Guide zur Verwaltung internationaler Gehaltsabrechnungen

Du möchtest wissen, wie du internationale Gehaltsabrechnungen fĂŒr dein Team managen und gleichzeitig dein Unternehmen mit lokalen Arbeitsrechtbestimmungen in Einklang bringen kannst? Unser Global Payroll Management Guide beinhaltet alle wichtigen Informationen, die du fĂŒr einen erfolgreichen Start benötigst.

Internationale Gehaltsabrechnungen fĂŒr globale Teams richtig verwalten

Heutzutage können Unternehmen jeder GrĂ¶ĂŸe weltweit qualifizierte Mitarbeiter:innen einstellen. Die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen ist jedoch – selbst fĂŒr erfahrene Unternehmen – nicht immer einfach.

Internationale Gehaltsabrechnungen umfassen so viel mehr als die reine Abwicklung von Zahlungen an Angestellte. Die passende Lösung zu finden ist vielmehr eine strategische als rein administrative Entscheidung. Das Ziel muss sein, Top-Talente auf der ganz Welt schnell, einfach und unter Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften einzustellen und zu bezahlen.

Nicht alle Anbieter erfĂŒllen jedoch diese Anforderungen. Unternehmen, die sich mit internationalen Gehaltsabrechnungen noch nicht genauer auseinandergesetzt haben, werden schnell auf die vielen Herausforderungen rund um Themen wie Compliance und Besteuerung stoßen – die mit dem richtigen Partner aber effektiv gelöst werden können. Ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen in einem Land, in dem es gerne Mitarbeiter:innen einstellen möchte, keine eigene Niederlassung besitzt, kann der richtige Payroll-Anbieter dem Unternehmen helfen, internationale Mitarbeiter:innen einzustellen. Das Unternehmen spart so viel Zeit und Geld, die fĂŒr die Eröffnung eines neuen Standortes angefallen wĂ€ren.

2020

Bericht: Global Workforce Revolution

Willkommen zur grĂ¶ĂŸten Revolution in der Geschichte der Arbeit. Arbeitnehmer:innen arbeiten heute nach anderen Regeln, und ihre persönlichen BedĂŒrfnisse und Perspektiven Ă€ndern sich schneller denn je. Um fĂŒr qualifizierte Angestellte attraktiv zu bleiben und Mitarbeiter:innen halten zu können, mĂŒssen Unternehmen die an sie gestellten Erwartungen verstehen und erkennen, wo sie in der neuen Ära der Arbeit stehen.

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Internationale Gehaltsabrechnungen

Was umfassen internationale Gehaltsabrechnungen?

Internationale Gehaltsabrechnung wird meist als Sammelbegriff fĂŒr die weltweite Verwaltung, Bezahlung und das Onboarding von Mitarbeitenden und Auftragnehmern verwendet. Je nachdem, wen du fragst, kann die globale Gehaltsabrechnung etwas so Einfaches wie die Übermittlung von Zahlungen an Auftragnehmer bedeuten oder etwas so Komplexes wie die Beauftragung eines Employer of Record (EOR) fĂŒr deine Mitarbeiter:innen in diesem Land.

Es gibt drei grundlegende Dienstleistungen, die von Anbietern globaler Gehaltsabrechnungslösungen angeboten werden:

Erfordert lokale NiederlassungBeschĂ€ftigt Arbeitnehmer:innen in deinem NamenSchutz von geistigem EigentumEinhaltung arbeitsrechtlicher VorschriftenGehaltsabrechnungen fĂŒr lokale NiederlassungenVerwaltung von ZusatzleistungenBezahlung von Auftragnehmern
Anbieter fĂŒr globale EinstellungenNot included
Included
Included
Included
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Included
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Anbieter fĂŒr lokalisierte Gehaltsabrechnungen
Included
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Included
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Anbieter fĂŒr Bezahlung von AuftragnehmernNot includedNot includedNot includedNot includedNot includedNot included
Included

