Consecuencias de clasificar erróneamente a los empleados como trabajadores por cuenta propia

Al contratar personal internacional, lo normal es pagarles como trabajadores por cuenta propia o como empleados a tiempo completo. Sin embargo, si clasificas erróneamente como trabajador por cuenta propia a alguien que debería ser un empleado, tu empresa podría enfrentarse a importantes multas y sanciones.

Es mucho lo que está en juego, no solo por las sanciones inmediatas, sino también por las consecuencias a largo plazo del escrutinio normativo, las posibles demandas judiciales y la erosión de la confianza de los empleados.

¿Pero cómo puedes clasificar a los trabajadores con la certeza de que te ajustas a la legalidad?

En nuestra guía, analizamos en profundidad las posibles multas y sanciones de la clasificación errónea, por qué debería importarte y cómo puede ayudarte Remote a cumplir la normativa independientemente de dónde contrates.

5 consecuencias de clasificar erróneamente a los empleados como trabajadores por cuenta propia

Según un informe reciente, la clasificación errónea afecta a 2,1 millones de trabajadores de la construcción en Estados Unidos.

Pero esto no solo les ocurre a quienes trabajan en este gremio. Ya sea intencionada o accidental, la clasificación errónea es un problema generalizado que afecta a empresas de distintos sectores.

La clasificación de los trabajadores es un tema muy serio en todo el mundo y puede acarrear muchas repercusiones económicas y jurídicas, como, por ejemplo:

1. Sanciones o multas por clasificar erróneamente a empleados como trabajadores por cuenta propia

Los Gobiernos de todo el mundo imponen distintos tipos de multas a las empresas que clasifican erróneamente a sus trabajadores. Estas multas pueden ir desde un tirón de orejas, si se trata de un error puntual, hasta indemnizaciones enormes si las infracciones son reiteradas.

En EE. UU., por ejemplo, el IRS, que es la agencia que rige las normas de clasificación de los trabajadores, investiga activamente a las empresas sospechosas de clasificación errónea.

El IRS impone sanciones por clasificar erróneamente a los empleados como trabajadores por cuenta propia por algunos de los siguientes motivos:

• No retener ni pagar los impuestos laborales: si una empresa no retiene los impuestos sobre la renta, la seguridad social o el seguro médico de la nómina de un empleado, se le pueden reclamar los importes impagados con penalizaciones.

• No presentar los formularios correctos: el hecho de no presentar los formularios fiscales adecuados, como el W-2 para empleados y el 1099 para trabajadores por cuenta propia, puede acarrear multas.

• No pagar el impuesto federal de desempleo (FUTA): no pagar este impuesto, que sirve para financiar las prestaciones por desempleo, puede conllevar sanciones.

• No pagar impuestos FICA: no pagar estos impuestos puede provocar otros intereses y sanciones.

• Otras sanciones por clasificación errónea intencionada: si una empresa clasifica mal a sus trabajadores a propósito, podría tener que hacer frente a multas más elevadas o incluso a cargos penales.

El IRS proporciona recursos y orientación para ayudarte a clasificar correctamente a tus trabajadores, pero cumplir la ley es responsabilidad tuya.

Más allá de las fronteras estadounidenses, las cosas se complican aún más. Las autoridades australianas, por ejemplo, pueden cobrar 93 900 dólares a las empresas si consideran que deberían haber sabido que un trabajador por cuenta propia estaba mal clasificado.

La mayoría de los países exigen a las empresas que paguen no solo los impuestos atrasados, sino también las prestaciones reglamentarias a las que el trabajador habría tenido derecho. Además, pueden obligar a las empresas a contabilizar los permisos no retribuidos y otras cotizaciones sociales, lo que hace que el importe de la sanción única aumente aún más.

2. Multas y sanciones por infringir la ley federal

Incumplir las leyes federales relativas a la clasificación de los trabajadores puede salirles caro a las empresas. Hay varios organismos gubernamentales que establecen sanciones:

• Ley de Normas Laborales Justas (FLSA): la FLSA establece normas sobre el salario mínimo, el pago de horas extraordinarias y el trabajo infantil para proteger a los trabajadores. Si clasificas erróneamente a tus empleados como trabajadores por cuenta propia o no les pagas adecuadamente, te multarán y te obligarán a pagar salarios atrasados y daños y perjuicios.

