auslagerung bestimmter Tätigkeiten an externe Auftragnehmer:innen im In- und Ausland können Unternehmen Personalkosten sparen. Und so geht's:

• Lohnsteuer: Die Regeln sind nicht in allen Ländern gleich, aber im Allgemeinen fällt auf Honorare für freie Auftragnehmer:innen keine Lohnsteuer an. Allein dadurch reduzieren sich die Personalkosten deutlich.

• Bezahlter Urlaub und Benefits: Außerdem entfallen in der Regel gesetzliche Zusatzleistungen wie bezahlter Urlaub oder Krankenversicherungsbeiträge.

• Gehälter: Du kannst Verträge mit Auftragnehmer:innen über eine Woche oder mehrere Monate abschließen. Die Honorare von Selbstständigen liegen häufig deutlich unter dem, was dich Festangestellte kosten würden.

• Abfindungen und Boni: Selbständige Auftragnehmer:innen erhalten üblicherweise keine Abfindungs- oder Bonuszahlungen. Wenn du mit einem oder einer Auftragnehmer:in nicht zufrieden bist, kannst du die Geschäftsbeziehung ganz einfach beenden und Ersatz suchen.

Besondere Vorteile von internationalen Auftragnehmer:innen

Die Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen im Ausland bietet einige wichtige Vorteile:

• Schnelligkeit: Selbstständige Auftragnehmer:innen können viel schneller mit der Arbeit beginnen als fest angestellte Mitarbeiter:innen. Der bürokratische Aufwand ist deutlich geringer und es besteht kaum Schulungsbedarf, was dir viel Zeit – und auch Geld – spart.

• Größerer Talentpool: Deine Suche nach Talenten beschränkt sich jetzt nicht mehr nur auf deine direkte Umgebung, sondern dir steht plötzlich die gesamte Welt offen. Du kannst so Menschen mit neuen Fähigkeiten und Sichtweisen in dein Unternehmen holen. So wirst du auch für qualifizierte Kandidat:innen interessant, die vielleicht keine Festanstellung wünschen.

• Ortskenntnis: Selbstständige Partner:innen im Ausland kennen die Gegebenheiten in ihrem Land, was besonders beim geplanten Eintritt in neue Märkte von entscheidendem Vorteil sein kann.

• Flexiblere Skalierung: Da du mit Auftragnehmer:innen keine langfristige Bindung eingehst, kannst du deinen Personalbedarf jederzeit erhöhen oder reduzieren. So kann dein Unternehmen schneller auf Marktentwicklungen reagieren und kurzfristige Chancen optimal nutzen.

• Vielfalt: Eine große Bandbreite unterschiedlicher Kompetenzen und Perspektiven kann einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen. Diversität und Vielfalt stärken die Innovation und sind gerade auf dem globalen Markt von hohem Wert.

In Remotes Expertenleitfaden zur Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen im Ausland findest du weitere Informationen.

Angestellte vs. Auftragnehmer:innen

Angestellte und Auftragnehmer:innen sind zwei vollkommen unterschiedliche Arten, für ein Unternehmen zu arbeiten, und werden in jedem Land anders definiert. Die Gesetzeslage kann sich in den einzelnen Ländern erheblich unterscheiden. Insbesondere mit dem Aufkommen der Remote-Arbeit und der verstärkten Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen, passiert in diesem Bereich gerade sehr viel.

Ganz allgemein gilt: Angestellte sind direkt beim Unternehmen beschäftigt und haben dort eine definierte Rolle. Auftragnehmer:innen werden hingegen für bestimmte Projekte beauftragt und verfügen häufig über Kompetenzen, die dem Unternehmen fehlen. In diesem Fall ist das Unternehmen ein Auftraggeber bzw. Kunde und nicht der Arbeitgeber.

Als Arbeitgeber haben Unternehmen weit mehr Kontrolle über ihre Angestellten als Auftraggeber über ihre Auftragnehmer:innen. Typische Kriterien zur Abgrenzung zwischen Angestellten und Auftragnehmer:innen sind:

1. Das Unternehmen bestimmt den Zeitpunkt, den Ort und die Art und Weise der Arbeit, die der oder die Mitarbeiter:in zu leisten hat.

