Guide zur Verwaltung internationaler Gehaltsabrechnungen

Du möchtest wissen, wie du internationale Gehaltsabrechnungen für dein Team managen und gleichzeitig dein Unternehmen mit lokalen Arbeitsrechtbestimmungen in Einklang bringen kannst? Unser Global Payroll Management Guide beinhaltet alle wichtigen Informationen, die du für einen erfolgreichen Start benötigst.

Internationale Gehaltsabrechnungen für globale Teams richtig verwalten

Heutzutage können Unternehmen jeder Größe weltweit qualifizierte Mitarbeiter:innen einstellen. Die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen ist jedoch – selbst für erfahrene Unternehmen – nicht immer einfach.

Internationale Gehaltsabrechnungen umfassen so viel mehr als die reine Abwicklung von Zahlungen an Angestellte. Die passende Lösung zu finden ist vielmehr eine strategische als rein administrative Entscheidung. Das Ziel muss sein, Top-Talente auf der ganz Welt schnell, einfach und unter Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften einzustellen und zu bezahlen.

Nicht alle Anbieter erfüllen jedoch diese Anforderungen. Unternehmen, die sich mit internationalen Gehaltsabrechnungen noch nicht genauer auseinandergesetzt haben, werden schnell auf die vielen Herausforderungen rund um Themen wie Compliance und Besteuerung stoßen – die mit dem richtigen Partner aber effektiv gelöst werden können. Ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen in einem Land, in dem es gerne Mitarbeiter:innen einstellen möchte, keine eigene Niederlassung besitzt, kann der richtige Payroll-Anbieter dem Unternehmen helfen, internationale Mitarbeiter:innen einzustellen. Das Unternehmen spart so viel Zeit und Geld, die für die Eröffnung eines neuen Standortes angefallen wären.

2020

Bericht: Global Workforce Revolution

Willkommen zur größten Revolution in der Geschichte der Arbeit. Arbeitnehmer:innen arbeiten heute nach anderen Regeln, und ihre persönlichen Bedürfnisse und Perspektiven ändern sich schneller denn je. Um für qualifizierte Angestellte attraktiv zu bleiben und Mitarbeiter:innen halten zu können, müssen Unternehmen die an sie gestellten Erwartungen verstehen und erkennen, wo sie in der neuen Ära der Arbeit stehen.

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Internationale Gehaltsabrechnungen

Was umfassen internationale Gehaltsabrechnungen?

Internationale Gehaltsabrechnung wird meist als Sammelbegriff für die weltweite Verwaltung, Bezahlung und das Onboarding von Mitarbeitenden und Auftragnehmern verwendet. Je nachdem, wen du fragst, kann die globale Gehaltsabrechnung etwas so Einfaches wie die Übermittlung von Zahlungen an Auftragnehmer bedeuten oder etwas so Komplexes wie die Beauftragung eines Employer of Record (EOR) für deine Mitarbeiter:innen in diesem Land.

Es gibt drei grundlegende Dienstleistungen, die von Anbietern globaler Gehaltsabrechnungslösungen angeboten werden:

Erfordert lokale NiederlassungBeschäftigt Arbeitnehmer:innen in deinem NamenSchutz von geistigem EigentumEinhaltung arbeitsrechtlicher VorschriftenGehaltsabrechnungen für lokale NiederlassungenVerwaltung von ZusatzleistungenBezahlung von Auftragnehmern
Anbieter für globale EinstellungenNot included
Included
Included
Included
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Included
Anbieter für lokalisierte Gehaltsabrechnungen
Included
Not includedNot includedNot included
Included
Included
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Anbieter für Bezahlung von AuftragnehmernNot includedNot includedNot includedNot includedNot includedNot included
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Services für internationale Einstellungen

Wenn du in dem Land, in dem du Mitarbeiter:innen einstellst, kein offizielles Unternehmen besitzt, brauchst du einen Anbieter für internationale Beschäftigung. Globale Payroll-Anbieter können dann deine Mitarbeiter:innen in deinem Namen beschäftigen – dafür verwenden sie ein Modell, das allgemein als Employer of Record, kurz EOR, bekannt ist. Bei diesem Modell sind deine Angestellten immer noch deine Angestellten, aber der globale Dienstleister fungiert auf dem Papier als Arbeitgeber, damit du deine Mitarbeiter:innen in dem Land legal beschäftigen kannst. Zu den globalen Services gehören Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung von Sonderleistungen, der Schutz geistigen Eigentums und die Übertragung der rechtlichen Pflichten deines Unternehmens als Arbeitgeber in dem jeweiligen Land an deinen Anbieter.

Anbieter für lokalisierten Gehaltsabrechnungen

Anbieter internationaler Gehaltsabrechnungen können dir mit deinen lokalen Gehaltsabrechnungen natürlich auch in Ländern helfen, in denen du bereits eine eigene Niederlassung besitzt. Das ist eine attraktive Option für Unternehmen, die schon erhebliche Investitionen in den Standort getätigt haben und planen, ein großes Team vor Ort aufzubauen. In diesem Fall kümmert sich dein Payroll-Provider um die Lohn- und Gehaltsabrechnungen und die Verwaltung der Zusatzleistungen, stellt die Mitarbeiter:innen aber nicht in deinem Namen  ein. Auch für den Schutz des geistigen Eigentums und die Einhaltung der lokalen Rechtsvorschriften bist du selbst verantwortlich.