Services fĂŒr internationale Einstellungen

Wenn du in dem Land, in dem du Mitarbeiter:innen einstellst, kein offizielles Unternehmen besitzt, brauchst du einen Anbieter fĂŒr internationale BeschĂ€ftigung. Globale Payroll-Anbieter können dann deine Mitarbeiter:innen in deinem Namen beschĂ€ftigen – dafĂŒr verwenden sie ein Modell, das allgemein als Employer of Record, kurz EOR, bekannt ist. Bei diesem Modell sind deine Angestellten immer noch deine Angestellten, aber der globale Dienstleister fungiert auf dem Papier als Arbeitgeber, damit du deine Mitarbeiter:innen in dem Land legal beschĂ€ftigen kannst. Zu den globalen Services gehören Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung von Sonderleistungen, der Schutz geistigen Eigentums und die Übertragung der rechtlichen Pflichten deines Unternehmens als Arbeitgeber in dem jeweiligen Land an deinen Anbieter.

Anbieter fĂŒr lokalisierten Gehaltsabrechnungen

Anbieter internationaler Gehaltsabrechnungen können dir mit deinen lokalen Gehaltsabrechnungen natĂŒrlich auch in LĂ€ndern helfen, in denen du bereits eine eigene Niederlassung besitzt. Das ist eine attraktive Option fĂŒr Unternehmen, die schon erhebliche Investitionen in den Standort getĂ€tigt haben und planen, ein großes Team vor Ort aufzubauen. In diesem Fall kĂŒmmert sich dein Payroll-Provider um die Lohn- und Gehaltsabrechnungen und die Verwaltung der Zusatzleistungen, stellt die Mitarbeiter:innen aber nicht in deinem Namen  ein. Auch fĂŒr den Schutz des geistigen Eigentums und die Einhaltung der lokalen Rechtsvorschriften bist du selbst verantwortlich.

Anbieter fĂŒr Bezahlung von Auftragnehmern

Es kann natĂŒrlich vorkommen, dass du mit jemandem in einem anderen Land zusammenarbeiten möchtest, ohne die Person als vollwertigen Mitarbeitenden einstellen zu mĂŒssen. In diesem Fall kann dein Payroll-Anbieter bei der Bezahlung der Auftragnehmer helfen. Das ist eine gute Lösung fĂŒr kurzzeitige Vereinbarungen oder bei der Zusammenarbeit mit Personen, die selbstĂ€ndig bleiben möchten. Unternehmen sollten sich jedoch der lokalen Gesetze und Vorschriften bewusst sein, um Geldstrafen, Bußgelder oder den versehentlichen Verlust geistigen Eigentums zu vermeiden.

Weiterhin solltest du beachten, dass sich die Richtlinien darĂŒber, wann jemand als Arbeitnehmer gilt, von Land zu Land unterscheiden. Der globale Payroll-Anbieter agiert hier als erste Verteidigungslinie gegen die falsche Einstufung von Arbeitnehmern. Weil es einfacher ist, ziehen viele Unternehmen es hĂ€ufig vor, internationale Mitarbeiter:innen wie Auftragnehmer zu bezahlen. Dies kann das Unternehmen jedoch möglichen Klagen aussetzen, wenn der Auftragnehmer beschließt, ein ArbeitsverhĂ€ltnis geltend zu machen.

Es ist möglich, unterschiedliche Methoden in verschiedenen LĂ€ndern anzuwenden. So könntest du in einem Land Mitarbeiter:innen ĂŒber einen Anbieter globaler BeschĂ€ftigungslösungen einstellen, in einem anderen Land, in dem du bereits ein Unternehmen besitzt, die lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste dieses Anbieters nutzen und denselben Anbieter fĂŒr die Bezahlung von Auftragnehmern in der ganzen Welt in Anspruch nehmen. Dein internationaler Payroll-Anbieter hilft dir dabei, die ideale Lösung fĂŒr deine Situation zu finden.

Providers

Arten von internationalen Payroll-Anbietern

Es gibt zwei Arten globaler Payroll-Anbieter: PartnerabhÀngige globale Gehaltsabrechnungsdienste oder globale Gehaltsabrechnungsdienste mit eigener Niederlassung

Beide Arten von Anbietern können die Lohn- und Gehaltsabrechnung fĂŒr Unternehmen weltweit ĂŒbernehmen und bieten in der Regel auch die drei im vorigen Abschnitt beschriebenen Dienstleistungsarten an. Allerdings verfĂŒgen nur einige Anbieter ĂŒber eigene Niederlassungen vor Ort. Andere verlassen sich auf Drittanbieter, die in den jeweiligen LĂ€ndern ihre Dienste fĂŒr sie erbringen.