2. Der oder die Mitarbeiter:in wird vom Unternehmen geschult.

3. Der oder die Mitarbeiter:in erhält ein regelmäßiges Gehalt.

4. Der oder die Mitarbeiter:in kümmert sich um wesentliche operative Aspekte des Unternehmens.

5. Das Arbeitsverhältnis erstreckt sich über einen langen Zeitraum.

Beachte bitte, dass diese Liste bei Weitem nicht vollständig ist. Informiere dich genau, was in den Ländern gilt, die für dich relevant sind. In unserem Expertenleitfaden findest du darüber hinaus wichtige Informationen zu den Gefahren der Scheinselbstständigkeit findest du weitere Informationen.

Das Risiko der Scheinselbstständigkeit

Der weltweite Erfolg der Gig-Plattformen hat auch dazu geführt, dass viele Länder ihren Kampf gegen die Scheinselbstständigkeit – d. h. die missbräuchliche Einstufung von De-facto-Angestellten als freie Auftragnehmer:innen – verstärkt haben.

Bußgelder

Vielerorts wird jeder Fall von Scheinselbstständigkeit mit einer Geldstrafe belegt, die sehr hoch sein kann. Und wenn einem Unternehmen Vorsatz nachgewiesen werden kann, können die Bußgelder noch einmal empfindlich steigen.

Steuernachzahlungen, Strafzinsen und Steuerstrafen

Wer seine Angestellten als selbstständige Auftragnehmer:innen behandelt, zahlt keine Lohnsteuer. Wenn der Betrug aber auffliegt, verlangen die meisten Staaten eine Nachzahlung der geschuldeten Lohnsteuer. Und das können schmerzhafte Beträge sein. Aber damit ist es meist nicht getan: Häufig musst du noch hohe Strafen bezahlen und Verzugszinsen auf nicht bezahlte Steuern leisten. Je nach Anzahl und Dauer der missbräuchlichen Arbeitsverhältnisse können die Kosten also durchaus existenzgefährdende Ausmaße annehmen.

Nachzahlung von Gehältern und Sozialabgaben

Vielleicht war das bezahlte Honorar ja niedriger als das Gehalt, das dem oder der Angestellten eigentlich zusteht? Diese Differenz musst du unter Umständen nachzahlen. Außerdem hast du keine Sozialabgaben bezahlt und andere Zusatzleistungen einbehalten, die du nun ebenfalls nachträglich abgelten musst.

Juristische Probleme

Scheinselbstständigkeit stellt ein rechtliches Risiko für dein Unternehmen dar – seien es Klagen deiner Mitarbeiter:innen oder behördliche Untersuchungen. Sobald eine Rechtsstreitigkeit vor Gericht landet, wird es schnell richtig teuer, und leidet mit großer Wahrscheinlichkeit der Ruf deines Unternehmens. In letzter Konsequenz können die Behörden dir sogar die Geschäftslizenz in ihrem Land entziehen.

Rufschädigung

Die Reputation deines Unternehmens kann großen Schaden nehmen, wenn es in den Verdacht gerät, seine Beschäftigten nicht ordnungsgemäß zu bezahlen und zu versichern. Das kann es dir schwer machen, qualifizierte Mitarbeiter:innen zu finden und das Vertrauen der Menschen in deine Marke zu wahren.

Ausführliche Informationen zu den Konsequenzen von Scheinselbstständigkeit findest du in unserem Leitfaden zu diesem Thema findest du weitere Informationen.

Scheinselbstständigkeit vermeiden

Die möglichen Folgen einer Scheinselbstständigkeit überwiegen niemals die möglichen Kosteneinsparungen. Es liegt im ureigensten Interesse jedes Unternehmens, seine Beschäftigten richtig zu klassifizieren.