Anbieter für Bezahlung von Auftragnehmern

Es kann natürlich vorkommen, dass du mit jemandem in einem anderen Land zusammenarbeiten möchtest, ohne die Person als vollwertigen Mitarbeitenden einstellen zu müssen. In diesem Fall kann dein Payroll-Anbieter bei der Bezahlung der Auftragnehmer helfen. Das ist eine gute Lösung für kurzzeitige Vereinbarungen oder bei der Zusammenarbeit mit Personen, die selbständig bleiben möchten. Unternehmen sollten sich jedoch der lokalen Gesetze und Vorschriften bewusst sein, um Geldstrafen, Bußgelder oder den versehentlichen Verlust geistigen Eigentums zu vermeiden.

Weiterhin solltest du beachten, dass sich die Richtlinien darüber, wann jemand als Arbeitnehmer gilt, von Land zu Land unterscheiden. Der globale Payroll-Anbieter agiert hier als erste Verteidigungslinie gegen die falsche Einstufung von Arbeitnehmern. Weil es einfacher ist, ziehen viele Unternehmen es häufig vor, internationale Mitarbeiter:innen wie Auftragnehmer zu bezahlen. Dies kann das Unternehmen jedoch möglichen Klagen aussetzen, wenn der Auftragnehmer beschließt, ein Arbeitsverhältnis geltend zu machen.

Es ist möglich, unterschiedliche Methoden in verschiedenen Ländern anzuwenden. So könntest du in einem Land Mitarbeiter:innen über einen Anbieter globaler Beschäftigungslösungen einstellen, in einem anderen Land, in dem du bereits ein Unternehmen besitzt, die lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste dieses Anbieters nutzen und denselben Anbieter für die Bezahlung von Auftragnehmern in der ganzen Welt in Anspruch nehmen. Dein internationaler Payroll-Anbieter hilft dir dabei, die ideale Lösung für deine Situation zu finden.

Providers

Arten von internationalen Payroll-Anbietern

Es gibt zwei Arten globaler Payroll-Anbieter: Partnerabhängige globale Gehaltsabrechnungsdienste oder globale Gehaltsabrechnungsdienste mit eigener Niederlassung

Beide Arten von Anbietern können die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Unternehmen weltweit übernehmen und bieten in der Regel auch die drei im vorigen Abschnitt beschriebenen Dienstleistungsarten an. Allerdings verfügen nur einige Anbieter über eigene Niederlassungen vor Ort. Andere verlassen sich auf Drittanbieter, die in den jeweiligen Ländern ihre Dienste für sie erbringen.

Partnerabhängige globale Payroll-Anbieter

Partnerabhängige Anbieter globaler Beschäftigungslösungen lagern ihre Dienstleistungen in den verschiedenen Ländern, in denen sie tätig sind, an Dritte aus. Die Zusammenarbeit mit so einem Partner kann kurzfristig sinnvoll sein ⎼ langfristig jedoch sprechen gegen diese Form der Zusammenarbeit der geringere Schutz des geistigen Eigentums und eine niedrigere Mitarbeiter:innenzufriedenheit (ganz zu schweigen von den extrem hohen Kosten). Wenn möglich, solltest du partnerabhängige Anbieter vermeiden.

Globale Payroll-Anbieter mit eigener Niederlassung

Unabhängige Anbieter globaler Beschäftigungslösungen bieten Arbeitgebern, die Mitarbeiter:innen im Ausland einstellen, umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Gehaltsabrechnungen, Zusatzleistungen, Compliance und Steuern an. Im Gegensatz zu partnerabhängigen Anbietern besitzen unabhängige Dienstleister Niederlassungen in den von ihnen abgedeckten Ländern ⎼ und sind nicht auf Dritte angewiesen.

Partner

Best Practices für internationale Gehaltsabrechnungen

Sobald du weißt, welche Art von globalen Payroll-Anbieter am besten zu deinem Unternehmen passt, solltest du dir im nächsten Schritt ein paar Best Practice-Beispiele zur Orientierung ansehen.

Best Practice-Beispiele

Schritt 1: Wähle deinen globalen Payroll-Anbieter sorgfältig aus.

Entscheide dich für den Anbieter, der die Bedürfnisse deines Unternehmens am besten erfüllt. Wenn du in einem Land beispielsweise bereits eine Niederlassung besitzt, benötigst du keine umfassenden globalen Payroll-Leistungen. In diesem Fall decken lokalisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste deine Bedürfnisse bereits ab. Für welche Option du dich auch immer entscheidest: achte darauf, dass dein Anbieter eigenständig und nicht von einem Partner abhängig ist.

Schritt 2: Priorisiere die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen.