• Departamento de Trabajo (DOL): el DOL también investiga a las empresas sospechosas de clasificación errónea. Si descubre que tu empresa ha cometido un error, podría imponerte fuertes multas, que dependerán del número de trabajadores clasificados erróneamente y del tiempo que lleven mal clasificados.

Es importante que las clasificaciones sean correctas para proteger tanto tu empresa como a los trabajadores.

Demandas colectivas

Las demandas colectivas —que se producen cuando los empleados se unen para demandar a la empresa— pueden acarrear importantes desembolsos económicos para las empresas.

Por ejemplo, indemnizaciones a los empleados por los salarios impagados, primas del seguro médico, cotizaciones para la jubilación y otros perjuicios derivados de la clasificación errónea.

Reembolso de seguros y prestaciones

Si tu empresa clasifica erróneamente a los trabajadores como trabajadores por cuenta propia, podría tener que reembolsar a la administración los pagos que haya efectuado en su nombre, como pueden ser la prestación por desempleo y otras prestaciones de remuneración de los trabajadores, ya que suelen pagarse a los empleados, pero no a los trabajadores por cuenta propia.

Posibles penas de cárcel

Las empresas que clasifiquen erróneamente a sus empleados de forma deliberada pueden enfrentarse a importantes multas, sanciones e incluso penas de prisión.

En California, que cuenta con algunas de las leyes de clasificación de trabajadores más estrictas de EE. UU., las empresas pueden exponerse a penas de hasta un año de prisión y de entre 5000 y 15 000 dólares por infracción. Si existe una pauta clara de clasificación errónea, la empresa puede tener que pagar multas de entre 10 000 y 25 000 dólares por infracción.

En el Reino Unido, la clasificación errónea se castiga aún más. Las empresas declaradas responsables de clasificación errónea intencionada pueden afrontar multas de cualquier cuantía y penas de hasta dos años de prisión.

3. Sanciones y prohibiciones comerciales

Incluso después de haber pagado las multas y haber compensado a los trabajadores por cuenta propia mal clasificados por las prestaciones laborales impagadas, el Gobierno podría imponerte aún más sanciones.

Las medidas disciplinarias por clasificación errónea no solo son económicas. En algunos casos, la clasificación errónea puede dar lugar a una orden de paralización de la actividad de tu empresa en ese estado o país, o incluso a la prohibición total de hacer negocios allí. En 2024, el DOL revisó la ley que regulaba a los trabajadores por cuenta propia y volvió a una evaluación más amplia de las «realidades económicas», lo que podría hacer que más trabajadores se clasificaran como empleados.

Los países pueden hacer lo mismo, y esto puede ser un gran revés para una empresa que quiera expandirse internacionalmente. Aunque solo tengas un trabajador en un país, el hecho de no poder contar con un miembro valioso de tu equipo puede perjudicar gravemente tu capacidad competitiva. Como cada país tiene su propia legislación en materia de clasificación, debes extremar las precauciones para clasificar correctamente a tus trabajadores.

4. Pérdida de propiedad intelectual

El tema de los derechos de propiedad intelectual de las empresas que tienen trabajadores remotos debería tratarse más a menudo, pero no muchas empresas lo tienen en cuenta. Cuando algunos miembros de tu equipo residen en otros países, la transferencia de la propiedad intelectual a tu empresa puede complicarse sin que te des ni cuenta.

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La clasificación errónea puede generar problemas que no tienen nada que ver con las sanciones administrativas. En algunos casos, una clasificación mal hecha podría conllevar un cese total de la colaboración, lo cual podría sembrar dudas acerca de quién ostenta la propiedad del trabajo producido. Puede parecer fácil de resolver, pero, si una persona de otro país reclama la titularidad de tu propiedad intelectual, podrías tener problemas legales complicados.

No dejes tu propiedad intelectual en el aire. Asegúrate de que tus contratos laborales y acuerdos con los trabajadores por cuenta propia estén bien atados. Perder la propiedad intelectual no solo perjudica a tu empresa, sino que las cuestiones legales sobre su titularidad también pueden hacer que los posibles socios eviten trabajar contigo.