Kenne die lokalen Gesetze und Vorschriften

Informiere dich ausführlich über die Beschäftigungskategorien und Klassifizierungskriterien in den Ländern deiner Auftragnehmer:innen. Sie können in den einzelnen Ländern sehr unterschiedlich sein und ohne Vorankündigung geändert werden. Wenn es in deiner Rechtsabteilung niemanden gibt, der sich mit der globalen gesetzlichen Lage zu selbstständiger Arbeit auskennt und entsprechend auf dem Laufenden bleibt, benötigst du möglicherweise externe Hilfe von einem spezialisierten Anbieter findest du weitere Informationen.

Setze Auftragnehmer:innen für geeignete Aufgaben ein

Achte darauf, dass du deinen selbstständigen Auftragnehmer:innen nur geeignete Arbeiten überträgst. Typische Bereiche, die häufig outgesourct werden, sind etwa Kundenservice, Datenspeicherung, Marketing, technische Entwicklung und Design. Im Unternehmen sollten alle Tätigkeiten verbleiben, die wesentlich für den Gewinn und die Funktion des Unternehmens sind, etwa Strategie- und Produktentwicklung. Vertrieb, Vertragsabschlüsse, weitreichende Entscheidungen, Managementaufgaben und Ähnliches sollten von Festangestellten übernommen werden.

Arbeite mit einem globalen Personaldienstleister

Die Kriterien für die Klassifizierung von Arbeitskräften entwickeln sich kontinuierlich weiter. Das ist unter anderem eine Reaktion auf den Siegeszug der Gig-Plattformen, die immer mehr Menschen auf der ganzen Welt für ihr Neben- oder sogar Haupteinkommen nutzen. Zudem gibt es immer mehr Menschen, die remote oder immer wieder in einem anderen Land arbeiten. Es kann also sein, dass du dich mit der Gesetzeslage mehrerer Länder auskennen musst.

Du kannst deine Compliance-Risiken aber erheblich vermindern, wenn du mit einem spezialisierten HR-Dienstleister wie Remote zusammenarbeitest. Registriere dich jetzt und beginne direkt mit dem Onboarding deiner internationalen Auftragnehmer:innen.

Weitere wichtige Aspekte der Arbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen

Schutz deines geistigen Eigentums

Auch die Gesetze zum Schutz des geistigen Eigentums sind von Land zu Land unterschiedlich. Bei der Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen im Ausland begibst du dich also auch hier auf unbekanntes Terrain. Du musst umsichtig handeln, damit du nicht plötzlich in einem anderen Land deine Erfinderrechte vor Gericht verteidigen musst. Mehr dazu erfährst du in unserem Leitfaden zu geistigem Eigentum und Erfinderrechten für verteilte Teams.

Betriebsstättenrisiko

„Betriebsstätte“ ist ein steuerrechtlicher Begriff für Unternehmen, die nach Einschätzung der Behörden ausreichend in einem Land etabliert sind, um dort die üblichen Unternehmenssteuern zu zahlen. Dazu musst du nicht einmal Angestellte im Land haben. Schon wenn deine Auftragnehmer:innen bestimmte Tätigkeit ausüben und dein Unternehmen in gewissem Maße vertreten, kann das genügen, um eine Betriebsstätte zu etablieren. In unserem Artikel über das Betriebsstättenrisiko gehen wir ausführlich auf diese Thematik ein.

Vertragsabschluss, Verwaltung und Bezahlung von Auftragnehmer:innen im Ausland

Es gibt über eine Milliarde selbstständiger Auftragnehmer:innen auf der Welt. Da es sehr einfach geworden ist, mit Selbstständigen im Ausland zusammenzuarbeiten, sind das über eine Milliarde potenzielle Arbeitskräfte für dein Unternehmen. Das bedeutet für dein Unternehmen, dass du dir vielfältige Kompetenzen an Bord holen kannst, für die sich etwas Planung und Investition durchaus lohnen. Wir haben einige Tipps für dich zusammengestellt, die dir den Anfang erleichtern sollen.

Zahlungsmethoden und Fremdwährungen

So wie fest angestellte Mitarbeiter:innen können auch Auftragnehmer:innen im Ausland auf unterschiedliche Weise bezahlt werden, etwa über Remote, per Scheck, Banküberweisung, PayPal oder Venmo. Du solltest dich für eine Zahlungsmethode entscheiden, bevor du Aufträge vergibst.