PartnerabhÀngige globale Payroll-Anbieter

PartnerabhĂ€ngige Anbieter globaler BeschĂ€ftigungslösungen lagern ihre Dienstleistungen in den verschiedenen LĂ€ndern, in denen sie tĂ€tig sind, an Dritte aus. Die Zusammenarbeit mit so einem Partner kann kurzfristig sinnvoll sein ⎌ langfristig jedoch sprechen gegen diese Form der Zusammenarbeit der geringere Schutz des geistigen Eigentums und eine niedrigere Mitarbeiter:innenzufriedenheit (ganz zu schweigen von den extrem hohen Kosten). Wenn möglich, solltest du partnerabhĂ€ngige Anbieter vermeiden.

Globale Payroll-Anbieter mit eigener Niederlassung

UnabhĂ€ngige Anbieter globaler BeschĂ€ftigungslösungen bieten Arbeitgebern, die Mitarbeiter:innen im Ausland einstellen, umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Gehaltsabrechnungen, Zusatzleistungen, Compliance und Steuern an. Im Gegensatz zu partnerabhĂ€ngigen Anbietern besitzen unabhĂ€ngige Dienstleister Niederlassungen in den von ihnen abgedeckten LĂ€ndern ⎌ und sind nicht auf Dritte angewiesen.

Partner

Best Practices fĂŒr internationale Gehaltsabrechnungen

Sobald du weißt, welche Art von globalen Payroll-Anbieter am besten zu deinem Unternehmen passt, solltest du dir im nĂ€chsten Schritt ein paar Best Practice-Beispiele zur Orientierung ansehen.

Best Practice-Beispiele

Schritt 1: WÀhle deinen globalen Payroll-Anbieter sorgfÀltig aus.

Entscheide dich fĂŒr den Anbieter, der die BedĂŒrfnisse deines Unternehmens am besten erfĂŒllt. Wenn du in einem Land beispielsweise bereits eine Niederlassung besitzt, benötigst du keine umfassenden globalen Payroll-Leistungen. In diesem Fall decken lokalisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste deine BedĂŒrfnisse bereits ab. FĂŒr welche Option du dich auch immer entscheidest: achte darauf, dass dein Anbieter eigenstĂ€ndig und nicht von einem Partner abhĂ€ngig ist.

Schritt 2: Priorisiere die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen.

Achte wĂ€hrend und nach der Partnerwahl darauf, dass die BedĂŒrfnisse deines Teams im Vordergrund stehen. Deine Mitarbeiter:innen verdienen einen respektvollen, professionellen und verlĂ€sslichen Umgang, unabhĂ€ngig davon, wo sie leben. Nichts schadet der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen mehr als eine verspĂ€tete oder fehlerhafte Zahlung. Nimm dir die Zeit, deine internationale Lösungen fĂŒr Gehaltsabrechnungen von Anfang an richtig einzurichten. Arbeite eng mit deinem Anbieter zusammen, um die BedĂŒrfnisse deiner Mitarbeiter:innen zu erfĂŒllen und stelle sicher, dass der Anbieter sich der Verantwortung bewusst ist, die er als Vertreter deines Unternehmens fĂŒr die Gehaltsabrechnungen trĂ€gt.

Schritt 3: Verstehe den Unterschied zwischen einem Arbeitnehmenden und eAuftragnehmer.

KlĂ€re als NĂ€chstes das VerhĂ€ltnis zwischen deinem Unternehmen und dem Arbeitnehmenden. Rechtsstreitigkeiten im Ausland werden schnell kostspielig ⎌ nicht nur in finanzieller, sondern auch in zeitlicher Hinsicht. Wenn FĂŒhrungskrĂ€fte, Manager:innen und AnwĂ€lte Tausende von Kilometern entfernt Gerichtsverfahren bestreiten mĂŒssen, verliert das Unternehmen wertvolle Zeit, die es besser an anderer Stelle einbringen könnte. Bei Mitarbeitenden, die im Ausland bezahlt werden, solltest du die Grenzen der Beziehung im Vertrag festhalten. So stellst du klar, ob es sich um Arbeitnehmer:innen oder Auftragnehmer handelt. Je nach Art der Dienstleistung, die du benötigst, kann dir dein globaler Payroll-Anbieter dabei helfen.