Achte während und nach der Partnerwahl darauf, dass die Bedürfnisse deines Teams im Vordergrund stehen. Deine Mitarbeiter:innen verdienen einen respektvollen, professionellen und verlässlichen Umgang, unabhängig davon, wo sie leben. Nichts schadet der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen mehr als eine verspätete oder fehlerhafte Zahlung. Nimm dir die Zeit, deine internationale Lösungen für Gehaltsabrechnungen von Anfang an richtig einzurichten. Arbeite eng mit deinem Anbieter zusammen, um die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter:innen zu erfüllen und stelle sicher, dass der Anbieter sich der Verantwortung bewusst ist, die er als Vertreter deines Unternehmens für die Gehaltsabrechnungen trägt.

Schritt 3: Verstehe den Unterschied zwischen einem Arbeitnehmenden und eAuftragnehmer.

Kläre als Nächstes das Verhältnis zwischen deinem Unternehmen und dem Arbeitnehmenden. Rechtsstreitigkeiten im Ausland werden schnell kostspielig ⎼ nicht nur in finanzieller, sondern auch in zeitlicher Hinsicht. Wenn Führungskräfte, Manager:innen und Anwälte Tausende von Kilometern entfernt Gerichtsverfahren bestreiten müssen, verliert das Unternehmen wertvolle Zeit, die es besser an anderer Stelle einbringen könnte. Bei Mitarbeitenden, die im Ausland bezahlt werden, solltest du die Grenzen der Beziehung im Vertrag festhalten. So stellst du klar, ob es sich um Arbeitnehmer:innen oder Auftragnehmer handelt. Je nach Art der Dienstleistung, die du benötigst, kann dir dein globaler Payroll-Anbieter dabei helfen.

Schritt 4: Zahle das richtige Gehalt für die Person, die Funktion und den Standort.

Wenn die Erwartungen an die Beziehung geklärt sind, kommt der nächste wichtige Schritt: Die richtige Bezahlung. Doch wie legst du eine faire Vergütung für Mitarbeiter:innen, die remote arbeiten, fest? Dieser Prozess steht in enger Verbindung mit der Vergütungsphilosophie deines Unternehmens. Manche Unternehmen zahlen allen Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Wohnort das gleiche Gehalt. Andere basieren ihre Gehaltsberechnungen auf der Grundlage der Lebenshaltungskosten in der Region, in welcher der Mitarbeitende lebt. Vergewissere dich, dass die von dir unterbreiteten Angebote für die Stelle, die Region und die Berufserfahrung des Mitarbeitenden wettbewerbsfähig sind. Auch hier kann dir dein globaler Payroll-Anbieter helfen, die lokalen Gehaltsspannen zu verstehen.

Schritt 5: Ziehe in Erwägung, eine lokale Niederlassung zu gründen.

Wichtig ist auch, dass du die langfristigen Ziele deines Unternehmens nicht aus den Augen verlierst. Die Frage, ob die Gründung einer lokalen Niederlassung notwendig ist, hängt von einer Reihe verschiedener Faktoren ab. Wie lange planst du Mitarbeiter:innen vor Ort zu beschäftigen? Wie viele Arbeitnehmer:innen möchtest du einstellen? Mit welcher Art von Partner für die Gehaltsabrechnungen arbeitest du im Land zusammen? Wie hoch sind die Kosten für die Gründung einer Niederlassung? Wenn du dir nicht sicher bist, welche Option für dein Unternehmen am sinnvollsten ist, kann dir dein globaler Payroll-Anbieter bestimmt weiterhelfen.

Schritt 6: Achte besonders auf den Schutz deines geistigen Eigentums.

Wusstest du, dass in einigen Ländern die Rechte an geistigem Eigentum dem Erfinder und nicht dem Auftraggeber zustehen? Wenn du mit Auftragnehmern und Mitarbeitenden im Ausland zusammenarbeitest, solltest du sicherstellen, dass du dein geistiges Eigentum keinen unnötigen Risiken aussetzt. Sprich mit deinem Anbieter internationaler Beschäftigungslösungen darüber, wie du dein geistiges Eigentum im Ausland bestmöglich schützt.

Video ansehen: Wie Remote internationale Gehaltsabrechnungen vereinfacht

FAQs zur internationalen Gehaltsabrechnungen

Internationalen Gehaltsabrechnungen in bestimmten Ländern

Besuche den Country Explorer von Remote, um mehr über die globale Gehaltsabrechnung in bestimmten Ländern zu erfahren. 

Internationale Gehaltsabrechnung hört nicht mit der Bezahlung deiner Mitarbeiter:innen auf. Ganz im Gegenteil: Die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein strategischer Vorteil, der deinem Team die Möglichkeit gibt, von überall auf der Welt beste Arbeit zu leisten. Wähle deine potenziellen Partner sorgfältig aus, um deinen Mitarbeitenden weltweit ein optimales Arbeitserlebnis zu bieten und die internationale Gehaltsabrechnung zu einem wichtigen Faktor für den Erfolg deines Unternehmens zu machen.

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