Bei Zahlungen ins Ausland musst du natürlich auch Währungen und Wechselkurse berücksichtigen. In vielen Ländern bist du gesetzlich dazu verpflichtet, deine Arbeitskräfte in der Lokalwährung zu bezahlen. Selbstständige Auftragnehmer:innen sind aber manchmal davon ausgenommen.

Remote hat einen eigenen ausführlichen Leitfaden zur Bezahlung von internationalen Auftragnehmer:innen verfasst.

Vergütungsstruktur für internationale Auftragnehmer:innen

Im Unterschied zu Angestellten beziehen Auftragnehmer:innen kein festes und regelmäßiges Gehalt. Stattdessen stellen sie Rechnungen aus und legen den Preis für ihre Leistungen selbst fest. Dieser Umstand ist auch wichtig, um sich vor dem Verdacht der Scheinselbstständigkeit zu schützen.

Es gibt verschiedene Abrechnungsmethoden für Auftragnehmer:innen:

• Zeitbasierte Abrechnung: Du bezahlst die Auftragnehmer:innen nach den tatsächlich geleisteten Stunden oder Tagen.

• Projektbasierte Abrechnung: Die Auftragnehmer:innen erhalten ein festes Honorar pro Projekt.

• Retainer: Du bezahlst am Anfang des Monats oder des Quartals einen Grundbetrag, der ein gewisses Arbeitspensum abdeckt. Darüber hinausgehende Tätigkeiten werden separat abgerechnet.

• Vorauszahlung: Du bezahlst die Arbeitsleistung im Voraus. Es ist gängige Praxis für Auftragnehmer:innen, einen Teil der Bezahlung im Voraus zu verlangen.

• Bei Lieferung: Du bezahlst die erbrachte Leistung, nachdem du sie erhalten hast.

Wenn du nicht sicher bist, wie du vorgehen solltest, ist Remote für dich da. Wir helfen dir gerne bei der Bezahlung und Verwaltung von Auftragnehmer:innen in Ländern rund um den Globus.

Vermeide Überstunden

Überstunden kosten Unternehmen viel Geld. Die Stundensätze sind häufig wesentlich höher und es gibt länderübergreifend unterschiedliche Regelungen, wann genau die Regelarbeitszeit endet und Überstunden beginnen. Zudem sind lange und unvorhersehbare Arbeitstage schlecht für die Produktivität und die Arbeitsmoral. In manchen Ländern müssen Unternehmen nach einer Überstundenschicht sogar Sonderurlaub gewähren, was die Arbeitsplanung nur noch weiter erschwert.

Du solltest bei der Arbeitsplanung also versuchen, Überstunden so weit wie möglich zu reduzieren oder ganz zu eliminieren. Das ist nicht immer einfach, aber in vielen Fällen ist es sogar günstiger, zusätzliche Arbeitskräfte anzustellen oder Projektabgabefristen zu verschieben, statt regelmäßige Überstunden zu verlangen.

Wir haben einige Tipps zusammengestellt, wie du Überstunden vermeiden kannst:

• Flexible Arbeitszeiten: Biete deinen Beschäftigen die Möglichkeit, dann zu arbeiten, wenn sie am produktivsten sind.

• Sorgsame Projektplanung: Plane genügend Zeit ein, sodass deine Teams keine Überstunden machen müssen.

• Asynchrone Arbeit: findest du weitere Informationen. Asynchrones Arbeiten steigert deine Flexibilität und damit die Produktivität.

• Externe Auftragnehmer:innen: Nutze sie, um Bedarfsspitzen ohne teure Überstunden abzudecken. Beachte aber, dass Arbeitszeitregelungen in vielen Ländern auch für Selbstständige gelten.