5. Disputas legales con los trabajadores

Ninguna empresa quiere tener que vérselas con sus trabajadores en los tribunales. Desde el primer momento, un pleito con un empleado pone en entredicho la reputación de la empresa. Aunque la empresa tenga la ley de su parte, la mala prensa que generaría el conflicto podría hacer que otros posibles empleados y socios se pensaran dos veces una futura colaboración.

Además, los litigios siempre implican tiempo y dinero. En los casos de clasificación errónea, sobre todo los que afectan a varios trabajadores, a los directivos de la empresa les toca dedicar su tiempo libre para ir a los juicios, pero, como es lógico, es preferible que se dediquen a desarrollar estrategias y reforzar las colaboraciones que a tener que volar por todo el mundo para defenderse en los tribunales por legislaciones que desconocen.

Estos litigios pueden acabar saliéndote muy caros. Una sola clasificación errónea puede dar lugar a una larga batalla judicial, y varias clasificaciones erróneas pueden obstaculizar gravemente el crecimiento de una empresa. Es mejor hacerlo bien desde el principio que dejar la clasificación al azar.

Utiliza nuestra lista de comprobación del cumplimiento normativo de los trabajadores por cuenta propia para evitar clasificaciones erróneas

Repasa esta lista de comprobación para determinar si la relación del nuevo colaborador con la empresa debería ser de trabajador por cuenta propia o de empleado.

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¿Por qué debes prestar atención e informarte bien sobre la clasificación errónea de los empleados?

El Proyecto Nacional de Derecho Laboral de EE. UU. calcula que entre el 10 y el 30 % de las empresas estadounidenses clasifican erróneamente a sus empleados como trabajadores por cuenta propia.

Imaginémonos que detectan un caso de clasificación errónea en tu empresa, pero al final no hay repercusiones graves. Te toca pagar algunas multas, pero te libras de sanciones mayores y el asunto no llega a la prensa.

Incluso en este supuesto tan poco probable, tu empresa está condenada a tener más problemas en el futuro. Puedes sufrir repercusiones a largo plazo, como las siguientes:

• Mayor escrutinio por parte de las autoridades: si clasificas mal a tus empleados una vez y te pillan, los organismos del Gobierno vigilarán más tus prácticas empresariales.

• Daños a la reputación: la mala prensa que genera la clasificación errónea puede empañar la imagen de tu marca y dificultar la captación del mejor talento.

• Pérdida de confianza: puede que tus empleados, socios comerciales e inversores confíen menos en tu empresa tras un escándalo por clasificación errónea.

• Cuestiones legales: los empleados mal clasificados pueden interponer demandas por salarios impagados, prestaciones laborales no percibidas y otros daños, lo que daría lugar a costosas disputas jurídicas.

En estos supuestos, las autoridades del país en cuestión ya han detectado irregularidades en tu empresa. Saben que has hecho algo mal y, a partir de ahora, se fijarán más para ver si infringes alguna otra norma. El nombre de tu marca ya empieza a sonarle a quien no debería por las razones equivocadas, y podrías tardar años en reparar el daño a tu reputación.

La clasificación errónea de empleados como trabajadores por cuenta propia, lejos de ser un ahorro a corto plazo, empaña la imagen de tu marca, merma la confianza del sistema jurídico y perjudica tus posibilidades de éxito en un país en el que antes tenías todas las de ganar.

Para un empleado, que lo clasifiquen mal también puede ser devastador. El Instituto de Política Económica estadounidense estimó que un trabajador podría perder ingresos por valor de unos 17 000 USD al año. Esta cifra incluye no solo el pago de las horas extraordinarias y la protección del salario mínimo, sino también el seguro médico, las cotizaciones para la jubilación y el tiempo libre remunerado.

Además, los empleados mal clasificados tienen una mayor carga fiscal, ya que son responsables de pagar la parte del impuesto sobre la renta que corresponde tanto a la empresa como a sí mismos.

Cómo puede ayudarte Remote a evitar la clasificación errónea de empleados como trabajadores por cuenta propia y las penalizaciones que conlleva

Remote se ocupa de todas las complejidades del cumplimiento normativo por ti, para que siempre estés al amparo de la ley.

Cumplimiento normativo global

El servicio de empleador por cuenta propia (EOR) de Remote ejerce de empleador legal de tu personal global. Nos encargamos de todo lo relacionado con los RR. HH., como las nóminas, los impuestos, las prestaciones y el cumplimiento de la legislación laboral local.

