Guide zur Verwaltung internationaler Gehaltsabrechnungen
Du möchtest wissen, wie du internationale Gehaltsabrechnungen für dein Team managen und gleichzeitig dein Unternehmen mit lokalen Arbeitsrechtbestimmungen in Einklang bringen kannst? Unser Global Payroll Management Guide beinhaltet alle wichtigen Informationen, die du für einen erfolgreichen Start benötigst.
Internationale Gehaltsabrechnungen für globale Teams richtig verwalten
Heutzutage können Unternehmen jeder Größe weltweit qualifizierte Mitarbeiter:innen einstellen. Die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen ist jedoch – selbst für erfahrene Unternehmen – nicht immer einfach.
Internationale Gehaltsabrechnungen umfassen so viel mehr als die reine Abwicklung von Zahlungen an Angestellte. Die passende Lösung zu finden ist vielmehr eine strategische als rein administrative Entscheidung. Das Ziel muss sein, Top-Talente auf der ganz Welt schnell, einfach und unter Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften einzustellen und zu bezahlen.
Nicht alle Anbieter erfüllen jedoch diese Anforderungen. Unternehmen, die sich mit internationalen Gehaltsabrechnungen noch nicht genauer auseinandergesetzt haben, werden schnell auf die vielen Herausforderungen rund um Themen wie Compliance und Besteuerung stoßen – die mit dem richtigen Partner aber effektiv gelöst werden können. Ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen in einem Land, in dem es gerne Mitarbeiter:innen einstellen möchte, keine eigene Niederlassung besitzt, kann der richtige Payroll-Anbieter dem Unternehmen helfen, internationale Mitarbeiter:innen einzustellen. Das Unternehmen spart so viel Zeit und Geld, die für die Eröffnung eines neuen Standortes angefallen wären.
Was umfassen internationale Gehaltsabrechnungen?
Internationale Gehaltsabrechnung wird meist als Sammelbegriff für die weltweite Verwaltung, Bezahlung und das Onboarding von Mitarbeitenden und Auftragnehmern verwendet. Je nachdem, wen du fragst, kann die globale Gehaltsabrechnung etwas so Einfaches wie die Übermittlung von Zahlungen an Auftragnehmer bedeuten oder etwas so Komplexes wie die Beauftragung eines Employer of Record (EOR) für deine Mitarbeiter:innen in diesem Land.
Es gibt drei grundlegende Dienstleistungen, die von Anbietern globaler Gehaltsabrechnungslösungen angeboten werden:
| Erfordert lokale Niederlassung | Beschäftigt Arbeitnehmer:innen in deinem Namen | Schutz von geistigem Eigentum | Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften | Gehaltsabrechnungen für lokale Niederlassungen | Verwaltung von Zusatzleistungen | Bezahlung von Auftragnehmern | |
| Anbieter für globale Einstellungen | |||||||
| Anbieter für lokalisierte Gehaltsabrechnungen | |||||||
| Anbieter für Bezahlung von Auftragnehmern |
Partner
Best Practices für internationale Gehaltsabrechnungen
Sobald du weißt, welche Art von globalen Payroll-Anbieter am besten zu deinem Unternehmen passt, solltest du dir im nächsten Schritt ein paar Best Practice-Beispiele zur Orientierung ansehen.
Schritt 1: Wähle deinen globalen Payroll-Anbieter sorgfältig aus.
Entscheide dich für den Anbieter, der die Bedürfnisse deines Unternehmens am besten erfüllt. Wenn du in einem Land beispielsweise bereits eine Niederlassung besitzt, benötigst du keine umfassenden globalen Payroll-Leistungen. In diesem Fall decken lokalisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste deine Bedürfnisse bereits ab. Für welche Option du dich auch immer entscheidest: achte darauf, dass dein Anbieter eigenständig und nicht von einem Partner abhängig ist.
Schritt 2: Priorisiere die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen.