Integriere deine Payroll-Systeme

Ein beträchtliches Einsparungspotenzial liegt in der Verknüpfung der Gehaltsabrechnung mit anderen wichtigen HR-Prozessen im Unternehmen, vom Bewerber-Tracking und der Einstellung bis hin zum On- und Offboarding. Das kann Geld sparen durch:

• Geringerer Schulungsaufwand und weniger Leerzeiten

• Schnellere Bearbeitung von HR-Aufgaben

• Vermeidung von Compliance-Problemen

• Weniger menschliche Fehler

Remote arbeitet mit verschiedenen Anbietern von führenden HR-Lösungen zusammen, darunter Greenhouse und BambooHR. Unsere Kunden können dadurch verschiedene HR-Tools kombinieren, um viel Zeit und Geld zu sparen. Nähere Informationen zur Remote API, über die Anbieter von HR-und Payroll-Lösungen ihre Produkte mit den globalen Personallösungen von Remote verknüpfen können, erhältst du im Remote API Center findest du weitere Informationen.

Automatisiere die Gehaltsabrechnung

Je größer der manuelle Anteil der Gehaltsabrechnung, desto teurer – und fehleranfälliger – ist sie auf lange Sicht. Die Automatisierung senkt Kosten, eliminiert Fehlerquellen und verbessert die Erfahrung deines gesamten Teams im In- und Ausland.

Wie funktioniert die Automatisierung?

Die globale Gehaltsabrechnung kann so komplex sein, dass viele Unternehmen sie nicht alleine verwalten können. Remote hilft Unternehmen jeder Größe bei der Bezahlung und Verwaltung ihrer globalen Teams. Ob für eine einzige Person oder für Tausende über den Globus verteilte Mitarbeiter:innen – Remote kann dir bei der Automatisierung der Gehaltsabrechnung helfen.

So funktioniert’s

• Gib an, ob deine Arbeitskräfte Mitarbeiter:innen oder Auftragnehmer:innen sind. Auch wenn das Onboarding von Auftragnehmer:innen einfacher ist, bieten Mitarbeiter:innen langfristig einige Vorteile. Die Wahl liegt bei dir.

• Gib an, ob dein Unternehmen Niederlassungen in den Ländern hat, in denen deine Mitarbeiter:innen leben. Wenn nicht oder nicht überall, bist du auf die Dienste eines Employer of Record findest du weitere Informationen.

• Erstelle ein attraktives Vergütungspaket.Informiere dich über die Erwartungen der lokalen Fachkräfte in deiner Branche.

• Schütze dein geistige Eigentum. Nicht alle Payroll-Lösungen haben auch adäquate Schutzmechanismen für geistiges Eigentum. Der Remote IP Guard schützt das geistige Eigentum und Erfinderrechte deines Unternehmens auf der ganzen Welt.

Was ist ein Payroll-Programm?

Ein Payroll-Programm automatisiert und beschleunigt die globale Gehaltsabrechnung in Unternehmen. Es handelt sich dabei um einen allgemeinen Begriff für die Services verschiedener Personaldienstleister, darunter Anbieter globaler Payroll-Lösungen, Employers of Record, Payroll-Administrator:innen und viele andere. Bevor du dich für die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister entscheidest, solltest du genau prüfen, ob seine Services alle deine Anforderungen abdecken.

Warum spart die automatisierte Gehaltsabrechnung Kosten?

• Niedrigere Verwaltungskosten: Mit einem automatisierten System brauchst du keine Mitarbeiter:innen für sich wiederholende Aufgaben. Eine Payroll-Software kann dein Team entlasten, sodass es mehr Zeit für wertschöpfende Aufhaben hat.

• Schnellere Bearbeitung: Computer können Berechnungen und Routineaufgaben deutlich schneller als Menschen erledigen.

• Weniger Fehler: Menschen können viele Sachen ganz hervorragend, machen aber auch Fehler – ganz besonders bei der Arbeit mit Zahlen und genauen Details. Die Automatisierung von monotonen Arbeiten führt zu weniger menschlichen Fehlern.

• Zusammengeführte Informationen: Automatisierte Systeme führen Daten aus unterschiedlichsten Quellen an einem Ort zusammen, sodass deine Mitarbeiter:innen nicht für mehrere Systemen geschult werden müssen.