Schritt 4: Zahle das richtige Gehalt fĂŒr die Person, die Funktion und den Standort.

Wenn die Erwartungen an die Beziehung geklĂ€rt sind, kommt der nĂ€chste wichtige Schritt: Die richtige Bezahlung. Doch wie legst du eine faire VergĂŒtung fĂŒr Mitarbeiter:innen, die remote arbeiten, fest? Dieser Prozess steht in enger Verbindung mit der VergĂŒtungsphilosophie deines Unternehmens. Manche Unternehmen zahlen allen Mitarbeitenden unabhĂ€ngig von ihrem Wohnort das gleiche Gehalt. Andere basieren ihre Gehaltsberechnungen auf der Grundlage der Lebenshaltungskosten in der Region, in welcher der Mitarbeitende lebt. Vergewissere dich, dass die von dir unterbreiteten Angebote fĂŒr die Stelle, die Region und die Berufserfahrung des Mitarbeitenden wettbewerbsfĂ€hig sind. Auch hier kann dir dein globaler Payroll-Anbieter helfen, die lokalen Gehaltsspannen zu verstehen.

Schritt 5: Ziehe in ErwĂ€gung, eine lokale Niederlassung zu grĂŒnden.

Wichtig ist auch, dass du die langfristigen Ziele deines Unternehmens nicht aus den Augen verlierst. Die Frage, ob die GrĂŒndung einer lokalen Niederlassung notwendig ist, hĂ€ngt von einer Reihe verschiedener Faktoren ab. Wie lange planst du Mitarbeiter:innen vor Ort zu beschĂ€ftigen? Wie viele Arbeitnehmer:innen möchtest du einstellen? Mit welcher Art von Partner fĂŒr die Gehaltsabrechnungen arbeitest du im Land zusammen? Wie hoch sind die Kosten fĂŒr die GrĂŒndung einer Niederlassung? Wenn du dir nicht sicher bist, welche Option fĂŒr dein Unternehmen am sinnvollsten ist, kann dir dein globaler Payroll-Anbieter bestimmt weiterhelfen.

Schritt 6: Achte besonders auf den Schutz deines geistigen Eigentums.

Wusstest du, dass in einigen LĂ€ndern die Rechte an geistigem Eigentum dem Erfinder und nicht dem Auftraggeber zustehen? Wenn du mit Auftragnehmern und Mitarbeitenden im Ausland zusammenarbeitest, solltest du sicherstellen, dass du dein geistiges Eigentum keinen unnötigen Risiken aussetzt. Sprich mit deinem Anbieter internationaler BeschĂ€ftigungslösungen darĂŒber, wie du dein geistiges Eigentum im Ausland bestmöglich schĂŒtzt.

Video ansehen: Wie Remote internationale Gehaltsabrechnungen vereinfacht

FAQs zur internationalen Gehaltsabrechnungen

Internationalen Gehaltsabrechnungen in bestimmten LĂ€ndern

Besuche den Country Explorer von Remote, um mehr ĂŒber die globale Gehaltsabrechnung in bestimmten LĂ€ndern zu erfahren. 

Internationale Gehaltsabrechnung hört nicht mit der Bezahlung deiner Mitarbeiter:innen auf. Ganz im Gegenteil: Die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein strategischer Vorteil, der deinem Team die Möglichkeit gibt, von ĂŒberall auf der Welt beste Arbeit zu leisten. WĂ€hle deine potenziellen Partner sorgfĂ€ltig aus, um deinen Mitarbeitenden weltweit ein optimales Arbeitserlebnis zu bieten und die internationale Gehaltsabrechnung zu einem wichtigen Faktor fĂŒr den Erfolg deines Unternehmens zu machen.

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