Achte während und nach der Partnerwahl darauf, dass die Bedürfnisse deines Teams im Vordergrund stehen. Deine Mitarbeiter:innen verdienen einen respektvollen, professionellen und verlässlichen Umgang, unabhängig davon, wo sie leben. Nichts schadet der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen mehr als eine verspätete oder fehlerhafte Zahlung. Nimm dir die Zeit, deine internationale Lösungen für Gehaltsabrechnungen von Anfang an richtig einzurichten. Arbeite eng mit deinem Anbieter zusammen, um die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter:innen zu erfüllen und stelle sicher, dass der Anbieter sich der Verantwortung bewusst ist, die er als Vertreter deines Unternehmens für die Gehaltsabrechnungen trägt.
Schritt 3: Verstehe den Unterschied zwischen einem Arbeitnehmenden und eAuftragnehmer.
Kläre als Nächstes das Verhältnis zwischen deinem Unternehmen und dem Arbeitnehmenden. Rechtsstreitigkeiten im Ausland werden schnell kostspielig ⎼ nicht nur in finanzieller, sondern auch in zeitlicher Hinsicht. Wenn Führungskräfte, Manager:innen und Anwälte Tausende von Kilometern entfernt Gerichtsverfahren bestreiten müssen, verliert das Unternehmen wertvolle Zeit, die es besser an anderer Stelle einbringen könnte. Bei Mitarbeitenden, die im Ausland bezahlt werden, solltest du die Grenzen der Beziehung im Vertrag festhalten. So stellst du klar, ob es sich um Arbeitnehmer:innen oder Auftragnehmer handelt. Je nach Art der Dienstleistung, die du benötigst, kann dir dein globaler Payroll-Anbieter dabei helfen.
Schritt 4: Zahle das richtige Gehalt für die Person, die Funktion und den Standort.
Wenn die Erwartungen an die Beziehung geklärt sind, kommt der nächste wichtige Schritt: Die richtige Bezahlung. Doch wie legst du eine faire Vergütung für Mitarbeiter:innen, die remote arbeiten, fest? Dieser Prozess steht in enger Verbindung mit der Vergütungsphilosophie deines Unternehmens. Manche Unternehmen zahlen allen Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Wohnort das gleiche Gehalt. Andere basieren ihre Gehaltsberechnungen auf der Grundlage der Lebenshaltungskosten in der Region, in welcher der Mitarbeitende lebt. Vergewissere dich, dass die von dir unterbreiteten Angebote für die Stelle, die Region und die Berufserfahrung des Mitarbeitenden wettbewerbsfähig sind. Auch hier kann dir dein globaler Payroll-Anbieter helfen, die lokalen Gehaltsspannen zu verstehen.
Schritt 5: Ziehe in Erwägung, eine lokale Niederlassung zu gründen.
Wichtig ist auch, dass du die langfristigen Ziele deines Unternehmens nicht aus den Augen verlierst. Die Frage, ob die Gründung einer lokalen Niederlassung notwendig ist, hängt von einer Reihe verschiedener Faktoren ab. Wie lange planst du Mitarbeiter:innen vor Ort zu beschäftigen? Wie viele Arbeitnehmer:innen möchtest du einstellen? Mit welcher Art von Partner für die Gehaltsabrechnungen arbeitest du im Land zusammen? Wie hoch sind die Kosten für die Gründung einer Niederlassung? Wenn du dir nicht sicher bist, welche Option für dein Unternehmen am sinnvollsten ist, kann dir dein globaler Payroll-Anbieter bestimmt weiterhelfen.
Schritt 6: Achte besonders auf den Schutz deines geistigen Eigentums.
Wusstest du, dass in einigen Ländern die Rechte an geistigem Eigentum dem Erfinder und nicht dem Auftraggeber zustehen? Wenn du mit Auftragnehmern und Mitarbeitenden im Ausland zusammenarbeitest, solltest du sicherstellen, dass du dein geistiges Eigentum keinen unnötigen Risiken aussetzt. Sprich mit deinem Anbieter internationaler Beschäftigungslösungen darüber, wie du dein geistiges Eigentum im Ausland bestmöglich schützt.