Auch dein Unternehmen kann viel Zeit und Ressourcen sparen, wenn es die internationale Gehaltsabrechnung einem Partner wie Remote überlässt. Überzeuge dich selbst, wie einfach es mit Remote ist, die Gehaltsabrechnung für mehreren Ländern durchzuführen.

Umstellung auf Remote-Arbeit

Nicht jede Arbeit in jedem Unternehmen kann aus der Ferne erledigt werden. Wo es aber möglich ist, ergeben sich enorme Einsparpotenziale für Arbeitgeber und viele attraktive Verbesserungen der Lebensqualität für Mitarbeiter:innen.

Wo liegen die Vorteile der Remote-Arbeit?

Remote-Arbeit kann die Personalkosten maßgeblich senken, und zwar durch:

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Zahlreiche Studien belegen, dass Remote-Arbeitskräfte zufriedener sind, dadurch mehr leisten und seltener kündigen.

• Höhere Produktivität: Für jede und jeden von uns gibt es Tages- und Wochenzeiten, an denen wir mehr oder weniger leistungsfähig sind. Remote-Arbeitskräfte können ihre Arbeitszeiten an ihren natürlichen Rhythmus anpassen.

• Weniger Abwesenheit: Da Remote-Arbeitskräfte ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen können, müssen sie nicht wegen jedes Arzttermins oder anderer privater Verpflichtungen gleich einen ganzen Tag freinehmen.

• Niedrigere Bürokosten: Wenn du weniger Mitarbeiter:innen im Büro beschäftigst, kommst du auch mit einem kleineren Büro aus. Noch besser: Wenn dein Unternehmen vollständig remote arbeitet, brauchst du überhaupt kein Büro mehr!

Die Globalisierung ihrer Belegschaften bietet Unternehmen die einzigartige Chance, Geld zu sparen und die besten Talente zu finden. Weitere Informationen findest du in unserem Leitfaden zu den Vorteilen der Globalisierung.

Etablierung einer Remote-first-Kultur

Die meisten Unternehmen haben schon gewisse Erfahrungen mit Remote-Arbeit gesammelt. Um aber die Vorteile vollständig ausschöpfen zu können, musst du eine Remote-first-Kultur etablieren. Das bedeutet nicht, dass du dein Büro sofort schließen musst, sondern dass du optimalen Bedingungen für Remote-Arbeit eine hohe Priorität einräumst. Nähere Informationen dazu findest du in unserem Leitfaden zum Aufbau einer inklusiven Remote-Arbeitskultur.

Verbessere die Bindung von Mitarbeiter:innen

Auch eine bessere Mitarbeiterbindung führt zu erheblichen Kosteneinsparungen. Die Suche, Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen kostet viel Geld: Im Durchschnitt verschlingt die Neubesetzung einer Stelle ein Drittel des dafür gebotenen Jahresgehalts. Wenn in kurzer Zeit immer wieder hochqualifizierte Fachkräfte ersetzt werden müssen, wird es schnell sehr teuer.

Die Kosten der Personalfluktuation

Überlege dir, was für die Neubesetzung einer Stelle alles nötig ist:

• Ausschreibung, Bewerbungsgespräche und Referenzprüfungen

• Einstellungsboni und andere Benefits

• Onboarding und Schulungen

• Einarbeitungszeiten, bis neue Mitarbeiter:innen selbstständig arbeiten können

• Überlastung von Kolleg:innen, die die Arbeit ihrer ehemaligen Kolleg:innen übernehmen müssen, und zusätzliche Kosten für ihre Überstunden

• Verlust von Unternehmenswissen

• Störung der Kundenbetreuung

Strategien zur Stärkung der Mitarbeiterbindung

Es gibt Strategien, die helfen, deine Mitarbeiter:innen länger im Unternehmen zu halten und die Personalkosten zu senken.

• Angemessene, korrekte und pünktliche Bezahlung: Wir alle möchten uns darauf verlassen können, dass wir pünktlich und in voller Höhe bezahlt werden. Ein Partner wie Remote stellt sicher, dass deine Arbeitskräfte überall auf der Welt einfach und zuverlässig zu ihrem Geld kommen.