Al asociarte con nosotros, ganas la tranquilidad de saber que te ajustas a la normativa en todos los países en los que contratas.

Transiciones fluidas de autónomo a empleado

¿Estás pensando en convertir a tu trabajador por cuenta propia estrella en tu empleado? En Remote, nos encargamos de todo. Agilizamos todo el proceso de transición y nos ocupamos de toda la burocracia, los ajustes de las nóminas y las prestaciones. Además, ofrecemos contratos localizados que se adaptan a cada ley específica para garantizar que la transición se ajusta a la legalidad.

Luego viene la integración del empleado. En Remote, también simplificamos ese paso con nuestro proceso de integración rápido e intuitivo. Además, si las necesidades cambian en el futuro, también te ayudamos a convertir al empleado en trabajador por cuenta propia.

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Evaluación proactiva del riesgo de clasificación errónea

¿Te preocupa clasificar mal a tus trabajadores sin querer? Nuestra herramienta de riesgo de clasificación errónea de los empleados puede ayudarte a evaluar a tu plantilla actual e identificar los posibles problemas que haya.

Los especialistas jurídicos y en RR. HH. de Remote también pueden ofrecerte consultas personalizadas para que te ajustes siempre a las leyes laborales locales y minimices el riesgo de clasificación errónea.

Olvídate de los problemas de clasificación errónea

El hecho de saber si estás cumpliendo la normativa al ampliar tu equipo global no tendría por qué estresarte. Remote facilita que las empresas de todos los tamaños trabajen con equipos globales y mitiga los riesgos de clasificación errónea.

Nuestros servicios de pago a trabajadores por cuenta propia, además de nuestra gestión localizada de las nóminas, las prestaciones y los impuestos, garantizan que todos los que trabajan para tu empresa estén clasificados correctamente y reciban un trato justo.

Tanto si tu equipo global está formado por 10 personas como por 10 000, estamos aquí para ayudarte. ¡Regístrate ya mismo!

Preguntas frecuentes sobre la clasificación errónea de empleados y sus penalizaciones

Aquí encontrarás las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre la clasificación errónea de empleados:

¿Es frecuente que una empresa clasifique mal a sus trabajadores?

La clasificación errónea es un problema común, tanto si es intencionada como si no. Algunas empresas malinterpretan las normas debido a su complejidad, pero hay otras que clasifican mal a sus trabajadores deliberadamente para evitar pagarles prestaciones u horas extraordinarias.

El auge de la economía de pequeños encargos ha complicado aún más la diferenciación entre empleados y trabajadores por cuenta propia.

¿Qué penalizaciones se les puede imponer a las empresas por clasificar mal a sus empleados?

El importe de una demanda dependerá del número de trabajadores afectados, de la duración de la clasificación errónea y de las leyes que se hayan infringido.

Las multas pueden oscilar entre los miles y los millones de dólares, y pueden incluir salarios atrasados, pago de horas extras, prestaciones, daños y perjuicios, y honorarios de abogados.

En caso de que se interpongan demandas colectivas, las empresas pueden verse obligadas a pagar indemnizaciones mayores, ya que los daños y perjuicios se multiplican por el número de trabajadores implicados.

¿Cómo se corrige la clasificación errónea de los empleados?

Puedes corregir la clasificación errónea mediante las siguientes vías:

• Reclasificación voluntaria: las empresas pueden reclasificar como empleados a los trabajadores mal clasificados de forma proactiva y concederles las prestaciones a las que tienen derecho.

• Programa de acuerdo de clasificación voluntaria (VCSP) del IRS: este programa permite a las empresas reclasificar voluntariamente a sus trabajadores y beneficiarse de una exención parcial de los impuestos laborales federales.

• Programas estatales: algunos estados tienen programas similares al VCSP con los que ofrecen desgravaciones fiscales u otros incentivos a las empresas que corrigen sus errores voluntariamente.

• Consulta con un abogado: preguntar a un abogado laboralista puede ayudarte a saber qué pasos dar para reclasificar a un trabajador.

• Implementa políticas y procedimientos claros: establecer directrices claras para clasificar a los trabajadores y realizar auditorías con frecuencia te ayudará a evitar clasificaciones erróneas.