• Attraktive Benefits: Schneide dein Benefitspaket auf den anvisierten Markt zu. Wenn du Menschen im Ausland einstellen möchtest, wende dich an einen Partner, der mit dem betreffenden Markt vertraut ist. Jedes Land ist anders und schreibt möglicherweise Sozialabgaben für Angestellte vor, mit denen du gar nicht rechnest. Auch hier kann Remote dich unterstützen.

• Remote-first-Kultur: Führe Remote-first-Praktiken ein, um deinen Remote-Arbeitskräften zu vermitteln, dass sie vollwertige Mitglieder deines Unternehmens sind. Wer sich zugehörig fühlt, möchte wahrscheinlich bleiben. Dieses Zugehörigkeitsgefühl zu schaffen, beginnt bereits am ersten Tag. Mehr dazu findest du in unserem Leitfaden zum Onboarding internationaler Arbeitskräfte.

Die schnellste und sicherste Art, deine Payroll-Prozesse zu konsolidieren

Es gibt viele Möglichkeiten, die Personalkosten niedrig zu halten. Für viele Unternehmen bietet die Auslagerung der internationalen Gehaltsabrechnung eines der höchsten Einsparpotenziale.

Remotes globale Payroll--Lösungen liefern das geeignete Rahmenwerk für viele Strategien zur Kostenminderung:

• Wir vereinen EOR-Leistungen (Employer of Record), weltweite Zahlungen an Auftragnehmer:innen und die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen für deine internationalen Niederlassungen auf einer gemeinsamen Plattform.

• Wir konsolidieren die Gehaltsabrechnung mit einem breiten Portfolio an Lösungen zur Verwaltung und Bezahlung deiner internationalen Teams.

• Wir sorgen für lokale Rechtskonformität in allen Ländern. Unserer Expert:innen vor Ort halten dein Unternehmen über lokale Gesetzesänderungen auf dem Laufenden und stellen sicher, dass es alle geltenden Vorschriften einhält.

• Wir reduzieren die Gehaltsabrechnungskosten und vereinfachen die Zahlungsabwicklung.

• Mit unserer Fair-Preis-Garantie findest du nie überraschende Posten auf deiner Remote-Rechnung. Wir haben keine verborgenen Gebühren, keine Prozentaufschläge und nichts, was wir im Kleingedruckten verstecken. Wir bieten erstklassigen Service für dein erstklassiges Team.

Registriere dich jetzt und beginne direkt mit dem Onboarding von Angestellten und Auftragnehmer:innen!

Du benötigst weitere Informationen? Kontaktiere uns und jemand aus unserem Team wird sich in Kürze bei dir melden.

5. Automate payroll processing

The more manual your payroll process is, the more expensive it is in the long run — and the greater the chances for human error. Automating payroll processing can reduce payroll expenses while eliminating errors and improving the experience for your team, both at home and internationally.

How does automating payroll processing work?

Global payroll management is complex to handle on your own. Fortunately, Remote makes it easy for businesses of all sizes to pay and manage their global teams. Whether you have just one person or a team of thousands spread across the globe, Remote can help you automate your payroll.

Here’s how it works:

• Decide whether to pay workers as employees or contractors. Contractors are simpler to onboard, but employees have several advantages in the long run. Which option you choose is up to you.

• Determine whether you have entities in the countries where your workers live. If you don’t have a local legal entity in every country where you want to hire, you’ll need to work with an employer of record.

• Create a competitive compensation package. When you hire in other countries, you need to be aware of what local employees expect in your industry.

• Protect your intellectual property. Not all global payroll solutions provide the intellectual property protections you need. With Remote IP Guard, you can rest easy knowing your IP is protected all around the world.

What are payroll processing programs?

A payroll processing program can automate and speed up the global payroll process on your behalf. Payroll processing programs is a general term that may include global payroll providers, employers of record, payroll administrators, and other types of HR partners. Before working with any outsourced payroll solution, understand exactly what is and isn’t covered in your partnership agreement.

How does automated payroll processing save you money?

• Reduces payroll costs: With an automated system, you don’t have to pay workers to perform repetitive tasks. Automated payroll software lightens the load for your team, allowing them to do more and worry less.

• Increases speed: Computers are much faster than people at making calculations and performing repetitive tasks.

• Reduces errors: People are great at a lot of things, but we tend to make mistakes, especially where details and numbers are involved. Automating repetitive tasks eliminates payroll errors that humans may overlook.

• Centralizes information: An automated system puts everything in the same place, reducing the need to train workers on multiple systems.

Outsourcing international payroll with a partner like Remote can help you save money and manage global payroll. See how easy it is to run payroll for multiple countries using Remote!

6. Switch to remote work

Not every job at every company can be done remotely, but when it’s suitable, remote work offers massive savings for employers — and some great quality-of-life improvements for employees.

What are the advantages of remote work?

Remote work can save businesses money on payroll in the following ways:

• Increasing worker satisfaction. Studies show that people who can work remotely are happier, which comes with better performance at work and lower turnover.

• Increasing productivity. Everyone has times of the day or week when they are more or less productive. Remote work lets employees work when and where they work best.

• Reducing unexcused absences. Workers who can get their work done on their own time in their own spaces can schedule work around other parts of their lives, meaning they don’t have to take leave for every small interruption.

• Reducing office overhead. If you have fewer workers in the office, you don’t need as much office. Even better — try going fully remote and eliminating the office entirely!

Taking your company global is a great way to save money while accessing the best talent. Learn more about the benefits of globalization in our helpful guide.

Adopt remote-first work practices

Most companies have experimented with at least some level of remote work. However, to create a truly welcoming remote-first environment, you must adopt remote-first work practices. Going remote-first does not mean you have to shut down your office, but it does mean you have to think about the experience of your remote workers more deliberately. Our guide to creating a more inclusive workplace for remote workers has more information.

7. Improve employee retention

Improving employee retention also comes with significant cost savings. It’s cheaper to retain a current employee than to hire (and train) a new employee. On average, replacing an employee costs 33% of their annual salary. For more expensive employees, like engineers or senior leaders, those numbers can add up quickly.

The costs of employee turnover

Consider all the factors that contribute to employee turnover expenses:

• Time and money spent recruiting, interviewing, and verifying references

• Signing bonuses and other paid benefits

• Training and onboarding periods

• Ramp-up periods for employees to become fully independent in their roles

• Lower morale and increased overtime pay as others pick up the slack from departed colleagues

• Loss of institutional knowledge

• Disruption for clients

Employee retention strategies

The following strategies can help you improve employee retention and save money on payroll costs.

• Pay employees appropriately, accurately, and on time. Nobody wants to worry about where their check is coming from. Working with a partner like Remote allows you to pay your workers on time easily and reliably, no matter where they are in the world.

• Provide attractive benefits. Design benefits packages that are appropriate for the market in which you’re hiring. If you’re hiring internationally, you may need to seek guidance from a partner with expertise in those markets. Benefits vary widely from country to country, and staying compliant with your local benefits packages can be tricky. This is another area where Remote can help.

• Adopt remote-first practices. Better remote work practices help remote workers feel like part of the team. When people feel connected, they’re more likely to want to stay. Creating that sense of belonging starts on day one, so see our guide for more on onboarding international workers.

The fastest, safest way to consolidate your payroll processes

There are many ways to reduce payroll costs. For most companies, a strategy that includes outsourcing international payroll offers the most opportunities to save.

Remote’s global payroll solutions offer support for a wide variety of cost-saving strategies:

• We unify global contractor payments, employer of record services, and payroll management for your international entities in one platform.

• We consolidate payroll processing with a variety of solutions for managing and paying your global workers.

• We provide peace of mind with local compliance. Our local experts ensure your company is always informed on local laws and adheres to all applicable regulations.

• We reduce payroll costs and streamline your payment processes.

• With the Fair Price Guarantee, your bill from Remote is never a surprise. No hidden fees, no percentages, and nothing hidden in the fine print. Just first-class service for your world-class team.

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Need more information? Contact us today, and our team will respond quickly to help you grow your business.

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